Construction Management Closeout Procedures & Processes

Sia che abbiate appena completato una casa personalizzata di 25.000 SF a Beverly Hills o una struttura commerciale significativa, le procedure di chiusura della gestione della costruzione sono fondamentali per una consegna efficace. Una chiusura completa e approfondita del progetto dimostra che il progetto è stato eseguito secondo i documenti del contratto, che tutti i costi sono stati fatturati e pagati, che l’edificio è conforme a tutti gli statuti e regolamenti appropriati e che il proprietario può legalmente occupare la proprietà senza paura di ingombri. Assicura anche che il cliente sia lasciato con le conoscenze e le risorse necessarie per mantenere e gestire il suo edificio nuovo o rinnovato.
Le migliori pratiche di gestione della costruzione includono l’implementazione di un processo obbligatorio di chiusura della gestione del progetto come procedura operativa standard per ogni progetto. Assicuratevi che il vostro team inizi il processo di conservazione delle copie dei documenti rilevanti all’inizio del progetto. I documenti chiave di chiusura, come le garanzie e i manuali di formazione dei sistemi, arrivano in diversi formati da varie fonti man mano che il lavoro viene completato, non solo alla fine di un progetto. Per esempio, quando un apparecchio viene consegnato può includere informazioni di garanzia che devono essere consegnate al proprietario, spesso molti mesi prima che il progetto sia completato. Un’attenzione costante per la documentazione di chiusura da parte del tuo team eviterà di rimescolare all’ultimo minuto i documenti da fonti che potrebbero non essere più prontamente disponibili.
Chiusura del progetto. Il processo di chiusura del progetto dovrebbe includere una combinazione di attività in loco e amministrative. La chiusura del sito è solitamente coordinata dall’appaltatore generale (GC).
La lista di controllo di chiusura del progetto in loco dovrebbe includere le seguenti attività:

• Completare tutte le voci della punch list. È fin troppo tipico nella maggior parte dei progetti che il GC debba spingere i subappaltatori a finalizzare il loro lavoro sul campo. Generalmente, il completamento della punch list è verificato dall’architetto del progetto.
• Demobilizzare tutti i magazzini/rimorchi di lavoro degli appaltatori, le strutture e le attrezzature temporanee, compresi i pali di alimentazione temporanei e i servizi igienici dal sito di lavoro.
• Consegnare, organizzare e immagazzinare le scorte del sottotetto (materiali in eccedenza richiesti per contratto) come coperture, tegole, filtri HVAC, tegole del soffitto, ecc.
• Assicurarsi che le utenze permanenti siano installate, testate e funzionanti e che tutti i servizi e i contratti relativi al progetto, cioè telefono, acqua, elettricità, gas e servizi internet siano cancellati.
• Assicurarsi che il sito sia completamente pulito e pronto per l’occupazione.
• Assicurarsi che tutta la formazione del proprietario dei sistemi sia stata completata.

Commissionamento dell’edificio. La maggior parte dei grandi progetti fornisce requisiti contrattuali specifici per la messa in funzione dei sistemi. Secondo Wiki, il Building Commissioning (Cx) è il processo di verifica nella nuova costruzione dei sottosistemi per i sistemi meccanici (HVAC), idraulici, elettrici, antincendio/sicurezza della vita, involucri dell’edificio, controlli, sicurezza dell’edificio e altri sistemi per raggiungere i requisiti del progetto del proprietario come progettato dall’architetto e dagli ingegneri dell’edificio. La portata della messa in funzione varia a seconda della complessità dei sistemi e del desiderio del proprietario di controllo e verifica della qualità. Sta diventando uno standard nei grandi progetti nominare un’autorità o un agente di commissioning (CxA), che spesso è un ingegnere di terze parti per supervisionare e confermare che i sistemi siano stati calibrati, bilanciati e testati correttamente, che le prestazioni soddisfino i criteri di progettazione e che il proprietario o i suoi agenti siano stati addestrati all’uso corretto. Il commissioning, nella misura richiesta, è quindi un aspetto significativo della chiusura del progetto su progetti commerciali o residenziali di grandi dimensioni.

Completamento del progetto. Dopo aver ricevuto la richiesta di confermare il completamento sostanziale da parte del GC, l’architetto e il proprietario dovrebbero condurre un’ispezione a piedi per determinare la punch list per il completamento finale. In genere, il completamento sostanziale è raggiunto quando l’edificio è utilizzabile per lo scopo previsto, tutti i servizi sono funzionanti, il progetto ha ottenuto l’approvazione per l’uso o l’occupazione e il lavoro è completo per più del 97,5%. Secondo i tipici contratti AIA, il completamento sostanziale è una pietra miliare che fa scattare l’inizio dei periodi di garanzia. Il direttore dei lavori o l’architetto generalmente determina questa pietra miliare emettendo un certificato di completamento sostanziale.
Il completamento finale significa che la costruzione è finita in conformità con i documenti del contratto. Questo significa che la punch list è stata completata, di solito certificata dall’architetto del progetto. Inoltre, tutte le attività in loco sono state completate e i documenti amministrativi, le garanzie di rinuncia ai privilegi di costruzione della California, la documentazione di chiusura, i manuali, gli as-built, ecc. sono stati consegnati al proprietario e verificati per la loro completezza. Cliccate sul link se vi state chiedendo cosa sia una rinuncia al pegno nell’edilizia.

Nella maggior parte delle giurisdizioni, l’autorità competente rilascia un Certificato di Occupazione che certifica che il permesso di costruzione è stato firmato e che tutte le ispezioni sono complete e indica che l’edificio è pronto per l’uso previsto o l’occupazione. Il pagamento da parte del proprietario della caparra all’appaltatore è delineato nel contratto ed è legato al completamento finale, al completamento sostanziale o talvolta al certificato di occupazione.
L’obiettivo delle procedure amministrative di chiusura e della gestione del contratto del progetto è di confermare che tutti i termini contrattuali sono stati soddisfatti, i documenti di chiusura forniti e i pagamenti sono stati effettuati dall’appaltatore a tutti i subappaltatori e fornitori di materiali. Mentre le consegne variano a seconda delle esigenze particolari di ogni proprietario, l’obiettivo è quello di fornire una consegna trasparente e organizzata del progetto al proprietario, comprese tutte le informazioni o i documenti di cui potrebbero aver bisogno in futuro come riferimento.
Quella che segue è una lista di controllo dei compiti amministrativi e dei documenti da considerare durante la chiusura del progetto:

• Rivedere tutti i requisiti contrattuali e assicurarsi che tutti i termini siano stati rispettati.
• Rivedere tutti gli ordini di modifica per assicurarsi che tutti siano stati contabilizzati e annullati, rifiutati o completati.
• Ottenere tutte le assicurazioni in sospeso e le obbligazioni di manutenzione, nella misura richiesta dal contratto.
• Assicurarsi di avere le carte dei permessi finali, che sono di proprietà del proprietario, insieme ai piani dei permessi di costruzione e qualsiasi altro documento dalle agenzie aventi giurisdizione.
• Rivedere e assicurare la completezza dei disegni as-built.
• Confermare che tutti i manuali di &manutenzione sono stati forniti al proprietario dal contraente, che il proprietario è stato addestrato e sa chi &quando chiamare.
• Rivedere tutte le garanzie, comprese le informazioni complete sullo stato della garanzia, i termini e le informazioni di contatto.
• Ottenere le liberatorie finali incondizionate da subappaltatori e fornitori – se hanno legalmente depositato un avviso preliminare. Tutte le altre liberatorie di pegno dovrebbero essere già state incluse nella contabilità mensile.
• Seguire per assicurare che tutti i depositi in sospeso, le obbligazioni di cassa giurisdizionali, le prestazioni e le obbligazioni di pagamento, ecc,
• Presentare una notifica di completamento con l’autorità giurisdizionale appropriata entro il periodo di tempo richiesto dallo statuto statale.
• Effettuare la contabilità finale per avere una registrazione completa di tutte le spese del progetto, al fine di completare i registri delle spese e stabilire una base di costo per la proprietà.

Un processo di chiusura di successo non è completo fino a quando i pagamenti finali e completi sono effettuati, le trattenute finali sono rilasciate, i permessi chiusi e tutte le parti sono soddisfatte. I ritardi sono comuni all’ultimo minuto durante il processo di chiusura quando pezzi vitali di informazioni devono essere rintracciati o quando ordini di modifica pendenti o incompleti causano confusione. Avere un processo ben sviluppato di ordini di modifica della costruzione può ridurre questa confusione.
Consegna dei documenti. L’appaltatore generale o il direttore dei lavori organizzerà tutta la documentazione di chiusura in base ai requisiti del progetto. La maggior parte dei clienti preferisce la distribuzione elettronica della maggior parte dei documenti, anche se un manuale del progetto stampato con la garanzia e le informazioni di contatto è generalmente molto utile.
Il ruolo del construction manager durante il closeout. Per i grandi progetti, in particolare quelli che richiedono la messa in servizio, un construction manager dovrebbe supervisionare il processo. È importante rivedere attentamente tutti i pacchetti di chiusura, assicurandosi che le attrezzature e i sistemi utilizzati nel loro progetto siano completi e che il proprietario sia consapevole della garanzia e della necessità di manutenzione continua per preservare tali garanzie. Richiamiamo la loro attenzione sulla lista dei contatti e ci assicuriamo che il proprietario sappia chi chiamare quando. C’è un sacco di lavoro coinvolto nella chiusura del progetto per i grandi progetti – assicuratevi che la vostra squadra abbia un campione che gestirà questo processo così come l’intero processo di costruzione.
Ritenere la documentazione del progetto. In California, c’è un periodo di prescrizione di 10 anni per la presentazione di reclami, quindi è importante conservare tutti i documenti durante questo periodo dopo il completamento sostanziale. Gli architetti generalmente conservano la documentazione del progetto per periodi più lunghi. Tenete a mente che nel caso in cui un difetto latente venga scoperto dopo la conclusione di un progetto e il proprietario presenti un reclamo o una causa civile, qualsiasi documentazione che stabilisca che una parte ha eseguito i suoi obblighi contrattuali con la dovuta diligenza servirà bene nella sua difesa.
Benefici di una chiusura accurata del progetto. Una documentazione accurata protegge da potenziali rischi di controversie future su portata, contratti, garanzie o aspettative. Verifica che tutti i requisiti del progetto siano stati soddisfatti e stabilisce la responsabilità futura per la manutenzione e le garanzie. Una documentazione completa e ben organizzata sottolinea la credibilità del team del progetto. L’implementazione di un approccio completo e graduale alle procedure di chiusura della gestione della costruzione assicura la consegna di un progetto completato con fiducia.