Come sviluppare un piano di assunzione

Un piano di assunzione di successo è più di semplici numeri. I posti vacanti e i budget di reclutamento costituiscono la base dei piani di reclutamento, ma l’impiego di buone pratiche di assunzione può elevarli.

Come creare un piano di reclutamento:

Rivedere le descrizioni delle mansioni

I compiti lavorativi possono cambiare nel tempo. Parla con i team leader e chiedi loro come sono cambiati i loro ruoli e quelli dei loro membri. Se il tuo team di vendita ora si occupa della gestione degli account, aggiorna le loro descrizioni delle mansioni.

Se non hai ancora descrizioni formali delle mansioni, considera di condurre una job analysis – un processo per determinare i doveri e i requisiti di un lavoro. Organizza interviste con il personale per discutere i loro ruoli e responsabilità. Puoi anche usare dei modelli di descrizione del lavoro, una comoda alternativa alla conduzione di un’analisi del lavoro.

Condurre un’analisi del gap di competenze

Condurre un’analisi del gap di competenze è un modo sistematico per analizzare il livello attuale di competenze del tuo staff e identificare le competenze che vuoi in futuro.

Per condurre un’analisi del gap di competenze:

1. Identificare le competenze di cui avrete bisogno in futuro.
2. Valutare le competenze che la vostra azienda ha già.
3. Confrontare le competenze attuali con quelle desiderate e pianificare per colmare le lacune.

Identificare le esigenze future di reclutamento parlando con il senior management e i team leader per capire i livelli di competenze esistenti. Scoprite come pensano di raggiungere gli obiettivi del prossimo anno. Completa le loro intuizioni con recenti valutazioni delle prestazioni o sondaggi tra i dipendenti. Valuta ogni abilità che stai cercando su una scala (più comunemente un tre o cinque punti.)

Prioritizza ogni lacuna di abilità che scopri. Puoi anche affrontare le lacune creando piani di formazione per i tuoi dipendenti. Quando i gap di competenze sono troppo grandi, considera l’assunzione di nuove persone per colmarli.

Visualizza la tua attività di assunzione

Un’analisi dei gap di competenze ti darà un’idea generale di quante nuove assunzioni ti serviranno per coprire i gap, ma ci sono altri modi per prevedere le necessità di assunzione. È possibile utilizzare metodi quantitativi per prevedere le assunzioni future nel vostro piano di reclutamento. Per esempio, le aziende possono impostare obiettivi di vendita giornalieri per colpire i loro obiettivi di entrate. Possono usare le metriche di produttività per scoprire se il loro attuale numero di dipendenti può raggiungere quegli obiettivi. In caso contrario, possono calcolare quante altre persone hanno bisogno di assumere.

Anche le informazioni dei responsabili delle assunzioni possono darvi una buona stima del numero di persone che dovete assumere. Programmate incontri con i responsabili delle assunzioni per discutere il vostro piano di assunzioni e le loro esigenze di personale. Usa le informazioni per creare un foglio di calcolo del piano di assunzioni con il numero di nuove assunzioni previste per trimestre o mese. Ecco un esempio:

Assumete con largo anticipo rispetto alle principali iniziative di squadra o di reparto, in modo che i vostri nuovi dipendenti abbiano abbastanza tempo per imparare il loro lavoro e completare il loro periodo di inserimento. Per esempio, se il vostro team di marketing prevede di lanciare una nuova campagna a giugno, soddisfate le vostre esigenze di assunzione ben prima di allora – idealmente nel primo trimestre. Tenete a mente il vostro time-to-fill medio e il time-to-hire. Un Applicant Tracking System (ATS) può darvi queste informazioni automaticamente.

Rinnovate il vostro processo di assunzione:

Rivedete i vostri piani di reclutamento passati e le abitudini di assunzione e chiedetevi:

• I team di assunzione hanno comunicato bene?
• I processi di assunzione hanno soddisfatto i requisiti dei responsabili delle assunzioni?
• Come si sono comportati i nuovi assunti nei loro periodi di prova?
• Qual è stato il tasso di turnover dei nuovi assunti (nuovi assunti che hanno lasciato nei loro primi tre mesi)?
• Ci sono stati problemi legali con i processi di assunzione o le esperienze dei candidati? (ad esempio, considerate le domande illegali del colloquio e le loro alternative legali)
• Sono necessarie modifiche alla vostra politica di reclutamento o assunzione?

Le risposte a queste domande informeranno il modo in cui assumete e quanto spenderete per farlo in modo efficiente. Per esempio, se scoprite che i vostri team di assunzione hanno avuto problemi di comunicazione tramite e-mail, potreste optare per uno strumento di assunzione più facile da usare. Se i manager scoprono che i nuovi assunti mancano di alcune delle competenze che si aspettano, esplorate la possibilità di investire in test pre-assunzione.

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Crea un budget per le assunzioni

Se hai già pianificato la tua attività di assunzione, calcola il tuo costo per assunzione e il rapporto di rendimento delle assunzioni. Aggiungete tutti i costi di reclutamento interni (per esempio, gli incentivi del programma di riferimento e gli stipendi dei reclutatori) ed esterni (per esempio, le spese di agenzia, di pubblicazione del lavoro e di controllo dei precedenti) e dividete la somma per il numero di nuove assunzioni. Come parte del vostro processo di budgeting del personale, prevedete l’importo che pagherete ai vostri futuri impiegati in costi del personale (stipendi, benefici e costi completamente gravati.)

Pensate in termini di team di assunzione

Il vostro processo di assunzione non dovrebbe essere efficiente solo per ogni singola assunzione. Dovrebbe costruire una cultura di squadra efficace e duratura. Ecco come puoi attrarre – e mantenere – team migliori:

• Fissa obiettivi di diversità. I team diversificati lavorano meglio delle loro controparti omogenee. Incorpora gli obiettivi di diversità nel tuo processo di assunzione ed esplora le partnership con organizzazioni come Society of Women Engineers e Ascend, un’organizzazione pan-asiatica per professionisti del business in Nord America.

• Addestra gli intervistatori. Anche gli intervistatori esperti possono essere prevenuti. La formazione sulle pari opportunità (EEO) può aiutare gli intervistatori a seguire le linee guida legali. Fornitori come Interview EDGE e The Lou Adler Group possono aiutare gli intervistatori a sviluppare le loro capacità. L’HR può anche organizzare sessioni di formazione interna.

• Usare processi che riducono i pregiudizi. I pregiudizi sono spesso inconsci. Eliminarli non è facile, ma modificando i vostri processi, potete ridurli. Considerate l’uso di tecniche di assunzione alla cieca e di interviste strutturate per ridurre i pregiudizi di assunzione.

Creare un piano di assunzione è un’opportunità per potenziare il vostro reclutamento e ripensare il modo in cui assumete. Se ti prefiggi di assumere in modo più obiettivo e di ridurre i pregiudizi, costruirai team più produttivi e promuoverai una cultura aziendale più inclusiva.

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