Come migliorare la tua scrittura aziendale

Probabilmente scrivi sempre sul lavoro: proposte ai clienti, memo ai dirigenti, un flusso costante di e-mail ai colleghi. Ma come puoi assicurarti che la tua scrittura sia il più chiara ed efficace possibile? Come puoi far risaltare le tue comunicazioni?

Cosa dicono gli esperti
I manager che lavorano troppo e hanno poco tempo potrebbero pensare che migliorare la loro scrittura sia un esercizio noioso o addirittura frivolo. Ma sapere come modellare una frase interessante e intelligente è essenziale per comunicare efficacemente, vincere gli affari e distinguersi. “Come disse memorabilmente Marvin Swift, una scrittura chiara significa un pensiero chiaro”, ha detto Kara Blackburn, un docente senior in comunicazione manageriale alla MIT Sloan School of Management. “Si possono avere tutte le grandi idee del mondo e se non si riesce a comunicare, nessuno le sentirà”. Per fortuna, tutti hanno la capacità di migliorare, dice Bryan Garner, autore di The HBR Guide to Better Business Writing. La scrittura efficace “non è un dono con cui si nasce”, dice. “È un’abilità che si coltiva”. Ecco come scrivere in modo semplice, chiaro e preciso.

Pensa prima di scrivere
Prima di mettere la penna sulla carta o le mani sulla tastiera, considera cosa vuoi dire. “L’errore che molte persone fanno è di iniziare a scrivere prematuramente”, dice Garner. “Elaborano i pensieri mentre scrivono, il che rende la loro scrittura meno strutturata, tortuosa e ripetitiva”. Chiedetevi: Cosa dovrebbe sapere o pensare il mio pubblico dopo aver letto questa e-mail, proposta o relazione? Se la risposta non è immediatamente chiara, ti stai muovendo troppo velocemente. “Fate un passo indietro e passate più tempo a raccogliere i vostri pensieri”, consiglia Blackburn.

Siate diretti
Presentate il vostro punto di vista. Molte persone trovano che lo stile e la struttura di scrittura che hanno sviluppato a scuola non funzionano bene nel mondo degli affari. “Una delle grandi malattie della scrittura aziendale è rimandare il messaggio alla parte centrale dello scritto”, dice Garner. Presentando succintamente la vostra idea principale, risparmierete tempo al vostro lettore e affilerete la vostra argomentazione prima di tuffarvi nel grosso della vostra scrittura. Quando si scrivono memo e proposte più lunghe, Garner suggerisce di dichiarare il problema e la soluzione proposta in “non più di 150 parole” all’inizio della prima pagina. “Acquisire un talento per riassumere”, dice. “Se la tua apertura non è buona, allora l’intero pezzo di scrittura non sarà buono.”

Taglia il grasso
Non “usare tre parole quando ne basterebbe una”, dice Blackburn. Leggete la vostra scrittura con occhi critici, e assicuratevi che ogni parola lavori verso il vostro punto più grande. Taglia ogni parola o frase non necessaria. Non c’è bisogno di dire “consenso generale di opinione”, per esempio, quando “consenso” va bene. “Nel momento in cui i lettori sentono che un pezzo di scrittura è prolisso, iniziano a non ascoltarlo”, dice Garner. Suggerisce di eliminare le preposizioni (punto di vista diventa punto di vista); sostituire le parole -ione con verbi d’azione (protezione fornita a diventa protetta); usare contrazioni (non invece di non e siamo invece di siamo); e scambiare è, sono, era ed erano con verbi più forti (indica piuttosto che è indicativo di).

Evitare il gergo e le parole da 10 dollari
La scrittura commerciale è piena di parole d’ordine e acronimi specifici del settore. E mentre questi termini sono a volte inevitabili e possono occasionalmente essere utili come stenografia, spesso indicano un pensiero pigro o disordinato. Gettane troppi, e il tuo lettore assumerà che tu stia usando il pilota automatico – o peggio, che non capisca quello che stai dicendo. “Il gergo non aggiunge alcun valore”, dice Blackburn, ma “la chiarezza e la concisione non vanno mai fuori moda”. Garner suggerisce di creare una “lista nera di buzzword” di parole da evitare, tra cui termini come “actionable”, “core competency”, “impactful” e “incentiveze”. Si dovrebbe anche evitare di usare un linguaggio grandioso. Gli scrittori spesso credono erroneamente che usare un parolone quando ne basta uno semplice sia un segno di intelligenza. Non è così.

Leggi quello che scrivi
Mettiti nei panni del tuo lettore. Il tuo punto è chiaro e ben strutturato? Le frasi sono semplici e concise? Blackburn suggerisce di leggere i passaggi ad alta voce. “È lì che i difetti si rivelano: le lacune nei tuoi argomenti, la frase goffa, la sezione che è due paragrafi troppo lunga”, dice. E non abbiate paura di chiedere a un collega o a un amico – o meglio ancora, a diversi colleghi e amici – di modificare il vostro lavoro. Accogliete il loro feedback, non risentitevi. “L’editing è un atto di amicizia”, dice Garner. “Non è un atto di aggressione.”

Pratica ogni giorno
“Scrivere è un’abilità”, dice Blackburn, “e le abilità migliorano con la pratica.” Garner suggerisce di leggere materiale ben scritto ogni giorno, e di fare attenzione alla scelta delle parole, alla struttura delle frasi e al flusso. “Inizia a prestare attenzione allo stile del Wall Street Journal”, dice. Investire in una guida di stile e grammatica come riferimento – Garner raccomanda Fowler’s Modern English Usage. Soprattutto, mettete nel vostro programma del tempo per l’editing e la revisione. “Scrivere e rielaborare la propria scrittura è dove avviene il cambiamento, e non è veloce”, dice Blackburn. “

Principi da ricordare:

Fare:

• Pianificare ciò che si dirà per rendere la scrittura più diretta ed efficace.
• Utilizzare le parole con parsimonia e mantenere le frasi brevi e mirate.
• Evitare il gergo e le parole “di fantasia”. Sforzati invece di essere chiaro.

Non:

• Osserva che semplicemente non sai scrivere. Chiunque può diventare uno scrittore migliore con la pratica.
• Fingi che la tua prima bozza sia perfetta, o addirittura passabile. Ogni documento può essere migliorato.
• Sotterrate il vostro argomento. Presenta la tua idea principale il prima possibile.

Caso di studio #1: Non aver paura di condividere
Quando David McCombie iniziò a lavorare come consulente di gestione alla McKinsey & Company, si rese subito conto che lo stile di scrittura che aveva affinato alla Harvard Law School non era adatto alle comunicazioni a livello esecutivo. “Era la struttura delle mie argomentazioni”, dice David. “

Con la scrittura legale o accademica, “si inizia generalmente con la costruzione del caso, e si mette il punto principale alla fine”, dice. “Ma nella comunicazione aziendale, è meglio iniziare prima con la conclusione.”

Per rendere la sua scrittura più diretta ed efficace, David ha chiesto a diversi colleghi senior tutte le loro presentazioni e relazioni passate, in modo da poter imitare gli elementi chiave del loro formato e stile. Ha anche copiato i colleghi di fiducia che erano comunicatori particolarmente abili sulle e-mail importanti e ha chiesto il loro feedback.

David ha portato queste pratiche alla società di private equity che ha fondato a Miami, il McCombie Group. “Mando tutto ciò che è importante al mio partner e lui lo legge”, dice David, aggiungendo che sa bene che non deve prendere le modifiche personalmente. “Parliamo se c’è un modo migliore per trasmettere un’idea, come possiamo essere più succinti.”

Migliorare la sua scrittura ha avuto un effetto diretto sulla capacità di David di diventare una voce influente nel suo campo. Attualmente sta scrivendo un libro sulla nicchia di mercato della sua società di private equity, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

“Anche se sapevo scrivere bene fin dall’inizio, penso che migliorare continuamente la tua scrittura e portarla al livello successivo sia assolutamente la chiave del successo”, dice David. “Più lo fai, più facile diventa.”

Caso di studio #2: Studiare la buona scrittura
Tim Glowa aveva già costruito una carriera di successo come consulente di marketing strategico quando ha deciso di porre le sue ambizioni un po’ più in alto. “Volevo essere percepito come un leader di pensiero”, dice Tim, “e per farlo, avevo bisogno di avere un punto di vista e di esporlo in pubblico.”

Sapeva che la creazione di op-ed e documenti di ricerca intelligenti e digeribili era la chiave per migliorare la sua reputazione professionale. La sua scrittura era già ben accolta da colleghi e pari, ma gran parte della sua esperienza era radicata nella scrittura accademica. Così ha iniziato a leggere le pubblicazioni di business, come McKinsey Quarterly, per lo stile. “Ho studiato il loro modo di comunicare”, dice Tim, “e ho fatto uno sforzo per rendere la mia scrittura più diretta e concisa.”

Ha anche incorporato un rituale di outlining nella sua scrittura. Prima di scrivere relazioni e promemoria, ora inizia con un breve schema dei tre obiettivi principali. “Non si può semplicemente iniziare a scrivere e aspettarsi di andare da qualche parte”, dice. “

Tim, ora cofondatore di una società di analisi di marketing chiamata Bug Insights, crede che gli sforzi lo abbiano reso un comunicatore più efficace, migliorando non solo i suoi scritti più lunghi, ma le sue e-mail e persino i suoi messaggi vocali. “Filtra praticamente in tutta la mia comunicazione”, dice. E il suo lavoro sta trovando un pubblico. Molti dei suoi articoli sono stati scaricati più di 100.000 volte, e una società Fortune 50 ha recentemente utilizzato uno dei suoi articoli in un programma interno di formazione e sviluppo.

Tim è gratificato dai suoi progressi, ma dice che non ha intenzione di smettere di fare sforzi extra. “Devi lavorarci su”, dice. “Ogni volta che sviluppi una nuova abilità, devi studiarla”

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