Come bilanciare il cassetto della cassa come un capo

Bilanciare il cassetto della cassa è una parte essenziale della routine quotidiana della tua azienda. Proprio come lavarsi i denti, dovresti anche bilanciare il cassetto della cassa ogni giorno.

Se stai lottando per bilanciare il cassetto della cassa, non sei solo. Continua a leggere per imparare come bilanciare il tuo cassetto della cassa, nonché consigli e trucchi per mantenere il tuo cassetto in forma.

Cos’è un cassetto della cassa?

Prima di approfondire come bilanciare un cassetto della cassa, è necessario imparare un po’ di informazioni di base su di esso.

Il tuo cassetto della cassa, chiamato anche registro o cassa, memorizza contanti, monete, assegni e altri oggetti di valore (es, coupon) al punto di vendita (POS).

Alla fine di ogni giorno, turno o periodo, è necessario bilanciare il cassetto della cassa per tenere conto di tutte le transazioni in entrata. Le transazioni non includono solo contanti e assegni, ma anche pagamenti con carta di credito e mance (se applicabile).

È meglio se si assegnano dipendenti designati o manager per bilanciare il cassetto della cassa. In questo modo, hai dipendenti fidati che lavorano con il tuo contante in entrata rispetto a più individui.

Le aziende che sono tipicamente responsabili di bilanciare il cassetto della cassa includono:

• Negozi di abbigliamento
• Supermercati
• Ristoranti
• Pasticcerie
• Altri negozi al dettaglio

Quanto spesso si dovrebbe bilanciare un cassetto della cassa?

Per mantenere i tuoi libri contabili il più accurati possibile, dovresti bilanciare la tua cassa ogni giorno o dopo ogni turno. In questo modo, puoi rapidamente (e facilmente) fare delle correzioni se qualcosa non quadra.

Correggere qualcosa di qualche giorno, una settimana o anche settimane fa può essere lungo e complesso perché devi tornare indietro e controllare ogni giorno individualmente per gli errori. Il bilanciamento su base giornaliera aiuta a ridurre il dolore di rintracciare le discrepanze nel cassetto della cassa.

Passi per bilanciare il cassetto della cassa

Quando si tratta di bilanciare il cassetto della cassa, i tuoi passi potrebbero essere diversi da quelli di un altro business. Per esempio, un’azienda più grande potrebbe aver bisogno di fare più depositi durante il giorno. Oppure, un’attività più piccola potrebbe avere solo un cassetto da contare.

A prescindere da quanto piccola o grande sia la tua attività, ecco quattro passi per partire con il piede giusto quando si tratta di bilanciare il cassetto della cassa.

Ottieni il rapporto POS

Prima di iniziare a bilanciare il cassetto della cassa e a contabilizzare il flusso di cassa in entrata, è necessario stampare o accedere a un rapporto POS che dettagli quanto dovresti avere in cassa.

Un rapporto POS suddivide i totali per categoria, come contanti, assegni e transazioni con carta di credito.

Conta i contanti

Una volta che hai il tuo rapporto POS a portata di mano, è il momento di contare i contanti.

Dovresti tenere una quantità costante di denaro nel tuo registro all’inizio di ogni giorno o turno, come 100 dollari. Questo ti assicura di avere abbastanza contanti per dare il resto ai tuoi clienti.

Quando conti la tua cassa alla fine di ogni turno o giorno, conta i tuoi contanti e somma i tuoi assegni, le ricevute delle carte di credito e altre transazioni.

Per rendere il processo meno noioso, considera di investire in una macchina contatrice. Con una macchina contatrice, non devi preoccuparti di contare manualmente il contante o il resto a mano.

Assicurati anche di dedurre il tuo saldo di cassa iniziale dal tuo saldo di cassa attuale (ad esempio, sottrai $100).

Registra quanto la cassa ha in contanti, assegni, coupon, credito, ecc. Ecco un esempio di come potresti tenere traccia dei tuoi totali:

Dopo aver sommato le ricevute delle carte di credito, gli assegni e i contanti, confronta i totali con il tuo rapporto del POS. Corrispondono? Se sì, sei a posto! Se non è così, devi scavare un po’.

Rettificare le discrepanze

Hai una discrepanza nel cassetto dei contanti? Niente paura! Questo succede sempre ai piccoli imprenditori.

La maggior parte delle discrepanze sono causate da un errore umano, come dare il resto sbagliato a un cliente o sbagliare la ricevuta di una carta di credito.

Quando bilanciate il vostro cassetto della cassa, fate attenzione sia alle eccedenze che alle mancanze. Un eccesso è quando il tuo cassetto è superiore all’importo che il tuo rapporto POS dice che dovresti avere. Un ammanco è quando il totale del tuo registro è corto.

Gli ammanchi potrebbero significare che il contante è stato perso, rubato o contato in modo errato. Un eccesso tipicamente significa che i tuoi clienti sono stati mancati.

Quando cerchi di risolvere le discrepanze, completa i seguenti passi:

1. Riconta i tuoi contanti, assegni, coupon, ricevute di carte di credito, ecc.
2. Controlla dentro e intorno al tuo cassetto e registro per informazioni mancanti (es, scontrini)
3. Esaminare le transazioni POS per le informazioni, come le transazioni con carta di credito (se applicabile)

Assicurati che qualcuno registri le discrepanze di cassa sul tuo piccolo conto profitti e perdite (P&L). Aggiungi una riga al tuo rendiconto P&L per tenere conto delle discrepanze di cassa.

Registra le transazioni del cassetto della cassa

Dopo aver contato il tuo cassetto e controllato le discrepanze, registra le transazioni del cassetto della cassa nei tuoi libri.

Quando registri i totali della tua cassa, assicurati di tenere conto del tuo saldo iniziale (es. 100$). Registrare qualsiasi contante, credito, credito del negozio (se applicabile), assegni, coupon e altre vendite nei libri contabili.

Se ci sono delle discrepanze che non è stato possibile risolvere, contabilizzare le eccedenze o le mancanze in una colonna separata.

Guarda un esempio di un registro di cassa bilanciato qui sotto:

Cos’è se il tuo rapporto POS e i tuoi conteggi non corrispondono? Date un’occhiata a un cassetto con alcune discrepanze.

Come potete vedere, nel cassetto qui sopra mancano $17.78 in contanti e $2.50 di coupon.

La cassa ha anche altri $12.78 in assegni non registrati nelle vendite. Quando le vendite degli assegni sono inferiori al totale degli assegni incassati, potrebbe essere dovuto a un dipendente che ha registrato una transazione con un metodo di pagamento errato.

Consigli per bilanciare i cassetti

Il bilanciamento dei cassetti non deve essere complicato. Usa i consigli qui sotto per mantenere il tuo cassetto in ottima forma.

Avere una persona per cassetto

Quando si tratta del tuo cassetto, meno persone vi accedono, meglio è. Considera di limitare il numero di persone che usano ogni cassetto. Le limitazioni ti permettono di evitare discrepanze nel cassetto della cassa e possono aiutarti a evitare i furti sul posto di lavoro.

La stessa idea dovrebbe valere per il tuo responsabile del cassetto della cassa. Limita il numero di persone che bilanciano le casse e gestiscono la contabilità dei cassetti nella tua azienda.

Assegna i compiti

Per motivi di responsabilità, assegna uno o due dipendenti di fiducia per bilanciare i cassetti della cassa. Puoi assegnare una persona a contare il cassetto mentre un altro dipendente prepara il deposito in banca. Fai firmare ai dipendenti che gestiscono i cassetti del contante un rapporto che indica che hanno bilanciato il cassetto.

All’inizio del giorno successivo o del turno successivo, riconta il contante in ogni cassetto per verificare che il saldo iniziale sia accurato. Se la tua attività usa più cassetti, assegna questo compito a ogni cassiere e fagli contare il suo cassetto individuale.

Utilizza i rapporti sulle vendite

Se hai un sistema POS, non aver paura di usare i rapporti sulle vendite a tuo vantaggio. Puoi usare i rapporti per vedere i saldi iniziali, correnti e di fine giornata di un cassetto. I rapporti sulle vendite possono aiutarti a:

• Evitare di avere troppo contante in un cassetto
• Verificare se un cliente ha subito un ammanco
• Individuare i furti dei dipendenti

I rapporti sulle vendite possono anche darti uno sguardo al tuo flusso di cassa del giorno. Se vuoi vedere come stanno andando le vendite, tira fuori un rapporto sulle vendite.

Deposita i contanti durante il giorno

Per mantenere il tuo cassetto dei contanti bello e ordinato, considera di pulirlo durante il giorno. Quindi, come puoi farlo? Depositi.

Se trovi che il tuo cassetto dei contanti trabocca durante il giorno, fai diversi piccoli depositi nella tua cassaforte o in banca per mantenere basso il numero di contanti della tua cassa. Altrimenti, potresti avere a che fare con un cassetto disorganizzato e denaro smarrito o rubato.

Fai i depositi durante i momenti più lenti della giornata. In questo modo, non ti stai affannando a rimuovere e contare il contante.

A seconda delle dimensioni della tua attività e del tuo denaro in entrata, potresti aver bisogno di fare più depositi durante il giorno. Se la tua attività è più piccola, probabilmente puoi saltare del tutto questo passaggio.

Guarda se ci sono discrepanze consistenti

Se cominci a notare discrepanze nel cassetto dei contanti più volte, potrebbe esserci qualcosa sotto. Potresti avere a che fare con fondi rubati se il contante non corrisponde costantemente ai tuoi rapporti POS.

Guarda fuori per i modelli, come gli ammanchi di routine. Per esempio, se notate che il cassetto di un dipendente è costantemente fuori di $20, potreste aver bisogno di fare qualche altra ricerca e osservazione.

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