Articles

Buona scrittura

Il Settembre 28, 2021 da admin

4.3 Buona scrittura

Obiettivi di apprendimento

Identificare sei qualità di base che caratterizzano la buona scrittura commerciale.
Identificare e spiegare gli elementi retorici e le strategie affini che contribuiscono alla buona scrittura.

Una preoccupazione comune è quella di affrontare semplicemente la domanda: cos’è la buona scrittura? Man mano che progrediamo nello studio della comunicazione aziendale scritta, cercheremo di rispondere a questa domanda. Ma riconoscete che mentre la domanda può essere semplice, la risposta è complessa. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Scrivere e parlare. New York, NY: McGraw-Hill. offre diversi punti chiave da ricordare.

Una buona scrittura commerciale

segue le regole,
è facile da leggere, e
attrae il lettore.

Esaminiamo queste qualità più in profondità.

Il primo punto di Bailey è uno che genera una discreta quantità di dibattito. Quali sono le regole? Le “regole” dipendono dalle aspettative del pubblico o dagli standard dell’industria, da quello che vi ha insegnato il vostro insegnante di inglese, o si riflettono nella straordinaria scrittura degli autori che potreste indicare come esempi positivi? La risposta è “tutto quanto sopra”, con una precisazione. Potrebbe essere necessario bilanciare le aspettative del pubblico con gli standard industriali per un documento, e potrebbe essere necessario trovare un equilibrio o un compromesso. BaileyBailey, E. (2008). Scrivere e parlare. New York, NY: McGraw-Hill. indica il senso comune come uno dei criteri di base della buona scrittura, ma il senso comune è un prodotto dell’esperienza. Quando si cerca l’equilibrio, la comprensione del lettore è il fattore decisivo. L’uso corretto di un punto e virgola può non essere quello che serve per far funzionare una frase. Il vostro pubblico di lettori dovrebbe portare un’attenzione extra in tutto ciò che scrivete perché, senza di loro, non avrete molti altri incarichi di scrittura.

Quando diciamo che la buona scrittura segue le regole, non intendiamo che uno scrittore non possa essere creativo. Proprio come uno studente d’arte ha bisogno di sapere come disegnare una scena in prospettiva corretta prima di poter “rompere le regole” “piegando” la prospettiva, così uno scrittore ha bisogno di conoscere le regole del linguaggio. Essere ben versato in come usare correttamente le parole, formare frasi con una grammatica appropriata e costruire paragrafi logici sono abilità che lo scrittore può usare indipendentemente dall’incarico. Anche se alcune impostazioni di business possono richiedere una scrittura conservativa, ci sono altre aree in cui la creatività non solo è permessa ma obbligatoria. Immaginate di lavorare per un’agenzia pubblicitaria o una società di sviluppo software; in queste situazioni il successo deriva dall’esprimere idee nuove e non sperimentate. Seguendo le regole del linguaggio e della scrittura corretta, uno scrittore può esprimere quelle idee creative in una forma che arrivi chiaramente e promuova la comprensione.

Similmente, scrivere che sia facile da leggere non è la stessa cosa che scrivere in modo “stupido” o semplicistico. Che cosa è facile da leggere? Per un pubblico giovane, potrebbe essere necessario usare termini semplici e diretti, ma ignorare il loro uso della lingua significa creare una barriera artificiale e non necessaria. Un esempio che si riferisce a Miley Cyrus può funzionare con un pubblico di lettori e cadere piatto con un altro. I termini specifici della professione possono servire uno scopo prezioso quando scriviamo di concetti precisi. Non tutti capiranno tutti i termini di una professione, ma se il vostro pubblico è largamente alfabetizzato nei termini del campo, usare termini del settore vi aiuterà a stabilire un rapporto con i vostri lettori.

Lo scrittore veramente eccellente è quello che può spiegare idee complesse in un modo che il lettore può capire. A volte la facilità di lettura può venire dalla scelta dello scrittore di un brillante esempio illustrativo per far passare un punto. In altre situazioni, può essere l’incorporazione da parte dello scrittore di definizioni nel testo in modo che il significato di parole non familiari sia chiaro. Può anche essere una questione di scegliere verbi dinamici e specifici che rendono chiaro cosa sta succedendo e chi sta compiendo l’azione.

Il terzo punto di Bailey riguarda l’interesse del lettore. Avranno voglia di leggere? Questa domanda dovrebbe guidare gran parte di ciò che scrivete. Otteniamo sempre più informazioni dal nostro ambiente attraverso canali visivi, uditivi e multimediali, da YouTube allo streaming audio e al guardare le notizie online. Alcuni sostengono che questo ha portato ad una diminuzione della durata dell’attenzione per la lettura, il che significa che gli scrittori hanno bisogno di attrarre i lettori con frasi brevi, incisive e accattivanti. Tuttavia, ci sono ancora molte persone che amano immergersi nella lettura di un articolo interessante, una proposta o un pezzo di marketing.

La strategia forse più universalmente utile per catturare l’attenzione del lettore è dichiarare come il tuo scritto può soddisfare i bisogni del lettore. Se il vostro documento fornisce informazioni per rispondere a una domanda, risolvere un problema, o spiegare come aumentare i profitti o tagliare i costi, potreste voler dichiarare questo all’inizio. Aprendo con una strategia del tipo “cosa ci guadagno io”, dai al tuo pubblico una ragione per essere interessato a ciò che hai scritto.

Altre qualità della buona scrittura

Alla lista di Bailey, aggiungiamo altre qualità che definiscono la buona scrittura. Una buona scrittura

soddisfa le aspettative del lettore,
è chiara e concisa,
è efficiente ed efficace. In alcune situazioni di lavoro, state scrivendo solo ad una persona: il vostro capo, un collega in un altro dipartimento, o un singolo cliente o fornitore. Se conosci bene la persona, potrebbe essere facile per te scrivere a lui o a lei come lo è scrivere una nota al tuo genitore o compagno di stanza. Se non conoscete la persona, potete almeno fare delle ipotesi ragionevoli sulle sue aspettative, basate sulla posizione che ricopre e sulla sua relazione con il vostro lavoro.
In altre situazioni, potreste scrivere un documento che deve essere letto da un gruppo o un team, un intero dipartimento, o anche un gran numero di perfetti sconosciuti. Come puoi anticipare le loro aspettative e adattare la tua scrittura di conseguenza? Naturalmente volete imparare il più possibile sul vostro probabile pubblico. Quanto si può imparare e quali tipi di informazioni variano a seconda della situazione. Se stai scrivendo il contenuto di un sito web, per esempio, potresti non incontrare mai le persone che visiteranno il sito, ma puoi prevedere perché sarebbero attratte dal sito e cosa si aspetterebbero di leggere lì. Oltre a conoscere il vostro pubblico, la vostra chiara comprensione del compito di scrittura e del suo scopo vi aiuterà a soddisfare le aspettative del lettore.

La nostra aggiunta del quinto punto riguardante la scrittura chiara e concisa riflette la crescente tendenza nella scrittura aziendale a eliminare gli errori. Gli errori possono includere quelli associati alla produzione, dalla scrittura all’editing, e alla risposta del lettore. I vostri obiettivi gemelli di scrittura chiara e concisa puntano a un obiettivo centrale nella comunicazione: la fedeltà. Questo concetto implica il nostro obiettivo di comunicare accuratamente tutte le informazioni previste con un minimo di interruzione del segnale o del messaggio o di interpretazione errata. Progettare i vostri documenti, compresa la scrittura e la presentazione, per ridurre l’interruzione del messaggio è una parte importante della comunicazione aziendale efficace.

Questo porta la nostra discussione all’efficienza. Ci sono solo ventiquattro ore in un giorno e ci viene sempre più chiesto di fare di più con meno, con scadenze più brevi quasi garantite. Come scrittore, come si fa a soddisfare aspettative sempre crescenti? Ogni incarico di scrittura richiede una chiara comprensione degli obiettivi e dei risultati desiderati, e quando uno di questi due aspetti non è chiaro, l’efficienza della tua scrittura può essere compromessa. Le riscritture richiedono tempo che potresti non avere, ma che dovrai fare se il compito non è stato fatto correttamente la prima volta.

Come abbiamo discusso in precedenza, prendere l’abitudine di leggere documenti simili prima di iniziare il tuo processo di scrittura può aiutarti a stabilire un modello mentale del tuo prodotto desiderato. Se riuscite a vedere nella vostra mente ciò che volete scrivere, e avete la prospettiva di documenti simili combinata con i bisogni del pubblico, potete scrivere in modo più efficiente. I tuoi documenti scritti sono prodotti e saranno richiesti in un programma che ha un impatto sui tuoi colleghi e sul tuo business. La tua capacità di produrre documenti efficaci in modo efficiente è un’abilità che contribuirà al tuo successo.

Il nostro sesto punto rafforza questa idea con un’enfasi sull’efficacia. Cos’è la scrittura efficace? È una scrittura che riesce a raggiungere il suo scopo. Comprendere lo scopo, gli obiettivi e i risultati desiderati del tuo compito di scrittura ti aiuterà a raggiungere questo successo. Il tuo datore di lavoro potrebbe volere che una lettera introduttiva alle vendite risulti in un aumento dei contatti di vendita, o in contatti potenziali per un follow-up che porti alle vendite. Il tuo pubblico potrebbe non vedere il documento da quella prospettiva, ma lo leggerà con la mentalità del “Come mi aiuta a risolvere il problema X? Se soddisfate entrambi gli obiettivi, la vostra scrittura si avvicina all’efficacia. Qui, l’efficacia è qualificata con la parola “avvicinarsi” per sottolineare che la scrittura è sia un processo che un prodotto, e la tua scrittura richiederà continuamente sforzo e attenzione alla revisione e al miglioramento.

Elementi retorici e strategie cognitive

Un altro approccio per definire la buona scrittura è guardare a come soddisfa gli obiettivi di due sistemi ben noti nella comunicazione. Uno di questi sistemi comprende i tre elementi classici della retorica L’arte di presentare un argomento, o l’arte di presentare un argomento. Questi elementi sono il logos (logica), l’ethos (etica e credibilità) e il pathos (appello emotivo), proposti per la prima volta dall’antico maestro greco Aristotele. Anche se la retorica è spesso applicata alla comunicazione orale, specialmente al parlare in pubblico, è anche fondamentale per una buona scrittura.

Un secondo insieme di obiettivi coinvolge quelle che sono chiamate strategie cognitiveModi di inquadrare, esprimere e rappresentare un messaggio ad un pubblico, o modi di promuovere la comprensione,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Progettare il linguaggio visivo: Strategie per i comunicatori professionali (p. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. sviluppato negli ultimi decenni da Charles Kostelnick e David Rogers. Come gli elementi retorici, le strategie cognitive possono essere applicate al parlare in pubblico, ma sono anche utili per sviluppare una buona scrittura. La tabella 4.2 “Elementi retorici e strategie cognitive” descrive questi obiettivi, i loro scopi ed esempi di come possono essere realizzati nella scrittura aziendale.

Tabella 4.2 Elementi retorici e strategie cognitive

Elementi retorici di Aristotele	Strategie cognitive	Focus	Esempio in Business Writing
Logos	Clarity	Clear understanding	Un annuncio sarà fatto alla società nel corso della settimana, ma volevo dirvi personalmente che dal primo del mese prossimo, lascerò la mia posizione per accettare un incarico di tre anni nel nostro ufficio di Singapore. Non appena saranno disponibili ulteriori dettagli sulla gestione del tuo account, li condividerò con te.
	Concisione	Punti chiave	Nella conference call di domani Sean vuole presentare i nuovi membri del team, delineare il programma e il budget del progetto, e chiarire le responsabilità di ogni persona nel raggiungimento dei nostri obiettivi.
	Arrangiamento	Ordine, gerarchia, posizionamento	Il nostro dipartimento ha una struttura a matrice. Abbiamo tre gruppi di sviluppo del prodotto, uno per ogni categoria di prodotto. Abbiamo anche un gruppo di produzione, un gruppo finanziario e un gruppo di vendita; diversi membri del gruppo sono assegnati a ciascuna delle tre categorie di prodotto. All’interno della matrice, la nostra struttura è piatta, il che significa che non abbiamo capi gruppo. Tutti riportano a Beth, il direttore del dipartimento.
Ethos	Credibilità	Carattere, fiducia	Conosco e lavoro con Jesse da più di cinque anni e posso raccomandarlo vivamente per prendere il mio posto come vostro consulente. Oltre ad avere qualifiche superbe, Jesse è noto per la sua dedizione, onestà e atteggiamento premuroso. Farà sempre il miglio extra per i suoi clienti.
	Aspettative	Norme e risultati previsti	Come è tipico nel nostro settore, spediamo tutta la merce FOB il nostro magazzino. I prezzi sono al netto di qualsiasi tassa federale, statale o locale. I termini di pagamento sono 30 giorni netti dalla data della fattura.
	Riferimento	Fonti e quadri di riferimento	Secondo un articolo di Business Week del 15 ottobre 2009, Doosan è uno dei maggiori conglomerati commerciali della Corea del Sud.
Pathos	Tono	Espressione	Non ho davvero parole per esprimere quanto vi sono grato per tutto il sostegno che avete esteso a me e alla mia famiglia in questo momento di bisogno. Voi ragazzi siete i migliori.
	Evidenza	Rilevanza	È stato inconcepibile per un membro della nostra organizzazione gridare un’interruzione mentre il presidente stava parlando. Quello che deve accadere ora – e lasciatemi essere chiaro su questo – sono delle scuse immediate.
	Engagement	Relazione	I soldati fedeli si impegnano a non lasciare mai un compagno caduto sul campo di battaglia.

Key Takeaway

La buona scrittura è caratterizzata da correttezza, facilità di lettura e attrattiva; inoltre soddisfa le aspettative del lettore ed è chiara, concisa, efficiente ed efficace. Gli elementi retorici (logos, ethos e pathos) e le strategie correlate (chiarezza, concisione, disposizione, credibilità, aspettativa, riferimento, tono, enfasi e coinvolgimento) sono obiettivi che vengono raggiunti nella buona scrittura aziendale.

Esercizi

Scegli un pezzo di scrittura aziendale che attrae il tuo interesse. Cosa ti ha spinto a leggerlo? Condividi i tuoi pensieri con i tuoi compagni di classe.
Scegli un pezzo di scrittura commerciale e valutalo secondo le qualità della buona scrittura presentate in questa sezione. Pensi che lo scritto si qualifichi come “buono”? Perché o perché no? Discuti la tua opinione con i tuoi compagni di classe.
Identifica l’ethos, il pathos e il logos in un documento. Condividi e confronta con i compagni di classe.

Archivi

Categorie