Best Practices for Small Business Record-Keeping

Non credo che la maestra dell’organizzazione Marie Kondo stesse parlando di documenti aziendali, ma è certamente applicabile: “Mettere in ordine le cose significa mettere in ordine anche il tuo passato”

I documenti aziendali provano le transazioni e le attività aziendali. La crescita di un’azienda di successo richiede organizzazione a tutti i livelli, compresi i documenti aziendali.

Un sistema efficace di gestione dei documenti non richiede molto tempo per essere mantenuto e semplifica la contabilità, la preparazione delle tasse e i controlli finanziari.

Seguite questi consigli per creare un sistema di registrazione che mantenga bassa la pressione sanguigna durante la stagione delle tasse.

Implementare un sistema di gestione dei documenti

Tutte le transazioni aziendali dovrebbero essere documentate, sia su carta che in formato elettronico. Man mano che il tuo business cresce, cresce anche la pila di carta e di file che il tuo business ha bisogno di conservare.

Prima di tutto, vai senza carta in modo che tutti i tuoi documenti siano facilmente accessibili. Poi, implementa un sistema di gestione dei documenti digitali che organizza i tuoi documenti aziendali. Poi aggiungete un sistema di controllo dei documenti che delinei la frequenza con cui rivedere e aggiornare i documenti.

Verificate i mandati di conservazione dei documenti

La conservazione dei documenti non serve solo a mettere un sorriso sulla faccia del vostro preparatore fiscale. È anche per rispettare i mandati di conservazione dei documenti.

IlIRS e il Dipartimento del Lavoro (DOL) hanno mandato di conservazione dei documenti che varia tra i due e i sei anni, a seconda del documento. Indipendentemente da ciò, mantenete tutti i documenti aziendali per almeno sette anni.

Alcuni documenti aziendali, come i certificati di esenzione fiscale di una no-profit o un codice fiscale aziendale, non diventano mai irrilevanti, quindi teneteli sempre a portata di mano.

Le regole di conservazione dei documenti IRS si applicano ai documenti che vi hanno aiutato a calcolare o giustificare il reddito aziendale, le deduzioni fiscali o i crediti d’imposta. Il DOL richiede che conserviate tutti i documenti che vi aiutano a fare il libro paga.

L’IRS può controllare i documenti finanziari della vostra azienda fino a sette anni nel passato e anche più indietro quando non presentate una dichiarazione dei redditi o siete sospettati di frode. La maggior parte dei CPA vi dice di conservare tutti i documenti aziendali per almeno sette anni dopo che non sono più rilevanti.

I documenti aziendali più comuni includono:

• Nomi, indirizzi e informazioni di contatto dei dipendenti
• Tempi dei dipendenti
• Fogli paga dei dipendenti
• Tutti i moduli fiscali presentati all’IRS
• Estratti conto della banca
• Documenti assicurativi
• Contratti, inclusi prestiti e mutui
• ricevute di acquisto
• fatture dei clienti
• dichiarazioni fiscali
• dichiarazioni finanziarie
• programmi di ammortamento
• Documenti di registrazione dell’azienda
• Registri del consiglio di amministrazione
• Fascicoli legali
• Email

Gli stati possono specificare ulteriori regole di conservazione dei documenti, quindi controlla il sito web del dipartimento del tesoro del tuo stato per informazioni più dettagliate.

Scegliete un software per la contabilità e il libro paga che generi documenti

Lasciate che il software vi guidi nella creazione di documenti contabili per le piccole imprese, come le fatture dei clienti e i moduli per le tasse sui salari.

La maggior parte dei software di contabilità può generare fatture per i clienti. Il software dovrebbe anche aiutarvi automaticamente con le basi della contabilità, come la registrazione dei crediti quando si fattura un cliente.

La maggior parte dei software di contabilità può generare fatture per i clienti. Fonte: Xero.

Il tuo software per il libro paga dovrebbe occuparsi di creare le registrazioni fiscali del libro paga, come:

• Forme W-2
• Forme W-3
• Forme 1099-MISC
• Forme 1099-NEC, nuovo nel 2020
• Forme 941

Il software del libro paga genera e archivia questi moduli con l’autorità appropriata, che sia l’IRS, la Social Security Administration (SSA), o entrambi. Puoi facilmente cercare questi moduli nel tuo software per le paghe ogni volta che ne hai bisogno.

Corrisponde alle registrazioni delle transazioni durante le riconciliazioni bancarie

L’ABC della contabilità ci insegna ad avere una documentazione per tutte le transazioni aziendali. Padroneggia le basi della contabilità rendendo la tenuta dei registri parte della contabilità della tua piccola impresa.

Le riconciliazioni bancarie aiutano le piccole imprese a trovare errori e a capire la loro posizione finanziaria. È anche il momento ideale per assicurarsi di avere registrazioni per tutte le transazioni aziendali.

Durante la riconciliazione bancaria mensile, abbinate ogni transazione nel vostro software di contabilità a una registrazione. Mentre passate al setaccio le vostre transazioni aziendali, assicuratevi di avere una fattura, una ricevuta o un contratto corrispondente.

Se il vostro software lo permette, memorizzate i vostri record aziendali nel vostro software di contabilità. Intuit QuickBooks Online consente agli utenti di allegare documenti a ogni transazione, in modo che chiunque apra i tuoi libri possa visualizzare il record associato.

Attacca i record direttamente alle transazioni aziendali nel tuo software di contabilità. Fonte: Intuit.

Fate il backup e proteggete i vostri record

Viviamo in un’epoca in cui le violazioni dei dati e i disastri naturali sono dilaganti. Prendetevi del tempo per fare il backup e mettere al sicuro i vostri documenti per evitare una catastrofe.

I documenti memorizzati su carta o su un disco rigido dovrebbero essere sottoposti a backup in almeno un altro luogo. Digitalizza tutti i documenti per preservare le informazioni che potrebbero essere perse, rubate o distrutte.

Memorizzare i documenti su software basati su cloud riduce il rischio di perderli, ma aumenta il rischio di furto.