10 Tricks to Fix Slow Excel Spreadsheets (Speed-up Excel)

Se c’è una cosa che ci accomuna tutti, deve essere la frustrazione di tenere il passo con un foglio di calcolo excel lento.

Mentre l’impatto sulle prestazioni può essere trascurabile quando ci sono meno dati, diventa più profondo quando si aggiungono sempre più dati/calcoli alla cartella di lavoro.

9 volte su 10, un utente Excel si lamenterebbe dei fogli di calcolo Excel lenti. E non c’è quasi nulla che tu possa fare al riguardo.

Beh, questo non è completamente vero.

Per come Excel è stato fatto, diventa lento con grandi serie di dati. Tuttavia, ci sono molti trucchi di accelerazione che puoi usare per migliorare le prestazioni di un foglio di calcolo Excel lento.

10 Suggerimenti per gestire fogli di calcolo Excel lenti

Qui ci sono 10 suggerimenti per dare al tuo foglio di calcolo Excel lento una piccola spinta di velocità, e risparmiarti tempo e frustrazione (clicca per saltare a quella specifica sezione).

1. Evitare le funzioni volatili (è necessario).
2. Utilizzare le colonne Helper.
3. Evitare le formule Array (se è possibile).
4. Utilizza la formattazione condizionale con cautela.
5. Utilizza le tabelle di Excel e gli intervalli nominati.
6. Converti le formule inutilizzate in valori.
7. Tieni tutti i dati di riferimento in un foglio.
8. Evitare di usare l’intera riga/colonna nei riferimenti.
9. Utilizzare la modalità di calcolo manuale.
10. Utilizzare tecniche di formula più veloci.

Evitare formule volatili

Le formule volatili sono chiamate così per una ragione. Funzioni come NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET ecc. ricalcolano ogni volta che c’è un cambiamento nella cartella di lavoro.

Per esempio, se usi la funzione NOW in una cella, ogni volta che c’è un cambiamento nel foglio di lavoro, la formula sarà ricalcolata e il valore della cella sarà aggiornato.

Questo richiede ulteriore velocità di elaborazione e si finisce con una cartella di lavoro excel lenta.

Come regola generale, evitate le formule volatili. E se non puoi, prova a minimizzare il suo uso.

Usa le colonne di aiuto

Le colonne di aiuto sono uno dei costrutti di design più sottovalutati in Excel. Ho visto molte persone evitare di creare colonne di aiuto.

Non fatelo.

Il più grande vantaggio di usare le ‘Colonne di aiuto’ è che può aiutarvi ad evitare le formule di matrice.

Ora non fraintendetemi. Non sono contro le formule di matrice. Piuttosto credo che queste possano essere fantastiche in alcune situazioni. Ma quando si cerca di fare tutto con una formula lunga, questo ha un impatto sulle prestazioni della vostra cartella di lavoro Excel. Un paio di formule di matrice qua e là non dovrebbero far male, ma nel caso tu abbia bisogno di usarle in molti posti, considera l’uso di colonne helper.

Ecco alcuni esempi in cui vengono usate colonne helper:

• Ordina automaticamente i dati in ordine alfabetico usando la formula.
• Filtro dinamico di Excel – Estrai dati mentre scrivi.
• Creare elenchi a discesa multipli in Excel senza ripetizioni.

Evitare le formule di matrice

Le formule di matrice hanno i loro meriti – ma la velocità non è uno di quelli.

Come spiegato sopra, le formule di matrice possono prendere un sacco di dati (riferimenti di cella), analizzarli, e darti il risultato. Ma questo richiede tempo.

Se c’è un modo per evitare le formule di matrice (come l’uso della colonna helper), prendi sempre quella strada.

Usa la formattazione condizionale con cautela

Adoro assolutamente la formattazione condizionale. Rende i dati insipidi così belli. Invece di fare il confronto da solo, ora puoi semplicemente guardare il colore o l’icona di una cella e sapere come si confronta con le altre.

Ma… ecco il problema.

Non molti utenti di Excel sanno che la formattazione condizionale di Excel è volatile. Mentre si può non notare la differenza con piccole serie di dati, può risultare in un foglio di calcolo Excel lento se applicato su grandi serie di dati, o applicato più volte.

Parola di consiglio – Usalo con cautela.

Usa le tabelle di Excel e gli intervalli nominati

Le tabelle di Excel e gli intervalli nominati sono due caratteristiche sorprendenti che tengono i tuoi dati e rendono il riferimento super facile. Potrebbe volerci un po’ per abituarsi, ma quando si inizia ad usarle, la vita diventa facile e veloce.

Nella creazione di cruscotti guidati dai dati, è quasi sempre una buona idea convertire i dati in una tabella di Excel.

Ha anche l’ulteriore vantaggio di rendere le tue formule più comprensibili.

Per esempio, cosa è più facile da capire?

=Prezzo di vendita-Prezzo di costo OPPURE =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

Converti le formule inutilizzate in valori statici

Questa è una sciocchezza. Quando non ti serve, non tenerlo.

Tante formule risulterebbero in una cartella di lavoro Excel lenta. E se avete formule che non vengono nemmeno utilizzate – sapete a chi dare la colpa. Come regola generale, se non hai bisogno di formule, è meglio convertirle in un valore statico (incollandole come valori).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Tieni tutti i dati referenziati in un foglio

Questo potrebbe non essere sempre possibile, ma se puoi farlo, ti garantisco che il tuo foglio Excel diventerebbe più veloce.

La logica è semplice – le formule nel tuo foglio di lavoro non devono andare lontano per ottenere i dati quando sono proprio accanto nello stesso foglio.

Evitare di usare l’intera riga/colonna come riferimento (A:A)

L’unica ragione per cui ho questo nella lista è che vedo molte persone usare l’intera riga/colonna di riferimento nelle formule. Questa è una cattiva pratica e dovrebbe essere evitata.

Mentre si può pensare che la riga/colonna abbia solo alcune celle con dati, Excel non la pensa così. Quando si fa riferimento a un’intera riga/colonna, Excel si comporta come un buon servitore e la controlla comunque. Questo richiede più tempo per i calcoli.

9. Usa la modalità di calcolo manuale

Sto solo ripetendo quello che milioni di persone hanno già detto in vari forum e blog. Usare il calcolo manuale ti dà la flessibilità di dire ad Excel quando calcolare, piuttosto che Excel che prende le sue decisioni. Questo non è qualcosa che accelera la tua cartella di lavoro Excel, ma se hai un foglio di lavoro Excel lento, sicuramente risparmia tempo non facendo ricalcolare Excel ancora e ancora.

• Per passare alla modalità manuale, vai alla scheda Formula -> Opzioni di calcolo -> Manuale (premi il tasto F9 per ricalcolare)

Usa tecniche di formule più veloci

Excel ti dà un sacco di formule e combinazioni di formule per fare la stessa cosa. È meglio identificare e usare le più veloci.

Ecco un paio di esempi:

• Usa IFERROR invece della combo IF e ISERROR (a meno che tu non stia usando Excel 2003 o precedente, che non ha IFERROR).
• Usa MAX(A1,0) invece di fare IF(A1>0,A1,0) – Questo è un bel consiglio che ho imparato da Mr. La sua ricerca mostra che l’opzione MAX è il 40% più veloce dell’opzione IF (e sono pronto a prendere questa statistica al suo valore nominale).
• Usa la combinazione INDEX/MATCH, invece di VLOOKUP – Questo può sollevare molte sopracciglia, ma la verità è che non c’è modo che VLOOKUP possa essere più veloce se hai 100 colonne di dati. Il mondo si sta muovendo verso INDEX/MATCH, e anche tu dovresti fare lo spostamento.
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• Utilizza – (doppio negativo) per convertire i VERO e i FALSO in 1 e 0 (invece di moltiplicare per 1 o aggiungere 0). Il miglioramento della velocità è notevole in grandi insiemi di dati.

È una lista esaustiva? Assolutamente no. Questi sono alcuni buoni che penso valga la pena condividere come punto di partenza. Se stai cercando di padroneggiare le tecniche di Excel-Speed-Up, c’è un buon lavoro fatto da molti esperti di Excel.

Qui ci sono alcune fonti che potresti trovare utili:

• 75 consigli di accelerazione di Chandoo (fatto intelligentemente da crowdsourcing).
• Sito web di Decision Models.
• Mr. Excel Message Board (esplorate questo e troverete tonnellate di consigli).

Sono sicuro che anche voi avete molti consigli che possono aiutare ad affrontare fogli di calcolo Excel lenti. Condivideteli con noi qui nella sezione dei commenti.

Ho anche una richiesta. Il dolore di lavorare con un foglio di calcolo excel lento è qualcosa che molti di noi sperimentano quotidianamente. Se trovate queste tecniche utili, condividetele con gli altri. Allevia il loro dolore, e guadagna un po’ di bontà 🙂

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