10 intuizioni per implementare con successo i sistemi informativi di gestione EHS

Quando ci prepariamo per il nostro prossimo forum annuale di Thought-Leaders sui sistemi informativi di gestione di ambiente, salute e sicurezza, riflettiamo sulle intuizioni del programma dell’anno scorso. Le migliori menti e le aziende leader che utilizzano EHS MIS si sono riunite per condividere le migliori pratiche, esplorare le sfide comuni e affrontare le lezioni apprese. Era chiaro che queste intuizioni si concentravano principalmente sulle persone e sui processi, piuttosto che sul software, per implementare con successo i sistemi informativi di gestione e portare la loro organizzazione al livello successivo di performance guidata dalle informazioni.

Vorremmo condividere le nostre 10 migliori lezioni apprese dal forum del 2017 per chiunque pianifichi o guidi programmi MIS aziendali in EHS, sostenibilità, qualità o rischio.

Top Ten Lessons Learned

1. Considera il quadro generale.

Chiediti dove sarà la tua organizzazione tra dieci anni, e permetti a queste risposte di aiutare a guidare il tuo programma. I sistemi vengono distribuiti per il solo motivo di raggiungere gli obiettivi aziendali. La chiarezza su questi obiettivi guiderà il processo. Rimanete in contatto con le unità e le divisioni aziendali per garantire l’allineamento con tali obiettivi.

2. Espandete la vostra rete.

Parlate con altri nel vostro settore o gruppo di pari su prodotti, soluzioni e fornitori che hanno funzionato per loro e quelli che non hanno funzionato. Tuttavia, è importante ricordare che solo perché un prodotto, un sistema o un fornitore ha funzionato bene o male per uno dei vostri pari, non significa che lo stesso accadrà per la vostra implementazione. Comprendi la radice delle lotte dei tuoi colleghi nel loro viaggio, poiché tutte le implementazioni sono diverse.

3. Per migliorare prima di sostituire.

Le lezioni apprese e il punteggio interno possono essere utili nel considerare le opzioni per le soluzioni. Restringere il campo delle soluzioni prima di continuare il dialogo usando un approccio basato sui dati. Iniziare con una “lista dei desideri” dell’azienda per i miglioramenti e i cambiamenti al sistema esistente prima di considerare la sostituzione completa – questo riduce l’ansia e migliora la gestione del cambiamento. Questo processo di formazione di una lista dei desideri è spesso chiamato gap analysis. Considerate più soluzioni piuttosto che una soluzione grande e complessa che potrebbe lasciare alcuni problemi indietro.

4. Documentate il vostro viaggio.

Mantenere una buona documentazione – idealmente creata dai proprietari dei processi e dagli esperti in materia – durante tutto il processo di implementazione fornisce storia e contesto per il futuro. Queste note permettono la trasparenza tra tutti i gruppi di stakeholder, il miglioramento continuo durante il processo e dopo, e lo sviluppo di lezioni apprese e strategie di gestione del cambiamento.

5. Condurre con coraggio.

I leader forti dovrebbero sollevare le barriere e prendere le decisioni difficili ma necessarie. I leader giocano un ruolo critico nel plasmare la cultura attraverso parole dette e non dette. L’assenza di una forte leadership è il predittore numero uno dei fallimenti dei programmi di sistema.

6. Essere agili.

Utilizzare un metodo simile all’agile – tenere revisioni di configurazione presto e spesso per identificare le aree che richiedono la configurazione e la personalizzazione del cliente – fa risparmiare tempo e sforzi dall’inizio alla fine. La maggior parte delle aziende hanno esigenze simili dal loro software EHS MIS, e la maggior parte delle opzioni commerciali off-the shelf soddisfano le esigenze di base “out of the box”, il che permette una facile personalizzazione del cliente come estensione della funzionalità standard.

7. Fare uso di user stories.

Come parte di un processo “agile” di creazione di un sistema EHS, acquisire user stories – piuttosto che requisiti tecnici di sistema – permette al team di progetto di identificare le esigenze e le linee di base. Una volta che le storie dell’utente sono state sviluppate, il team dovrebbe classificare le storie per priorità, chiedendo: “Quali storie sono più critiche? Quali storie sono soddisfatte e non soddisfatte dai sistemi attuali? Come possono essere ottimizzati i processi attuali con il nuovo sistema?”

8. Dare un nuovo sguardo ai vostri processi e dati.

Puntate su dati flessibili per allineare il vostro sistema con i processi esistenti. Considerate i modi per snellire i processi e ridurre l’input valutando gli output richiesti – se i dati non appaiono nel reporting, perché vengono acquisiti? Si spende molto tempo e denaro per raccogliere, gestire e integrare dati che non vengono mai utilizzati.

9. Implementare una forte governance del programma.

Una forte governance del programma definisce ruoli e responsabilità che sono cruciali nei team interorganizzativi. Lo scopo di un programma di governance è di descrivere i ruoli e le responsabilità specifiche della gestione del programma e dei suoi stakeholder, concentrandosi principalmente sul livello di autorità e sulle strutture decisionali. Spesso include:

• Monitorare i risultati del programma e assicurare che vengano seguite le buone pratiche accettate.
• Misure di monitoraggio che si concentrano sull’allineamento strategico; valutazione degli investimenti; monitoraggio e controllo delle opportunità di rischio e delle minacce accettabili per l’organizzazione; e assicurare che i benefici previsti siano in linea con il piano di business originale.

Identificare i super utenti funzionali aiuta il processo di gestione del cambiamento avendo “evangelisti” locali, interni e fidati del nuovo sistema. Questa responsabilizzazione è fondamentale per l’adozione da parte degli utenti.