Projekt ütemterv: Mi az és hogyan hozzon létre egyet az érdekelt felek elvárásainak kezeléséhez?

Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan hozzon létre egy projekt ütemtervet az érdekelt felek elvárásainak kezelése és a csapatának a határidők betartása érdekében.

Megnézzük továbbá:

• Mi az a projekt ütemterv?
• Miben különbözik a projekttervtől?
• Miért érdemes útitervet készítenie
• Projekt útiterv sablonok
• Hogyan készítsen útiterv idővonalat?
• Hogyan tartsa naprakészen az érdekelteket az útitervekkel?

Projektvezetőként az a feladata, hogy naprakészen tartsa az érdekelteket anélkül, hogy a napi részletekre összpontosítana. Ugyanakkor a csapatát a napi feladatokra szeretné összpontosítani.

A cikk végére megtanulja, hogyan tarthatja fenn ezt az egyensúlyt a projekt útitervének segítségével.

Kezdjük.

Mi a projekt útiterve?

A projekt útiterve egy magas szintű, vizuális áttekintés a projektről. Általában egy idővonalon ábrázolva az ütemterv a következőkből áll:

• A projekt hatóköre: A projekt hatóköre azt a nagy ívű elképzelést jelenti, amit a projekt végére el szeretne érni.
• A teljesítmények: A végtermékek a projekt tevékenységeinek kimenete vagy végeredménye. A végtermék lehet bármi – dokumentum, szoftver vagy akár kész fizikai termék is.
• Magas szintű projekt ütemterv: Az ütemterv leírja a projekttevékenységek elvégzésének és a mérföldkövek elérésének időrendi sorrendjét.
• Projektmérföldkövek: A mérföldkövek olyan események a projekt idővonalán, amelyek a projekt fázisának változását jelzik.
• Kockázatok: A kockázatok a projekttevékenységekkel, a csapattagokkal, az erőforrásokkal vagy külső tényezőkkel kapcsolatos kihívások, amelyek miatt a projekt eltérhet az ütemtervtől vagy a költségvetéstől.

Miért van szükség projekt ütemtervre?

Íme öt ok, amiért érdemes megfontolnia egy ütemterv elkészítését:

A projekt elindítása

A projekt korai napjai gyakran tele vannak bizonytalansággal.

Ez azért van, mert nem áll rendelkezésre elég részlet. Nem lehet konkrét projekttervet készíteni, és nem lehet erőforrásokat kijelölni. Következésképpen a csapattagok elveszettnek érezhetik magukat, vagy az érdekeltek elveszíthetik az érdeklődésüket.

A projekt ütemterve elég magas szinten van ahhoz, hogy kezelni lehessen a bizonytalanságot. Ugyanakkor segít azonosítani elegendő feladatot ahhoz, hogy a projekt elindulhasson.

Maradjunk a projektcélok talaján

A KPMG projektmenedzsment felmérése szerint a szervezeteknek csak 33 százaléka szállít olyan projekteket, amelyek valószínűleg megfelelnek az eredeti céloknak vagy üzleti célkitűzéseknek.

Az érdekeltek gyakran elvárják a csapatoktól, hogy a projekt végrehajtása során alkalmazkodjanak a kisebb változtatásokhoz. De gyakran az ilyen apró változtatások összeadódnak, és kisiklatják a projektet az eredeti céloktól. Következésképpen a projektek nem érik el az üzleti célokat.

A projekt ütemtervek segítenek az ilyen helyzetek kezelésében. Ennek eredményeképpen a projekt valamennyi érintettje a projektcélokra összpontosít.

Teljesítik az érintettek elvárásait

Az ugyanezen KPMG-felmérésből az is kiderült, hogy csak minden harmadik szervezet szállít olyan projekteket, amelyek valószínűleg elérik az érintettek elégedettségét.

A projekt ütemtervei folyamatosan tájékoztatják az érdekelt feleket a projekt céljairól, az előrehaladásról és az akadályokról. Így az érdekeltek a megfelelő időben tudnak döntéseket hozni, hogy a projektet a megfelelő úton tartsák.

A csapattagok elszigetelése az érdekeltektől

Egyes érdekeltek szeretik a projektek irányításának gyakorlatias megközelítését.

Míg az érdekeltek bevonása alapvető fontosságú, az érdekeltek mikromenedzselése kényelmetlenül érintheti a csapatot.

Az ilyen helyzet zűrzavarhoz is vezethet, ha a csapattagok több vezetőnek jelentenek és több vezetőtől kapnak utasításokat.

A magas szintű ütemtervek segítenek megóvni a csapatot az érdekeltek beavatkozásától. Ugyanakkor az érdekeltek az ütemtervre koncentrálnak, anélkül, hogy a napi projekttevékenységek miatt aggódnának.

A projektterv alapjainak megteremtése

A projektterv nem más, mint egy szemléletes, feladatspecifikus terv az ütemtervben meghatározott mérföldkő elérésére. Miután az összes érdekelt fél jóváhagyta az ütemtervet, az ütemterv tervvé bővítése egyszerű.

A projekttervnek az ütemtervből való kinövése az érdekelt feleket és a csapatot egy oldalon tartja. Ez azt jelenti, hogy a projekt megvalósítása jobban igazodik az érdekelt felek elvárásaihoz.

Projektterv vs. projekt ütemterv: Mi a különbség?

Most, hogy ismeri az ütemterv célját, nézzük meg, miben különbözik az ütemterv a projekttervtől.

A projektterv egy részletes dokumentum, amely kommunikálja:

• Milyen feladatokat kell elvégezni?
• Mikorra?
• És ki által?

Leginkább belsőleg segít a projektvezetőknek a feladatok közlésében a csapattagokkal és a mérföldkövek előrehaladásának nyomon követésében.

A projektterveket feladatlisták, Kanban táblák vagy idővonalak segítségével lehet létrehozni és kezelni.

Az ütemterv ezzel szemben áttekintést nyújt a projektről anélkül, hogy belemenne a részletekbe. Hasznos a projektmenedzserek számára, hogy naprakészen tartsák az érdekelt feleket.

Összefoglalva, az ütemterv makroperspektívát nyújt a projektről. Míg a projektterv inkább mikroszintű áttekintést nyújt.

Mindkettő a projektmenedzsment fontos műtárgya, ahol a projektterv az ütemtervből fejlődik ki.

Projekt ütemterv sablonok: Előnyök & Hátrányok

A projekt ütemterv sablon egy használatra kész táblázat vagy prezentációs dokumentum. Szerkeszthet egy sablont, és létrehozhatja saját útitervét.

Tonnaszámra állnak rendelkezésre az interneten olyan sablonok, amelyeket azonnal elkezdhet használni.

De ezek a sablonok nem mentesülnek a hátrányoktól:

• A sablonok kezelése egyre nehezebbé válik, ahogy egyre több projekt részletet ad hozzá.
• A sablon gyors módosítása nem egyszerű vagy intuitív.
• A sablonokon való közös munka szinte lehetetlen sok ide-oda járkálás nélkül.

Megfontolandó a projekttervezési eszközök használata helyett

A rugalmatlan sablonok helyett használhat egy egyszerű projekttervezési eszközt, például a Toggl Plan-t. A Toggl Plan tökéletes megoldás minden projekt útitervezési igényére.

• Gantt-diagram idővonallal rendelkezik a részletes, mégis egyszerű projekt-úttérképezési folyamathoz.
• Egyszerűen lefektetheti a projekt kereteit, megoszthatja azt, és együttműködve dolgozhat a csapat minden tagjával.
• Az egyes feladatokra kattintva részleteket adhat hozzá, a jobb vizuális megjelenítés érdekében színkódolhat, és mérföldkövek segítségével lebonthatja a hosszú és bonyolult projektet.
• Amikor pedig elkészítette az ütemtervet, részletes projekttervvé bővítheti azt. A projekt végrehajtását pedig a feladatok előrehaladásának követésével Kanban táblák segítségével irányíthatja.

Útiterv-sablonforrások

Ha még mindig szüksége van egy projekt-útiterv-sablonra inspirációként vagy az irodai eszközeiben való használatukhoz, íme három forrás, amely segít az elindulásban:

• Timeline sablonok MS office számára
• Open-source projekt ütemterv sablonok
• Gantt diagram sablonok Google Sheets számára

Hogyan készítsünk projekt ütemtervet?

Eleddig láttuk, hogy mi az útiterv és mi a célja. Most nézzük meg, hogyan kell útitervet készíteni.

Íme a lépések:

1. Tartsunk projektindító megbeszélést.
2. Gyűjtsük össze a szükséges projektinformációkat.
3. Készítsünk útiterv-idővonalat.

Tartsunk projektindító megbeszélést

A projektindító megbeszélés a startlövés a verseny kezdetén. Más szóval a megbeszélés célja:

• Az érdekelt felek bemutatása és a csapat megismerése.
• Az érdekelt felek elvárásainak megismerése.
• A projektben felmerülő kérdések vagy korai hiányosságok tisztázása.

A szükséges projektinformációk összegyűjtése

A projektet befolyásoló összes információt össze kell gyűjtenie, mielőtt belevághatna az ütemterv elkészítésébe. Ide tartoznak a projektcélok, a teljesítendő feladatok, a mérföldkövek, az érintettek, a szükséges erőforrások, a kockázatok, a függőségek stb.

• A projekt hatóköre és a teljesítendő feladatok, hogy segítsen rangsorolni a teljesítést.
• Megegyezett mérföldkövek, hogy a csapat a határidők betartása érdekében a pályán maradjon.
• A projekthez szükséges csapattagok és erőforrások, valamint elérhetőségük a projekt ütemezése során.
• Kockázatok, amelyek miatt a projekt eltérhet az ütemtervtől vagy a költségvetéstől.

A projekt ütemtervének elkészítése

Az ütemtervet mindig elkészítheti egy táblázat vagy sablon segítségével. Az ütemterv létrehozása azonban igazán egyszerűvé válik egy olyan vizuális projekttervezési eszközzel, mint a Toggl Plan.

Íme, így néz ki egy egyszerű webhelytervezési projekt ütemterv a Toggl Plan idővonalán.

Az ütemterv elkészítéséhez:

• Állítsa fel a projekt megvalósítandó elemeit a függőségek és az üzleti célok alapján.
• Becsülje meg az egyes megvalósítandó elemekhez szükséges erőfeszítéseket és időt. Ne felejtse el figyelembe venni az erőforrások és a csapat rendelkezésre állását, valamint minden olyan kockázatot, amely késleltetheti a projektet.
• Adjon hozzá mérföldköveket minden egyes megvalósítandó elemhez.
• Rendezze el az idővonalon azokat a magas szintű feladatokat, amelyek a mérföldkőhöz vezetnek.

Itt egy gyors videó, amely bemutatja, hogyan készíthetünk ütemtervet a Toggl Plan segítségével.

Az érdekelt felek elvárásainak kielégítése

Most, hogy elkészült a projekt ütemterve, értsük meg, hogyan tehetjük elégedetté az érdekelt feleket. Íme, hogyan:

• Vonja be az érdekelt feleket az ütemterv közös kidolgozásába. Ez biztosítja, hogy az érdekeltek tisztában legyenek azzal, hogy mikor mi történik, még a projekt megkezdése előtt.
• Gyakran frissítse az ütemtervet. A projekt ütemtervei az új áttörésekkel vagy kockázatokkal változnak. Ezért minden változást azonnal frissíteni kell az ütemtervben, és meg kell osztani az érdekeltekkel.
• A projektkockázatok korai kommunikálása. Projektmenedzserként folyamatosan küzd a kockázatokkal és azok mérséklésével. Ha folyamatosan tájékoztatja az érdekelt feleket, elkerülheti az utolsó pillanatban érkező meglepetéseket és kellemetlenségeket.

A Toggl Plan segítségével kétféleképpen tarthatja naprakészen az érdekelt feleket.

Először is, felveheti az érdekelt feleket a csapatába. Így együttműködve dolgozhatnak Önnel az ütemterv készítésekor. Emellett e-mailben értesítést is kaphatnak, ha valami változik.

A Toggl Plan idővonala könnyen használható és intuitív. Még a technikában kevésbé jártas érdekeltek számára is gyerekjáték lesz a használata.

Másrészt megoszthatja az idővonal csak olvasható nézetét az érdekeltekkel. Így nyomon követhetik, hogy mi történik a projektben anélkül, hogy a legapróbb részletekkel zavarnák őket.

Összefoglaló

A projekt ütemterv segít a projekt elindításában és az érdekeltek elvárásainak kezelésében. Segít továbbá motiválni a csapatot a határidők betartására.

Az ütemterv elkészítése három lépésből áll:

• Elindító megbeszélés tartása.
• A projektinformációk összegyűjtése (célok, hatókör, teljesítendő feladatok, mérföldkövek, kockázatok stb.).
• A menetrend idővonalának elkészítése.

A projekt menetrendjét bármely irodai szoftver eszközzel elkészítheti. De egy olyan vizuális idővonal eszközzel, mint a Toggl Plan, szuperegyszerűvé teszi az ütemterv létrehozását és frissítését.

Feliratkozás egy ingyenes Toggl Plan fiókra

.