OneNote 101: Szervezzen és legyen produktív a Microsoft OneNote-tal

Ha az irodája olyan, mint a miénk, minden héten előfordulnak megbeszélések, kávézások és rögtönzött folyosói helyzetjelentések. Egyeseknél ez mindennapos. És amikor ez megtörténik, elkerülhetetlen, hogy rengeteg jegyzettel, ötlettel, kérdéssel, nyomon követéssel és tennivalóval távozzunk.

A probléma az, hogy a jegyzetek nyomon követése nagyon gyorsan nagyon kuszává válhat.

Valószínűleg van néhány jegyzet a megbeszélésről a postaládájában, talán egy Word-dokumentumba mentve, vagy még jobb, ha a megbízható jegyzetfüzetébe firkálva, amit majd holnap megpróbál megfejteni.

A számtalan megbeszélés, a napi feladatok és az egyre növekvő halom öntapadós jegyzeteid között nehéznek érezheted, hogy a csirkekaparások – és a napod – tetején maradj, de nem kell.

Ha a jegyzeteid egyszerűsítéséről és rendszerezéséről van szó, rengeteg alkalmazás közül választhatsz. De nem vesztegetjük az időt arra, hogy mérlegeljük az egyes alkalmazások előnyeit és hátrányait. A Microsoft OneNote használatát javasoljuk.

Ez a legjobb jegyzetelő alkalmazás

Miért?

Nos, az egyszerű navigációtól és az összes eszközön való elérhetőségétől kezdve az azonnali keresésen át a valós idejű megosztás, együttműködés és alkotás képességéig, a jegyzetek – és a napod – kézben tartását sétagaloppá teszi.

És mindenekelőtt az, hogy Microsoft Gold Partnerek vagyunk, azt jelenti, hogy bocsánatkérés nélkül elfogultak vagyunk.

Az arany trófeánkat félretéve azonban azt ajánljuk, hogy használja a OneNote-ot, még akkor is, ha előszeretettel használ bőrkötéses jegyzetfüzetet és tollat.

Egyszerűen fogalmazva, a Microsoft OneNote egy digitális jegyzetfüzet, amely lehetővé teszi, hogy jegyzeteket készítsen és rendszerezze a napját – ahogyan csak akarja.

Dedikált jegyzetfüzetre van szüksége egy projekthez?

Egyszerű.

Van olyan jegyzetfüzet, amelyhez az egész csapat egyszerre hozzáférhet és frissítheti?

Nem probléma.

Vagy talán csak egy hely, ahol személyes jegyzeteit és kedvenc receptjeit tárolhatja?

Egyszerű.

Hogyan is használja a OneNote-ot, az élő szinkronizálásnak köszönhetően egy egyablakos digitális jegyzetfüzet áll a rendelkezésére, így mindig ott találja a jegyzeteit, ahol hagyta őket.

Ezzel a bemutatóval megismertetjük a OneNote-ot, és megmutatjuk, hogyan kezdjen hozzá, hogy kisöpörje a rendetlenséget, és a következő szintre emelje termelékenységét és jegyzetelési játékát.

OneNote 101: Kezdő lépések

A OneNote használatának megkezdése egy gyors beszélgetéssel kezdődik kedvenc informatikai ügyfélszolgálatával – vagy a Microsoft OneNote weboldalának meglátogatásával, hogy letöltse és beállítsa az ingyenes alkalmazást – igen, 100%-ban ingyenes.

Ha már ott van, javasoljuk, hogy töltse le és állítsa be az Android, Windows és IOS eszközökre készült verziót is.

Megjegyzés: Ehhez a bemutatóhoz a OneNote for Windows 10 programot fogjuk használni. A különböző verziók kissé eltérő funkciókkal és felületekkel rendelkezhetnek, de az alapvető funkciók a OneNote alkalmazás minden verziójában egységesek maradnak.

Ha korábban hosszabb időt töltött azzal, hogy fizikai jegyzetfüzetet hurcolva próbált “rendszerezni”, akkor észre fogja venni, hogy a OneNote hasonló hierarchiával rendelkezik:

Bemutatkozás a jegyzetfüzetek, szakaszok és oldalak

Jegyzetfüzetek

A jegyzetfüzetek állnak a lánc tetején, és jellemzően egy átfogó témát képviselnek. Például dönthet úgy, hogy külön jegyzetfüzeteket vezet a magánéletének és a munkájának. Vagy lehet, hogy még részletesebben szeretne eljárni, és minden egyes ügyfelének vagy projektjének külön jegyzetfüzetet létrehozni. Bárhogy is dönt, itt nincs helyes, vagy helytelen megközelítés, csak határozza meg, mi működik a legjobban az Ön számára, és lépjen tovább.

Szekciók

A jegyzetfüzetén belül színes fülekre, úgynevezett szakaszokra szegmentálhatja a jegyzeteit. A szakaszok segítenek abban, hogy a jegyzetfüzetét altémákba és csoportokba rendezze. Ha például van egy jegyzetfüzete “Z ügyfél” számára, akkor választhat külön szakaszokat a megbeszéléseknek, a projekteknek és az általános információknak.

Lapok

A szakaszokon belül találja az oldalakat – ide írja be a jegyzeteit, képeket, hangokat, videókat, linkeket és szinte mindent, ami csak eszébe jut. A fenti “Ügyfél Z” példát folytatva, a “találkozók” szekcióban dönthet úgy, hogy minden egyes találkozónak, amelyet az ügyféllel tart, van egy oldala.

AOneNote legnagyobb erőssége a rugalmassága. A jegyzetfüzetek, szakaszok és oldalak felépítése mindig az Ön egyéni igényeitől függ, de ne bosszankodjon a “legjobb struktúra” miatt a kezdéshez. A szakaszokat és az oldalakat bármikor áthelyezheti, sőt annyi jegyzetfüzetet nyithat meg és zárhat be, amennyit csak akar.

A papírmentes jegyzetelés csúcsán maradása azon múlik, hogy gyorsan és egyszerűen tudja-e rögzíteni az ötleteit és a tartalmát. A jó hír? A OneNote funkciógazdag eszközeinek köszönhetően ez gyerekjáték, íme, hogyan:

OneNote 101: Hogyan rögzítheti jegyzeteit bárhonnan

Szabad űrlapbejegyzés

A OneNote-ba újakat gépelni kicsit olyan, mintha a Microsoft Wordöt használná, bár a Worddel ellentétben szabadon beillesztheti a tartalmat bárhová az oldalon – és rugalmasan oda húzhatja, ahová szeretné.

És ez nem korlátozódik a szövegre. A Beszúrás fülre való gyors kattintás lehetővé teszi, hogy egy csomó különböző adatot beszúrjon, a képektől, webes linkektől és alakzatoktól kezdve a megbeszélések részletein át a videókig és hangokig, sőt, még matematikai egyenleteket is készít, ha kéri.

És ha mégis inkább szabadkézzel firkálná le jegyzeteit, akkor is megteheti.

A tintázás néven ismert, amikor a OneNote-ot érintőképernyős eszközön – például táblagépen vagy okostelefonon – használja, akkor tollal vagy ujjával jegyzeteket, alakzatokat és ötleteket jegyezhet le. És ami még jobb, a OneNote képes a karcolásait olvasható – és kereshető – szöveggé alakítani, így nem kell azzal bajlódnia, hogy mit írt.

A jegyzeteinek – és postaládájának – tisztán tartása

“Van egy perce?”

Hányszor szakítják félbe az íróasztalánál egy rögtönzött megbeszélés miatt egy ügyféllel, projekttel vagy feladattal kapcsolatban?

És hányszor kavarog az íróasztalnál egy íróeszköz után kutatva, hogy aztán feladja, új e-mailt nyisson, és elküldje magának az újonnan talált teendők listáját?

“Állandóan!” ?

Ha igen, akkor most szánjon 2 percet az email-to-OneNote beállítására – vagy kérje meg az okos, éleslátó és alázatos informatikai csapatát, hogy tegye ezt meg Ön helyett.

Ez azt jelenti, hogy legközelebb, amikor valami közepén ragad a jegyzeteivel, nem kell összezavarnia a postaládáját. Ehelyett csak küldje el a jegyzeteit a [email protected] címre, és azok azonnal elérhetővé válnak a OneNote jegyzetfüzetében. Ilyen egyszerű.

Figyelem: Az utazási tervek, számlák vagy fontos e-mailek másolatát is továbbíthatja a [email protected] címre, hogy megkönnyítse a fontos információk iktatását és megtalálását.

Web Clipper

Ha a nap bármelyik részét online tartalomkutatással tölti, például új termékekkel a főnöke számára, új kávéfajtával az irodába, vagy Perth legjobb IT-támogatási szolgáltatóinak nagyon rövid listájával… 😉 A OneNote Web Clipper funkciója rögzíti a weboldalak tartalmát a jegyzetfüzetébe, ahol gyorsan és egyszerűen szerkesztheti, megjegyzésekkel láthatja el és megoszthatja az információkat.

Még több, mivel a OneNote automatikusan szinkronizálja a jegyzetfüzeteit az összes eszközén, a kivágott weboldalakat bármely számítógépen, táblagépen vagy telefonon elérheti – még akkor is, ha offline van.

Függetlenül attól, hogy gépel, kivág, tintáz vagy e-mailt küld, a OneNote számos módon segít abban, hogy ötletei gyorsan és hatékonyan kerüljenek egy oldalra. Ami azt jelenti, hogy pillanatok alatt csodálatos jegyzetekkel teli jegyzetfüzeted lesz. Ami nagyszerű, feltéve, hogy nem pazarolja az időt az oldalak lapozgatására, hogy megtalálja a dolgokat.

Szerencsére a OneNote rendelkezik néhány olyan eszközzel, amelyekkel a jegyzetek keresése, megosztása és biztosítása gyerekjáték. Nézze meg:

OneNote 101: Hogyan keresse, ossza meg és biztosítsa jegyzeteit

A legjobb dolog a OneNote használatában a hagyományos jegyzetfüzettel szemben az, hogy azonnal előkeresheti, amit keres, anélkül, hogy oldalról oldalra kellene lapozgatnia, hogy megtalálja.

OneNote keresés

Egy kattintás a keresés ikonra, vagy egy jól időzített CTRL + F azok számára, akik kedvelik a furcsa billentyűkombinációkat, megnyitja a OneNote keresősávját. Egyszerűen adja meg a keresési feltételeket, és a OneNote gyorsan átvizsgálja az összes begépelt szöveget, kézzel írt jegyzetet és még a képeken megjelenő szavakat is, hogy megtalálja a megfelelőt.

Megjegyzés: Ha szűkíteni szeretné a keresési eredményeket, a keresősáv alatti legördülő opcióval a OneNotes keresést az aktuális jegyzetfüzetre, az aktuális szakaszra vagy az aktuális oldalra korlátozhatja.

Címkézés

A tartalmat jegyzetfüzetek, szakaszok és oldalak szerint rendezve azt gondolhatja, hogy ennyi szervezésre lesz szüksége. Ami nagyszerű is. Itt az ideje, hogy gyorsan félretolja a régi jegyzetfüzetét.

De mielőtt ezt megtenné. Egy pillantás a OneNote címkézési rendszerére talán arra készteti, hogy a régi jegyzetfüzetet az újrahasznosító kukába tolja. Ami még jobb is.

Hogyan működnek a OneNote címkék?

Tegyük fel, hogy egy projektet vezet, nevezzük Projektnek: Címkékwinatlife.

És tegyük fel – mivel Ön egy jegyzetíró extraklasszis -, hogy létrehozott egy külön Jegyzetfüzetet a Projekthez.

És ebben a Jegyzetfüzetben létrehozott egy “Találkozók” részt – amely több oldalnyi jegyzetet tartalmaz, egyet minden egyes találkozóhoz, amelyet a projekt során tartott.

Zseniális. Valahogy így kellene kinéznie:

Most, a projekt során elkerülhetetlen, hogy számos megbeszélése legyen. Kérdések merülhetnek fel, új feladatok kerülhetnek meghatározásra, vagy fontos információk kerülnek megosztásra. Az Ön feladata pedig az, hogy közölje az információkat, delegálja a feladatokat, megválaszolja a kérdéseket és megmentse a világot.

Hát mi lenne, ha anélkül, hogy át kellene lapoznia a jegyzetek minden egyes oldalát:

• Minden egyes megbeszélésen felmerült kérdéseket azonnal visszakereshetné?
• Megkereshetné az összes olyan műveleti elem listáját, amelyet delegálnia kell; vagy akár
• megkereshetné az egész projekt során megosztott összes ötletet és ötletet?

Nos, a Címkék használatával megteheti.

A jegyzetek címkézése azt jelenti, hogy gyorsan visszatérhet a fontos elemekre, emlékeztetheti magát a feladatokra, vagy bármilyen módon szűrheti a jegyzeteit. Egyetlen sor szövegtől kezdve egy egész oldalig bármit megjelölhet. Ráadásul nagyon egyszerű:

A jegyzetek címkézéséhez csak helyezze a kurzort a tartalom mellé, kattintson a Kezdőlap fülre, és válassza ki a kívánt címkét a legördülő listából.

A OneNote alapértelmezés szerint előre feltöltve van egy sor címkével, például a “Fontos”, a “Teendő” és a “Kérdés” címkékkel, amelyeket azonnal használhat. De létrehozhat saját, egyéni címkéket is. Ha hozzánk hasonlóan önnek is több csapata van a szervezetében, előfordulhat, hogy minden csapat számára szeretne egy-egy címkét létrehozni, vagy egy sor címkét a különböző prioritásokhoz és így tovább.

Az egyéni címke létrehozásához csak kattintson a “Új címke létrehozása” gombra a Címke legördülő menüben, adjon nevet a címkéjének, és válasszon egy ikont, amelyet a címkéjéhez használni szeretne. Az egyéni Címke mostantól elérhető lesz a Címke legördülő menüben.

Ha gyorsan szeretné szűrni a jegyzeteit egy adott Címke alapján, csak navigáljon a keresősávra, és írja be a Címke nevét. Ha például a jegyzetfüzetében lévő összes kérdést szeretné visszakeresni, akkor a CTRL+F billentyűkombinációval megjelenítheti a keresősávot, beírhatja a “Kérdés” szót, és a OneNote megjeleníti az összes olyan elemet, amelyet a kérdés címkével jelölt meg.

Megjegyzés: Ha szűkíteni szeretné a címkével jelölt keresési eredményeket, akkor a OneNotes keresést a keresősáv alatti legördülő opcióval az aktuális jegyzetfüzetre, az aktuális szakaszra vagy az aktuális oldalra korlátozhatja.

Megosztás és együttműködés

Függetlenül attól, hogy jegyzőkönyvet készít egy fontos megbeszélésről, jegyzeteket készít egy konferencián, vagy ötleteket gyűjt egy projekthez, eljön az idő, amikor egy ilyen üzenetet kap:

És jegyzetelő hős lévén, aki vagy, engedelmeskedsz, és elkezded bemásolni és beilleszteni a jegyzeteidet egy e-mailbe, majd elküldeni azt – ezzel elindítva egy epikus e-mail-jegyzettenisz játékot… De mi lenne, ha nem kellene?

AOneNote lehetővé teszi, hogy megossza a jegyzetfüzetét a csapattagokkal, barátokkal vagy családtagokkal, így együttműködhet, megoszthatja, visszajelzést gyűjthet és ötletelhet – valós időben. Sőt, a OneNote még azt is nyomon követi, hogy ki mivel járult hozzá, automatikusan beillesztve a tartalom mellé a monogramját.

A következő alkalommal, amikor meg szeretné osztani a jegyzeteit, csak navigáljon a jobb felső sarokban lévő Megosztás gombra, és adja meg annak az embernek az e-mail címét, akivel meg szeretné osztani a jegyzetfüzetét.

“De mi van, ha nem akarom, hogy szerkesszék a jegyzeteimet?”

Megértjük. Mi is lehetünk drágák a jegyzeteinkkel kapcsolatban. Szerencsére teljes mértékben ellenőrizheti, hogy kinek van joga szerkeszteni vagy csak megtekinteni a jegyzeteit.

Egyszerűen kattintson a címzett e-mail címe alatti legördülő menüre, és válasszon a “Szerkesztheti” és a “Megtekintheti” között.

“De nem akarom, hogy az összes jegyzetemet láthassák…”

Ezt is megértjük – nem szeretné, ha bizalmas információk rossz kezekbe kerülnének, igaz? Nos, a régi jegyzetfüzetével ellentétben a OneNote megkönnyíti az információk védelmét a jelszóval védett szakaszokkal.

Hogyan védheti jelszóval a jegyzeteit

1. Navigáljon a jegyzetfüzetének arra a szakaszára, amelyet védeni szeretne, és kattintson a jobb gombbal a szakasz fülre, hogy megjelenjen a beállítások menü.
2. Válassza a “Jelszóvédelem” lehetőséget, majd kattintson a “Jelszó hozzáadása” gombra.
3. Adja meg és erősítse meg a jelszót, majd kattintson az Enter gombra.

Mivel a szakasza zár alatt van, jelszó nélkül senki sem tudja majd megtekinteni az adott szakaszon belüli oldalakat, még akkor sem, ha megosztja a jegyzetfüzetét.

Néhány fontos megjegyzés a jelszavakkal kapcsolatban:

• A jelszavak nagy- és kisbetű-érzékenyek, és csak a jegyzetfüzet szakaszait lehet alkalmazni
• AOneNote titkosítást használ a jelszóval védett szakaszok védelmére. Ez azt jelenti, hogy ha elfelejti a szakaszok jelszavait, senki sem lesz képes visszaállítani és feloldani a jegyzeteit – még a Microsoft sem. Ezért legyen óvatos a jegyzetek bevitelénél, és használjon jelszókezelőt, hogy a jelszójátékot robotpilótára állítsa.
• A zárolt szakaszok továbbá nem szerepelnek a jegyzetfüzet kereséseiben. Tehát először a jelszóval kell feloldania a szekciót, hogy a jegyzetei kereshetőek legyenek.

Az Ön napja, rendszerezve.

A OneNote használatával akár a számítógépén, akár a mobil eszközén használja, mindig ott találja meg a jegyzeteit, ahol hagyta őket.

A OneNote rengeteg mindent kínál, ha a napod megszervezéséről van szó. És kíváncsiak lennénk, hogy Ön hogyan használja a OneNote-ot a szervezettség megőrzésére az alábbi hozzászólásokban.

Ha még nem ismeri a OneNote-ot, és elege van a világát összezavaró e-mailekből, öntapadós jegyzetekből és olvashatatlan tennivalókból, próbálja ki a fenti javaslatok közül néhányat – lehet, hogy a jegyzetelés olyan egyszerűvé válik, mint a pite. Sőt, még élvezetes is.