Mi a legnépszerűbb terapeuta számlázási és praxiskezelési eszköz?

Sok terapeuta számára az üzleti logisztika az egyik legkevésbé meggyőző aspektusa a virágzó magánpraxis működtetésének. A marketing, az ügyféljegyzetek kezelése és a számlázás mind-mind elvonja a figyelmet arról, ami a legfontosabb – az ügyfelekkel való időtöltésről.

A Zencare-nél segítünk a marketingfronton, így természetesen kíváncsiak voltunk a számlázás és a praxiskezelés legnépszerűbb eszközeire. Felmérést végeztünk és elemeztük a Zencare közösség több mint 100 terapeutájának eredményeit, hogy megtudjuk, mely praxiskezelő eszközöket részesítik előnyben a magánpraxisban dolgozó terapeuták.

Az alábbiakban őszinte, első kézből származó betekintést nyerhet a legnépszerűbb eszközökbe, beleértve azt is, hogy a terapeuták mely funkciókat értékelik a legjobban, milyen funkciókat álmodtak meg, és milyen valós információkkal szolgálnak a költségekről, a könnyű használatról és az integrációról.

A SimplePractice a választott platform!

Az eredmények megvannak, és a SimplePractice nyert! A megkérdezett Zencare terapeuták több mint egyharmada (34%) a SimplePractice-t használja, így a hálózatunkban dolgozó terapeuták első számú preferált számlázási és szoftverkezelési platformja.

A SimplePractice 8. helyezést ért el.7/10 elégedettségi pontszámot kapott az azt használó terapeuták körében, és a terapeuták 90%-a a “könnyű kezelhetőséget” jelölte meg a legjobban értékelt funkcióként.

A terapeuták sokféle számlázási és praxiskezelési eszközt használnak – egyetlen platform sincs többségben.

Meglepődtünk, amikor megtudtuk, hogy a terapeuták számlázási és praxiskezelési szolgáltatásai és módszerei között ennyi különböző lehetőség van. Felmérésünkben a terapeuták 15 különböző módszert jelöltek meg a számlázás és a páciensek adatainak kezelésére, beleértve az online platformokat, az offline/papír alapú rendszereket és a számlázási szakemberrel való együttműködést. Egyetlen módszer sem foglalta el a piac többségét; ehelyett úgy tűnik, hogy a legtöbb terapeuta megtalálja a számára legjobban működő eszközt és rendszert. Íme a megkérdezett terapeuták által használt platformok szerinti bontás:

• SimplePractice (34%)
• Office Ally (16%)
• Offline/Papíros-alapú (13%)
• TherapyNotes (11%)
• Terápiás időpont egyeztetés (6%)
• Theranest (5%)
• Billing professional (4%)
• My ClientsPlus (3%)
• Availity (2%)
• ShrinkRapt. (2%)
• A+Delphi (1%)
• Carepaths (1%)
• CounSol (1%)
• Optum (1%)
• Therapist Helper (1%)

A piac nagy részét a SimplePractice, az Office Ally és a TherapyNotes teszi ki.

A három vezető online számlázási és praxiskezelési eszköz – SimplePractice, Office Ally és TherapyNotes – együttesen az összes alkalmazott számlázási és praxiskezelési módszer 61%-át teszi ki. A SimplePractice (34%) szerezte meg a vezető helyet, amelyet az Office Ally (16%) és a TherapyNotes (11%) követ.

A terapeuták a SimplePractice-t és a TherapyNotes-t a könnyű kezelhetőség, az Office Ally-t és a papír alapú offline rendszereket pedig a költségek és a megfizethetőség miatt választják.

Miért választják a terapeuták az egyes platformokat? Úgy tűnik, kompromisszumot kötnek a könnyű használat és a költségek között.

A SimplePractice és a TherapyNotes a könnyű használat terén.

A terapeuták 90%-a a “könnyű használatot” jelölte meg a SimplePractice és a TherapyNotes legfontosabb jellemzőjeként.

Mitől egyedülállóan felhasználóbarát az első számú választás, a SimplePractice? Beszéltünk a Zencare terapeutáival, és megtudtuk, hogy szeretik a platform mobilalkalmazásait, a teljesen elektronikus felvételi folyamatot és a felhasználóbarát esztétikát.

A SimplePractice iOS és Android mobilalkalmazásokkal is rendelkezik – az iOS alkalmazásboltban 4.289 értékeléssel büszkélkedhet, átlagosan 4-es értékelésekkel.7 az 5 csillagból.

A kép a SimplePractice jóvoltából

“Mindig szeretem és használom a SimplePractice mobilalkalmazását” – mondja Dr. Ruben Hopwood, a Massachusetts állambeli Cambridge-ben dolgozó engedélyezett pszichológus.

Dr. Hopwood ezeket a funkciókat említi a SimplePractice alkalmazás előnyeiként:

• A függőben lévő tételek/dokumentumok ellenőrzése
• Biztonságos azonnali üzenetek küldése és fogadása az ügyfelektől (pl. az ügyfelek közvetlenül értesíthetik őt, ha késnek)
• Fizetések feldolgozása
• Naptár ellenőrzése és módosítása
• A számítógép és a mobilalkalmazás közötti interfész megkönnyíti és elérhetővé teszi a munkát

Kristen Acciari, a Rhode Island-i Warwickban (Rhode Island) dolgozó engedélyezett klinikai szociális munkás szerint a SimplePractice-t bármely más eszközzel szemben a teljesen elektronikus felvételi folyamat a meghatározó ok, amiért a SimplePractice-t választotta. “Ez egy nélkülözhetetlen érték – hat klinikusból álló csoportos praxisként semmiképpen sem tudtuk volna kezelni a jelenlegi ügyfélforgalmat a régi papíralapú űrlapokkal és adatátírási folyamattal.”

Az esztétika is lehet egy másik ok, amiért a szolgáltatók a SimplePractice-t választják – a megkérdezett felhasználók 31%-ának tetszik a SimplePractice általános megjelenése.

A kép a SimplePractice jóvoltából

“A szoftver könnyen használható, nagyon interaktív és kellemes a szemnek” – mondja Dr. Sarah Karytko pszichológus, aki a SimplePractice-t használja a Massachusetts állambeli Brookline-ban működő rendelőjében.

A TherapapyNotesnak viszont (még!) nincs alkalmazása, de a felhasználók elégedettek az általános termékkel. “Több mint egy éve használom a Therapy Notes-t, és nagyon elégedett vagyok mind a funkcionalitásával, mind a felhasználóbarátságával” – mondja Jamie Bloom, a New York-i Brooklynban dolgozó engedélyezett klinikai szociális munkás.

A kép a TherapyNotes jóvoltából

A TherapyNest, amelyet a megkérdezett terapeuták 5%-a használ, rendelkezik iOS alkalmazással – bár mivel a cikk írásakor mindössze 9 értékelés található az App Store-ban, talán (szó szerint!) alulértékelt. Stephanie Saklad, a New York állambeli Queensben, licencelt kreatív művészeti terapeuta körülbelül két éve használja boldogan a TheraNestet. Művészetterapeutaként nagyra értékeli, hogy “van egy rész, ahová be tudom szkennelni a dokumentumokat, így be tudom szkennelni az ügyfelek műalkotásait, valamint a felvételi papírjaikat”.

Az Office Ally és más ingyenes eszközök a költségek tekintetében győznek.

A terapeuták háromnegyede a “költséget/megfizethetőséget” jelölte meg, mint a legfontosabb dolgot, ami tetszik nekik az Office Allyban.

És ennek van értelme – hiszen az Office Ally nagy része ingyenes! (A nem par-kárigénylési díjjal együtt, amely akkor alkalmazandó, ha a havi igénybevétel legalább 50%-a nem par-fizetőktől származik).

Image courtesy of Office Ally/Vimeo

Ez a SimplePractice és a TherapyNotes 39-$59$/hó alapdíjához és 49-$59$/hó alapdíjához képest – és ez még a követelésfeldolgozás, a hitelkártyadíjak és a hozzáadott funkciók, például a távterápia további díjai előtt van.

A saját rendszert vagy papír alapú rendszert használó terapeuták hasonlóan a költségelőnyök miatt választják ezt az utat.

Claudia Giolitti, a New York-i engedélyezett pszichoterapeuta a G-Suite Google Sheets szolgáltatását használja a praxisában. A G-Suite a Google termékeinek üzleti célú változata, és lehetőséget kínál üzleti társulási megállapodás (BAA) aláírására a HIPAA-biztonság érdekében; a Google Sheets úgy működik, mint az Excel, lehetővé téve a felhasználók számára táblázatok készítését és kezelését.

Giolitti imádja, hogy ingyen intézheti üzleti adminisztrációs munkáját – de az esztétika és a könnyű használat szempontjából nem annyira vevő rá. “Szép lenne, ha lenne automatikus javítás funkció, vagy különböző hasznos formanyomtatványok sablonjai” – mondja. “Például egy sablon űrlap adózási célokra, kiadásokra, bevételekre, betegszolgálati naplóra stb. Továbbá jelszóval védett lehetőség az űrlapok megosztására az egy rendelőben dolgozó terapeuták között, és egy jobb megjelenés. Elég egyszerű és zöld!”

A terapeuták általában elégedettek a választásaikkal!

A terapeuták elsajátították a boldogság művészetét? Többnyire elégedett ügyfelek! A három vezető online platform felhasználóinak közel fele jelezte, hogy összességében elégedett a választott platformmal.

A SimplePractice-t használó terapeuták mintegy fele (47%) jelezte, hogy összességében elégedett, és nincs panasza. A felhasználók valamivel több mint egyharmada (37%) szerette volna, ha a platform megfizethetőbb lenne, ezt követte a terapeuták 17%-a, akik szerint az ügyfélszolgálat nem segítőkész vagy nem elérhető.

Az álomfunkciók: A terapeuták azt szeretnék, ha a platformjuk rendelkezne biztonságos csoportos e-mail küldéssel, az ügyfelek számára a dokumentumok feltöltésének lehetőségével, valamint több lehetőséggel a praxis márkaépítésére.

A számlázási és szoftvereszközöknek érdemes lenne tudomásul venniük: a terapeutáknak rengeteg fejlesztési ötletük van!

“Bárcsak használhatnám a biztonságos üzenetküldést, hogy egyszerre küldhessek egy teljes e-mailt az összes páciensnek a praxisfrissítésekről” – mondja Dr. Karytko, az egyébként elégedett SimplePractice-ügyfél. “Jelenleg biztonságosan tudok egyéni üzeneteket küldeni a pácienseknek, de egy e-mail blast előnyösebb lenne.”

Dr. Hopwoodnak is van néhány ötlete a SimplePractice-szal kapcsolatban. “Az egyik olyan elem, amire igazán szükségem lenne, és ami jelenleg nem áll rendelkezésre, az a lehetőség, hogy az ügyfelek feltölthessék az általam kért dokumentumokat, például az értékelő jelentések másolatát, orvosi információkat, elbocsátási vagy vizsgálati összefoglalókat és az információk kiadására vonatkozó űrlapokat.” Egy másik (bevallottan kisebb) kívánság? “A levélpapírral és/vagy logóval formázott formanyomtatványok.”

Brennan Mallonee, a massachusettsi Somerville-ben működő, engedélyezett mentálhigiénés tanácsadó a MyClientsPlus-t használja – és bár nagyra értékeli a csalhatatlanul szívélyes ügyfélszolgálatot, a funkciókat illetően lát javítanivalót. “Az ütemezés, az időpont-értesítések és a hitelkártya nyilvántartása a Jituzun keresztül történik, amely nyilvánvalóan korábban a MyClientsPlus-tól különálló cég volt. A két rendszer közötti integráció egy része még mindig kissé nehézkes.”

A G-Suite felhasználója, Giolitti még egy utolsó álomfunkciót ad hozzá: a lehetőséget, hogy “időpont-emlékeztetőket állíthat be az ügyfeleknek, és automatikus e-maileket küldhet, ha születésnapjuk van!”

A papír alapú, offline rendszer még mindig a #3 választás!

A papír alapú ügyintézés a múlté? Úgy tűnik, még nem – a megkérdezett terapeuták 13%-a jelezte, hogy vagy offline, vagy papír alapú rendszerrel kezeli számlázását. Ezzel a papír alapú kezelés a 3. helyen áll a preferált lehetőségek között, az Office Ally (16%) és a TherapyNotes (11%) között.

Miért választják egyes terapeuták az offline maradást? 85% a költségeket és a megfizethetőséget jelöli meg, mint az első számú dolgot, ami tetszik nekik a technológia nélküliségben. De úgy tűnik, a terapeuták hozzászoktak az általuk kifejlesztett rendszerhez is – 70% a könnyű kezelhetőséget jelölte meg, mint okot, amiért szeretnek papíralapúak maradni, beleértve az alábbi megjegyzéseket:

• “A technológia alapú eszközökkel tapasztalt problémák hiánya”
• “Hozzászoktam”
• “Nincs digitális biztonsági kockázat”

Fun shoutouts: Az egyik terapeuta megosztotta, hogy “a férje végzi a számlázást”, és hogy azért kedvelik ezt a módszert, mert “nem hibázik, és nyomon követi a késedelmes visszatérítéseket”. Imádjuk a csapatmunkát! Az egyik válaszadó pedig “saját maga hozta létre” a saját platformját – ez aztán a vállalkozói szellem!

Nagyon kevés terapeuta ad ki számlázási szakembert.

Sűrű időbeosztása ellenére szinte minden megkérdezett terapeuta maga intézte a számlázást és a praxismenedzsmentet, és csak 4% dolgozott felbérelt számlázási szakemberrel. A #hustle is real!

A New York-i, bostoni és Rhode Island-i terapeuták hasonló választékkal rendelkeznek, amikor a praxiskezelési platformokról van szó – de a Rhode Island-iak egy kicsit változatosabbak a preferenciáikban.

A preferált platformok földrajzilag eltérnek? Az eredmények nem sokban különböznek a három megkérdezett régióban, nagyon kis különbségekkel a legnépszerűbb platformok sorrendjében.

A New York-i terapeuták esetében a SimplePractice a terapeuták több mint egyharmadát (37%) nyerte meg, ezt követi az offline/papír alapú (16%), az Office Ally (14%) és a TherapyNotes (9%).

A bostoni terapeuták majdnem fele a SimplePractice mellett tette le a voksát (45%), ezt követi az Office Ally (20%), az offline/papír alapú (15%) és a TherapyNotes (10%).

A Rhode Island-i terapeuták jobban megoszlottak a preferált módszerek tekintetében, a legnépszerűbb opció, a SimplePractice a terapeuták kevesebb mint egyharmadát fogta meg; ezt követte az Office Ally (15%), holtversenyben a TherapyNotes és a Therapy Appointment (egyenként 13%), valamint az offline/papír alapú (8%).

Következtetés? A SimplePractice a könnyű használat és a funkciók bősége, az Office Ally a költségek és a megfizethetőség tekintetében győz, a TherapyNotes pedig egy alulreprezentált gyöngyszem lehet – a SimplePractice-szal párhuzamos elégedettségi pontszámmal.

Tudjon meg többet az egyes számlázási és praxiskezelési platformokról a TherapyNotes, TheraNest, Office Ally és SimplePractice jellemzőinek és költségeinek elemzésén keresztül, beleértve a Zencare szolgáltatók értékeléseit is. Itt megtudhatja, hogyan válasszon a SimplePractice és a TherapyNotes között, és összehasonlítjuk a terapeuták számlázási és praxiskezelési platformjait is.

Kezdi vagy bővíteni szeretné magánpraxisát? Csatlakozzon a Zencare terapeutahálózathoz, hogy része legyen az ellenőrzött szolgáltatók támogató közösségének! Aktív e-mail listaszervezetünkön keresztül felteheti kérdéseit, professzionális online jelenlétet építhet, és ajánlásokat kaphat olyan ügyfelek számára, akik nagyszerűen illeszkednek az Ön praxisához. Kérjen még ma egy ingyenes hívást terapeuta sikercsapatunktól, hogy többet tudjon meg.

Felmérésünket 2019. január 18. és január 21. között több mint 500 terapeutának küldtük el a Zencare hálózatában New York Cityben, Rhode Islanden és Massachusettsben. Elemzésünket a szolgáltatóktól kapott 102 válasz alapján végeztük el.