Jó írás
On szeptember 28, 2021 by admin4.3. Jó írás
Tanulási célok
- A jó üzleti írás hat alapvető tulajdonságának azonosítása.
- A jó íráshoz hozzájáruló retorikai elemek és rokon stratégiák azonosítása és magyarázata.
Az egyik gyakori aggodalom az, hogy egyszerűen arra a kérdésre keressük a választ, mi a jó írás? Az írásbeli üzleti kommunikáció tanulmányozása során haladva megpróbálunk választ adni erre a kérdésre. De ismerjük fel, hogy bár a kérdés egyszerű lehet, a válasz összetett. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Írás és beszéd. New York, NY: McGraw-Hill. több kulcsfontosságú pontot ajánl, amit érdemes megjegyezni.
A jó üzleti írás
- követi a szabályokat,
- könnyen olvasható, és
- vonzza az olvasót.
Vizsgáljuk meg ezeket a tulajdonságokat részletesebben.
Bailey első pontja elég sok vitát generál. Mik a szabályok? Vajon a “szabályok” a közönség elvárásaitól vagy az iparági szabványoktól függenek, attól, amit az angoltanárod tanított neked, vagy azok a szerzők csodálatos írásaiban tükröződnek, amelyekre pozitív példaként hivatkozhatsz? A válasz “a fentiek mindegyike”, egy ponton pontosítva. Előfordulhat, hogy a közönség elvárásai és az iparági szabványok között kell egyensúlyt találnia egy dokumentum esetében, és lehet, hogy egyensúlyt vagy kompromisszumot kell találnia. BaileyBailey, E. (2008). Írás és beszéd. New York, NY: McGraw-Hill. rámutat a józan észre, mint a jó írás egyik alapvető kritériumára, de a józan ész a tapasztalat terméke. Az egyensúly keresésekor az olvasói megértés a döntő tényező. Nem biztos, hogy a pontosvessző helyes használata az, ami egy mondat működéséhez szükséges. Az olvasóközönségednek különös figyelmet kell viselnie minden írásodban, mert nélkülük nem sok írásbeli feladatod lesz többé.
Amikor azt mondjuk, hogy a jó írás a szabályokat követi, nem azt értjük ezalatt, hogy az író nem lehet kreatív. Ahogyan egy művészeti tanulónak tudnia kell, hogyan kell egy jelenetet helyes perspektívában lerajzolni, mielőtt a perspektíva “elhajlításával” “megszegné a szabályokat”, úgy egy írónak is ismernie kell a nyelvi szabályokat. A szavak helyes használatának, a megfelelő nyelvtani szerkezetű mondatalkotásnak és a logikus bekezdések felépítésének ismerete olyan készségek, amelyeket az író a feladattól függetlenül használhat. Bár egyes üzleti környezetek konzervatív írást követelnek meg, vannak olyan területek, ahol a kreativitás nem csak megengedett, hanem kötelező is. Képzelje el, hogy egy reklámügynökségnél vagy egy szoftverfejlesztő cégnél dolgozik; ilyen helyzetekben a siker az új, kipróbálatlan ötletek kifejezéséből fakad. A nyelvi szabályok és a helyes írás szabályainak betartásával az író ezeket a kreatív ötleteket olyan formában tudja kifejezni, amely világosan átjön és elősegíti a megértést.
Hasonlóképpen, a könnyen olvasható írás nem azonos a “lebutított” vagy leegyszerűsített írással. Mi az, ami könnyen olvasható? Egy fiatal közönség számára lehet, hogy egyszerű, közérthető kifejezéseket kell használni, de az ő nyelvhasználatuk figyelmen kívül hagyása mesterséges és szükségtelen akadályt jelent. Egy Miley Cyrusra utaló példa működhet az egyik olvasóközönségnél, egy másiknál viszont nem fog tetszeni. A szakma-specifikus kifejezések értékes célt szolgálhatnak, amikor pontos fogalmakról írunk. Nem mindenki fogja érteni egy szakma összes kifejezését, de ha a közönségünk nagyrészt járatos az adott szakterület fogalmaiban, akkor az iparági kifejezések használata segít kapcsolatot teremteni az olvasókkal.
Az igazán kiváló író az, aki képes az összetett gondolatokat úgy elmagyarázni, hogy az olvasó is megértse. Néha az olvasás megkönnyítése abból fakadhat, hogy az író egy ragyogó szemléltető példát választ a lényeg megértéséhez. Más helyzetekben az is lehet, hogy az író definíciókat épít be a szövegbe, hogy az ismeretlen szavak jelentése világos legyen. Az is lehet, hogy olyan dinamikus, konkrét igéket választ, amelyek világossá teszik, hogy mi történik, és ki végzi a cselekvést.
Bailey harmadik pontja az olvasó érdeklődésére vonatkozik. Vajon el akarják majd olvasni? Ennek a kérdésnek kell irányítania sok mindent, amit írsz. Egyre inkább vizuális, auditív és multimédiás csatornákon keresztül szerzünk információt a környezetünkből, a YouTube-tól kezdve a streaming audiofelvételeken át az online hírek nézéséig. Egyesek szerint ez az olvasásra fordított figyelem csökkenéséhez vezetett, ami azt jelenti, hogy az íróknak rövid, ütős mondatokkal és frappáns mondatokkal kell megszólítaniuk az olvasókat. Azonban még mindig rengeteg olyan ember van, aki szívesen merül el egy érdekes cikk, javaslat vagy marketinganyag olvasásában.
Az olvasó figyelmének megragadásában talán a legáltalánosabban használható stratégia az, ha megfogalmazza, hogy az írása hogyan tudja kielégíteni az olvasó igényeit. Ha a dokumentumában olyan információkat közöl, amelyekkel megválaszolhat egy kérdést, megoldhat egy problémát, vagy elmagyarázhatja, hogyan növelheti a nyereséget vagy csökkentheti a költségeket, érdemes ezt már az elején kijelenteni. Azzal, hogy a “mi hasznomra válik” stratégiával nyitsz, okot adsz a közönségednek arra, hogy érdekelje, amit írtál.
A jó írás további tulajdonságai
A fenti Bailey-féle listát egészítsük ki néhány további tulajdonsággal, amelyek meghatározzák a jó írást. A jó írás
- megfelel az olvasó elvárásainak,
- egyértelmű és tömör,
- hatékony és hatásos.
Az olvasó elvárásainak való megfeleléshez az írónak meg kell értenie, hogy ki a célzott olvasó. Bizonyos üzleti helyzetekben csak egy személynek ír: a főnökének, egy másik osztályon dolgozó munkatársának, vagy egy egyéni ügyfélnek vagy eladónak. Ha jól ismeri az illetőt, akkor ugyanolyan könnyű lehet neki írni, mintha a szülőjének vagy a lakótársának írna üzenetet. Ha nem ismeri az illetőt, akkor legalább néhány ésszerű feltételezést tehet az elvárásairól az általa betöltött pozíció és az Ön munkájához való viszonya alapján.
Más helyzetekben előfordulhat, hogy olyan dokumentumot ír, amelyet egy csoport vagy csapat, egy egész osztály vagy akár nagyszámú vadidegen fog elolvasni. Hogyan láthatja előre az elvárásaikat, és hogyan szabhatja ennek megfelelően az írását? Természetesen szeretne minél többet megtudni a valószínűsíthető célközönségről. Az, hogy mennyit és milyen információkat tudhat meg, a helyzettől függően változik. Ha például weboldalak tartalmát írja, lehet, hogy soha nem találkozik azokkal az emberekkel, akik meglátogatják az oldalt, de megjósolhatja, hogy miért vonzódnak az oldalra, és mit várnak majd ott olvasni. A célközönség megismerésén túl az írásfeladat és annak céljának világos megértése segít abban, hogy megfeleljen az olvasói elvárásoknak.”
A világos és tömör írásra vonatkozó ötödik pont hozzáadása azt a növekvő tendenciát tükrözi az üzleti írásokban, hogy a hibák kiküszöbölésére törekszünk. A hibák közé tartozhatnak az előállítással kapcsolatos hibák, az írástól a szerkesztésig és az olvasói reakciókig. A világos és tömör írás kettős céljai egy központi célra mutatnak rá az egész kommunikációban: a hűségre. Ez a fogalom magában foglalja azt a célunkat, hogy az összes szándékolt információt pontosan közöljük, a lehető legkevesebb jel- vagy üzenetbomlással vagy félreértelmezéssel. A dokumentumok megtervezése, beleértve az írást és a prezentációt is, az üzenetek bontásának csökkentése érdekében a hatékony üzleti kommunikáció fontos része.
Ez elvezet minket a hatékonysághoz. Egy nap csak huszonnégy órából áll, és egyre többször kérik tőlünk, hogy kevesebből többet tegyünk, a rövidebb határidők szinte garantáltak. Íróként hogyan felel meg az egyre növekvő elvárásoknak? Minden egyes írói feladathoz szükség van a célok és a kívánt eredmények világos megértésére, és ha e két szempont valamelyike nem világos, az írás hatékonysága veszélybe kerülhet. Az újraírások olyan időt igényelnek, ami nem biztos, hogy rendelkezésére áll, de kénytelen lesz megtenni, ha a feladatot első alkalommal nem megfelelően végezte el.
Amint arról korábban már beszéltünk, ha szokássá teszi, hogy az írás folyamatának megkezdése előtt hasonló dokumentumokat olvas el, segíthet kialakítani egy mentális sablont a kívánt termékről. Ha látja lelki szemei előtt, hogy mit akar írni, és a hasonló dokumentumok perspektíváját a közönség igényeivel kombinálva, hatékonyabban tud írni. Az Ön írott dokumentumai termékek, és olyan ütemezésben lesz szükség rájuk, amely hatással van a munkatársaira és az üzletre. A hatékony dokumentumok hatékony előállításának képessége olyan készség, amely hozzájárul a sikeréhez.”
A hatodik pontunk ezt a gondolatot erősíti meg a hatékonyság hangsúlyozásával. Mi a hatékony írás? Olyan írás, amely sikeresen eléri a célját. Az írásfeladat céljának, céljainak és kívánt eredményeinek megértése segít abban, hogy elérje ezt a sikert. Lehet, hogy a munkáltatója azt szeretné, ha egy bemutatkozó értékesítési levél az értékesítési kapcsolatok, illetve az értékesítéshez vezető nyomon követéshez szükséges potenciális kapcsolatok számának növekedését eredményezné. Lehet, hogy a célközönsége nem ebből a szempontból látja a dokumentumot, hanem a “Hogyan segít ez nekem megoldani X problémát?” gondolkodásmóddal fogja olvasni. Ha mindkét célt teljesíti, akkor az írása közelít a hatékonysághoz. Itt a hatékonyságot a “közelít” szóval minősítjük, hogy rámutassunk arra, hogy az írás egyszerre folyamat és termék, és az írása folyamatosan erőfeszítést és figyelmet igényel az átdolgozásra és javításra.
Retorikai elemek és rokon stratégiák
A jó írás meghatározásának másik megközelítése az, hogy megvizsgáljuk, hogyan teljesíti a kommunikáció két jól ismert rendszerének céljait. Az egyik ilyen rendszer a retorika három klasszikus elemét foglalja magábanAz érvelés bemutatásának művészete. vagy az érvelés bemutatásának művészete. Ezek az elemek a logosz (logika), az éthosz (etika és hitelesség) és a pátosz (érzelmi vonzerő), amelyeket először az ókori görög tanító, Arisztotelész javasolt. Bár a retorikát gyakran alkalmazzák a szóbeli kommunikációra, különösen a nyilvános beszédre, a jó írás esetében is alapvető fontosságú.
A célok második csoportja az úgynevezett kognitív stratégiákat foglalja magábanAz üzenet megfogalmazásának, kifejezésének és a közönségnek való bemutatásának módjai. vagy a megértés elősegítésének módjai,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). A vizuális nyelv tervezése: Strategies for professional communicators (14. o.). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. az elmúlt évtizedekben Charles Kostelnick és David Rogers által kifejlesztett. A retorikai elemekhez hasonlóan a kognitív stratégiák is alkalmazhatók a nyilvános beszédben, de a jó írás kialakításában is hasznosak. A 4.2. táblázat “Retorikai elemek és kognitív stratégiák” leírja ezeket a célokat, céljaikat és példákat arra, hogyan valósíthatók meg az üzleti írásban.
A 4. táblázat.2 Retorikai elemek és kognitív stratégiák
| Aristotelész retorikai elemei | Kognitív stratégiák | Fókuszpont | Példa az alábbiakban Üzleti írás |
|---|---|---|---|
| Logos | Tisztaság | Tiszta megértés | A hét folyamán bejelentést teszünk a vállalatnak, de személyesen szerettem volna közölni önökkel, hogy a jövő hónap elsejével távozom a pozíciómból, és hároméves megbízatást vállalok a szingapúri irodánkban. Amint további részletek állnak rendelkezésre a számla kezelésével kapcsolatban, megosztom önnel.” |
| Konszenzus | Főbb pontok | A holnapi konferenciahíváson Sean szeretné bemutatni a csapat új tagjait, felvázolni a projekt ütemezését és költségvetését, valamint tisztázni az egyes személyek felelősségét a céljaink elérésében. | |
| Rendezés | Rend, hierarchia, elhelyezés | A részlegünk mátrixszerkezetű. Három termékfejlesztési csoportunk van, minden termékkategóriához egy-egy. Van továbbá egy gyártási csoportunk, egy pénzügyi csoportunk és egy értékesítési csoportunk; mindhárom termékkategóriához más-más csoporttagok tartoznak. A mátrixon belül a struktúránk lapos, ami azt jelenti, hogy nincsenek csoportvezetőink. Mindenki Bethnek, az osztályvezetőnek jelent. | |
| Ethosz | Hitelesség | Karakter, bizalom | Mivel több mint öt éve ismerem és dolgozom együtt Jesse-vel, bátran ajánlom őt a tanácsadói helyemre. Amellett, hogy Jesse kiváló képzettséggel rendelkezik, elhivatottságáról, őszinteségéről és gondoskodó hozzáállásáról ismert. Mindig mindent megtesz az ügyfeleiért. |
| Elvárás | Normák és várható eredmények | Amint az iparágunkra jellemző, minden árut FOB raktárunkból szállítunk. Az árak nem tartalmaznak szövetségi, állami vagy helyi adókat. A fizetési feltételek a számla kiállításától számított nettó 30 nap. | |
| Hivatkozás | Források és referenciakeretek | A Business Week 2009. október 15-i cikke szerint a Doosan Dél-Korea egyik legnagyobb üzleti konglomerátuma. | |
| Pátosz | Tónus | Kifejezés | Nem találok szavakat arra, hogy kifejezzem, mennyire hálás vagyok mindazért a támogatásért, amit nekem és a családomnak nyújtottak a szükség órájában. Ti vagytok a legjobbak. |
| Kiemelés | Relevancia | Szervezetünk egyik tagja részéről lelkiismeretlenség volt félbeszakítást kiabálni, miközben az elnök beszélt. Amire most szükség van – és hadd legyek egyértelmű -, az egy azonnali bocsánatkérés. | |
| Elkötelezettség | Kapcsolat | A hűséges katonák megfogadják, hogy soha nem hagyják elesett bajtársukat a csatatéren. |
Key Takeaway
A jó írást a helyesség, a könnyű olvashatóság és a vonzerő jellemzi; emellett megfelel az olvasói elvárásoknak, világos, tömör, hatékony és hatásos. A retorikai elemek (logosz, éthosz és pátosz) és a rokon stratégiák (egyértelműség, tömörség, elrendezés, hitelesség, elvárás, hivatkozás, hangnem, hangsúly és elkötelezettség) olyan célok, amelyeket a jó üzleti írás elér.”
GYakorlatok
- Válasszon egy olyan üzleti írást, amely felkeltette az érdeklődését. Mi késztette arra, hogy elolvassa? Ossza meg gondolatait osztálytársaival.
- Válasszon ki egy üzleti írást, és értékelje azt az ebben a részben bemutatott jó írás tulajdonságai szerint. Ön szerint az írás “jónak” minősül? Miért vagy miért nem? Beszéljétek meg véleményeteket osztálytársaitokkal.
- Identifikáljátok az éthoszt, a pátoszt és a logoszt egy dokumentumban. Ossza meg és hasonlítsa össze osztálytársaival.
Vélemény, hozzászólás?