Hogyan készítsünk készpénzes költségvetést

Digitális könyvtár > Pénzeszközök beszerzése és kezelése > Költségvetés “Hogyan készítsünk készpénzes költségvetést”

A legalapvetőbb szinten a költségvetés a tulajdonosok és a vezetők terve arra, hogy egy adott időszak alatt elérjék a vállalatra vonatkozó céljaikat. Ismerje meg a készpénzes költségvetések alapvető fogalmait, és hogy havi szinten értékelje a költségvetését.

MI VÁRHATÓ

Ez az Üzletépítő megismerteti Önt a készpénzes költségvetések alapvető fogalmaival, és felvázolja a vállalkozás készpénzes költségvetésének elkészítéséhez szükséges lépéseket. Azt is megmutatja, hogyan értékelje a költségvetését hónapról hónapra. Ez a Business Builder feltételezi, hogy vállalkozása számára már elkészült egy eredménykimutatás és egy mérleg. Az ezekből a pénzügyi kimutatásokból származó információk szerves részét képezik a költségvetés elkészítésének. Ezen információk nélkül ez a Business Builder nem biztos, hogy olyan hasznos lesz, mint amilyen lehetne.

MIT KELL TUDNIA, MIELŐTT ELKEZDÜNK

A legalapvetőbb szinten a költségvetés egy terv. A tulajdonosok és a vezetők terve arra, hogy egy adott időszak alatt elérjék a vállalatra vonatkozó céljaikat.

A készpénzköltségvetés elkészítése fontos vezetői feladat. Bár néhány kisvállalkozás egy ideig képes lehet túlélni költségvetés készítése nélkül, a hozzáértő cégtulajdonosok felismerik annak fontosságát. A készpénzköltségvetés megvédheti a vállalatot attól, hogy ne legyen felkészületlen a pénzforgalom szezonális ingadozásaira, vagy felkészítheti a vállalatot arra, hogy kihasználja a beszállítók váratlan mennyiségi kedvezményeit.

Míg más típusú költségvetések is készíthetők, mint például a tervezett vagy pro forma pénzügyi kimutatások, a készpénzköltségvetés a vállalat életképességének legfontosabb tényezőjére – a készpénzállományra – vonatkozó gazdálkodási terv. A vállalat készpénzpozíciója meghatározza, hogyan fizetik ki a beszállítókat, hogyan reagál egy bankár egy hitelkérelemre, milyen gyorsan tud növekedni a vállalat, valamint közvetlenül befolyásolja az osztalékokat, a tulajdonosi tőke növekedését és a nyereségességet.

Sok kisvállalkozás hasznosnak találja a havi készpénzköltségvetés elkészítését, és a tervezett és a tényleges összegek közötti eltérések havi szintű elemzését. Ez lehetővé teszi a kisvállalkozások tulajdonosai és vezetői számára, hogy a váratlan készpénzfelhasználásoknak mindig szem előtt legyenek.

Vigyázzon…A készpénzköltségvetés elkészítése megköveteli, hogy becsléseket (vagy a legjobb becsléseket) készítsen a vállalat és a működési környezet számos különböző aspektusára vonatkozóan. A jövőbeli eladások sok mindentől függenek, amelyek közül nem utolsósorban a versenytől, a helyi gazdasági környezettől és az Ön saját belső működésétől és kapacitásától. Ezenkívül az eladások becslése után a lehetséges költségeket is le kell vezetni. A számok kiszámításakor fontos szem előtt tartani, hogy a múltbeli tapasztalatok fontosak, de az intuíció is. A becsléseknek, amelyeket ki kell dolgoznia, a valóságon kell alapulniuk, ugyanakkor tartalmazniuk kell egy adag kreativitást és – ha indokolt – optimizmust.

A készpénzköltségvetésen kívül is vannak olyan költségvetések, amelyek fontosak a vállalat számára. A készpénzköltségvetés azonban jó első lépés, ha még új a költségvetés készítésében.

A készpénzköltségvetést nem lehet légüres térben készíteni. A költségvetés készítése előtt és közben a vállalkozások tulajdonosainak konzultálniuk kell a vonalvezetőkkel, a beszállítókkal és a kulcsfontosságú alkalmazottakkal, hogy a lehető legjobban kitalálják az adott időszakra vonatkozó célok és azok készpénzbevételekre és készpénzkiadásokra gyakorolt hatása közötti kapcsolatot.

Miért készítsen készpénzköltségvetést?

A készpénzköltségvetés több okból is fontos. Egyrészt lehetővé teszi, hogy vezetői döntéseket hozzon a készpénzállományra (vagy készpénztartalékra) vonatkozóan. A költségvetési folyamat által előírt típusú nyomon követés nélkül nem lehet tisztában a készpénz körforgásával a vállalkozásán keresztül. Egy év vagy egy üzleti ciklus végén a havi készpénzköltségvetések sorozata megmutatja, hogy mennyi készpénz érkezik a vállalathoz, és azt hogyan használják fel. A szezonális ingadozások világossá válnak.

A készpénzköltségvetés azt is lehetővé teszi, hogy értékelje és megtervezze a tőkeszükségleteit. A készpénzköltségvetés segít felmérni, hogy vannak-e olyan időszakok a működési ciklusában, amikor rövid távú hitelfelvételre lehet szükség. Segít továbbá felmérni a hosszú távú hitelfelvételi igényeket. Alapvetően a készpénzköltségvetés a vezetői döntések tervezési eszköze.

HOGYAN KÉSZÜLJÖN A KÉSZPÉNZKÖLTSÉGVETÉS

A készpénzköltségvetés elkészítéséhez három fő összetevőre van szükség. Ezek:

• időszak
• Vágyott készpénzállomány
• becsült forgalom és kiadások

időszak

A készpénzköltségvetés készítésekor az első döntés, amit meg kell hozni, hogy eldöntsük, milyen időszakra vonatkozik a költségvetés. Vagyis a következő három hónapra, hat hónapra, tizenkét hónapra vagy valamilyen más időszakra készítesz költségvetést? Ebben a Business Builderben egy 3 hónapos költségvetést fogunk készíteni. A megadott utasítások azonban bármelyik választott időszakra alkalmazhatók.

Készpénzállomány

A készpénzállomány összege, amelyet készpénzben kíván tartani, függ a vállalkozás jellegétől, a kintlévőségek kiszámíthatóságától és a gyorsan bekövetkező lehetőségek (vagy szerencsétlen események) valószínűségétől, amelyek jelentős készpénztartalékot igényelhetnek.

A készpénztartalékot bizonyos számú napi forgalomban mérlegelheti. A költségvetés készítésének folyamata segít meghatározni, hogy az időszak végén rendelkezik-e megfelelő készpénztartalékkal.

Értékelt forgalom és kiadások

A készpénzköltségvetés alapvető fogalma az összes jövőbeli készpénzbevétel és készpénzkiadás becslése, amelyek az adott időszak alatt történnek. A legfontosabb becslés azonban, amelyet el fog végezni, az értékesítés becslése. Ha ez megvan, a készpénzköltségvetés többi része a helyére kerülhet.

Ha az értékesítésben például 10 százalékos növekedést kívánnak és várnak, akkor a költségvetésben különböző más számlákat kell kiigazítani. A nyersanyagokat, a készleteket és az eladott áruk költségeit felül kell vizsgálni, hogy tükrözzék az értékesítés növekedését. Ezenkívül fel kell tennie a kérdést, hogy szükség van-e az értékesítési vagy az általános és adminisztratív költségek kiegészítésére, vagy a megnövekedett eladásokat a jelenlegi többletkapacitással is el lehet-e látni? Továbbá, hogyan befolyásolja majd az értékesítés növekedése a bér- és túlóraköltségeket?

Ahelyett, hogy minden költségtételt 10 százalékkal növelnénk, komolyan meg kell fontolni bizonyos méretgazdaságossági előnyöket, amelyek kialakulhatnak. Más szóval, talán egy beszállító kedvezményt kínál, ha megnöveli azt a mennyiséget, amelyben egy bizonyos terméket vásárol, vagy esetleg az eladások növekedését könnyen el tudja látni a jelenlegi értékesítési csapat; az ilyen típusú megfontolásokat mind figyelembe kell venni, mielőtt elkezdi a költségvetés tervezését. Minden kiadástípust (ahogyan az az Ön eredménykimutatásában szerepel) értékelni kell a növekedési vagy csökkenési lehetőségei szempontjából. A becsléseknek a vállalkozás működtetésében szerzett tapasztalatain és a vállalkozással kapcsolatos céljain kell alapulniuk arra az időszakra vonatkozóan, amelyre a költségvetést készítik. A várható készpénzbevételek és a várható készpénzkifizetések legalább a következő kategóriáit kell figyelembe venni:

• Készpénzegyenleg:
• Várható készpénzbevételek
• Készpénzértékesítés
• Követelések behajtása
• Számlák beszedése
• Egyéb bevételek
• Várható készpénzkiadások:
• nyersanyag (készlet)
• Bérszámfejtés
• Egyéb közvetlen költségek:

• reklám
• értékesítési költségek
• igazgatási költségek
• létesítmény és berendezések kiadásai
• egyéb kifizetések

A következőkben az egyes tételek leírása:

Pénzegyenleg. A készpénzegyenleg az Ön készpénzállománya. Ez magában foglalja azt, ami a folyószámláin, a megtakarítási számláin, az aprópénzben és minden más készpénzszámláján van.

Készpénzértékesítés. Miután megkapta a készpénzértékesítés alapszámát, azt ki kell igazítani az esetleges kereskedelmi vagy egyéb árengedményekkel és az esetleges visszatérítésekkel. Mint korábban említettük, az értékesítés (és a követelések) alapszintjét a vállalat előrejelzései, céljai és korábbi tapasztalatai határozzák meg.

A követelések behajtása. Miután a követelések alapszintjét megállapították (az értékesítési előrejelzések alapján), azt ki kell igazítani, hogy tükrözze az adott időszak alatt ténylegesen kifizetett összeget. Egy kisvállalkozás esetében tipikus kiigazítás lehet az a feltételezés, hogy a követelések 90 százalékát abban a negyedévben szedik be, amelyben az értékesítés történik, 9 százalékát a következő negyedévben szedik be, 1 százalék pedig behajthatatlan marad. Természetesen a múltbeli tapasztalatok jelentik a legmegbízhatóbb mutatót e kiigazítások elvégzéséhez.

Egyéb bevételek. Az Ön készpénzállományát pozitívan befolyásolhatják az értékesítésből származó bevételeken kívüli egyéb bevételek is. Talán vannak olyan befektetések, osztalékok vagy egy várható hitelfelvétel, amelyek az adott időszakban készpénzt juttatnak a vállalathoz. Az ilyen típusú készpénzforrásokat “egyéb bevételeknek” nevezzük.”

Várható készpénzkiadások:

• nyersanyagok (készlet).

A kisvállalati kiskereskedők és gyártók esetében a legnagyobb készpénzkiadás általában a készletre vagy nyersanyagokra fordított összeg. Ismét a múltbeli tapasztalatok lesznek a legjobb mutatói a jövőbeli készpénzkiadásoknak. De ne felejtsen el számításba venni minden szükséges növekedést, hogy lépést tudjon tartani az előre jelzett eladásokkal. Arról is érdemes konzultálnia a beszállítóival, hogy várható-e bármilyen árváltozás.

• Bérszámfejtés.

A bérek általában a második legnagyobb kiadási tétel egy elszámolási időszak alatt. Ne felejtsen el becslést adni az összes megfelelő helyi, állami és szövetségi adóra.

• Egyéb közvetlen költségek.

Használja ezt a sort minden olyan további kiadásra, amely nem fér el kényelmesen a többi rovatban. Ha hiteltörlesztést teljesít, írja ide.

• Reklám.

A reklám szerepe vállalkozásonként eltérő. Ha az értékesítés növekedését tervezi, van-e kísérő marketing- vagy reklámkampány? Ezeket a költségeket be kell tervezni a költségvetésbe. Tartalmazza a nyomtatott (brosúrák, levelezőlapok és újsághirdetések), rádiós vagy egyéb hirdetési szolgáltatásokra fordított kiadásokat.

• Eladási költségek.

A tipikus értékesítési költségek közé tartoznak az értékesítési személyzet fizetése és jutalékai, valamint az értékesítési irodai költségek. Ez a tétel azonban tartalmazhat minden olyan utazási vagy egyéb, értékesítéssel kapcsolatos kiadást is, amelyet máshol nem fedeztek.

• Adminisztratív költségek.

Az általános irodai költségek tartoznak ide. Ide tartoznak a közüzemi szolgáltatások, a telefon, a fénymásolás és a mindennapi irodai költségek. Hacsak nincsenek nagy változások folyamatban, a múltbeli tapasztalatok irányadóak a jövőbeli adminisztratív költségek értékelésénél.

• Gépek és berendezések.

Itt kell szerepeltetni a berendezések kölcsönére, jelzáloghitelre, javításra vagy egyéb karbantartásra fordított készpénzkifizetéseket. Ismét a múltbeli tapasztalatok lesznek az irányadók.

• Egyéb kifizetések.

Ha vannak olyan várható készpénzkifizetések, amelyek nem szerepelnek a fenti felsorolásban, akkor azokat itt tüntesse fel. (Ha ezek ismétlődőek, megfontolhatja egy külön sor hozzáadását.) Jellemzően azonban a kamatfizetések és az adók tartoznak ide.

Itt egy példa egy kisvállalkozás készpénzes költségvetésére:

KISVÁLLALKOZÁS KÉSZPÉNZES KÖLTSÉGVETÉSE
A 200. március 31-én végződő három hónapra

TételJanFebMárciusKezdési készpénzállomány15.000-13.50020.000 Várható készpénzbevétel: Készpénzes eladások 20,00025,00030,000Követelések behajtása45,00055,00070,000Számlák egyéb bevételek005,000Egyesített készpénzbevétel80,00066,500125,000 Várható készpénzkifizetések: 50,00011,0005,000Bérszámfejtés10,40010,40010,40010,400egyéb közvetlen költségek2,0002,0002,0002,000reklám10,00000értékesítési költségek6,0008,0006,000igazgatási költségek4,5004,5004,5004,5004,500üzem és berendezések kiadásai10,00010,00010,000Egyéb kifizetések600600600600600Kassza kiadások összesen93,50046,50038,500Kassza többlet (vagy hiány)-13,500*20,000*86,500

* A záró pénzforgalmi egyenleg lesz a következő időszak kezdő pénzforgalmi egyenlege.

1. lépés: Készítsen készpénzköltségvetést a vállalatának egy három hónapos időszakra.

HOGYAN ELEMZZE A KÉSZPÉNZKÖNYVET

A készpénzköltségvetés elkészítése csak az első lépés a helyes pénzügyi gazdálkodás felé. A következő lépés az elemzés, hogy lássuk, mennyire felel meg a vállalat a várakozásoknak. Történtek-e váratlan pénzkiáramlások? Ha igen, komolyan befolyásolja-e a vállalat pénzügyi helyzetét?

A készpénzköltségvetés nyomon követésének egyszerű módszere, ha minden hónapban elkészítjük a költségvetés és a tényleges és a tervezett kiadások összehasonlító jelentését. Ez a jelentéstípus három oszlopból áll. Az első oszlop a költségvetésben szereplő összegeket, a második oszlop a vállalat tényleges teljesítményét, a harmadik oszlop pedig a különbséget mutatja százalékban kifejezve.

Az alábbiakban egy minta hó végi költségvetési jelentés a fiktív Teknős cég számára.

Budget versus tényleges jelentés
200x májusra

TételBudgetTénylegesVáltozásKasszaegyenleg 5,0005,0000% Készpénzbevétel: Készpénzértékesítés20,00022,000110%Követelések beszedése15,00013,50090%Számlák egyéb bevételek00 Összes pénzeszköz40,00040,500101% Készpénzkifizetések: Bérszámfejtés7,2009,400130%Egyéb közvetlen költségek500500100%Hirdetési költségek5001,000200%Eladási költségek1,5001,40093%Adminisztratív költségek500500100%Létesítmény- és eszközkiadások5,0007,500150%Egyéb kifizetések00 Összes készpénzkiadás30,20035,300116%Pénztári többlet (vagy hiány)9,8005,20053%

Amint látható, a készpénzkiadások a bérszámfejtés, a reklám és az üzem és felszerelés tekintetében meghaladták a Teknős cég költségvetésében szereplő összegeket. Mivel azonban a vállalat havonta elemzi ezeket a számokat, változtatásokat lehet eszközölni, mielőtt a megnövekedett kiadások kezelhetetlenné válnának. A költségvetés kontra tényleges jelentés használata lehetővé teszi a tulajdonosok számára, hogy pontosan megállapítsák, hogy a tényleges pénzbevételek és -kiadások mennyiben térnek el a várakozásoktól, és hogy kiigazításokat hajtsanak végre.

2. lépés: Ha az adatok rendelkezésre állnak, készítsen egy költségvetés kontra tényleges jelentést a vállalkozására vonatkozóan.

Összefoglalás

Ez a Business Builder a vállalkozás készpénzköltségvetésének elkészítésére összpontosít. Bár számos más típusú költségvetés is készíthető, a kisvállalkozás-tulajdonosoknak nagy figyelmet kell fordítaniuk a készpénzhelyzetükre, és készpénzköltségvetést kell készíteniük a vállalatuk számára. A havi költségvetés vs. tényleges jelentés elkészítése megadja a kisvállalkozó tulajdonosoknak azokat az információkat, amelyekre szükségük van ahhoz, hogy fontos döntéseket hozzanak a vállalatuk készpénzhelyzetével kapcsolatban.

Csekklista

___ A készpénzköltségvetés elkészítésekor nem felejtette el, hogy a záró készpénzegyenleg legyen a következő időszak kezdő készpénzegyenlege?

___ A készpénzkiadások becslésekor nem felejtett el figyelembe venni minden további anyag-, munka- vagy egyéb költséget a tervezett eladásokhoz?

___ Reális az adott időszakra kitűzött értékesítési cél?

___ Nem felejtette el korrigálni a követeléseket az esetleges behajthatatlan összegekkel?

___ A bérköltségek kiadásai tartalmazzák az adókat?

RESOURCES

Könyvek

Pénzügyi döntéshozatal: Fraley: A CPA/Attorney’s Perspective by David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. by James C. Van Horne and John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. by Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. by Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Az író: Muro Muro, átdolgozott kiadás: E. Bond