Hogyan javíthatod az üzleti írásodat

Valószínűleg állandóan írsz a munkád során: ajánlatokat az ügyfeleknek, feljegyzéseket a felsővezetőknek, állandóan e-maileket a kollégáknak. De hogyan biztosíthatja, hogy az írása a lehető legvilágosabb és leghatékonyabb legyen? Hogyan teheti kiemelkedővé kommunikációját?

Mit mondanak a szakértők
A túlhajszolt, kevés idővel rendelkező vezetők azt gondolhatják, hogy írásuk javítása fárasztó vagy akár komolytalan feladat. Pedig egy érdekes és intelligens mondat megformálásának ismerete alapvető fontosságú a hatékony kommunikációhoz, az üzlet megnyeréséhez és a megkülönböztetéshez. “Ahogy Marvin Swift emlékezetesen mondta, a tiszta írás tiszta gondolkodást jelent” – mondta Kara Blackburn, az MIT Sloan School of Management vezetői kommunikációval foglalkozó vezető oktatója. “Lehet a világ összes nagyszerű ötlete, de ha nem tudod kommunikálni, senki sem fogja meghallani őket.” Szerencsére mindenki képes fejlődni, mondja Bryan Garner, a The HBR Guide to Better Business Writing című könyv szerzője. Szerinte a hatékony írás “nem olyan adottság, amivel az ember születik”. “Ez egy olyan készség, amit művelni kell”. Íme, hogyan írhat egyszerűen, világosan és pontosan.

Gondolkozz, mielőtt írsz
Mielőtt tollat ragadsz a papírra vagy kezet a billentyűzetre, gondold át, mit akarsz mondani. “Az a hiba, amit sokan elkövetnek, hogy idő előtt kezdenek el írni” – mondja Garner. “Írás közben dolgozzák ki a gondolataikat, amitől az írásuk kevésbé lesz strukturált, kanyargós és ismétlődő lesz”. Kérdezd meg magadtól: Mit kell tudnia vagy gondolnia a közönségemnek, miután elolvasta ezt az e-mailt, javaslatot vagy jelentést? Ha a válasz nem egyértelmű azonnal, akkor túl gyorsan halad. “Lépjen hátra, és töltsön több időt a gondolatai összegyűjtésével” – tanácsolja Blackburn.

Legyen közvetlen
Fogalmazza meg a lényeget rögtön az elején. Sokan úgy találják, hogy az iskolában kialakított írásmód és szerkezet nem működik olyan jól az üzleti életben. “Az üzleti írás egyik nagy betegsége, hogy a mondanivalót az írás középső részére halasztjuk” – mondja Garner. Azzal, hogy először tömören bemutatja a fő gondolatot, időt takarít meg az olvasónak, és élesíti az érveit, mielőtt belevetné magát az írás nagy részébe. Ha hosszabb feljegyzéseket és javaslatokat ír, Garner azt javasolja, hogy az első oldal tetején “legfeljebb 150 szóban” fogalmazza meg a problémát és a javasolt megoldást. “Szerezze meg az összefoglaló készségét” – mondja. “Ha a bevezető nem jó, akkor az egész írás nem lesz jó.”

Cut the fat
Ne használjon “három szót, amikor egy is megteszi” – mondja Blackburn. Olvassa az írását kritikus szemmel, és győződjön meg róla, hogy minden egyes szó a nagyobb mondanivaló felé hat. Vágj ki minden felesleges szót vagy mondatot. Nem kell például azt mondani, hogy “általános véleménykonszenzus”, amikor a “konszenzus” is megteszi. “Abban a pillanatban, amikor az olvasók úgy érzik, hogy egy írás bőbeszédű, elkezdenek elhallgatni” – mondja Garner. Javasolja a prepozíciók törlését (a nézőpontból nézőpont lesz); az -ion szavak cselekvés igékkel való helyettesítését (provided protection to lesz protected); a rövidítések használatát (don’t helyett do not és we’re helyett we are); és a is, are, was és were felcserélését erősebb igékkel (indicates helyett is indicative of).

A jargon és a 10 dolláros szavak elkerülése
Az üzleti írások tele vannak iparág-specifikus divatszavakkal és rövidítésekkel. És bár ezek a kifejezések néha elkerülhetetlenek, és időnként hasznosak lehetnek gyorsírásként, gyakran lusta vagy zavaros gondolkodásra utalnak. Ha túl sok ilyennel dobálózik, az olvasó azt fogja feltételezni, hogy ön robotpilóta üzemmódban van – vagy ami még rosszabb, nem érti, amit mond. “A zsargon nem jelent hozzáadott értéket” – mondja Blackburn, de “az egyértelműség és a tömörség sosem megy ki a divatból”. Garner azt javasolja, hogy készítsen egy “fekete listát” a kerülendő szavakról, beleértve az olyan kifejezéseket, mint a “cselekvőképes”, “alapvető kompetencia”, “hatásos” és “ösztönző”. Kerülje a grandiózus nyelvezetet is. Az írók gyakran tévesen azt hiszik, hogy a nagy szavak használata, amikor egy egyszerű szó is megteszi, az intelligencia jele. Ez nem így van.

Olvassa el, amit ír
Képzelje magát az olvasó helyébe. Világos és jól felépített a mondanivalód? Egyszerűek és tömörek a mondatok? Blackburn azt javasolja, hogy olvassa fel hangosan a szövegrészeket. “Ott mutatkoznak meg azok a hibák: a hézagok az érveidben, a nehézkes mondat, a két bekezdéssel túl hosszú szakasz” – mondja. És ne féljen megkérni egy kollégát vagy barátot – vagy még jobb, ha több kollégát és barátot -, hogy szerkessze meg a munkáját. Fogadja szívesen a visszajelzésüket; ne nehezteljen rá. “A szerkesztés egy baráti aktus” – mondja Garner. “Nem agresszió.”

Minden nap gyakorolj
“Az írás készség”, mondja Blackburn, “és a készségek gyakorlással fejlődnek”. Garner azt javasolja, hogy minden nap olvassunk jól megírt anyagokat, és figyeljünk a szóválasztásra, a mondatszerkezetre és a szövegfolyamra. “Kezdjünk el figyelni a The Wall Street Journal stílusára” – mondja. Fektessen be egy stílus- és nyelvtani útmutatóba, amelyből tájékozódhat – Garner a Fowler’s Modern English Usage című könyvet ajánlja. A legfontosabb, hogy iktasson be időt a szerkesztésre és átdolgozásra. “A saját írásod megírása és átdolgozása az, ahol a változás megtörténik, és ez nem gyors” – mondja Blackburn. “Az idő jól eltöltött idő, mert a jó írók kitűnnek a munka során.”

Az alapelvek, amiket érdemes megjegyezni:

Tegye:

• Tervezze meg, mit fog mondani, hogy az írása közvetlenebb és hatékonyabb legyen.
• Takarékosan használja a szavakat, a mondatok legyenek rövidek és lényegre törőek.
• Kerülje a szakzsargont és a “díszes” szavakat. Ehelyett törekedjen az egyértelműségre.

Ne:

• Azzal érveljen, hogy egyszerűen nem tud írni. Gyakorlással bárki jobb íróvá válhat.
• Tegyél úgy, mintha az első vázlatod tökéletes, vagy akár csak elfogadható lenne. Minden dokumentum javítható.
• Temesse el az érveit. A lehető leghamarabb mutassa be a fő gondolatát.

Egyes számú esettanulmány: Ne féljen megosztani
Amikor David McCombie vezetői tanácsadóként kezdett dolgozni a McKinsey & cégnél, azonnal rájött, hogy az az írásmód, amelyet a Harvard jogi karán csiszolt, nem alkalmas a vezetői szintű kommunikációra. “Az érveim felépítése volt az oka” – mondja David. “Azt a visszajelzést kaptam, hogy gyorsabban kell a lényegre térnem.”

A jogi vagy tudományos írásoknál “általában az ügy felépítésével kezdjük, és a fő pontot egészen a végére tesszük” – mondja. “De az üzleti kommunikációban a legjobb, ha először a konklúzióval kezdjük.”

Azért, hogy közvetlenebbé és hatékonyabbá tegye az írását, David több vezető kollégájától elkérte az összes korábbi prezentációjukat és jelentésüket, hogy utánozhassa a formátumuk és stílusuk kulcsfontosságú elemeit. Fontos e-maileket másolt át olyan megbízható kollégáknak is, akik különösen ügyes kommunikátorok voltak, és kikérte a visszajelzésüket.

David ezeket a gyakorlatokat átvitte az általa Miamiban alapított magántőke-befektetési cégbe, a McCombie Groupba. “Bármit elküldök a partneremnek, ami fontos, és ő átolvassa” – mondja David, hozzátéve, hogy jobban tudja, minthogy személyeskedésnek vegye a szerkesztéseket. “Megbeszéljük, hogy van-e jobb módja egy gondolat átadásának, hogyan lehetne tömörebben fogalmazni.”

Az írói munkájának javítása közvetlen hatással volt David azon képességére, hogy befolyásos szószólóvá váljon a szakterületén. Jelenleg könyvet ír a magántőke-befektetési cégének réspiacáról, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments címmel.

“Még ha a kezdetektől fogva tudtam is a jó üzleti írást, úgy gondolom, hogy az írás folyamatos fejlesztése és a következő szintre emelése abszolút kulcsfontosságú a sikerhez” – mondja David. “Minél többet csinálod, annál könnyebb lesz.”

Példatanulmány #2: Tanulmányozd a jó írást
Tim Glowa már sikeres karriert épített fel stratégiai marketing tanácsadóként, amikor úgy döntött, hogy ambícióit egy kicsit magasabbra helyezi. “Azt akartam, hogy vezető gondolkodóként tekintsenek rám” – mondja Tim – “és ehhez az kellett, hogy legyen álláspontom, és ezt az álláspontot a nyilvánosság elé kell tárnom.”

Tudta, hogy szakmai hírnevének javításához kulcsfontosságú az okos, emészthető véleménycikkek és kutatási cikkek készítése. Írásai már eddig is jó fogadtatásra találtak kollégái és kollégái körében, de tapasztalatainak nagy része a tudományos írásokban gyökerezett. Ezért elkezdte olvasni az üzleti kiadványokat, például a McKinsey Quarterly-t, a stílusért. “Tanulmányoztam, hogyan kommunikálnak” – mondja Tim – “és igyekeztem a saját írásomat közvetlenebbé és tömörebbé tenni.”

Egy vázlatkészítési rituálét is beépített az írásába. Mielőtt jelentéseket és feljegyzéseket ír, mostantól a három fő célt tartalmazó rövid vázlattal kezdi. “Nem lehet csak úgy elkezdeni gépelni, és azt várni, hogy eljutunk valahová” – mondja. “Ez olyan, mintha úgy mennél sétálni, hogy nem tudod, hol a célállomás.”

Tim, aki ma a Bug Insights nevű marketingelemző cég társalapítója, úgy véli, hogy az erőfeszítéseknek köszönhetően hatékonyabb kommunikátor lett, és nemcsak a hosszabb írásai, hanem az e-mailek, sőt még a hangüzenetei is jobbak lettek. “Ez gyakorlatilag minden kommunikációmban érvényesül” – mondja. És a munkája közönségre talál. Több tanulmányát több mint 100 000 alkalommal töltötték le, és egy Fortune 50 vállalat nemrég az egyik tanulmányát egy belső képzési és fejlesztési programban használta fel.

Tim elégedett a fejlődésével, de azt mondja, nem fogja abbahagyni az extra erőfeszítéseket. “Dolgozni kell érte” – mondja. “Bármikor, amikor egy új készséget fejlesztesz, tanulni kell.”