Hogyan egyensúlyozza ki a pénztárgépét, mint egy főnök

A pénztárgép kiegyensúlyozása elengedhetetlen része a vállalkozása napi rutinjának. Ahogyan a fogmosáshoz, úgy a pénztárgép fiókját is naponta egyensúlyba kell hoznia.

Ha a pénztárgép fiókjának kiegyensúlyozásával küzd, nincs egyedül. Olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan kell kiegyensúlyozni a pénztárgépfiókot, valamint tippeket és trükköket, hogy a fiókot hajózható állapotban tartsa.

Mi az a pénztárgépfiók?

Mielőtt belemerülne abba, hogyan kell kiegyensúlyozni a pénztárgépfiókot, meg kell tanulnia egy kis háttérinformációt róla.

A pénztárgépfiók, más néven kassza vagy kassza, készpénzt, érméket, csekkeket és egyéb értékes tárgyakat tárol (pl., kuponokat) az eladás helyén (POS).

Minden nap, műszak vagy időszak végén ki kell egyenlítenie a készpénzfiókot, hogy az összes bejövő tranzakciót elszámolhassa. A tranzakciók közé nemcsak a készpénz és a csekkek tartoznak, hanem a hitelkártyás fizetések és a borravaló is (ha van ilyen).

A legjobb, ha kijelölt alkalmazottakat vagy vezetőket bíz meg a készpénzfiók kiegyenlítésével. Így megbízható alkalmazottak dolgoznak a bejövő készpénzzel, szemben a több személlyel.

A pénztárgép kiegyensúlyozásáért jellemzően a következő vállalkozások felelősek:

• Ruházati üzletek
• Szupermarketek
• Étterem
• Pékségek
• Szupermarketek

Milyen gyakran kell kiegyensúlyozni a pénztárgépet?

Azért, hogy könyvelése a lehető legpontosabb legyen, minden nap vagy minden műszak után ki kell egyenlítenie a pénztárgépet. Így gyorsan (és könnyen) elvégezheti a korrekciókat, ha valami nem stimmel.

A néhány nappal, héttel vagy akár hetekkel ezelőtti dolgok korrigálása időigényes és bonyolult lehet, mert minden egyes napra külön-külön kell visszamennie és ellenőrizni a hibákat. A napi szintű kiegyensúlyozás segít csökkenteni a pénztárgépfiókban előforduló eltérések felkutatásával járó fájdalmat.

Lépések a pénztárgépfiók kiegyensúlyozásához

A pénztárgépfiók kiegyensúlyozásakor az Ön lépései eltérhetnek egy másik vállalkozásétól. Egy nagyobb vállalkozásnak például előfordulhat, hogy a nap folyamán több befizetést is el kell végeznie. Vagy egy kisebb vállalkozásnak lehet, hogy csak egy készpénzes fiókot kell számolnia.

Függetlenül attól, hogy milyen kicsi vagy nagy a vállalkozása, az alábbi négy lépés segít a helyes lépések megtételében, amikor a készpénzes fiók kiegyensúlyozásáról van szó.

Beszerezze a POS-jelentést

Mielőtt elkezdené a készpénzes fiók kiegyensúlyozását és a beérkező pénzforgalom elszámolását, ki kell nyomtatnia vagy hozzá kell férnie egy POS-jelentéshez, amely részletezi, hogy mennyinek kell lennie a kasszában.

A POS-jelentés kategóriánként, például készpénz, csekkek és hitelkártyás tranzakciók szerint bontja le az összegeket.

Számolja meg a készpénzt

Ha már kéznél van a POS-jelentés, itt az ideje megszámolni a készpénzt.

Minden nap vagy műszak kezdetén állandó összeget, például 100 dollárt kell a kasszában tartania. Ez biztosítja, hogy elegendő készpénze legyen ahhoz, hogy visszajárót adjon a vásárlóknak.

Amikor minden műszak vagy nap végén megszámolja a kasszát, számolja meg a készpénzt, és számolja össze a csekkeket, hitelkártyás bizonylatokat és egyéb tranzakciókat.

Hogy a folyamat kevésbé fárasztó legyen, fontolja meg a beruházást egy számlálógépbe. Egy számlálógéppel nem kell aggódnia amiatt, hogy kézzel számolja a készpénzt vagy a visszajárót.

Az aktuális készpénzegyenlegből mindenképpen vonja le a kezdeti készpénzegyenleget (pl. vonjon le 100 $-t).

Jegyezze fel, hogy mennyi készpénz, csekk, kupon, hitel stb. van a kasszában. Íme egy példa arra, hogyan követheti nyomon az összegeket:

A hitelkártyás bevételek összesítése után, csekkeket és készpénzt, hasonlítsa össze az összegeket a POS jelentéssel. Egyeznek? Ha igen, akkor minden rendben van! Ha nem, akkor még van mit kutakodnia.

Eltérések kivasalása

Szóval van egy eltérés a készpénzes fiókban? Semmi gond! Ez mindig megtörténik a kisvállalkozókkal.

A legtöbb eltérést emberi hiba okozza, például ha rossz visszajárót adunk egy ügyfélnek, vagy rosszul helyezzük el a hitelkártyás bizonylatot.

A készpénzfiók kiegyensúlyozásakor figyeljünk a túl- és a hiányra egyaránt. Túlkifizetésről akkor beszélünk, ha a fiókban több pénz van, mint amennyit a POS-jelentés szerint birtokolnia kellene. Hiányról akkor beszélünk, ha a kassza végösszege kevesebb.

A hiány azt jelentheti, hogy a készpénz elveszett, ellopták vagy rosszul számolták meg. A többlet általában azt jelenti, hogy a vásárlóitól kevesebbet kaptak.

Az eltérések feloldásakor végezze el a következő lépéseket:

1. Újraszámolja meg a készpénzt, csekkeket, kuponokat, hitelkártya-bevételeket stb.
2. Ellenőrizze a fiókban és a pénztárgép körül a hiányzó információkat (pl., bizonylatok)
3. Nézze át a POS tranzakciókat információkért, például hitelkártya tranzakciókért (ha van ilyen)

Győződjön meg arról, hogy valaki rögzíti a készpénzeltéréseket a kisvállalkozása eredménykimutatásán (P&L). A P&L kimutatásokat egészítse ki egy sorral a készpénzeltérések elszámolására.

Rögzítse a pénztárgép tranzakciókat

Miután megszámolja a pénztárgépet, és ellenőrizze az esetleges eltéréseket, rögzítse a pénztárgép tranzakcióit a könyveiben.

A pénztárgép összegének rögzítésekor ügyeljen arra, hogy a kezdőegyenleget (pl. 100 $) is figyelembe vegye. Jegyezze fel könyveiben a készpénz, a hitel, a bolti hitel (ha van), a csekkek, a kuponok és az egyéb eladások összegét.

Ha vannak olyan eltérések, amelyeket nem tudott megoldani, a többletet vagy a hiányt külön oszlopban számolja el.

Nézze meg az alábbi példát egy kiegyensúlyozott pénztárgépre:

Hát hogy néz ki, ha a pénztárjelentés és a számlálás nem egyezik? Nézzünk meg egy fiókot, amelyben eltérések vannak.

Mint látható, a fenti fiókból hiányzik 17.78$ készpénz és 2.50$ értékű kupon.

A kasszából további 12.78$ értékű csekk is hiányzik, amit nem jegyeztek fel az értékesítésben. Ha a csekkeladások alacsonyabbak, mint a beszedett csekkek összege, annak az lehet az oka, hogy az alkalmazott rossz fizetési móddal könyvelte a tranzakciót.

Tippek a fiókok kiegyensúlyozásához

A készpénzes fiókok kiegyensúlyozása nem kell, hogy bonyolult legyen. Használja az alábbi tippeket, hogy fiókja csúcsformában maradjon.

Minden fiókra egy személy jut

Ha a készpénzfiókról van szó, minél kevesebb ember fér hozzá, annál jobb. Fontolja meg, hogy korlátozza az egyes fiókokat használó személyek számát. A korlátozással elkerülheti a készpénzfiókok eltéréseit, és segíthet elkerülni a munkahelyi lopásokat.

Ugyanez a gondolat vonatkozzon a készpénzfiókok kezelőjére is. Korlátozza, hány ember egyensúlyozza a pénztárgépeket és kezeli a pénztárgépfiókok könyvelését az Ön vállalkozásában.

Feladatok kijelölése

Az elszámoltathatóság érdekében bízzon meg egy vagy két megbízható alkalmazottat a pénztárgépfiók(ok) kiegyensúlyozásával. Kijelölhet egy személyt a fiók megszámlálására, míg egy másik alkalmazott a bankbetétet készíti elő. A készpénzfiókokat kezelő alkalmazottak írjanak alá egy jelentést, amely jelzi, hogy kiegyensúlyozták a fiókot.

A következő nap vagy a következő műszak kezdetén számolja újra az egyes fiókokban lévő készpénzt, hogy ellenőrizze a kezdeti egyenleg helyességét. Ha vállalkozása több fiókot használ, ossza ki ezt a feladatot minden egyes pénztárosra, és kérje meg őket, hogy számolják meg a saját fiókjukat.

Az értékesítési jelentések felhasználása

Ha rendelkezik POS-rendszerrel, ne féljen az értékesítési jelentések előnyös felhasználásától. A jelentések segítségével láthatja egy fiók kezdő, aktuális és nap végi egyenlegét. Az értékesítési jelentések segíthetnek:

• Elkerülheti, hogy túl sok készpénz legyen egy fiókban
• Ellenőrizheti, hogy egy vásárlót megrövidítettek-e
• Figyelhet az alkalmazottak lopásaira

Az értékesítési jelentések betekintést adhatnak a napi pénzforgalomba is. Ha látni szeretné, hogyan alakulnak az eladások, hívja elő az eladási jelentést.

Napközben készpénzbefizetés

Azért, hogy a készpénzes fiókja szép és rendezett maradjon, fontolja meg, hogy napközben kitakarítja azt. Hogyan teheti ezt meg? Befizetések.

Ha úgy találja, hogy a nap folyamán túlcsordul a készpénzfiókja, akkor több kisebb befizetést végezzen a széfjébe vagy a bankba, hogy a kassza készpénzmennyiségét alacsonyan tartsa. Ellenkező esetben rendezetlen fiókkal és rosszul elhelyezett vagy ellopott pénzzel lehet dolga.

A nap folyamán a lassabb időszakokban végezzen befizetéseket. Így nem kell kapkodnia, hogy kivegye és megszámolja a készpénzt.

A vállalkozásának méretétől és a bejövő készpénzmennyiségtől függően előfordulhat, hogy a nap folyamán többször kell befizetnie. Ha vállalkozása kisebb, ezt a lépést valószínűleg teljesen kihagyhatja.

Nézzen utána az állandó eltéréseknek

Ha újra és újra eltéréseket észlel a készpénzfiókban, akkor valami nem stimmelhet. Lehet, hogy lopott pénzzel van dolga, ha a készpénz folyamatosan nem egyezik a pénztárjelentésekkel.

Figyeljen a mintákra, például a rutinszerű hiányokra. Ha például azt veszi észre, hogy egy alkalmazott fiókjában állandóan 20 dollár hiányzik, akkor lehet, hogy jobban kell kutakodnia és megfigyelnie.

Ne kell elszámolnia a készpénzes fiók készpénzforgalmával? Nem probléma! A Patriot könyvelőszoftverrel könnyedén rögzítheti vállalkozása bevételeit és kiadásait. Kezdje el az önvezető bemutatót még ma!

Szereti, amit olvas? Lépjünk kapcsolatba, barátom! Lájkoljon minket a Facebookon, és beszélgessünk.

Ez nem minősül jogi tanácsadásnak; további információkért kattintson ide.