Hogyan dolgozzunk ki egy toborzási tervet

A sikeres toborzási terv több mint számok. Az üres álláshelyek és a toborzási költségvetés képezik a toborzási tervek alapját, de a helyes felvételi gyakorlatok alkalmazása felemelheti azokat.

Hogyan készítsen toborzási tervet:

Vizsgálja felül a munkaköri leírásokat

A munkaköri feladatok idővel változhatnak. Beszéljen a csoportvezetőkkel, és kérdezze meg tőlük, hogyan változtak a szerepeik és a csapattagok szerepei. Ha az értékesítési csapata ma már fiókmenedzsmentet is végez, frissítse munkaköri leírásaikat.

Ha még nincsenek hivatalos munkaköri leírásai, fontolja meg egy munkakör-elemzés elvégzését – ez egy olyan folyamat, amelynek során meghatározzák a munkakör feladatait és követelményeit. Szervezzen interjúkat a munkatársakkal, hogy megbeszéljék a feladataikat és felelősségi köreiket. Használhat munkaköri leírás-sablonokat is, ami kényelmes alternatívája a munkaköri elemzés elvégzésének.

Készséghiány-elemzés elvégzése

A készséghiány-elemzés elvégzése szisztematikus módja annak, hogy elemezze munkatársai jelenlegi készségszintjét, és meghatározza a jövőben szükséges készségeket.

A készséghiány-elemzés elvégzéséhez:

1. A jövőben szükséges készségek azonosítása.
2. A már meglévő készségek felmérése.
3. A jelenlegi és a kívánt készségek összehasonlítása és a hiányosságok pótlásának tervezése.

A jövőbeli toborzási igények azonosítása a felső vezetéssel és a csoportvezetőkkel folytatott beszélgetés révén, hogy megértse a meglévő készségszinteket. Tudja meg, hogyan tervezik a jövő évi célok elérését. Egészítse ki a meglátásaikat a legutóbbi teljesítményértékelésekkel vagy munkavállalói felmérésekkel. Értékelje az egyes keresett készségeket egy skálán (leggyakrabban egy három- vagy ötfokozatú skálán.)

Priorizálja a felfedezett készséghiányokat. A hiányosságokat úgy is kezelheti, hogy képzési terveket készít alkalmazottai számára. Ha a készséghiányok túl nagyok, fontolja meg új emberek felvételét a hiányok pótlására.

Vizualizálja a felvételi tevékenységét

A készséghiány-elemzés általános képet ad arról, hogy hány új alkalmazottra lesz szüksége a hiányok pótlásához, de más módon is megjósolhatja a felvételi igényeket. A munkaerő-felvételi tervében kvantitatív módszereket használhat a jövőbeli munkaerő-felvételek előrejelzésére. A vállalatok például napi értékesítési célokat tűzhetnek ki, hogy elérjék a bevételi céljaikat. Termelékenységi mérőszámok segítségével kideríthetik, hogy a jelenlegi alkalmazotti létszámuk képes-e elérni ezeket a célokat. Ha nem, akkor kiszámíthatják, hogy hány embert kell még felvenniük.

A felvételi vezetők meglátásai szintén jó becslést adhatnak arról, hogy hány embert kell felvennie. Ütemezzen megbeszéléseket a felvételi vezetőkkel, hogy megvitassák a felvételi tervét és a személyzeti igényeiket. Az információk alapján készítsen egy felvételi terv táblázatot a negyedévenként vagy havonta várható új felvettek számával. Íme egy példa:

A nagyobb csapat- vagy részlegkezdeményezések előtt jóval korábban vegyen fel munkatársakat, hogy az új alkalmazottaknak elegendő idejük legyen a munkájuk elsajátítására és a beilleszkedési időszak teljesítésére. Ha például a marketingcsapata júniusban új kampányt tervez indítani, jóval előtte – ideális esetben az első negyedévben – teljesítse a felvételi igényeket. Tartsa szem előtt az átlagos feltöltési és felvételi időt. Egy Pályakövetési rendszer (ATS) automatikusan megadhatja ezeket az információkat.

Változtassa meg felvételi folyamatát:

Nézze át korábbi felvételi terveit és felvételi szokásait, és tegye fel magának a kérdést:

• A felvételi csapatok jól kommunikáltak?
• A felvételi folyamatok megfeleltek a felvételi vezetők igényeinek?
• Hogyan teljesítettek az új alkalmazottak a próbaidő alatt?
• Milyen volt az új alkalmazottak fluktuációs aránya (az első három hónap alatt távozó új alkalmazottak)?
• Voltak jogi problémák a felvételi folyamatokkal vagy a jelöltekkel kapcsolatos tapasztalatokkal? (pl. fontolja meg a jogellenes interjúkérdéseket és azok jogi alternatíváit)
• Szükség van-e bármilyen változtatásra a toborzási vagy felvételi politikájában?

Az ezekre a kérdésekre adott válaszok meghatározzák a felvételi módját és azt, hogy mennyit költ a hatékony munkavégzésre. Ha például úgy találja, hogy a felvételi csapatoknak gondot okozott az e-mailen keresztüli kommunikáció, akkor választhat egy felhasználóbarátabb felvételi eszközt. Ha a vezetők úgy találják, hogy az újonnan felvettek nem rendelkeznek az elvárt készségek egy részével, vizsgálja meg, hogy érdemes-e befektetni a felvételt megelőző tesztelésbe.

A jobb felvételi folyamat a hatékony beszerzéssel kezdődik. Töltse le ingyenesen a teljes beszerzési útmutatót.

Felvételi költségvetés készítése

Ha már megtervezte a felvételi tevékenységét, számítsa ki az egy felvételre jutó költséget és a toborzási hozam arányát. Adja össze az összes belső (például az ajánlóprogram ösztönzői és a toborzók fizetése) és külső toborzási költséget (például az ügynökségi, álláshirdetési és háttérellenőrzési díjakat), és ossza el az összeget az újonnan felvettek számával. A személyzeti költségvetés tervezési folyamat részeként prognosztizálja azt az összeget, amelyet a leendő alkalmazottai számára személyzeti költségként (bérek, juttatások és teljes mértékben terhelt költségek) fizet.”

Gondolkodjon felvételi csapatokban

A felvételi folyamatának nem csak az egyes felvettek esetében kell hatékonynak lennie. Egy hatékony és tartós csapatkultúrát kell kialakítania. Íme, hogyan vonzhat – és tarthat meg – jobb csapatokat:

• Tűzzön ki sokszínűségi célokat. A sokszínű csapatok jobban teljesítenek, mint homogén társaik. Építse be a sokszínűségi célokat a felvételi folyamatba, és vizsgálja meg az olyan szervezetekkel való partnerséget, mint a Society of Women Engineers és az Ascend, az észak-amerikai üzleti szakemberek pán-ázsiai szervezete.

• Képezze ki az interjúztatókat. Még a tapasztalt interjúztatók is lehetnek elfogultak. Az egyenlő foglalkoztatási lehetőségekről (EEO) szóló képzés segíthet az interjúztatóknak a jogi irányelvek betartásában. Az olyan szállítók, mint az Interview EDGE és a The Lou Adler Group segíthetnek az interjúztatóknak készségeik fejlesztésében. A HR belső képzéseket is szervezhet.

• Használjon olyan eljárásokat, amelyek csökkentik az előítéleteket. Az előítéletek gyakran nem tudatosak. Megszüntetésük nem könnyű, de a folyamatok finomhangolásával csökkentheti őket. Fontolja meg a vak felvételi és a strukturált interjútechnikák alkalmazását a felvételi előítéletek csökkentése érdekében.

A felvételi terv elkészítése lehetőséget ad arra, hogy felturbózza a toborzást, és újragondolja a felvétel módját. Ha objektívebb felvételre és az előítéletek csökkentésére törekszik, produktívabb csapatokat építhet, és elősegítheti a befogadóbb vállalati kultúra kialakulását.

Megtudhatja, hogyan lendítheti fel felvételi tervét a Workable segítségével!