Hogyan írj olyan követő e-maileket, amelyek gyakorlatilag garantálják a választ (sablonokkal!) – Mindmaven.com

How to Write Follow Up Emails That Virtually Guarantee a Response (with Templates!)

Egyszer töltöttél már úgy, mintha évekig dolgoztál volna a “tökéletes” e-mail elkészítésén, de csak rádiócsendet kaptál cserébe? Ha olyan, mint a legtöbb ember, akkor valószínűleg igen.

Egy nemrég készült tanulmány szerint egy átlagos ember naponta 141 e-mailt kap, de csak 40-et küld el.

Nem kell matematikusnak lenni ahhoz, hogy rájöjjünk, ez azt jelenti, hogy az e-mailek 3/4-ed részére soha nem érkezik válasz. A kérdés az, hogy hogyan tudja a maga javára fordítani a paklit, hogy növelje annak az esélyét, hogy az áhított 1/4-ed részese legyen?

Kétségtelen: Az, hogy hogyan írja meg az első e-mailt, nagy szerepet játszik ebben, és már elég részletesen beszéltünk arról, hogyan írjon olyan e-maileket, amelyekre válaszolnak.

A nap végén azonban az első e-mail csak a csata egyik fele. Még ha mindent jól csinálsz, akkor is előfordulhat, hogy nem kapsz választ. És ha ez megtörténik, a szerencse a nyomon követésben rejlik.

A probléma az, hogy sokan nem tudják, hogyan és mikor küldjenek nyomon követő e-maileket. Ez a bizonytalanság elbizonytalanítja őket, és ennek következtében gyakran végül nem küldenek semmit (vagy olyat küldenek, ami a legjobb esetben is hatástalan).

Most három bevált nyomonkövetési e-mail sablonról fogunk beszélni, amelyekkel gyakorlatilag garantálhatja a címzett válaszát.

Megjegyzés: Ez a blogbejegyzés új online programunk, Az e-mail válasz & Lehetőségteremtő tanfolyam része. Kattintson ide, ha többet szeretne megtudni!

Az első dolgok az elsők között: Lépj túl magadon – ez nem személyes

De mielőtt erre rátérnénk, van valami fontos, amire szeretnék rámutatni. Ha elküldesz egy e-mailt, amire nem kapsz választ, ne vedd magadra.

A válasz hiánya nem feltétlenül jelenti azt, hogy valami baj volt az e-maileddel, és azt sem, hogy a másik személy szándékosan figyelmen kívül hagy téged.

Tapasztalatom szerint ez ritkán fordul elő.

Az igazság az, hogy a címzett valószínűleg látta az e-mailt, és minden szándéka megvolt a válaszadásra. Csak később. Amikor a dolgok lelassultak. A probléma az – a legjobb szándéka ellenére -, hogy amikor órákkal (vagy akár napokkal) később végre lelassultak a dolgok, egyszerűen elfelejtette.

Tudom, hogy én is csináltam már ilyet, és lehet, hogy ön is bűnös ebben.

Szóval ezt tartsa észben:

Amíg az eredeti e-mailed abból indul ki, hogy valódi értéket nyújtasz a másik személynek, addig nincs miért aggódnod.

Nem hagynak figyelmen kívül, és te sem zaklatod őket azzal, hogy utólagos e-mailt küldesz (ha jól csinálod). Sőt, ha valóban biztos vagy abban az értékben, amit szerinted nyújtani tudsz ennek a személynek, akkor rossz szolgálatot tennél neki azzal, ha nem folytatnád a levelet.

Szóval lépj túl a kezdeti kellemetlen érzésen, és szerintem meglátod, hogy sokan értékelni fogják az emlékeztetőt.

A 4 hetes nyomon követési e-mail játékterv

És most pedig térjünk rá a nyomon követési játéktervre.

Az alábbiakban három különálló nyomon követési e-mailt találsz. Ne feledje, hogy ezek az e-mailek nem felcserélhetők – ezek egy olyan sorozatot alkotnak, amelynek egy 4 hetes időszak alatt kell megtörténnie (ne aggódjon, időzítési javaslatokat adok).

Egy gyors megjegyzés: Ezek a sablonok újra és újra beváltak mind az én, mind számos ügyfelem tapasztalatai alapján. Tehát, bár természetesen személyre szabhatod a tartalmat, hogy úgy érezd, mintha tőled származna, azt javaslom, hogy ne térj el túlságosan az eredeti üzenetküldéstől.

Follow-Up Email #1: A gyors újraindítás

Ezt az első követő üzenetet 5 nappal az első email után kell elküldeni, és egyetlen célt szolgál: hogy a neved újra a bejövő levelek között legyen.

Rövidnek, alacsony nyomást gyakorlónak és bűntudatmentesnek kell lennie. Tartalmi szempontból mindössze annyit tesz, hogy egy-két mondatban összefoglalja az eredeti e-mail tartalmát.

Az is jó ötlet, ha az eredeti üzenetet ennek a követő e-mailnek az aljára teszi, hogy a címzettnek ne kelljen a postaládájában turkálnia, hogy megtalálja. Például:

Subject:

Subject: John,

Csak a nemrég küldött e-mailt akartam nyomon követni, hogy találkozzunk egy gyors interjúra. Az eredeti e-mailt az aláírásom alatt találod. Ez érdekelne téged?

Cheers,

Anne

A legtöbb esetben szerintem elég lesz egyetlen, a fentihez hasonló követő üzenet, hogy megkapd a kívánt választ. De ha mégsem …

Follow-Up Email #2: A barátságos bejelentkezés

A második követő e-mailnek 7 nappal a Friendly Re-Ping követő üzenet után kell érkeznie.

Az elsőhöz hasonlóan itt sem az a célod, hogy bűntudatot kelts vagy hibáztasd a másik személyt. Valójában ennek az e-mailnek pont az ellenkezőjét kell elérnie. Adja meg a címzettnek a kételkedés előnyét, és feltételezze, hogy az üzenetei egyszerűen elvesznek valahol. Például:

Subject:

Hi John,

Egy gyors üzenetet szerettem volna küldeni, hogy nyomon kövessem az e-mailemet egy rövid interjúra való csatlakozásról.

Miatt, hogy még nem kaptam választ, kíváncsi vagyok, hogy egyáltalán megkaptad-e az e-maileket, és meg akartam győződni róla, hogy nem kerültek-e át a rostán (tudom, hogy biztosan kihagytam már néhány e-mailt, amelyek véletlenül a spamek közé kerültek). Jó lenne, ha küldenél nekem egy gyors pinget, hogy tudjam, megkaptad. Alább mellékeltem az eredeti e-mailt.

Cheers,

Anne

Mégis azt javaslom, hogy ezt az e-mailt ugyanabban a témakörben tartsd, mint az eredeti nyomonkövetési üzenetedet, így minden szükséges kontextust és információt megkapnak, hogy közvetlenül erre az e-mailre válaszoljanak.

Follow-Up Email #3: Az utolsó esély

Az utolsó nyomonkövetési e-mailt 14 nappal a Friendly Check-In után kell elküldeni. Ezen a ponton már majdnem 30 nap telt el; itt az ideje, hogy egy kicsit változtasson a megközelítésen.

Ezzel az üzenettel a sürgősség érzetét akarja kelteni azzal, hogy leveszi az ajánlatát az asztalról. Hadd mondjak először egy példát, majd lebontom a lényegi elemekre:

Tárgy:

Subject: John,

Mivel eddig nem volt szerencsém e-mailben elérni téged, úgy gondoltam, megpróbálkozom egy másik csatornával. Most hagytam neked egy hangüzenetet, ami a néhány héttel ezelőtti kutatási projekt e-mailt követi.

Ha nem válaszolsz, akkor feltételezem, hogy most nem a legjobb az időzítés, és nem követem tovább az ügyet. Ha félreértettem a helyzetet, és érdekel, lőj egy gyors pinget. Az eredeti e-mailt alább mellékeltem a könnyebbség kedvéért.

Cheers,

Anne

Amint látod, ennek az e-mailnek két fő összetevője van:

• Először is, feltételezi, hogy más médiumon próbáltad elérni a címzettet. Lehet, hogy az e-mail egyszerűen nem az általa preferált kommunikációs módszer, a spamszűrője túl magasra van tekerve, vagy egyszerűen túl zsúfolt a postaládája. Ezt a potenciális problémát egyszerűen áthidalhatja egy új elérési módszerrel, például telefonhívással, sms-ekkel vagy a közösségi médiával.
• Második, a sürgősség és a szűkösség érzetét kelti a következő sorral: “Ha nem kapok választ Öntől, feltételezem, hogy most nem a legjobb az idő, és nem követem tovább az ügyet”. Ha a címzettet érdekli, amit felajánlasz vagy kérsz, egy ilyen sor szinte garantáltan választ kap.

Várj: Mi van, ha ezek után sem kapok választ?

A tény az, hogy – még a megfelelő kezdeti üzenettel és a fenti nyomon követési e-mail játéktervvel is – még mindig nem fog választ kapni minden elküldött e-mailre (különösen, ha hideg e-mailekről beszélünk).

Ha a fenti három e-mail elküldése után sem kapott választ, általában feltételezhető, hogy most nem alkalmas az idő erre. Azt javaslom, hogy 3-6 hónapra – a kapcsolattól és a kontextustól függően – tegye félre a kapcsolatfelvételi kísérleteket, majd próbálkozzon újra.

Mindezek után:

A szerencse a folytatásban rejlik, de …

Ne feledje, a fenti három e-mail arra a feltételezésre épül, hogy Ön írt egy első e-mailt, amelyre érdemes volt válaszolni.

Ha olyan vagy, mint én és sok ügyfelem, az e-mail az üzletmenet alapvető része – ezért fontos, hogy a lehető legtöbb értéket hozd ki ebből a médiumból.

Ennek érdekében a csapatom és én nemrég indítottuk el legújabb online programunkat, Az e-mail válaszadás és lehetőségteremtés tanfolyamot.

Ebben elmélyedek a fenti három tippben, és rengeteg más értékes információval ismertetlek meg. Megtanulhatod …

• A 3 tényezőt, amelyek meghatározzák az e-mail válasz valószínűségét, és azt, hogyan befolyásolhatod őket a magasabb válaszadási arányok elérése érdekében.
• A “kérésed” összehangolásának fontosságát a címzetteddel, és hogyan határozd meg a “végső kérésedet” az áttörő válaszadási arányok elérése érdekében.
• Hogyan lehet szinte garantálni az e-mail válaszokat egy megvalósítható, sablonos nyomonkövetési játéktervvel (oké, ezt már megtettük itt … De ezért kapod ezt kedvezményesen!)

Ezeken felül több mint 20 valós e-mail példához is hozzáférhetsz, amelyek segítségével megírhatod a tökéletes e-mailt, hogy megteremtsd a sikerhez szükséges lehetőségeket.

Normál esetben a tanfolyamhoz való hozzáférés 29,99 $ – de mivel a tartalom egy részét már elvégezted ezen a blogbejegyzésen keresztül, ezért erősen kedvezményes áron, mindössze 7 $-ért kínáljuk.

Ha ez úgy hangzik, mint valami, ami értékes lehet az Ön számára, akkor arra kérem, hogy vagy kattintson ide, hogy többet megtudjon, vagy kattintson az alábbi képre, hogy most beiratkozzon.

Akárhogy is, remélem, hogy ez értékes volt az Ön számára. Boldog e-mailezést!