Elon University

1.0 Cél

Ez a szabályzat célja annak biztosítása, hogy az Elon elektronikus levelezési (e-mail) szolgáltatásai az egyetem közössége számára elérhetőek és megbízhatóak maradjanak, és az egyetem küldetésének megfelelő célokra használják.

2.0 Hatály

Ez a szabályzat az Elon közösség minden, az e-mail rendszert használó tagjára vonatkozik.

3.0 Szabályzat

3.1 Az Elon Egyetem e-mail címeinek és fiókjainak használata

Az Elon e-mail az Elon közösség tagjainak hivatalos kommunikációs eszköze. Mint ilyen, az egyetem hivatalos kommunikációs mechanizmusait (beleértve, de nem kizárólagosan a hivatalos tömeges e-maileket és a tanfolyami e-maileket) rendszeresen el kell olvasni, mivel ezek befolyásolhatják a mindennapi tevékenységeket és feladatokat. Az összes hallgatónak, az összes oktatónak és/vagy az összes munkatársnak szóló tömeges e-mail terjesztési listákat az Oktatási és egyetemi technológiák (I&CT) kezeli a humánerőforrás által biztosított jelenlegi oktatók és munkatársak, valamint a Regisztrációs Iroda által biztosított jelenlegi hallgatók listái alapján. Ezekre a listákra nincs opt-out rendelkezés.

Az e-mail egy kiváltság, és használatához bizonyos felelősségek kapcsolódnak. Minden felhasználónak be kell tartania az illem, a törvény, az etika, a józan ész és a jó ízlés határait az e-mail kommunikációban. Az Elon’s Electronic Mail felhasználójának úgy kell karbantartania fiókját, hogy nem tart nagyméretű fájlokat vagy nagy mennyiségű e-mailt. A lemezterület folyamatos rendelkezésre állásának biztosítása érdekében az e-mail üzeneteket nem szabad 90 napnál hosszabb ideig a rendszerben tartani. Ha egy üzenetet 90 napnál tovább kell megőrizni, a felhasználónak le kell töltenie az üzenetet a számítógépére.

Az e-mail fiókok biztonsága és védelme érdekében minden jelszót évente egyszer meg kell változtatni, de mindenkit arra ösztönöznek, hogy 120 naponként változtassa meg a jelszavát. A jelszónak összetettnek és nehezen kitalálhatónak kell lennie – lásd az Elon University jelszószabályzatát. A felhasználónak biztonsági másolatot kell készítenie minden fontos üzenetről és fájlról, hogy megelőzze az információk elvesztését, és azonnal jelentenie kell minden biztonsági problémát a Campus Technology Supportnak a 278-5200-as telefonszámon.

3.2 Az elektronikus kommunikációs szolgáltatások védelme

Az Elon University rendszerei vizsgálják a bejövő és kimenő e-maileket a spamnek minősíthető tartalomra. Amennyiben spam karaktereket találnak, az üzenetet megjelölhetik vagy karanténba helyezhetik. Az Elon rutinszerűen átvizsgálja az összes e-mailt vírusok után is. A vírusellenőrzés az e-mail fejlécének módosításához vagy további következményekhez is vezethet, az alábbiak szerint.

A sok üzenet vagy melléklet tartalmának potenciálisan káros jellege miatt az Oktatási & Campus Technologies jelenleg:

• Nem kézbesít olyan üzeneteket, amelyek olyan mellékleteket tartalmaznak, amelyeket a jelenlegi vírusirtó rendszerünk férgekként azonosított.
• Törli a jelenlegi vírusirtónk által vírust tartalmazónak azonosított mellékleteket, és egy “deleted.txt”
• Blokkolja az olyan külső levelezőktől érkező üzeneteket, amelyek nem adják meg a DNS szerinti megfelelő azonosítást (Egyes spammerek nem megfelelően konfigurált SMTP-kiszolgálókat használnak, hogy megpróbálják elfedni valódi személyazonosságukat).

AzElon Egyetem fenntartja a jogot, hogy blokkolja az egyéb bejövő e-maileket, amelyek spam, vírus, trójai vagy bármi más olyan jellemzőket mutatnak, amelyek veszélyeztethetik az egyetem hálózati infrastruktúráját vagy szolgáltatásait.

AzElon e-mail szolgáltatásai a bejövő üzenetek méretét is 15 MB-ra korlátozzák (a mellékletekkel együtt).

AzElon Egyetem az e-mail rendszer tulajdonosa, és fenntartja a jogot, hogy bármilyen e-mailt vagy fájlt megvizsgáljon. A rendszeradminisztrátorok tartózkodnak az e-mailek és fájlok vizsgálatától, és bizalmasan kezelik azokat, kivéve, ha az elnök, a provosztus, az üzleti, pénzügyi és technológiai alelnök vagy a technológiai alelnökhelyettes/ informatikus utasítja őket.

Kimenő e-mail

– Minden kimenő e-mailt az egyetem e-mail relay szolgáltatásain keresztül kell továbbítani.
– Az Elon e-mail szolgáltatásain keresztül legfeljebb 15 MB méretű üzenetek küldhetők (a mellékletekkel együtt).

3.3 Adatvédelem

Személyes adatokat nem szabad elektronikus úton továbbítani az Elon Egyetem e-mail rendszerén keresztül. Személyes információnak minősül az egyén kereszt- és vezetékneve, amely az alábbiak bármelyikéhez kapcsolódik:

• Társadalombiztosítási szám
• Vezetői engedély száma
• Pénzügyi számlaszám
• Hitel- vagy bankkártya száma
• Minden olyan biztonsági kód vagy jelszó, amely hozzáférést biztosíthat az egyén pénzügyi számlájához

A felhasználóknak rendkívül óvatosan kell eljárniuk, amikor bizalmas vagy érzékeny ügyek közlésére használják az e-mailt, és nem szabad feltételezniük, hogy az e-mail magánjellegű és bizalmas. Különösen fontos, hogy a felhasználók ügyeljenek arra, hogy az üzeneteket csak a címzett(ek)nek küldjék el. Különösen óvatosan kell eljárni, amikor az e-mailes levelezés során a “reply” vagy “reply all” parancsokat használják.

3.4. Az e-maillel való visszaélés

Az Eloni Egyetem e-mail szolgáltatásait nem szabad kereskedelmi vagy kéretlen tömeges e-mail küldésére használni. Nem használhatók üzenetek küldésére (például nagy mennyiségű e-mail üzenetek vagy rendkívül nagyméretű egyedi e-mail üzenetek) azzal a szándékkal, hogy megzavarjanak egy szervert vagy egy szerveren lévő egyéni fiókot.

Az Elon e-mail szolgáltatásainak elérhetőségének védelme érdekében a felhasználóknak tartózkodniuk kell attól, hogy több embernek küldjenek láncleveleket, ünnepi üdvözlőlapokat vagy hasonló küldeményeket. A nagy csoportoknak küldött jogosulatlan üzenetek kedvezőtlenül befolyásolhatják az e-mail szolgáltatásokat. Ha egy felhasználónak kérdése van azzal kapcsolatban, hogy küldhet-e üzenetet egy nagyobb körnek, az adott személynek egyeztetnie kell a felettesével, vagy kapcsolatba kell lépnie a technológiai alelnök-helyettessel.

Az alábbiakban az e-maillel való visszaélésre vonatkozó példák nem teljes körű felsorolása következik:

• Túlzott személyes használat
• Mások e-mail használatának akadályozása
• Mások e-mailjéhez való szándékos jogosulatlan hozzáférés
• “spamek”, lánclevelek küldése, levélbombák vagy bármilyen más típusú kéretlen e-mail széles körű terjesztése
• E-mail hamisítása
• Az Egyetem képviseletének látszatát kelti, kivéve, ha erre felhatalmazással rendelkezik
• E-mail használata kereskedelmi tevékenységre
• Bántó vagy sértő üzenetek küldése
• Törvénytelen tevékenységek végzése
• Spoofing, az elektronikus levelek fejlécének hamisítása, megváltoztatása vagy eltávolítása szintén tilos
• Nem használhatja más felhasználó fiókját

Az e-maillel kapcsolatos problémákat azonnal jelentse a Campus Technology Supportnak a [email protected] címen vagy a (336) 278-5200-as telefonszámon. A jogsértéseket a rendszeradminisztrátornak a [email protected] címen vagy a technológiai alelnökhelyettesnek/CIO-nak kell jelenteni.

Az Elon Egyetem ezen vagy bármely más szabályzatának megsértése fegyelmi eljárást vonhat maga után, akár felfüggesztésig vagy felmondásig.