Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) az adatok átadása egyik számítógépes rendszerből a másikba szabványosított üzenetformátummal, emberi beavatkozás nélkül. Az EDI lehetővé teszi, hogy több vállalat – esetleg különböző országokban – elektronikus úton cseréljen dokumentumokat. Az adatok soros kapcsolatokon és egyenrangú hálózatokon keresztül is kicserélhetők, bár a legtöbb adatcsere jelenleg az internetre támaszkodik a kapcsolódás érdekében.

Az EDI-üzenet egy sor adatelemet tartalmaz, amelyek mindegyike egy-egy tényt, például árat, termékmodellszámot stb. jelent, elválasztójelekkel elválasztva. A teljes karakterláncot adatszegmensnek nevezzük. Egy vagy több, fejléccel és utánfutóval keretezett adatsegmens alkot egy tranzakciókészletet, amely az átvitel EDI-egysége (az üzenettel egyenértékű). A tranzakciókészlet gyakran abból áll, amit általában egy tipikus üzleti dokumentum vagy űrlap tartalmaz.

Az EDI dokumentum küldésekor mindkét félnek vagy kereskedelmi partnernek ugyanazt a szabályrendszert kell betartania. Ezek a szabványok határozzák meg, hogy a dokumentumban szereplő információk hol és hogyan találhatók meg. A fordítószoftverek az információkat másképp dolgozzák fel az elküldött és a fogadott üzenetek esetében, és minden egyes lépésnél teljes körű ellenőrzést végeznek annak biztosítása érdekében, hogy az információk EDI-formátumban kerüljenek elküldésre vagy fogadásra. Amikor a fordító a fogadó számítógépen elolvassa a dokumentumot, tudja, hogy hol találja meg például a vevő cégnevét, a rendelésszámot, a beszerzési tételeket és az árat. Ezt az információt ezután elküldi a vevő rendelésbeviteli rendszerébe anélkül, hogy szükség lenne a megrendelés kézi bevitelére.

Az EDI olyan dokumentumokra vonatkozik, mint a beszerzési megrendelések, számlák, szállítólevelek és jutalékos értékesítési jelentések, valamint más fontos vagy titkosított információk. Egy biztosítótársaság például EDI-cserén keresztül ellenőrizheti, hogy egy kérelmező rendelkezik-e vezetői engedéllyel.

AEDI-t elsősorban a nagyvállalatok használják, hogy egységes feldolgozási rendszerrel rendelkezzenek, ami lehetővé teszi a hatékonyságot. Az EDI fő előnyei a költségek, a sebesség, a pontosság és a hatékonyság. A rendszer bevezetése költséges, és általában a területre szakosodott tanácsadó segítségét igényli.

AEDI az XML-lel versenyez, amely az adatok rendszerezéséhez címkékre támaszkodik. Versenyezhet az alkalmazásprogramozási interfészekkel is — olyan kóddal, amely lehetővé teszi két szoftverprogram számára a kommunikációt. Bár hasonló az EDI-hez, az API-nak nincs szabványa a felhasználók számára, ami megnehezíti a különböző vállalkozások számára az információk API-n keresztüli megosztását.

Az EDI-rendszerek használata kiküszöböli a papíralapú dokumentumok nyomtatásának, iktatásának, tárolásának, postázásának és visszakeresésének szükségességét — és ezáltal költségeit –. A cél az, hogy megszabaduljunk a papírtól, és mindenki ugyanazzal a számlával dolgozzon, hogy az információk könnyen feldolgozhatók és olvashatók legyenek.

Egyes felhasználók, például az egészségügyi információkat továbbító orvosok számára az EDI megterhelőbb lehet a papírnál, de a szabványosítás és az elektronikus átalakítás hosszú távon megtérül.

A papír alapú feladatok automatizálása javítja az adatminőséget, és a tranzakciók napok vagy hetek helyett másodpercek vagy percek alatt kicserélődnek. Az EDI felszabadítja a személyzet idejét, hogy fontosabb feladatokkal foglalkozhasson. Az üzletileg kritikus adatok időben elküldésre kerülnek és valós időben követhetők nyomon azáltal, hogy automatizálják az adatok átvitelét az alkalmazások között az ellátási láncban.

A különböző EDI-szabványok az egyes iparágak vagy régiók igényeit vagy más előírásokat veszik figyelembe. Az ANSI ASC X12 (X12) szabványt az Egyesült Államokban rutinszerűen használják, az EDIFACT-ot (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) pedig az Egyesült Államokon kívül. Emellett számos más szabvány is kapcsolódik bizonyos iparágakhoz, mint például a VDA a német autóipar számára.

A Data Interchange Standards Association (DISA), amely az elektronikus üzletvitel cseréjére vonatkozó szabványokat több iparágban fejleszti és terjeszti, támogatja az ASC X12 szabványt. X12. Az X12 tagjai évente háromszor dolgoznak együtt különböző iparági vertikális területeken, például a pénzügy és az egészségügy területén, hogy kidolgozzák a szabvány új verzióit.

EDI-rendszerek

A különböző típusú EDI-t a vállalkozás igényeinek, képességeinek és költségvetésének megfelelően valósítják meg — több következetes üzleti partner segítése, a partnerek támogatása világszerte vagy más helyzetekben. A módszerek közé tartozik a közvetlen EDI (pont-pont); az EDI VAN-on vagy EDI hálózati szolgáltatón keresztül; az EDI E S2-n keresztül; az EDI FTP/VPN-en, SFTP-n vagy FTPS-en keresztül; a webes és mobil EDI; valamint az EDI kiszervezése.

Közvetlen EDI: A közvetlen EDI-vel egy kapcsolat jön létre két üzleti partner között. A nagyobb vállalkozások akkor választhatják ezt a módszert, ha naponta számos tranzakciót bonyolítanak le ugyanazzal a partnerrel.

EDI via VAN (value-added network), EDI Network Services Provider: Ez a modell megóvja a vállalkozásokat azoktól a bonyodalmaktól, amelyek a több üzleti partnerrel való kapcsolattartás során szükséges számos kommunikációs protokoll támogatásából adódnak. Ez egy biztonságos hálózat, ahol a dokumentumokat az üzleti partnerek között továbbítják.

EDI via Applicability Statement version 2 (AS2): Ez a kommunikációs protokoll biztonságosan cserél adatokat az interneten keresztül. Két számítógép (egy ügyfél és egy kiszolgáló) pont-pont módban csatlakozik az interneten keresztül. Az AS2 biztonságos módon, digitális tanúsítványokat és titkosítást használó borítékban kerül elküldésre.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: Az FTP protokoll (File Transfer Protocol) virtuális magánhálózaton (VPN) keresztül, a Secure File Transfer Protocol (SFTP) vagy a File Transfer Protocol Secure (FTPS) az interneten keresztül cserél dokumentumokat, közvetlenül összekötve az üzleti partnereket. Ezek a protokollok kódolják az adatokat az egyik vállalkozásból a másikba történő átvitel során, hogy megvédjék az érzékeny információkat. Az adatokat érkezéskor visszafejtik.

Web EDI: Az EDI az internetes böngészőn keresztül irányul, a papíralapú dokumentumokat webes űrlapokba másolva, amelyek olyan mezőket tartalmaznak, ahol a felhasználók információkat adnak meg. Ezután az adatokat automatikusan EDI-üzenetté alakítják, és biztonságos internetes protokollokon keresztül küldik el.

Mobil EDI: Ez a módszer lehetővé teszi a dokumentumok mobil eszközökön keresztül történő továbbítását.

Managed Services: A menedzselt szolgáltatási rendszerek kiszervezik az EDI dokumentumellenőrzést egy harmadik fél szolgáltatónak.

Az üzleti igények és folyamatok határozzák meg, hogy melyik EDI rendszert kell bevezetni. Mielőtt szervezetében áttérne az EDI-re, hozzon létre egy vezetői struktúrát. A csapat tagjainak EDI- és vezetői tapasztalattal kell rendelkezniük. Ezután határozzon meg prioritásokat az átvételre vonatkozóan, majd elemezze, hogy az üzlet mely területei fognak a legtöbbet profitálni az EDI-ból. Válasszon olyan EDI-hálózati szolgáltatót, amely az Ön üzleti szükségleteire összpontosít. Ezután illessze be az EDI-t és az adatokat az üzletbe.

Az EDI-tranzakcióban szereplő adatok és a belső rendszerben lévő adatok közötti korreláció felvázolásához készítsen egy térképet, amely meghatározza, hogy az egyes bejövő mezők hova kerülnek, és hogy az adatokat át kell-e formázni. Tesztelje a rendszert az éles üzembe helyezés előtt.