Best Practices for Small Business Record-Keeping

Nem hiszem, hogy Marie Kondo, a szervezés mágusa itt az üzleti nyilvántartásokról beszélt, de mindenképpen érvényes: “

Az üzleti nyilvántartások bizonyítják az üzleti tranzakciókat és tevékenységeket. A sikeres vállalkozás fejlesztése minden szinten szervezettséget igényel, beleértve az üzleti feljegyzéseket is.

Egy hatékony iratkezelési rendszer fenntartása nem igényel sok időt, és egyszerűsíti a könyvelést, az adókészítést és a pénzügyi ellenőrzéseket.

Az alábbi tippeket követve olyan iratkezelési rendszert hozhat létre, amely csökkenti a vérnyomását az adóbevallási szezonban.

Dokumentumkezelési rendszer bevezetése

Minden üzleti tranzakciót dokumentálni kell, akár papíron, akár elektronikusan. Ahogy növekszik a vállalkozása, úgy nő a papír- és fájlhalmaz, amelyet tárolnia kell.

Először is, váljon papírmentessé, hogy minden nyilvántartása könnyen hozzáférhető legyen. Ezután vezessen be egy digitális dokumentumkezelő rendszert, amely rendszerezi üzleti dokumentumait. Ezután adjon hozzá egy dokumentum-ellenőrzési rendszert, amely meghatározza, milyen gyakran kell felülvizsgálni és frissíteni a dokumentumokat.

Nézzen utána az iratmegőrzési előírásoknak

A nyilvántartások vezetése nem csak arról szól, hogy mosolyt csaljon az adóelőkészítő arcára. Hanem arról is, hogy megfeleljen a dokumentumok megőrzésére vonatkozó előírásoknak.

Az IRS és a Munkaügyi Minisztérium (DOL) előírásai a dokumentumtól függően két és hat év között változnak. Ettől függetlenül minden üzleti nyilvántartást legalább hét évig őrizzen meg.

Egyes üzleti nyilvántartások, például egy nonprofit szervezet adómentességi tanúsítványai vagy az üzleti adóazonosító jel, soha nem veszítik el jelentőségüket, ezért mindig kéznél kell tartani őket.

Az IRS iratmegőrzési szabályai azokra a nyilvántartásokra vonatkoznak, amelyek segítettek kiszámítani vagy igazolni az üzleti bevételt, az adólevonásokat vagy az adójóváírásokat. Az IRS megköveteli, hogy megőrizzen minden olyan dokumentumot, amely segít a bérszámfejtésben.

Az IRS akár hét évre visszamenőleg is ellenőrizheti vállalkozása pénzügyi nyilvántartásait, és még ennél is régebben, ha nem nyújt be adóbevallást, vagy ha csalás gyanúja merül fel. A legtöbb könyvvizsgáló azt mondja, hogy minden üzleti dokumentumot legalább hét évig őrizzen meg, miután azok már nem relevánsak.

A leggyakoribb üzleti feljegyzések közé tartoznak a következők:

• Az alkalmazottak neve, címe és elérhetősége
• Az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartása
• Az alkalmazottak bérjegyzéke
• Az IRS-hez benyújtott összes adóbevallás
• Bankkivonatok
• Biztosítási dokumentumok
• Szerződések, beleértve a kölcsönöket és jelzálogokat
• Beszerzési bizonylatok
• Vevői számlák
• Adóbevallások
• Pénzügyi kimutatások
• Az értékcsökkenési leírások

.

• Üzleti nyilvántartási dokumentumok
• Az igazgatótanács üléseinek jegyzőkönyvei
• Jogi akták
• Emailek

Az államok további dokumentummegőrzési szabályokat is meghatározhatnak, ezért nézze meg az államkincstár honlapját a részletesebb információkért.

Válasszon olyan könyvelési és bérszámfejtési szoftvereket, amelyek nyilvántartásokat generálnak

Hagyja, hogy a szoftverek vezessenek a kisvállalkozások könyvelési nyilvántartásainak, például ügyfélszámlák és bérszámfejtési adónyomtatványok létrehozásában.

A legtöbb könyvelési szoftver képes ügyfélszámlákat generálni. A szoftvernek automatikusan segítenie kell a könyvelés alapjaiban is, például a követelések rögzítésében, amikor kiszámláz egy ügyfelet.

A legtöbb könyvelőszoftver képes ügyfélszámlákat generálni. Forrás: B: Xero.

A bérszámfejtő szoftverének gondoskodnia kell a bérszámfejtési adónyilvántartások elkészítéséről, mint például:

• A W-2 nyomtatványok
• A W-3 nyomtatványok
• A 1099-MISC nyomtatványok
• A 1099-NEC nyomtatványok, új 2020-ban
• A 941-es nyomtatványok

A bérszámfejtő szoftver generálja és benyújtja ezeket a nyomtatványokat a megfelelő hatósághoz, legyen az az IRS, a Social Security Administration (SSA) vagy mindkettő. Ezeket a nyomtatványokat könnyen megkeresheti a bérszámfejtő szoftverben, amikor csak szüksége van rájuk.

A banki egyeztetések során a nyilvántartások és a tranzakciók összevetése

A könyvelés 101 megtanít minket arra, hogy minden üzleti tranzakcióról legyen dokumentáció. Sajátítsa el a számviteli alapokat azzal, hogy a nyilvántartások vezetését kisvállalkozása könyvelésének részévé teszi.

A banki egyeztetések segítenek a kisvállalkozásoknak a hibák felderítésében és pénzügyi helyzetük megértésében. Ez az ideális alkalom arra is, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden üzleti tranzakcióról van nyilvántartása.

A havi banki egyeztetés során minden tranzakciót egyeztessen a könyvelési szoftverben egy nyilvántartással. Miközben átfésüli üzleti tranzakcióit, győződjön meg róla, hogy van-e megfelelő számla, nyugta vagy szerződés.

Ha a szoftver lehetővé teszi, tárolja üzleti nyilvántartásait a könyvelési szoftverében. Az Intuit QuickBooks Online lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy minden egyes tranzakcióhoz dokumentumokat csatoljanak, így bárki, aki megnyitja a könyvelését, megtekintheti a kapcsolódó rekordot.

A rekordokat közvetlenül a könyvelési szoftverben lévő üzleti tranzakciókhoz csatolja. Forrás: Beszámolókészlet:

Másoljon biztonsági másolatot és biztosítsa nyilvántartásait

Olyan korban élünk, amikor az adatszegések és a természeti katasztrófák elharapóznak. Szánjon időt nyilvántartásai biztonsági mentésére és biztosítására, hogy elkerülje a katasztrófát.

A papíron vagy merevlemezen tárolt nyilvántartásokról legalább egy másik helyre biztonsági másolatot kell készíteni. Digitalizáljon minden dokumentumot, hogy megőrizze az elveszett, ellopott vagy megsemmisült információkat.

A felhőalapú szoftveren történő tárolás csökkenti a nyilvántartások elvesztésének kockázatát, de növeli a lopás kockázatát. Az Ön üzleti nyilvántartásai érzékeny információkat tartalmaznak, például az alkalmazottak társadalombiztosítási számát (SSN).

Az üzleti nyilvántartások online tárolásakor biztosítsa fiókját egyedi és erős jelszóval, és engedélyezze a kétfaktoros hitelesítést.