A vezetés alapelvei

Organizációs kommunikációs folyamatok

A szervezetben négy irányban áramolhat az információ: lefelé, felfelé, vízszintesen és átlósan. A szervezet mérete, jellege és felépítése diktálja, hogy melyik irányba áramlik a legtöbb információ. A megalapozottabb és hagyományosabb szervezetekben a kommunikáció nagy része függőlegesen lefelé és felfelé áramlik. Az informális cégekben, például a technológiai startupokban az információ inkább horizontálisan és átlósan áramlik. Ez természetesen a szinte lapos szervezeti hierarchia és az együttműködés szükségességének függvénye. A nem hivatalos kommunikáció, például a vállalati szóbeszédben terjedő kommunikáció mindkét szervezeti típusban megjelenik.

A lefelé irányuló kommunikációs áramlások

A lefelé irányuló kommunikáció az, amikor a vállalat vezetői és menedzserei információkat osztanak meg az alacsonyabb szintű alkalmazottakkal. Hacsak nem az üzenet részeként kérik, a küldő általában nem várnak (vagy különösen nem akarnak) választ kapni. Ilyen lehet például egy új vezérigazgató bejelentése vagy egy korábbi versenytárssal való egyesülésről szóló értesítés. A magas szintű lefelé irányuló kommunikáció egyéb formái közé tartoznak a beszédek, blogok, podcastok és videók. A lefelé irányuló kommunikáció leggyakoribb típusai az osztályvezetők vagy a vonalvezetők mindennapi utasításai az alkalmazottak felé. Ezek akár használati utasítások vagy vállalati kézikönyvek formájában is megjelenhetnek.

A lefelé irányuló kommunikáció olyan információkat közvetít, amelyek segítenek tájékoztatni a dolgozókat a legfontosabb szervezeti változásokról, új célokról vagy stratégiákról; szervezeti szintű teljesítmény-visszajelzést nyújtanak; koordinálják a kezdeményezéseket; hivatalos politikát mutatnak be (public relations); vagy javítják a dolgozói morált vagy a fogyasztói kapcsolatokat.

Felfelé irányuló kommunikációs áramlások

Az alacsonyabb szintű dolgozóktól a magasabb szintű dolgozók felé áramló információ a felfelé irányuló kommunikáció (más néven vertikális kommunikáció). Felfelé irányuló kommunikáció történik például akkor, amikor a dolgozók egy felettesnek jelentenek, vagy amikor a csoportvezetők egy osztályvezetőnek jelentenek. A felfelé irányuló kommunikáció tipikusan az előrehaladási jelentések, projektjavaslatok, költségvetési becslések, panaszok és panaszok, fejlesztési javaslatok és ütemtervvel kapcsolatos aggályok. Néha egy lefelé irányuló kommunikáció felfelé irányuló választ vált ki, például amikor egy vezető javaslatot kér egy cserealkatrészre vagy egy becslést arra vonatkozóan, hogy mikorra fejeződik be egy projekt.

Ma sok vezető fontos célja, hogy ösztönözze a spontán vagy önkéntes felfelé irányuló kommunikációt a munkavállalók részéről anélkül, hogy előbb kérni kellene. Egyes vállalatok odáig mennek, hogy versenyeket szerveznek, és díjakat biztosítanak a leginnovatívabb és legkreatívabb megoldásoknak és javaslatoknak. Mielőtt azonban a munkavállalók nyugodtan tehetnének ilyen jellegű javaslatokat, bízniuk kell abban, hogy a vezetőség elismeri a hozzájárulásukat, és nem akaratlanul aláássa vagy figyelmen kívül hagyja erőfeszítéseiket. Egyes szervezetek még “bejelentő” forródrótokat is létesítettek, amelyeken az alkalmazottak névtelenül jelenthetik a veszélyes, etikátlan vagy illegális tevékenységeket, hogy elkerüljék a vállalat felsőbb vezetőinek esetleges megtorlását.

Horizontális és átlós kommunikációs áramlások

A külső kommunikációt hordozó csatornákra példák: sajtótájékoztatók, adatlapok, sajtóanyag, hírlevelek, magazinok, brosúrák, sajtóközlemények, éves jelentések, számlák és megrendelések.

A horizontális kommunikáció a szervezet azonos szintű osztályai közötti információcserét jelenti (pl., peer-to-peer kommunikáció). A legtöbb horizontális kommunikáció célja a támogatás kérése vagy a tevékenységek összehangolása. A szervezet azonos szintjén lévő emberek informális és szükség szerinti alapon dolgozhatnak együtt problémák vagy kérdések megoldásán. A termelési részleg vezetője együttműködhet a beszerzési vezetővel az anyagok szállításának felgyorsítása vagy késleltetése érdekében. A pénzügyi vezető és a készletgazdálkodási menedzserek is bevonhatók, hogy a szervezet a koordinációból a lehető legnagyobb hasznot húzza. Az ugyanannak a vezetőnek jelentkező két alkalmazott közötti kommunikáció szintén példa a horizontális kommunikációra. A horizontális kommunikációval kapcsolatos egyes problémák akkor merülhetnek fel, ha az egyik vezető nem hajlandó vagy nem motivált az információk megosztására, vagy a közösségi munkára irányuló erőfeszítéseket a pozícióját fenyegetőnek tekinti (territoriális viselkedés). Ilyen esetben a következő szinten lévő vezetőnek lefelé kell kommunikálnia, hogy megerősítse a vállalat együttműködésre vonatkozó értékeit.

A diagonális kommunikáció a szervezet különböző szintjein dolgozó alkalmazottak közötti funkcióközi kommunikáció. Ha például az értékesítési alelnök e-mailt küld a gyártási alelnöknek, amelyben megkérdezi, hogy egy termék mikor lesz szállítható, ez a horizontális kommunikáció példája. Ha azonban egy értékesítési képviselő e-mailt küld a marketingért felelős alelnöknek, akkor átlós kommunikáció történt. Amikor az egyik részlegtől egy másik részleghez megy a kommunikáció, a feladó vezetőjét is be kell vonni a körbe. Egy vezető kínos helyzetbe kerülhet, és inkompetensnek tűnhet, ha nem tud mindenről, ami az osztályán történik. A bizalom elveszhet, és a karrier is sérülhet, ha nem figyelnek oda a kulcsfontosságú kommunikációs protokollokra.

A diagonális kommunikáció egyre gyakoribbá válik a lapos, mátrix vagy termékalapú struktúrájú szervezetekben. Előnyei közé tartozik:

• A szervezet különböző részein dolgozó vezető és alacsonyabb szintű alkalmazottak közötti kapcsolatok kiépítése.
• A szervezeten belüli informális információáramlás ösztönzése.
• Az üzenet torzulásának esélyének csökkentése, ha további szűrőkön megy keresztül.
• A felső szintű vezetők munkaterhelésének csökkentése.

Külső kommunikációs áramlások

A kommunikáció nem a szervezeten belül kezdődik és ér véget. A külső kommunikáció a szervezeten kívüli közönségre összpontosít. A felső vezetés – olyan szakosodott részlegek segítségével, mint a PR vagy a jogi osztály – szinte mindig ellenőrzi a kommunikációt, amely a nyilvános megítéléssel kapcsolatos, vagy hatással lehet a pénzügyi helyzetére. Az első és középszintű vezetés általában az operatív üzleti kommunikációt kezeli, mint például a beszerzés, a munkaerő-felvétel és a marketing. A szervezeten kívüli kommunikáció során (függetlenül a szinttől) fontos, hogy az alkalmazottak szakszerűen viselkedjenek, és ne vállaljanak a hatáskörükön kívül eső kötelezettségeket.

Tegyél hozzá!

Javítsd ezt az oldaltTudj meg többet