A 2 perces szabály és miért kellene több időt fordítania a könnyű dolgok helyes elvégzésére

Ha érdekli a személyes termelékenység, akkor több mint valószínű, hogy legalább hallott a Getting Things Done (GTD) – a termelékenységi rendszer, amelynek célja, hogy minden feladatot, ötletet és projektet, amely jelenleg a fejében van (ahol hajlamosak stresszelni és felbukkanni, amikor koncentrálni próbál), egy szervezett külső rendszerbe helyezzen.

Míg az egész GTD rendszerbe érdemes belemerülni, tartalmaz egy gyakran figyelmen kívül hagyott stratégiát, amely masszívan javíthatja a termelékenységet, a koncentrációt és az időgazdálkodást: A 2 perces szabály.

Mi a 2 perces szabály a termelékenységben?

Hogy megértsük a 2 perces szabály erejét, először is meg kell értenünk, hogyan illeszkedik a GTD-be.

A GTD rendszer alapjairól már írtunk korábban, de röviden összefoglalva a rendszer 5 lépésből áll:

1. Rögzítés. Írj le mindent, amit tenned kell, egy központi tárolóba. Ez lehet egy papírlap, Google Doc vagy egy projektmenedzsment eszköz.
2. Tisztázni. Bontsa le az egyes feladatokat egy megvalósítható következő lépésre. Más szóval, mi a következő dolog, amit meg kell tennie, hogy közelebb kerüljön ehhez a célhoz?
3. Szervezze. Mozgassa át az egyes cselekvőképes feladatokat egy meghatározott listára:
   • Tevékenység: A következő tennivalók
   • Várható dolgok: Feladatok vagy projektek, amelyeket delegált, vagy amelyekkel másokra vár
   • Projektek: Nagyobb feladatok, amelyeket több következő lépésre bontasz
   • Someday: Feladatok, amelyek érdeklik, de jelenleg alacsony prioritásúak
4. Reflektálás. Szánjon időt arra, hogy újraértékelje a prioritásait, és hetente vagy naponta frissítse a listáit.
5. Foglalkozzon. Kezdje el sorban végigdolgozni a Cselekvési listáját.

A GTD-ben sokkal több van, mint ez az 5 lépés. Amire azonban most koncentrálni szeretnénk, az a 2. lépés. A tisztázási folyamat során Allen azt javasolja, hogy “ha két percnél kevesebbet vesz igénybe, akkor csináld most.”

Miért van ez?

A két perc többnyire önkényes szám. Allen valójában azt sugallja, hogy ha egy feladat emlékezetben tartása több erőfeszítéssel jár, mintha most rögtön elintéznénk, akkor csináljuk meg.

Míg ez nyilvánvaló kijelentésnek tűnhet, van benne egy rejtett erő.

Az apró dolgok elintézésének ereje

Amellett, hogy a 2 perces szabály engedélyt ad arra, hogy átrohanj az e-maileken vagy bepótold a megbízásokat, segít az elméd rendbetételében is.

Már tudjuk, hogy az ember nem képes multitaskingra. És hogy több mint 23 percbe telik, mire újra koncentrálni tudunk, miután átváltottunk a feladatok között. Amire azonban nem gondolunk eleget, az az, hogy valójában mi az, ami miatt megpróbálunk multitaskingolni.

Gondolj vissza arra, amikor legutóbb értelmes munka közben elterelődött a figyelmed. A megszakításoktól eltekintve, valószínűleg valamilyen apró, látszólag sürgős feladat jutott eszébe, ami elvonta a figyelmét.

Ahelyett, hogy ezeket a potenciális feladatokat, amelyeket valamikor el kell végeznie, megtartaná, eltünteti őket az útból, így jobban tud koncentrálni arra, ami fontos.

Ha letörli a tennivalók listájáról az elhúzódó tételeket, több mentális teret kap, hogy valóban az aktuális feladatra koncentrálhasson. Ismerje meg, hogyan turbózhatja fel termelékenységét a 2 perces szabály segítségével. Click To Tweet

De azon túl, hogy segít koncentrálni, a kisebb feladatok befejezésének további előnyei is vannak:

• A dolgok kijavítása erőt ad. Nem véletlenül érzünk akkora elégedettséget, ha egyszerű feladatokat végzünk. John Brubaker tanácsadó és szerző szerint önbizalmunk az alapján nő vagy csökken, hogy mennyit tudunk haladni. Minél több dolgot csinálunk, annál magabiztosabbak leszünk, és annál inkább “produktív embernek” tekintjük magunkat.
• Minden haladás lendületet ad (és a hangulatunkat): Nem számít, milyen kicsi a feladat – legyen az egy e-mail megválaszolása vagy egy blog elnevezésének felkutatása -, tanulmányok kimutatták, hogy ha áthúzza a tennivalók listájáról, az lendületet ad, és javítja a hangulatát.
• A kis lépésekből szokások lesznek: Ha egy feladat könnyen elvégezhető és gyorsan elvégezhető, sokkal könnyebben válik szokássá. Ahogy az Atomic Habits szerzője, James Clear magyarázza: “Ha egyszer már elkezdted a helyes dolgot, sokkal könnyebb folytatni a cselekvést”.

A kis feladatok nehézsége: Mi van akkor, ha nem tudod, mennyi ideig fog tartani valaminek az elvégzése?

Az persze könnyebb, mint amilyennek hangzik. Az emberek köztudottan rosszul becsülik meg, hogy mennyi ideig fog tartani egy feladat elvégzése, még akkor is, ha már korábban elvégeztük az adott feladatot (a pszichológusok ezt tervezési tévedésnek nevezik).

Amikor megpróbálja megvalósítani a 2 perces szabályt, előfordulhat, hogy órákat tölt azzal a “könnyű” e-maillel, amit meg akart írni. Bár ez olyasmi, amiben idővel egyre jobbá válhatsz, van néhány módszer, amely segíthet abban, hogy pontosabban megbecsüld, mennyi ideig fog tartani egy feladat elvégzése.

Először is, meg akarod változtatni a gondolkodásmódodat azzal, amit a pszichológusok “referenciaosztály-előrejelzésnek” neveznek. Ez alapvetően egy divatos szó arra, hogy a “mennyi ideig tartott ez nekem a múltban?” helyett a “mennyi ideig tart egy ilyen típusú projekt a hozzám hasonló embereknek?”

Következő lépésként, hogy őszinte maradjon, használhat egy olyan eszközt, mint a RescueTime, amely pontosan megmondja, mire megy el az ideje minden nap.

Az Alkalmazások & Weboldalak jelentés a RescueTime-ban még az Ön digitális idejét is fel tudja bontani az egyes alkalmazások, weboldalak, sőt, még a dokumentumnevek és ablakok szerint is, amelyeket használ (így láthatja, hogy mennyi időt tölt konkrét projektekkel vagy e-mailekkel).

(És ne feledkezzen meg a kisebb feladatokról sem. Korábban már írtunk arról, hogy azonosíthatja és feldolgozhatja a “hosszú farok” feladatokat. Ezek azok a dolgok, amelyekkel naponta/héthetente csak néhány percet töltesz, de összesítve nagy mennyiségű időt tesznek ki.)

3 apró dolog, amit most azonnal megtehetsz, hogy több mentális teret és koncentrációt kapj

Az apró dolgok megoldása az egyik legjobb módja annak, hogy kitisztítsd a fejed, több teret adj a koncentráláshoz, és még az önbizalmadat, lendületedet és hangulatodat is növeld.

Mint azt Jonathan White, az AirBnB fejlesztője elmondta:

“Minél jobban megvizsgálod a legtermékenyebb embereket, annál inkább rájössz, hogy ők nem csak keményen dolgoznak, hanem azzal kezdik, hogy minden egyes nap optimalizálják az apró dolgokat.”

Itt van 3 apró dolog, amit már most megtehetsz, hogy olyan szokásokat alakíts ki, amelyek minden nap több teret és időt biztosítanak számodra.”

Válaszold meg a “miért” és a “mit” minden egyes rendszeresen tervezett megbeszélésedre

A megbeszélések a legtöbb munkahely egyik “szükséges gonoszsága”. Bár az értekezleteket összehívók szándékai általában jók (pl. mindenkit naprakészen tartani). Az eredmények nem mindig felelnek meg annak az erőfeszítésnek, időnek és energiának, amit elvonnak.”

A Brit Pszichológiai Társaság szerint a nem produktív értekezletek évente 37 milliárd dolláros veszteséget okoznak az amerikai vállalatoknak. Szerencsére kevesebb mint 2 perc alatt segíthetsz megoldani a nem produktív értekezletek problémáját.

Íme, így magyarázza Michael Lopp, a Slack műszaki alelnöke a blogján. Először is, vess egy pillantást a naptáradra, és kérdezd meg: “Milyen értéket teremtenek az egyes értekezletek?”

Egy másodperc alatt meg kell tudnod válaszolni ezt a kérdést. Ha nem tudod, akkor jó eséllyel le kell mondani azt a találkozót, vagy át kell alakítani valami másra (például e-mailre vagy telefonhívásra).

A következőben minden egyes találkozóhoz írj három kérdést, amire szeretnél választ kapni. Ez kevesebb mint egy percet vesz igénybe, és két fontos eredményt ér el. Ahogy Lopp kifejti:

“Először is, ez keretbe foglalja a céljaimat erre a találkozóra. Mi az, ami a legfontosabb számomra, és mit fogok kérdezni, ha lehetőségem lesz rá.”

“Másodszor, ha nem sikerül három kérdéssel előállnom, akkor felteszem magamnak a kérdést: “Miért megyek el erre a találkozóra?”. A megbeszélések egy vírus. Megfertőznek és elszaporodnak. Minél tovább léteznek, annál valószínűbb, hogy az emberek elfelejtik, miért hívták össze a megbeszélést.”

“Ha 30 másodpercnél tovább tart átgondolni a három kérdésemet, vagy ha nem jut eszembe egyetlen kérdés sem, amit fel akarok tenni, világos magyarázattal visszautasítom a megbeszélést.”

Megszakítások, e-mailek és beszélgetések irodai időbeosztása

Mint ahogyan a 2 perces szabályt használhatja a kisebb feladatok elvégzésére, hogy felszabadítsa az idejét és a fókuszát, egy gyors időbeosztás-változtatás ugyanezt teheti a megbeszélésekkel, megszakításokkal és zavaró tényezőkkel.

Amikor több száz RescueTime-felhasználót kérdeztünk meg a munkahelyi megszakításokról, azt találtuk, hogy az emberek 98%-a nem tudja úgy végigcsinálni a napot, hogy legalább néhányszor ne szakítsák meg (52% mondta, hogy gyakran megszakítják!)

Mégis csak 13% beszélt erről a problémáról egy főnökkel vagy munkatárssal.

Ahelyett, hogy ki lenne szolgáltatva a váratlan megszakításoknak, vagy megoldás nélkül panaszkodna rájuk, miért ne szánna néhány percet arra, hogy minden nap külön időt szánjon rájuk?

Gondoljon erre úgy, mint a személyes “irodai órájára” – olyan időkre a nap vagy a hét folyamán, amikor mindenre rendelkezésre áll, ami nem a fő munkája. Ha valaki napközben megkeresi Önt egy kéréssel, vagy “gyorsan el akar beszélgetni egy ötletről”, küldjön neki egy linket az irodai óráihoz.

Ez nem csak azt jelenti, hogy nem kell napközben váratlan megszakításokkal foglalkoznia, de pontosan tudni fogja, hogyan kezeljen minden beérkező kérést anélkül, hogy az kisiklatná a fókuszát.

Takarítsa ki az asztalát (és az íróasztalát)

Hihetetlenül nagy hatással van ránk a környezetünk. És bár kevesen gondolnak arra, hogy a munkakörnyezetük korszerűsítése életképes termelékenységi hack, néhány egyszerű változtatás mélyreható hatással lehet a koncentrációs képességére és az elvégzendő feladatokra.

Először is, vegye figyelembe a fizikai elhelyezkedését. A Princeton Egyetem idegtudósai szerint a környezetedben lévő fizikai rendetlenség verseng a figyelmedért, ami csökkent teljesítményhez és fokozott stresszhez vezethet.

Ez nem csak az asztalod kitakarítását jelenti. Hanem azt is, hogy figyelj arra, milyen emlékeztetőket helyezel a közvetlen látóteredbe minden nap. Van egy halom könyv, amivel már régóta szeretnél foglalkozni? Vagy öntapadós cetlik, amelyek emlékeztetnek a feladatokra?

Ahogy Michael Lopp írja, ha szánsz néhány percet arra, hogy “megjavítsd a kis elromlott dolgokat”, az hosszú távon segíthet neked.

“Van még öt olyan kis elromlott dolog az asztalomon, amit – kevesebb mint 10 perc alatt – meg tudnék javítani. Ezek olyan kis elromlott dolgok, amelyeket már egy hónapja bámulok és stresszelek, és 10 perc alatt ez az összetett bűntudat jobb. Ez a 10 perc örömtelibbé tette az íróasztalomnál állást.”

Ugyanez a lomtalanítási tanács érvényes a digitális eszközeinkre is:

• Hány lap van jelenleg nyitva a böngésződben?
• Mi van azokkal az eszközökkel, amelyekkel naponta váltogatsz ide-oda?
• Az asztalod és a letöltések mappád zsúfolásig tele van?

Tölts néhány percet a digitális rendetlenség csökkentésére és a munkakörnyezeted összpontosítására. Ha segítségre van szüksége, a RescueTime pontos képet adhat arról, hogy milyen eszközöket használ naponta, és mi veszi el a figyelmét.

2 perc alatt megváltoztathatja az életét (és a termelékenységét)

Egyszerű beleesni abba a csapdába, hogy az apró dolgok nem számítanak. De nem kell, hogy minden nagyobb változás a napi menetrendedben vagy az utadban hatalmas erőfeszítést jelentsen. Sőt, néha éppen az apró változtatások azok, amelyek messzemenő és mélyreható hatással vannak arra, ahogyan dolgozunk és élünk.

Szánj tehát néhány percet, és nézd meg, hol tudod alkalmazni a 2 perces szabályt a saját életedben. Meg fogsz lepődni, mennyi időt és mentális energiát spórolhatsz meg azzal, ha folyamatosan javítasz apró dolgokon.