10 trükk a lassú Excel-táblázatok javításához (Excel gyorsítása)

Ha van valami, ami mindannyiunkat összeköt, akkor az a frusztráció kell, hogy legyen, hogy lépést tartson a lassú Excel-táblázatokkal.

Míg a teljesítményre gyakorolt hatás elhanyagolható lehet, amikor kevesebb adat van, ez egyre mélyebbé válik, ahogy egyre több adatot/számítást adunk hozzá a munkafüzethez.

10-ből 9 alkalommal egy Excel-felhasználó panaszkodik a lassú Excel-táblázatokra. És aligha tehet ellene valamit.

Nos, ez NEM teljesen igaz.

Azzal, ahogyan az Excel készült, valóban lassúvá válik nagy adathalmazok esetén. Azonban számos gyorsító trükk van, amellyel javíthatja a lassú Excel-táblázat teljesítményét.

10 tipp a lassú Excel-táblázatok kezeléséhez

Az alábbi 10 tipp segítségével a lassú Excel-táblázatot egy kicsit gyorsíthatja, és időt és frusztrációt takaríthat meg (kattintson az adott szakaszra való ugráshoz).

1. Kerülje az illékony függvényeket (muszáj).
2. Használjon segédoszlopokat.
3. Kerülje a tömbképleteket (ha lehet).
4. Viseljen feltételes formázást óvatosan.
5. Használjon Excel táblázatokat és nevesített tartományokat.
6. A nem használt képleteket alakítsa át értékekké.
7. Tartson minden hivatkozott adatot egy lapon.
8. Kerülje el az egész sor/oszlop használatát a hivatkozásokban.
9. Kézi számítási mód használata.
10. Gyorsabb képlettechnikák használata.

Kerülje az illékony képleteket

Az illékony képleteket nem véletlenül hívják így. Az olyan függvények, mint a NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET stb. minden alkalommal újraszámolnak, amikor változás történik a munkafüzetben.

Ha például a NOW függvényt használja egy cellában, minden alkalommal, amikor változás történik a munkalapon, a képlet újraszámolódik és a cella értéke frissül.

Ez további feldolgozási sebességet vesz igénybe, és a végén egy lassú excel munkafüzetet kapunk.

Ökölszabályként érdemes elkerülni az illékony képleteket. Ha pedig nem teheti, igyekezzen minimalizálni a használatát.

Használja a segédoszlopokat

A segédoszlopok az Excel egyik legalulértékeltebb tervezési konstrukciói. Sok embert láttam, aki ódzkodik a segédoszlopok létrehozásától.

Ne tegye ezt.

A “Segédoszlopok” használatának legnagyobb előnye, hogy segíthet elkerülni a tömbképleteket.

Ne értsen félre. Nem vagyok a tömbképletek ellen. Inkább úgy gondolom, hogy ezek bizonyos helyzetekben nagyszerűek lehetnek. De ha mindezt egyetlen hosszú képlettel próbálja megtenni, az hatással van az Excel munkafüzet teljesítményére. Néhány tömbképlet itt-ott nem árthat, de abban az esetben, ha sok helyen kell használni, fontolja meg a segédoszlopok használatát.

Itt van néhány példa, ahol segédoszlopokat használnak:

• Automatikusan rendezze az adatokat ábécérendbe képlet segítségével.
• Dinamikus Excel-szűrő – az adatok kivonása gépelés közben.
• Második legördülő listák létrehozása Excelben ismétlés nélkül.

Kerülje a tömbképleteket

A tömbképleteknek megvannak a maguk előnyei – de a sebesség nem tartozik ezek közé.

Amint fentebb kifejtettük, a tömbképletek sok adatot (cellahivatkozást) képesek felvenni, elemezni és eredményt adni. De ennek elvégzése időbe telik.

Ha van mód a tömbformulák elkerülésére (például segédoszlop használata), mindig ezt az utat válassza.

A feltételes formázás óvatos használata

A feltételes formázást abszolút szeretem. Olyan gyönyörűvé varázsolja az unalmas adatokat. Ahelyett, hogy maga végezné el az összehasonlítást, most egyszerűen megnézheti egy cella színét vagy ikonját, és máris tudná, hogyan viszonyul a többihez.

De… itt van a probléma.

Nem sok Excel-felhasználó tudja, hogy az Excel feltételes formázás illékony. Míg kis adatkészleteknél nem veszi észre a különbséget, nagy adatkészletekre vagy többször alkalmazva lassú Excel-táblázatot eredményezhet.

Tanács: Használja óvatosan.

Használja az Excel táblázatokat és a megnevezett tartományokat

Az Excel táblázat és a megnevezett tartományok két csodálatos funkció, amelyek tárolják az adatokat és szuper egyszerűvé teszik a hivatkozásokat. Eltarthat egy ideig, amíg megszokja, de ha elkezdi használni, az élet egyszerűvé és gyorsabbá válik.

Az adatvezérelt dashboardok létrehozásakor szinte mindig jó ötlet az adatokat Excel-táblázatba konvertálni.

Ez azzal a további előnnyel is jár, hogy a képletei érthetőbbé válnak.

Mit lehet például könnyebben megérteni?

=Eladási ár-Költségár VAGY =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

A nem használt képletek statikus értékekké alakítása

Ez nem kérdéses. Ha nincs rá szükség, ne tartsa meg.

A sok képlet lassú Excel munkafüzetet eredményezne. És ha olyan képleteid vannak, amelyeket nem is használsz – tudod, kit hibáztathatsz. Ökölszabályként, ha nincs szükséged képletekre, jobb, ha statikus értékké alakítod őket (értékként való beillesztéssel).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Tartsd az összes hivatkozott adatot egy lapon

Ez nem mindig lehetséges, de ha ezt meg tudod tenni, garantálom, hogy az Excel táblád gyorsabb lesz.

A logika egyszerű – a munkalapodon lévő képleteknek nem kell messzire menniük az adatokért, ha azok közvetlenül mellette vannak ugyanazon a lapon.

Kerüld az egész sor/oszlop hivatkozásként való használatát (A:A)

Ezt csak azért vettem fel a listára, mert sokan látom, hogy a képletekben a teljes sor/oszlop hivatkozást használják. Ez rossz gyakorlat, és kerülendő.

Míg Ön azt gondolhatja, hogy a sor/oszlop csak néhány cellában van adat, az Excel nem így gondolkodik. Ha egy egész sorra/oszlopra hivatkozik, az Excel jó szolgaként viselkedik, és mindenképpen ellenőrzi azt. Ez több időt vesz igénybe a számításokhoz.

9. Használja a kézi számítási módot

Most csak azt ismétlem, amit már millióan mondtak különböző fórumokon és blogokon. A Kézi számítás használata rugalmasságot ad, hogy megmondja az excelnek, mikor számoljon, ahelyett, hogy az Excel saját maga döntene. Ez nem gyorsítja fel az Excel munkafüzetet, de ha lassú az Excel táblázata, akkor mindenképpen időt takarít meg azzal, hogy nem kell az Excelnek újra és újra újraszámolnia.

• A kézi üzemmódra váltáshoz lépjen a Formula lap -> Számítási beállítások -> Kézi (az újraszámításhoz nyomja meg az F9 billentyűt)

Gyorsabb képletek technikáinak használata

Az Excel rengeteg képletet és képlet-kombinációt ad ugyanerre a célra. A legjobb, ha azonosítja és használja a leggyorsabbakat.

Itt van néhány példa:

• Használja az IFERROR-t az IF és ISERROR kombináció helyett (kivéve, ha az Excel 2003 vagy korábbi programot használja, amelyben nincs IFERROR).
• Használja a MAX(A1,0) helyett az IF(A1>0,A1,0) – Ezt a remek tippet Mr. Excel-től, azaz Bill Jelen-től tanultam. Kutatásai szerint a MAX opció 40%-kal gyorsabb, mint az IF opció (és én kész vagyok ezt a statisztikát névértéken venni).
• Használja az INDEX/MATCH kombinációt a VLOOKUP helyett – Ez sokak szemöldökét felhúzhatja, de az igazság az, hogy a VLOOKUP semmiképpen sem lehet gyorsabb, ha 100 oszlopnyi adattal rendelkezik. A világ az INDEX/MATCH felé mozdul el, és neked is át kell állnod erre a váltásra.
  .
• Használd a – (dupla negatívat) a TRUE és FALSE értékek 1-re és 0-ra való átalakításához (ahelyett, hogy megszoroznád 1-gyel vagy hozzáadnál 0-t). A sebességnövekedés nagy adathalmazok esetén észrevehető.

Ez a lista kimerítő? Egyáltalán NEM. Ezek néhány jó megoldás, amelyeket szerintem érdemes kiindulópontként megosztani. Ha Excel-gyorsítási technikákat szeretne elsajátítani, sok Excel-szakértő jó munkát végzett.

Itt van néhány forrás, amit hasznosnak találhat:

• 75 gyorsítási tipp Chandoo-tól (okosan, crowdsourcinggal készült).
• Decision Models Website.
• Mr. Excel Message Board (fedezze fel ezt, és rengeteg tippet találna).

Biztos vagyok benne, hogy önnek is sok tippje van, ami segíthet a lassú excel táblázatok kezelésében. Ossza meg velünk itt a megjegyzés rovatban.

Nekem is van egy kérésem. A lassú excel táblázatkezelővel való munka fájdalmát sokan közülünk naponta megtapasztalják. Ha hasznosnak találja ezeket a technikákat. ossza meg másokkal. Enyhítsd a fájdalmukat, és keress egy kis jót 🙂

Az alábbi Excel linkek is tetszhetnek:

• 24 Excel trükk, amivel átvészelheted a mindennapi munkát.
• 10 szuper takaros módszer az adatok tisztítására az Excel táblázatokban.
• 10 Excel adatbeviteli tipp, amit nem hagyhatsz ki.
• Drop-down lista létrehozása és használata Excelben.
• Excel fájlok méretének csökkentése.
• Hogyan lehet visszaállítani a nem mentett Excel fájlokat.
• Ingyenes online Excel képzés (7 részes videó tanfolyam)