10 meglátás az EHS irányítási információs rendszerek sikeres bevezetéséhez

A közelgő éves környezetvédelmi, egészségügyi és biztonsági irányítási információs rendszerek gondolatvezetőinek fórumára készülve elgondolkodunk a tavalyi program meglátásainkon. A legjobb elmék és az EHS MIS-t alkalmazó vezető vállalatok gyűltek össze, hogy megosszák egymással a legjobb gyakorlatokat, feltárják a közös kihívásokat és megvitassák a tanulságokat. Egyértelmű volt, hogy ezek a meglátások elsősorban az emberekre és a folyamatokra, nem pedig a szoftverekre összpontosítottak annak érdekében, hogy a vezetői információs rendszereket sikeresen megvalósítsák, és szervezetüket az információvezérelt teljesítmény következő szintjére emeljék.

A 2017-es fórumon szerzett 10 legfontosabb tanulságot szeretnénk megosztani mindazok számára, akik vállalati MIS-programokat terveznek vagy vezetnek az EHS, a fenntarthatóság, a minőség vagy a kockázat területén.

Top Ten Lessons Learned

1. Figyeljen a nagy egészre.

Faggassa meg magát, hol lesz a szervezete tíz év múlva, és hagyja, hogy ezek a válaszok segítsék a program irányítását. A rendszereket kizárólag az üzleti célok elérése érdekében telepítik. E célok tisztázása fogja vezérelni a folyamatot. Maradjon kapcsolatban az üzleti egységekkel és részlegekkel, hogy biztosítsa az összhangot ezekkel a célokkal.

2. Bővítse a hálózatát.

Beszéljen másokkal az iparágában vagy a hasonló csoportokban olyan termékekről, megoldásokról és szállítókról, amelyek beváltak náluk – és olyanokról, amelyek nem. Fontos azonban, hogy ne feledje, hogy csak azért, mert egy termék, rendszer vagy szállító jól vagy rosszul működött valamelyik társa számára, ez nem jelenti azt, hogy ugyanez az Ön megvalósításánál is így lesz. Értse meg a társai küzdelmeinek gyökerét a saját útjukon, mivel minden bevezetés más és más.

3. Célja a javulást a csere előtt.

A tanulságok és a belső pontozás hasznos lehet a megoldási lehetőségek mérlegelésében. Szűkítse a megoldások körét, mielőtt adatvezérelt megközelítéssel folytatná a párbeszédet. Kezdje egy vállalati “kívánságlistával” a meglévő rendszer javításairól és változtatásairól, mielőtt a teljes cserét fontolóra venné – ez csökkenti a szorongást és javítja a változásmenedzsmentet. A kívánságlista kialakításának ezt a folyamatát gyakran nevezik hiányelemzésnek. Inkább többféle megoldást vegyen fontolóra, mint egyetlen nagy, összetett megoldást, amely esetleg néhány problémát hagy maga után.

4. Dokumentálja az utat.

A bevezetési folyamat során a jó dokumentáció – ideális esetben a folyamatgazdák és a szakterület szakértői által készített – megőrzése előzményeket és kontextust biztosít a későbbiekre nézve. Ezek a feljegyzések lehetővé teszik az átláthatóságot az összes érintett csoport számára, a folyamatos fejlesztést a folyamat során és azt követően, valamint a tanulságok levonását és a változáskezelési stratégiák kidolgozását.

5. Vezessen bátran.

Az erős vezetőknek fel kell oldaniuk az akadályokat, és meg kell hozniuk a nehéz, de szükséges döntéseket. A vezetők kimondott és kimondatlan szavakkal kritikus szerepet játszanak a kultúra alakításában. Az erős vezetés hiánya a rendszerprogramok kudarcának első számú előrejelzője.

6. Legyen agilis.

Az agilis módszerhez hasonló módszer alkalmazása – a konfigurációs felülvizsgálatok korai és gyakori megtartása a konfigurációt és az ügyfél személyre szabását igénylő területek azonosítása érdekében – időt és erőfeszítést takarít meg az elejétől a végéig. A legtöbb vállalatnak hasonló igényei vannak az EHS MIS szoftverrel szemben, és a legtöbb kereskedelmi forgalomban kapható, a polcról letölthető opció “a dobozból” kielégíti az alapvető igényeket, ami lehetővé teszi az ügyfél egyszerű személyre szabását a standard funkciók bővítéseként.

7. Használja a felhasználói történetek használatát.

Az EHS rendszer felállításának “agilis jellegű” folyamatának részeként a felhasználói történetek beszerzése – a technikai rendszerkövetelmények helyett – lehetővé teszi a projektcsoport számára az igények és az alapszintek meghatározását. A felhasználói történetek kidolgozása után a csapatnak prioritás szerint kell rangsorolnia a történeteket, megkérdezve: “Melyek a legkritikusabb történetek? Mely történeteket teljesítik és melyeket nem teljesítik a jelenlegi rendszerek? Hogyan lehet a jelenlegi folyamatokat racionalizálni az új rendszerrel?”

8. Nézze át újra a folyamatokat és az adatokat.

Kereszen rugalmas adatokat a rendszer és a meglévő folyamatok összehangolásához. Fontolja meg a folyamatok racionalizálásának és a ráfordítások csökkentésének lehetőségeit a szükséges kimenetek értékelésével – ha az adatok nem jelennek meg a jelentésekben, akkor miért rögzítik őket? Sok időt és pénzt fordítanak olyan adatok gyűjtésére, kezelésére és integrálására, amelyeket soha nem használnak fel.

9. Egy erős programirányítás bevezetése.

Az erős programirányítás meghatározza a szerepeket és felelősségi köröket, amelyek kulcsfontosságúak a szervezetközi csapatokban. Az irányítási program célja, hogy leírja a programirányítás és az érintettek konkrét szerepeit és felelősségi körét, elsősorban a hatáskörök szintjére és a döntéshozatali struktúrákra összpontosítva. Gyakran magában foglalja:

• A program eredményeinek nyomon követését és az elfogadott helyes gyakorlatok betartásának biztosítását.
• A stratégiai összehangolásra; a beruházások értékelésére; a szervezet számára elfogadható kockázati lehetőségek és veszélyek nyomon követésére és ellenőrzésére; valamint annak biztosítására, hogy a várható előnyök összhangban legyenek az eredeti üzleti tervvel.

A funkcionális szuperfelhasználók azonosítása segíti a változáskezelési folyamatot azáltal, hogy az új rendszer helyi, belső, megbízható “evangelistái” vannak. Ez a felhatalmazás kritikus fontosságú a felhasználói elfogadás szempontjából.

.