Építésvezetés lezárási eljárások és folyamatok

Akár egy 25.000 SF egyedi otthont fejezett be Beverly Hillsben, akár egy jelentős kereskedelmi létesítményt, az építésvezetés lezárási eljárásai kritikusak a hatékony átadáshoz. Az elvégzett és alapos projektzárás igazolja, hogy a projektet a szerződéses dokumentumoknak megfelelően hajtották végre, minden költséget kiszámláztak és kifizettek, az épület megfelel az összes megfelelő törvénynek és előírásnak, és a tulajdonos jogszerűen, terheléstől való félelem nélkül használhatja az ingatlant. Biztosítja továbbá, hogy az ügyfél az új vagy felújított épület karbantartásához és üzemeltetéséhez szükséges ismeretekkel és erőforrásokkal rendelkezzen.
Az építésmenedzsment legjobb gyakorlatai közé tartozik a kötelező projektmenedzsment lezárási folyamat bevezetése, mint szabványos működési eljárás minden projekt esetében. Biztosítsa, hogy csapata már a projekt korai szakaszában megkezdje a releváns dokumentumok másolatainak megőrzését. Az olyan kulcsfontosságú záródokumentumok, mint a garanciák és a rendszerképzési kézikönyvek a munka befejezésekor, nem csak a projekt végén, különböző formátumban, különböző forrásokból érkeznek. Például, amikor egy készüléket leszállítanak, az tartalmazhat garanciális információkat, amelyeket át kell adni a tulajdonosnak, gyakran sok hónappal a projekt befejezése előtt. Ha csapata folyamatosan odafigyel a lezárási dokumentációra, elkerülheti, hogy az utolsó pillanatban olyan forrásokból származó dokumentumokért kelljen kapkodnia, amelyek már nem feltétlenül állnak rendelkezésre.
Projektzárás. A projektzárási folyamatnak a helyszíni és adminisztratív feladatok kombinációját kell magában foglalnia. A helyszíni lezárást általában a fővállalkozó (GC) koordinálja.
A helyszíni projektzárás ellenőrzési listájának a következő feladatokat kell tartalmaznia:

• Végezze el az összes hiánypótlási lista tételét. A legtöbb projektnél túlságosan is jellemző, hogy a GC-nek kell az alvállalkozókat arra sürgetnie, hogy a helyszínen fejezzék be a munkájukat. Általában a hiánypótlási lista teljesítését a projektépítész ellenőrzi.
• Demobilizálja a vállalkozók összes munkaraktárát/ utánfutóját, ideiglenes létesítményét és felszerelését, beleértve az ideiglenes villanyoszlopokat és mosdókat a munkaterületről.
• Leszállítja, rendszerezi és tárolja a padláskészletet (szerződésben előírt többletanyagok), mint például tetőfedő, cserép, HVAC-szűrők, mennyezeti csempe stb.
• Győződjön meg arról, hogy az állandó közművek telepítése, tesztelése és működése megtörtént, valamint a projekthez kapcsolódó valamennyi szolgáltatás és szerződés, azaz a telefon-, víz-, áram-, gáz- és internetszolgáltatások felmondása.
• Győződjön meg arról, hogy a helyszín teljesen tiszta és készen áll a használatbavételre.
• Győződjön meg arról, hogy a rendszerek összes tulajdonosi oktatása megtörtént.

Épület üzembe helyezése. A legtöbb nagy projekt külön szerződéses követelményeket ír elő a rendszerek üzembe helyezésére vonatkozóan. A Wiki szerint az épület üzembe helyezése (Cx) az a folyamat, amelynek során új építkezéseknél a gépészeti (HVAC), vízvezeték-, villany-, tűz- és életvédelmi, épületburkolati, vezérlési, épületbiztonsági és egyéb rendszerek alrendszereit ellenőrzik, hogy elérjék a tulajdonos projekt követelményeit az épület tervezője és mérnökei által tervezett módon. Az üzembe helyezés terjedelme a rendszerek összetettségétől és a tulajdonos minőségellenőrzési és ellenőrzési igényétől függően változik. A nagy projekteknél szokássá válik egy üzembe helyező hatóság vagy megbízott (CxA) kijelölése, aki gyakran egy harmadik fél mérnök, aki felügyeli és megerősíti, hogy a rendszereket megfelelően kalibrálták, kiegyensúlyozták és tesztelték, hogy a teljesítmény megfelel a tervezési kritériumoknak, és hogy a tulajdonost vagy megbízottjait kiképezték a megfelelő használatra. Az üzembe helyezés, amennyiben szükséges, ezért a kereskedelmi vagy nagyméretű lakóprojektek projektzárásának jelentős részét képezi.

Projektzárás. Miután az építésznek és a tulajdonosnak a GC-től megkapja a lényeges befejezés megerősítésére vonatkozó kérést, az építésznek és a tulajdonosnak egy helyszíni szemlét kell tartania a végleges befejezéshez szükséges hiánypótlási lista meghatározása érdekében. Általában a jelentős befejezés akkor érhető el, amikor az épület rendeltetésszerűen használható, minden közmű működik, a projekt elérte a használatbavételi vagy használatbavételi engedélyt, és a munka több mint 97,5%-ban befejeződött. A tipikus AIA-szerződések szerint a jelentős befejezés olyan mérföldkő, amely a jótállási időszakok kezdetét váltja ki. Ezt a mérföldkövet általában az építésvezető vagy az építész határozza meg a teljes befejezésről szóló tanúsítvány kiállításával.
A végleges befejezés azt jelenti, hogy az építkezés a szerződéses dokumentumoknak megfelelően befejeződött. Ez azt jelenti, hogy a hiánypótlási lista elkészült, amelyet általában a projektépítész igazol. Ezenkívül minden helyszíni feladatot elvégeztek, és az adminisztratív beadványokat, a kaliforniai építési zálogjogról való lemondást, a garanciákat, a lezárási dokumentációt, a kézikönyveket, az állapotfelméréseket stb. átadták a tulajdonosnak, és ellenőrizték azok teljességét. Kattintson a linkre, ha kíváncsi, hogy mi a zálogjogról való lemondás az építőiparban.
A legtöbb joghatóságban az illetékes hatóság egy használatbavételi tanúsítványt állít ki, amely igazolja, hogy az építési engedélyt leírták, és minden ellenőrzés befejeződött, és jelzi, hogy az épület készen áll a tervezett használatra vagy használatra. A tulajdonos által a vállalkozónak fizetendő foglaló kifizetése a szerződésben szerepel, és a végleges befejezéshez, a jelentős befejezéshez vagy néha a használatbavételi igazoláshoz kapcsolódik.

Az adminisztratív zárási eljárások és a projekt szerződéskezelés célja annak megerősítése, hogy minden szerződéses feltétel teljesült, a zárási dokumentumok rendelkezésre álltak, és a vállalkozó az összes alvállalkozónak és anyagszállítónak teljesítette a kifizetéseket. Bár a teljesítmények az egyes tulajdonosok sajátos igényei szerint változnak, a cél a projekt átlátható és szervezett átadása a tulajdonosnak, beleértve minden olyan információt vagy dokumentumot, amelyre a jövőben szükségük lehet hivatkozás céljából.
A következőkben a projektzárás során figyelembe veendő adminisztratív feladatok és dokumentumok ellenőrző listája található:

• Nézzen át minden szerződéses követelményt, és győződjön meg arról, hogy minden feltétel teljesült.
• Nézzen át minden módosítási megbízást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az összeset elszámolták, és vagy érvénytelenítették, elutasították vagy kiegészítették.
• Szerezze be a fennálló biztosítási és karbantartási kötvényeket, a szerződésben előírt mértékben.
• Győződjön meg arról, hogy rendelkezik a végleges engedélyezési kártyákkal, amelyek a tulajdonos tulajdonát képezik, valamint az építési engedélyezési tervekkel és a hatáskörrel rendelkező hatóságok bármely más dokumentumával.
• Vizsgálja át és győződjön meg az építéskori rajzok teljességéről.
• Visszaigazolja, hogy az összes üzemeltetési & karbantartási kézikönyvet a vállalkozó átadta a tulajdonosnak, hogy a tulajdonos képzést kapott és tudja, hogy kit & mikor kell felhívnia.
• Nézzen át minden garanciát, beleértve a garanciális státuszra, feltételekre és elérhetőségekre vonatkozó teljes körű tájékoztatást.
• Vegye be az alvállalkozóktól és beszállítóktól a feltétel nélküli végleges zálogjogról való lemondást – ha jogszerűen tettek előzetes bejelentést. Minden más zálogjogi felmentést már a havi elszámoláshoz kellett volna csatolni.
• Következtetés annak biztosítására, hogy a fennálló kauciók, joghatósági készfizető kezességvállalások, teljesítési és fizetési garanciák stb,
• Az állami jogszabályokban előírt határidőn belül benyújtja a megfelelő joghatósági hatósághoz a befejezési értesítést.
• Végső elszámolást készít a projekt összes költségének teljes körű nyilvántartása érdekében, a költségnyilvántartások kiegészítése és az ingatlan költségalapjának megállapítása céljából.

A sikeres lezárási folyamat csak akkor teljes, ha a végső és teljes kifizetések megtörténtek, a végső visszatartás felszabadult, az engedélyek lezárultak és minden fél elégedett. A lezárási folyamat során gyakran előfordulnak késedelmek az utolsó pillanatban, amikor létfontosságú információkat kell felkutatni, vagy amikor a függőben lévő vagy hiányos módosítási megbízások zavart okoznak. Egy jól kidolgozott építési módosítási megbízási folyamat csökkentheti ezt a zavart.
Dokumentumok átadása. Vagy a fővállalkozó vagy az építésvezető a projekt követelményeinek megfelelően megszervezi az összes lezárási dokumentációt. A legtöbb ügyfél a legtöbb dokumentum elektronikus terjesztését részesíti előnyben, bár egy nyomtatott projekt kézikönyv a jótállási és elérhetőségi információkkal általában nagyon hasznos.
Az építésvezető szerepe a lezárás során. Nagy projektek esetében, különösen azoknál, amelyek üzembe helyezést igényelnek, egy építésvezetőnek kell felügyelnie a folyamatot. Fontos, hogy gondosan átnézze a teljes lezárási csomagokat, biztosítva, hogy a projektjükben felhasznált berendezések és rendszerek teljesek legyenek, és hogy a tulajdonos tisztában legyen a garanciával és a folyamatos karbantartás szükségességével e garanciák megőrzése érdekében. Felhívjuk a figyelmüket a kapcsolattartók listájára, és biztosítjuk, hogy a tulajdonos tudja, kit mikor kell felhívnia. A nagy projektek lezárása rengeteg munkával jár – biztosítsa, hogy csapatának legyen egy bajnoka, aki ezt a folyamatot, valamint a teljes építési folyamatot irányítja.
A projektdokumentáció megőrzése. Kaliforniában a követelések benyújtására 10 éves elévülési idő vonatkozik, ezért fontos, hogy a jelentős befejezést követő időszakban minden dokumentumot megőrizzen. Az építészek általában hosszabb ideig őrzik meg a projektdokumentációkat. Ne feledje, hogy abban az esetben, ha egy rejtett hibát a projekt befejezése után fedeznek fel, és a tulajdonos követelést vagy polgári pert nyújt be, minden olyan dokumentáció, amely igazolja, hogy a felek megfelelő gondossággal teljesítették szerződéses kötelezettségeiket, jól szolgálhatja őket a védelmükben.
A projekt alapos lezárásának előnyei. Az alapos dokumentáció védelmet nyújt a terjedelemmel, szerződésekkel, garanciákkal vagy elvárásokkal kapcsolatos jövőbeli vitákból eredő potenciális kockázatok ellen. Ellenőrzi, hogy minden projektkövetelményt teljesítettek-e, és megállapítja a jövőbeni elszámoltathatóságot a karbantartás és a garanciák tekintetében. A teljes és jól szervezett dokumentáció aláhúzza a projektcsapat hitelességét. Az építésirányítási zárási eljárások átfogó, lépésről lépésre történő megközelítése biztosítja a befejezett projekt magabiztos átadását.