Quel est l’outil de facturation et de gestion de cabinet de thérapeute le plus populaire ?

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SimplePractice, Office Ally et TherapyNotes constituent la majorité du marché.

Au total, les trois principaux outils de facturation et de gestion de cabinet en ligne – SimplePractice, Office Ally et TherapyNotes – représentent 61 % de toutes les méthodes de facturation et de gestion de cabinet utilisées. SimplePractice (34 %) s’est emparé de la tête, suivi d’Office Ally (16 %), et de TherapyNotes (11 %).

Les thérapeutes choisissent SimplePractice et TherapyNotes pour leur facilité d’utilisation, et Office Ally et les systèmes papier hors ligne pour leur coût et leur accessibilité.

Pourquoi les thérapeutes choisissent-ils chaque plateforme ? Cela ressemble à un compromis entre la facilité d’utilisation et le coût.

SimplePractice et TherapyNotes en matière de facilité d’utilisation.

90% des thérapeutes ont cité la « facilité d’utilisation » comme la principale caractéristique de SimplePractice et TherapyNotes.

Qu’est-ce qui rend le choix n°1, SimplePractice, uniquement convivial ? Nous avons parlé avec des thérapeutes de Zencare et avons appris qu’ils aiment les applications mobiles de la plate-forme, le processus d’admission entièrement électronique et l’esthétique conviviale.

SimplePractice a à la fois des applications mobiles iOS et Android – sur le magasin d’applications iOS, il se vante de 4 289 critiques avec une moyenne de 4.7 sur 5 étoiles.

Image courtoisie de SimplePractice

« J’aime et j’utilise l’application mobile de SimplePractice tout le temps », dit le Dr Ruben Hopwood, un psychologue agréé à Cambridge, Massachusetts.

Le Dr Hopwood cite ces fonctionnalités comme des avantages sur l’application SimplePractice :

• Vérifier les éléments/documents en attente
• Envoyer et recevoir des messages instantanés sécurisés des clients (ex. les clients peuvent l’alerter directement lorsqu’ils sont en retard)
• Traiter les paiements
• Vérifier et modifier le calendrier
• L’interface entre l’ordinateur et l’application mobile rend le travail facile et accessible

Kristen Acciari, travailleuse sociale clinique agréée à Warwick, Rhode Island, dit que la raison déterminante pour laquelle elle a choisi SimplePractice plutôt que tout autre outil est leur processus d’admission entièrement électronique. « C’est une valeur indispensable – en tant que cabinet de groupe avec six cliniciens, il n’y a aucun moyen pour nous de gérer notre volume actuel de clients avec notre ancien formulaire papier et notre processus de transcription des données. »

L’esthétique peut également être une autre raison pour laquelle les fournisseurs choisissent SimplePractice – 31% des utilisateurs interrogés apprécient l’aspect général de SimplePractice.

Image avec l’aimable autorisation de SimplePractice

« Le logiciel est facile à utiliser, très interactif et agréable à l’œil », déclare le Dr Sarah Karytko, une psychologue qui utilise SimplePractice dans son cabinet de Brookline, dans le Massachusetts.

TherapyNotes, en revanche, n’a peut-être pas d’application (encore !), mais les utilisateurs semblent satisfaits du produit global. « J’utilise Therapy Notes depuis plus d’un an, et j’ai été très satisfait à la fois de ses fonctionnalités et de sa convivialité », déclare Jamie Bloom, un travailleur social clinique agréé à Brooklyn, New York.

Image avec l’aimable autorisation de TherapyNotes

TheraNest, que 5% des thérapeutes interrogés utilisent, a bien une application iOS – bien qu’avec seulement 9 critiques sur l’App store au moment de la rédaction de cet article, elle pourrait être (littéralement !) sous-estimée. Stephanie Saklad, thérapeute en arts créatifs diplômée dans le Queens, à New York, utilise TheraNest avec plaisir depuis environ deux ans. En tant qu’art-thérapeute, elle apprécie le fait qu' »il y a une partie dans laquelle je peux numériser des documents, de sorte que je peux numériser les œuvres d’art des clients, ainsi que leurs documents d’admission. »

Office Ally et d’autres outils gratuits gagnent sur le coût.

Les trois quarts des thérapeutes ont indiqué que le « coût/abordabilité » était la principale chose qu’ils apprécient dans Office Ally.

Et c’est logique – parce que la majeure partie d’Office Ally est gratuite ! (Avec des frais de réclamation non-par, qui s’appliquent lorsque 50 % ou plus du volume mensuel de réclamations concerne des payeurs non-par).

Image courtoisie d’Office Ally/Vimeo

Ceci se compare à un tarif de base de 39 à 59 $/mois pour SimplePractice et de 49 à 59 $/mois pour TherapyNotes – et cela avant les frais supplémentaires pour le traitement des demandes de remboursement, les frais de carte de crédit et les fonctionnalités ajoutées comme la téléthérapie.

De même, les thérapeutes qui utilisent leurs propres systèmes ou des systèmes sur papier choisissent cette voie pour les avantages en termes de coûts.

Claudia Giolitti, psychothérapeute agréée à New York, utilise les Google Sheets de G-Suite pour sa pratique. G-Suite est la version orientée vers les entreprises des produits Google, et offre la possibilité de signer un accord d’associés commerciaux (BAA) pour être sécurisé HIPAA ; Google Sheets fonctionne comme Excel, permettant aux utilisateurs de construire et de gérer des feuilles de calcul.

Giolitti aime qu’elle puisse gérer son travail d’administration d’entreprise gratuitement – mais en termes d’esthétique et de facilité d’utilisation, elle n’est pas si vendue. « Ce serait charmant s’il avait une fonction de correction automatique, ou des modèles de différents formulaires utiles », dit-elle. « Par exemple, un modèle de formulaire pour les impôts, les dépenses, les revenus, le registre des services aux patients, etc. Il faudrait aussi une option de sécurité par mot de passe pour partager les formulaires entre les thérapeutes d’un même cabinet, et un meilleur look. C’est assez simple et vert ! »