Procédures et processus de clôture de la gestion de la construction

Que vous veniez de terminer une maison personnalisée de 25 000 pieds carrés à Beverly Hills ou une installation commerciale importante, les procédures de clôture de la gestion de la construction sont essentielles pour une remise efficace. Une clôture de projet complète et minutieuse prouve que le projet a été réalisé conformément aux documents contractuels, que tous les coûts ont été facturés et payés, que le bâtiment est conforme à toutes les lois et réglementations en vigueur et que le propriétaire peut occuper légalement la propriété sans crainte d’encombrement. Elle garantit également que le client est laissé avec les connaissances et les ressources nécessaires pour entretenir et exploiter son bâtiment neuf ou rénové.
Les meilleures pratiques de gestion de la construction comprennent la mise en œuvre d’un processus obligatoire de clôture de la gestion de projet en tant que procédure d’exploitation standard pour chaque projet. Assurez-vous que votre équipe commence le processus de conservation des copies des documents pertinents dès le début du projet. Les documents clés de clôture, comme les garanties et les manuels de formation aux systèmes, se présentent sous différents formats et proviennent de diverses sources au fur et à mesure de l’achèvement des travaux, et pas seulement à la fin du projet. Par exemple, lorsqu’un appareil est livré, il peut contenir des informations sur la garantie qui doivent être remises au propriétaire, souvent plusieurs mois avant la fin du projet. Une attention permanente pour la documentation de clôture de la part de votre équipe évitera de se démener à la dernière minute pour obtenir des documents provenant de sources qui peuvent ne plus être facilement disponibles.
Clôture du projet. Le processus de clôture du projet devrait inclure une combinaison de tâches sur site et de tâches administratives. La clôture du chantier est habituellement coordonnée par l’entrepreneur général (EG).
La liste de contrôle de clôture du projet sur place devrait comprendre les tâches suivantes :

• Compléter tous les éléments de la liste de punch. Il n’est que trop typique, dans la plupart des projets, que le GC doive pousser les sous-traitants à finaliser leur travail sur le terrain. En général, l’achèvement de la liste de punch est vérifié par l’architecte du projet.
• Démobiliser du chantier tous les entrepôts/roulottes de travail des entrepreneurs, les installations et équipements temporaires, y compris les poteaux électriques temporaires et les installations sanitaires.
• Livrer, organiser et stocker le stock du grenier (matériaux excédentaires requis par contrat) tels que la toiture, les tuiles, les filtres CVC, les tuiles de plafond, etc.
• S’assurer que les services publics permanents sont installés, testés et fonctionnent et que tous les services et contrats liés au projet, c’est-à-dire le téléphone, l’eau, l’électricité, le gaz et les services Internet sont annulés.
• S’assurer que le site est complètement propre et prêt à être occupé.
• S’assurer que toute la formation des systèmes par le propriétaire a été complétée.

Mise en service du bâtiment. La plupart des grands projets prévoient des exigences contractuelles spécifiques pour la mise en service des systèmes. Selon Wiki, le commissionnement du bâtiment (Cx) est le processus de vérification, dans une nouvelle construction, des sous-systèmes pour la mécanique (CVC), la plomberie, l’électricité, la sécurité incendie/vie, les enveloppes du bâtiment, les contrôles, la sécurité du bâtiment et d’autres systèmes pour atteindre les exigences du projet du propriétaire telles que conçues par l’architecte et les ingénieurs du bâtiment. La portée du commissioning varie en fonction de la complexité des systèmes et du désir du propriétaire de contrôler et de vérifier la qualité. Il est de plus en plus courant, dans les grands projets, de nommer une autorité ou un agent de mise en service (AMS), qui est souvent un ingénieur indépendant, pour superviser et confirmer que les systèmes ont été correctement calibrés, équilibrés et testés, que leur rendement répond aux critères de conception et que le propriétaire ou ses agents ont été formés à leur utilisation. La mise en service, dans la mesure où elle est requise, est donc un aspect important de la clôture des projets commerciaux ou des grands projets résidentiels.

Finition du projet. À la réception d’une demande de confirmation de l’achèvement substantiel par le GC, l’architecte et le propriétaire devraient procéder à une inspection de passage pour déterminer la liste de poinçons pour l’achèvement final. Généralement, l’achèvement substantiel est atteint lorsque le bâtiment est utilisable pour l’usage auquel il est destiné, que tous les services publics fonctionnent, que le projet a obtenu l’approbation d’utilisation ou d’occupation et que les travaux sont achevés à plus de 97,5 %. Dans les contrats types de l’AIA, l’achèvement substantiel est un jalon qui déclenche le début des périodes de garantie. Le directeur des travaux ou l’architecte détermine généralement ce jalon en délivrant un certificat d’achèvement substantiel.
L’achèvement définitif signifie que la construction est terminée conformément aux documents contractuels. Cela signifie que la liste de poinçons a été complétée, généralement certifiée par l’architecte du projet. En outre, toutes les tâches sur le chantier ont été achevées et les documents administratifs, les garanties, les documents de clôture, les manuels, les plans de construction, etc. ont été remis au propriétaire et leur exhaustivité a été vérifiée. Cliquez sur le lien si vous vous demandez ce qu’est une renonciation au privilège dans la construction.

Dans la plupart des juridictions, l’autorité compétente délivre un certificat d’occupation certifiant que le permis de construire a été signé et que toutes les inspections sont terminées et signifie que le bâtiment est prêt pour l’utilisation ou l’occupation prévue. Le paiement par le propriétaire d’une provision à l’entrepreneur est décrit dans le contrat et est lié à l’achèvement final, à l’achèvement substantiel ou parfois au certificat d’occupation.
Le but des procédures de clôture administrative et de la gestion des contrats de projet est de confirmer que toutes les conditions contractuelles ont été satisfaites, que les documents de clôture ont été fournis et que les paiements ont été effectués par l’entrepreneur à tous les sous-traitants et fournisseurs de matériaux. Bien que les produits livrables varient en fonction des besoins particuliers de chaque propriétaire, l’objectif est de fournir un transfert transparent et organisé du projet au propriétaire, y compris toute information ou tout document dont il pourrait avoir besoin à l’avenir à titre de référence.
La liste suivante est une liste de contrôle des tâches administratives et des documents à prendre en compte lors de la clôture du projet :

• Revoir toutes les exigences contractuelles et s’assurer que toutes les conditions ont été respectées.
• Revoir tous les ordres de modification pour s’assurer qu’ils ont tous été comptabilisés et annulés, rejetés ou complétés.
• Obtenir toutes les assurances et les cautionnements d’entretien en suspens, dans la mesure où le contrat l’exige.
• S’assurer d’avoir les cartes de permis finales, qui sont la propriété du propriétaire, ainsi que les plans de permis de construire et tout autre document des organismes ayant juridiction.
• Revoir et s’assurer de l’exhaustivité des dessins tels que construits.
• Confirmer que tous les manuels d’exploitation &maintenance ont été fournis au propriétaire par l’entrepreneur, que le propriétaire a été formé et sait qui &quand appeler.
• Revoir toutes les garanties, y compris l’information complète sur le statut de la garantie, les conditions et les coordonnées.
• Obtenir des renonciations de privilège finales inconditionnelles des sous-traitants et des fournisseurs – s’ils ont légalement déposé un avis préliminaire. Toutes les autres renonciations de privilège devraient déjà avoir été incluses avec la comptabilité mensuelle.
• Faire le suivi pour s’assurer que tous les dépôts en suspens, les garanties d’espèces juridictionnelles, les garanties de performance et de paiement, etc, sont libérés ou remboursés, le cas échéant.
• Déposer un avis d’achèvement auprès de l’autorité juridictionnelle appropriée dans le délai requis par la loi de l’État.
• Effectuer la comptabilité finale pour avoir un enregistrement complet de toutes les dépenses du projet, afin de compléter les dossiers de dépenses et d’établir une base de coûts pour la propriété.

Un processus de clôture réussi n’est pas complet jusqu’à ce que les paiements finaux et complets soient effectués, que la retenue finale soit libérée, que les permis soient fermés et que toutes les parties soient satisfaites. Les retards sont fréquents à la dernière minute du processus de clôture, lorsqu’il faut retrouver des éléments d’information essentiels ou lorsque des ordres de modification en suspens ou incomplets sèment la confusion. Le fait d’avoir un processus d’ordre de modification de construction bien élaboré peut réduire cette confusion.
La livraison des documents. L’entrepreneur général ou le gestionnaire de construction organisera tous les documents de clôture en fonction des exigences du projet. La plupart des clients préfèrent la distribution électronique de la plupart des documents, bien qu’un manuel de projet imprimé avec la garantie et les informations de contact soit généralement très utile.
Rôle du gestionnaire de la construction pendant la clôture. Pour les grands projets, en particulier ceux qui nécessitent une mise en service, un gestionnaire de construction devrait superviser le processus. Il est important d’examiner attentivement l’ensemble des dossiers de clôture, en s’assurant que les équipements et les systèmes utilisés dans leur projet sont complets et que le propriétaire est conscient de la garantie et de la nécessité d’un entretien continu pour préserver ces garanties. Nous attirons leur attention sur la liste des contacts et veillons à ce que le propriétaire sache qui appeler à quel moment. Il y a beaucoup de travail à faire pour la clôture des grands projets – assurez-vous que votre équipe a un champion qui gérera ce processus ainsi que l’ensemble du processus de construction.
Retenue de la documentation du projet. En Californie, il y a un délai de prescription de 10 ans pour déposer des réclamations, il est donc important de conserver tous les documents pendant cette période après l’achèvement substantiel. Les architectes conservent généralement les documents du projet pendant des périodes plus longues. Gardez à l’esprit que dans le cas où un vice caché est découvert après la conclusion d’un projet et que le propriétaire dépose une réclamation ou une poursuite civile, toute documentation qui établit qu’une partie a exécuté ses obligations contractuelles avec une diligence appropriée lui servira bien dans sa défense.
Avantages d’une clôture de projet minutieuse. Une documentation approfondie protège contre les risques potentiels de litiges futurs sur la portée, les contrats, les garanties ou les attentes. Elle permet de vérifier que toutes les exigences du projet ont été remplies et d’établir les responsabilités futures en matière de maintenance et de garanties. Une documentation complète et bien organisée souligne la crédibilité de l’équipe de projet. La mise en œuvre d’une approche complète, étape par étape, des procédures de clôture de la gestion de la construction garantit la remise d’un projet achevé en toute confiance.