OneNote 101 : Soyez organisé et productif avec Microsoft OneNote

Si votre bureau ressemble au nôtre, des réunions, des rattrapages de café et des mises à jour impromptues de l’état du couloir se produisent chaque semaine. Pour certains, c’est tous les jours. Et quand ils le font, repartir avec une tonne de notes, d’idées, de questions, de suivis et de choses à faire est inévitable.

Le problème, c’est que garder la trace de vos notes peut devenir vraiment désordonné, très rapidement.

En fait, il est probable que vous ayez quelques notes d’une réunion marquées dans votre boîte de réception, peut-être qu’elles sont enregistrées dans un document word ou, mieux encore, griffonnées sur une page de votre fidèle carnet que vous tenterez de déchiffrer demain.

Avec d’innombrables réunions, des tâches quotidiennes et votre pile de notes autocollantes qui ne cesse de croître, garder le contrôle de vos grattages de poulet – et de votre journée – peut sembler difficile, mais ce n’est pas nécessaire.

Quand il s’agit de simplifier et d’organiser vos notes, vous avez une pléthore d’applications à choisir. Mais nous n’allons pas perdre de temps à peser les avantages et les inconvénients de chacune. Nous vous recommandons d’utiliser Microsoft OneNote.

C’est la meilleure appli de prise de notes disponible

Pourquoi ?

Eh bien, de sa navigation facile et de sa disponibilité sur tous vos appareils, en passant par sa recherche instantanée et sa capacité à partager, à collaborer et à créer en temps réel, elle fait en sorte que rester au top de vos notes – et de votre journée – ressemble à une promenade dans le parc.

Et par-dessus tout, le fait d’être un partenaire Gold de Microsoft signifie que nous sommes inconditionnellement biaisés.

Mais en mettant de côté nos trophées d’or, nous vous recommandons d’utiliser OneNote, même si vous avez un faible pour un cahier relié en cuir chic et une plume d’oie.

Plus simplement, Microsoft OneNote est un cahier numérique qui vous permet de prendre des notes et d’organiser votre journée – comme vous le souhaitez.

Vous avez besoin d’un carnet de notes dédié à un projet ?

Facile.

Que diriez-vous d’un carnet de notes auquel toute votre équipe peut accéder et mettre à jour simultanément ?

Pas de problème.

Ou peut-être juste un endroit pour stocker vos notes personnelles et vos recettes préférées ?

Simple.

Quoi que vous choisissiez d’utiliser OneNote, sa synchronisation en direct signifie que vous aurez un carnet numérique unique au bout des doigts, de sorte que vous retrouverez toujours vos notes là où vous les avez laissées.

Dans ce tutoriel, nous vous présenterons OneNote et vous montrerons comment démarrer, afin que vous puissiez balayer le désordre et faire passer votre productivité et votre jeu de prise de notes au niveau supérieur.

OneNote 101 : Démarrage

Démarrer avec OneNote commence par une discussion rapide avec votre équipe de support informatique préférée – ou une visite sur le site Web de Microsoft OneNote pour télécharger et configurer l’application gratuite – oui, elle est 100% gratuite.

Pendant que vous y êtes, nous vous suggérons de télécharger et de configurer également une version pour vos appareils Android, Windows et IOS.

Note : Pour ce tutoriel, nous utiliserons OneNote pour Windows 10. Les différentes versions peuvent avoir des fonctionnalités et des interfaces légèrement différentes, mais la fonctionnalité de base reste cohérente dans toutes les versions de l’app OneNote.

Si vous avez précédemment passé un certain temps à essayer de  » s’organiser  » en trimballant un carnet physique, vous remarquerez que OneNote partage une hiérarchie similaire :

Introducing Notebooks, Sections and Pages

Notebooks

Les carnets se situent au sommet de la chaîne et représentent généralement un vaste sujet. Par exemple, vous pourriez décider d’avoir des carnets séparés pour votre vie personnelle et votre travail. Ou, vous pourriez vouloir aller plus granulaire et créer un carnet distinct pour chacun de vos clients ou projets. Quoi que vous décidiez, il n’y a pas de bonne, ou de mauvaise approche ici, déterminez simplement ce qui fonctionne le mieux pour vous et passez à autre chose.

Sections

A l’intérieur de votre carnet, vous pouvez segmenter vos notes en onglets colorés appelés sections. Les sections vous aident à organiser votre carnet de notes en sous-thèmes et en groupes. Par exemple, si vous avez un carnet pour ‘Client Z’, vous pouvez choisir d’avoir des sections séparées pour les réunions, les projets et les informations générales.

Pages

Dans vos sections, vous trouverez vos pages – c’est là que vous entrez vos notes, images, audio, vidéo, liens et presque tout ce à quoi vous pouvez penser. En continuant avec l’exemple  » Client Z  » ci-dessus, dans votre section  » réunions « , vous pourriez choisir d’avoir une page pour chaque réunion que vous avez avec votre client.

La plus grande force de OneNote est sa flexibilité. La façon dont vous choisissez de structurer vos carnets, sections et pages dépendra toujours de vos besoins individuels, mais ne vous tracassez pas sur  » la meilleure structure  » pour commencer. Vous pouvez toujours déplacer les sections et les pages, et même ouvrir et fermer autant de carnets que vous le souhaitez.

Rester au top de votre jeu de prise de notes sans papier repose sur votre capacité à capturer vos idées et votre contenu rapidement et facilement. La bonne nouvelle ? Les outils riches en fonctionnalités de OneNote rendent cela très facile, voici comment :

OneNote 101 : Comment capturer vos notes de n’importe où

Saisie libre

Taper une nouvelle dans OneNote est un peu comme utiliser Microsoft Word, bien que, contrairement à Word, vous ayez la liberté d’insérer du contenu n’importe où sur la page – et la flexibilité de le faire glisser où vous voulez.

Et cela ne se limite pas au texte. Un clic rapide sur l’onglet Insertion vous permet d’insérer tout un tas de données différentes, des images, des liens web et des formes aux détails de la réunion, aux vidéos et à l’audio, en fait, il fera même des équations mathématiques si vous le lui demandez.

Et si vous préférez toujours griffonner vos notes à main levée, c’est possible.

Dénommé Inking, lorsque vous utilisez OneNote sur un périphérique à écran tactile – comme votre tablette ou votre smartphone – vous pouvez noter des notes, des formes et des idées en utilisant votre stylet ou votre doigt. Mieux encore, OneNote a l’intelligence de convertir vos griffonnages en texte lisible – et consultable – pour que vous n’ayez pas à essayer de comprendre ce que vous avez écrit.

Gardez vos notes – et votre boîte de réception – impeccables

« Vous avez un moment ? »

Combien de fois êtes-vous interrompu à votre bureau pour un rattrapage impromptu au sujet d’un client, d’un projet ou d’une tâche ?

Et, combien de fois vous démenez-vous autour de votre bureau à la poursuite d’un dispositif d’écriture seulement pour abandonner, ouvrir un nouvel email et vous envoyer une liste de vos nouvelles tâches à faire ?

« Tout le temps ! ». ?

Si c’est le cas, passez 2 minutes maintenant pour configurer email-to-OneNote – ou demandez à votre équipe informatique intelligente, perspicace et humble de le faire pour vous.

Cela signifie que la prochaine fois que vous serez pris au milieu de quelque chose avec vos notes en bas, vous n’aurez pas à encombrer votre boîte de réception. Au lieu de cela, il suffit d’envoyer vos notes à [email protected]. Elles seront instantanément disponibles dans votre bloc-notes OneNote. C’est aussi simple que cela.

Note : Vous pouvez également transmettre une copie de vos plans de voyage, de vos reçus ou de vos courriels importants à [email protected] pour faciliter le classement et la recherche de vos informations importantes.

Web Clipper

Si vous passez une partie de votre journée à rechercher du contenu en ligne, comme de nouveaux produits pour votre patron, une nouvelle variété de café pour le bureau, ou une très courte liste des meilleurs fournisseurs de support informatique de Perth… ;). Le clipper Web de OneNote capturera le contenu d’une page Web vers votre carnet de notes, où vous pourrez modifier, annoter et partager l’information rapidement et facilement.

De plus, comme OneNote synchronise automatiquement vos carnets de notes sur tous vos appareils, vous pourrez même accéder à vos pages Web clippées sur n’importe quel ordinateur, tablette ou téléphone – même lorsque vous êtes hors ligne.

Que ce soit en tapant, en découpant, en encrant ou en envoyant des courriels, il existe de nombreuses façons dont OneNote vous aide à mettre vos idées sur une page rapidement et efficacement. Ce qui signifie que vous aurez un carnet de notes rempli de merveilleuses notes en un rien de temps. Ce qui est génial, à condition que vous ne perdiez pas de temps à faire défiler les pages pour trouver des choses.

Heureusement, OneNote dispose de quelques outils qui rendent la recherche, le partage et la sécurisation de vos notes aussi faciles que la tarte. Jetez un coup d’œil:

OneNote 101 : Comment rechercher, partager et sécuriser vos notes

La meilleure chose à propos de l’utilisation de OneNote par rapport à un carnet de notes traditionnel est la possibilité de retrouver instantanément ce que vous cherchez, sans avoir à feuilleter page après page pour le trouver.

Recherche OneNote

Un clic sur l’icône de recherche, ou un CTRL + F bien placé pour ceux qui ont un faible pour les raccourcis clavier bizarres, ouvrira la barre de recherche de OneNote. Il suffit de saisir vos critères de recherche et OneNote explorera rapidement tout votre texte tapé, vos notes manuscrites et même les mots qui apparaissent dans les images pour retrouver une correspondance.

Note : Si vous voulez restreindre vos résultats de recherche, vous pouvez choisir de limiter la recherche de OneNotes à votre carnet de notes actuel, à votre section actuelle ou à votre page actuelle en utilisant l’option de liste déroulante sous la barre de recherche.

Tagging

Avec votre contenu organisé en carnets de notes, sections et pages, vous pourriez penser que c’est toute l’organisation dont vous aurez besoin. Et c’est très bien ainsi. Il est temps de pousser rapidement votre vieux carnet de notes sur le côté.

Mais juste avant de le faire. Un coup d’œil au système de marquage de OneNote pourrait vous faire pousser ce vieux carnet dans le bac de recyclage. Ce qui est encore mieux.

Comment fonctionnent les balises OneNote ?

Disons que vous exécutez un projet, appelons-le Projet : Tagswinatlife.

Et supposons – parce que vous êtes un preneur de notes-extraordinaire – que vous avez créé un carnet de notes dédié au projet.

Et à l’intérieur de ce carnet de notes, vous avez créé une section pour « Réunions » – qui contient plusieurs pages de notes, une pour chaque réunion que vous avez eue tout au long du projet.

Brillant. Cela devrait ressembler à quelque chose comme ceci :

Maintenant, au cours du projet, il est inévitable que vous ayez plusieurs réunions. Des questions peuvent surgir, de nouvelles tâches peuvent être fixées, ou des informations importantes sont partagées. Et c’est votre travail de communiquer les informations, de déléguer les tâches, de répondre aux questions et de sauver le monde.

Et si, sans avoir à parcourir chaque page de notes, vous pouviez :

• Retrouver instantanément toutes les questions soulevées lors de chaque réunion ?
• Retrouver une liste de chaque élément d’action que vous devez déléguer ; ou même
• Trouver toutes les suggestions et idées de brainstorming partagées tout au long du projet ?

Bien, vous le pouvez, en utilisant les balises.

Baliser vos notes signifie que vous pouvez rapidement revenir aux éléments importants, vous rappeler des tâches, ou filtrer vos notes de la manière que vous voulez. Vous pouvez baliser n’importe quoi, d’une simple ligne de texte à une page entière. Et c’est facile aussi :

Pour baliser vos notes, il suffit de placer votre curseur à côté de votre contenu, de cliquer sur l’onglet Accueil et de sélectionner votre balise dans la liste déroulante.

Par défaut, OneNote, est livré préchargé avec une sélection de balises, telles que « Important », « To-Do » et « Question » que vous pouvez utiliser immédiatement. Mais vous pouvez également créer vos propres balises personnalisées. Si, comme nous, vous avez plusieurs équipes dans votre organisation, vous pourriez vouloir créer une étiquette pour chaque équipe, ou une série d’étiquettes pour différentes priorités et ainsi de suite.

Pour créer une étiquette personnalisée, il suffit de cliquer sur « Créer une nouvelle étiquette » dans le menu déroulant des étiquettes, de donner un nom à votre étiquette et de choisir une icône que vous souhaitez utiliser pour l’étiquette. Votre Étiquette personnalisée sera maintenant disponible pour être utilisée dans le menu déroulant des Étiquettes.

Lorsque vous voulez filtrer rapidement vos notes par une Étiquette spécifique, il suffit de naviguer dans la barre de recherche et de taper le nom de votre Étiquette. Par exemple, si vous voulez récupérer toutes les questions dans votre carnet, vous pouvez taper CTRL+F pour faire apparaître la barre de recherche, taper « Question » et OneNote affichera chaque élément que vous avez étiqueté avec l’étiquette question.

Note : Si vous voulez restreindre vos résultats de recherche étiquetés, vous pouvez limiter la recherche OneNotes à votre carnet actuel, votre section actuelle ou votre page actuelle en utilisant l’option déroulante sous la barre de recherche.

Partage et collaboration

Que vous preniez des minutes pour une réunion importante, des notes lors d’une conférence ou que vous fassiez du brainstorming pour un projet, il arrivera un moment où vous recevrez un message comme celui-ci :

Et étant le héros de la prise de notes que vous êtes, vous vous exécutez dûment et commencez à copier et coller vos notes dans un courriel et à l’envoyer – initiant un jeu épique de tennis courriel-note… Mais si vous n’aviez pas à le faire ?

OneNote vous donne la possibilité de partager votre carnet de notes avec les membres de votre équipe, vos amis ou votre famille, afin que vous puissiez collaborer, partager, recueillir des commentaires et réfléchir à des idées – en temps réel. En fait, OneNote gardera même la trace de qui a contribué à quoi en insérant automatiquement ses initiales à côté du contenu.

Donc, la prochaine fois que vous voulez partager vos notes, il suffit de naviguer vers le bouton Partager dans le coin supérieur droit et d’entrer l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre bloc-notes.

« Mais si je ne veux pas qu’ils modifient mes notes ? »

Nous comprenons. Nous pouvons être précieux au sujet de nos notes aussi. Heureusement, vous avez un contrôle total sur les personnes qui ont le droit de modifier ou simplement de voir vos notes.

Il suffit de cliquer sur le menu déroulant sous l’adresse e-mail du destinataire pour choisir entre « Peut modifier » et « Peut voir ».

« Mais je ne veux pas qu’ils puissent voir toutes mes notes… »

Nous comprenons cela aussi – vous ne voulez pas que des informations sensibles tombent entre de mauvaises mains, n’est-ce pas ? Eh bien, contrairement à votre vieux bloc-notes, OneNote facilite la protection de vos informations grâce à des sections protégées par mot de passe.

Comment protéger vos notes par mot de passe

1. Naviguez jusqu’à la section de votre bloc-notes que vous voulez sécuriser et cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de la section pour faire apparaître le menu des options.
2. Sélectionnez « Protection par mot de passe » et cliquez sur « Ajouter un mot de passe ».
3. Entrez et confirmez votre mot de passe, puis cliquez sur Entrée.

Avec votre section sous clé, personne ne pourra voir les pages de cette section sans le mot de passe, même si vous partagez votre carnet de notes.

Quelques notes importantes sur les mots de passe :

• Les mots de passe sont sensibles à la casse et ne peuvent être appliqués que les sections de votre carnet de notes
• OneNote utilise le cryptage pour sécuriser vos sections protégées par mot de passe. Cela signifie que si vous oubliez les mots de passe de vos sections, personne ne pourra réinitialiser et déverrouiller vos notes – pas même Microsoft. Donc, faites attention lorsque vous saisissez des notes, et utilisez un gestionnaire de mots de passepour mettre votre jeu de mots de passe sur pilote automatique.
• De plus, les sections verrouillées ne sont pas incluses dans les recherches sur les blocs-notes. Vous devrez donc d’abord déverrouiller la section avec votre mot de passe pour que vos notes soient consultables.

Votre journée, organisée.

Que vous soyez sur votre ordinateur ou sur votre appareil mobile, l’utilisation de OneNote signifie que vous retrouverez toujours vos notes là où vous les avez laissées.

Il y a beaucoup de choses que OneNote a à offrir quand il s’agit d’organiser votre journée. Et nous serions intéressés de savoir comment vous utilisez OneNote pour rester organisé dans les commentaires ci-dessous.

Si vous êtes nouveau sur OneNote, et que vous en avez assez des emails, des notes autocollantes et des to-dos illisibles qui encombrent votre monde, essayez certaines des suggestions ci-dessus – Cela pourrait rendre l’activité de prise de notes aussi facile que de la tarte. Agréable, même.