La règle des 2 minutes et pourquoi vous devriez passer plus de temps à bien faire les choses faciles

Si vous vous intéressez à la productivité personnelle, il est plus que probable que vous ayez au moins entendu parler de Getting Things Done (GTD) – le système de productivité conçu pour déplacer chaque tâche, idée et projet qui se trouve actuellement dans votre tête (où ils ont tendance à vous stresser et à bouillonner lorsque vous essayez de vous concentrer) dans un système extérieur organisé.

Bien que l’ensemble du système GTD vaille la peine d’être plongé dedans, il contient une stratégie souvent négligée qui peut améliorer massivement votre productivité, votre concentration et votre gestion du temps : La règle des 2 minutes.

Qu’est-ce que la règle des 2 minutes en matière de productivité ?

Pour comprendre la puissance de la règle des 2 minutes, nous devons d’abord comprendre comment elle s’inscrit dans le système GTD.

Nous avons déjà écrit sur les bases du système GTD, mais en résumé, le système se résume à 5 étapes :

1. Capturer. Notez tout ce que vous devez faire dans un référentiel central. Cela peut être un morceau de papier, un Google Doc ou un outil de gestion de projet.
2. Clarifier. Décomposez chaque tâche en une prochaine étape réalisable. En d’autres termes, quelle est la prochaine chose que vous devez faire pour vous rapprocher de cet objectif ?
3. Organiser. Déplacez chacune de ces tâches actionnables sur une liste spécifique :
   • Action : Choses à faire ensuite
   • Attente : Tâches ou projets que vous avez délégués ou pour lesquels vous attendez d’autres personnes
   • Projets : Des tâches plus importantes que vous décomposez en plusieurs étapes suivantes
   • Someday : Tâches qui vous intéressent mais qui ne sont pas prioritaires pour le moment
4. Réfléchir. Réservez du temps pour réévaluer vos priorités et mettez à jour vos listes chaque semaine ou chaque jour.
5. Engagez-vous. Commencez à travailler sur votre liste d’actions dans l’ordre.

Il y a beaucoup plus à GTD que ces 5 étapes. Cependant, ce sur quoi nous voulons nous concentrer pour le moment est l’étape 2. Au cours du processus de clarification, Allen suggère que « si cela prend moins de deux minutes, alors faites-le maintenant. »

Pourquoi cela ?

Deux minutes est surtout un nombre arbitraire. Ce qu’Allen suggère vraiment, c’est que si l’effort pour continuer à se souvenir d’une tâche est plus important que le fait de s’en débarrasser maintenant, alors faites-le.

Bien que cela puisse sembler être une déclaration évidente, il y a un pouvoir caché dans cette déclaration.

Le pouvoir de bien faire les petites choses

En plus de vous donner la permission de dynamiser vos emails ou de rattraper vos courses, la règle des 2 minutes permet également de désencombrer votre esprit.

Nous savons déjà que les êtres humains ne peuvent pas être multitâches. Et qu’il nous faut plus de 23 minutes pour nous concentrer après avoir changé de tâche. Mais ce à quoi nous ne pensons pas assez, c’est ce qui nous pousse réellement à essayer de faire du multitâche.

Repensez à la dernière fois où vous avez été distrait alors que vous faisiez un travail significatif. Les interruptions mises à part, il s’agissait très probablement d’une petite tâche apparemment urgente qui a surgi dans votre tête et a détourné votre attention.

Au lieu de vous accrocher à toutes ces tâches potentielles que vous devez faire à un moment donné, vous les éliminez pour pouvoir vous concentrer davantage sur ce qui compte.

Effacer les éléments persistants de votre liste de choses à faire vous donne plus d’espace mental pour vraiment vous concentrer sur la tâche à accomplir. Apprenez à supercharger votre productivité avec la règle des 2 minutes. Click To Tweet

Mais en plus de vous aider à vous concentrer, il y a d’autres avantages à terminer les petites tâches :

• Réparer les choses est responsabilisant. Il y a une raison pour laquelle nous ressentons une telle satisfaction à accomplir des tâches simples. Selon le consultant et auteur John Brubaker, notre confiance augmente ou diminue en fonction de notre capacité à progresser. Plus nous faisons de choses, plus nous devenons confiants et plus nous nous considérons comme des  » personnes productives « .
• Tout progrès renforce l’élan (et votre humeur) : Peu importe la taille de la tâche – qu’il s’agisse de répondre à un courriel ou de rechercher comment nommer un blog – des études ont montré que le fait de la rayer de votre liste de tâches vous donne un élan et améliore votre humeur.
• Les petits pas se transforment en habitudes : Lorsqu’une tâche est facile à faire et rapidement réalisée, il est beaucoup plus facile de la transformer en habitude. Comme l’explique James Clear, auteur d’Atomic Habits, « une fois que vous avez commencé à faire la bonne chose, il est beaucoup plus facile de continuer à le faire. »

La difficulté des petites tâches : Que faire si vous ne savez pas combien de temps quelque chose va prendre à faire ?

Bien sûr, c’est plus facile qu’il n’y paraît. Les humains sont notoirement mauvais pour estimer combien de temps une tâche prendra, même si nous avons déjà fait cette tâche auparavant (les psychologues appellent cela le sophisme de la planification).

Lorsque vous essayez de mettre en œuvre la règle des 2 minutes, vous pourriez vous retrouver à passer des heures sur cet e-mail « facile » que vous vouliez écrire. Bien que ce soit quelque chose que vous pouvez améliorer avec le temps, il y a quelques façons de vous aider à estimer plus précisément combien de temps une tâche prendra à faire.

Premièrement, vous voulez changer votre état d’esprit en utilisant ce que les psychologues appellent la « prévision de la classe de référence ». C’est essentiellement un mot fantaisiste pour changer votre approche en passant de la question « combien de temps cela m’a pris dans le passé ? » à « combien de temps ce type de projet prend-il aux gens comme moi ? »

Puis, pour rester honnête, vous pouvez utiliser un outil comme RescueTime pour vous dire exactement où va votre temps chaque jour.

Votre rapport Applications &Sites Web dans RescueTime peut même décomposer votre temps numérique par les applications spécifiques, les sites Web et même les noms de documents et les fenêtres que vous utilisez (afin que vous puissiez voir combien de temps vous passez sur des projets ou des e-mails spécifiques).

(Et n’oubliez pas les petites tâches également. Nous avons déjà écrit sur le fait que vous pouvez identifier et travailler sur vos tâches de « longue traîne ». Ce sont les choses auxquelles vous ne consacrez que quelques minutes par jour/semaine mais qui s’ajoutent à un gros morceau de temps lorsqu’elles sont regroupées.)

3 petites choses que vous pouvez faire dès maintenant pour vous donner plus d’espace mental et de concentration

Réparer les petites choses est l’une des meilleures façons de clarifier votre esprit, de vous donner plus d’espace pour vous concentrer et même de renforcer votre confiance, votre élan et votre humeur.

Comme nous l’a dit le développeur d’AirBnB Jonathan White :

 » Plus vous examinez les personnes les plus productives, plus vous vous rendez compte qu’elles ne se contentent pas de travailler dur, mais qu’elles commencent par optimiser les petites choses qu’elles font chaque jour. »

Voici 3 petites choses que vous pouvez faire dès maintenant pour créer des habitudes qui vous donneront plus d’espace et de temps chaque jour.

Répondre au « pourquoi » et au « quoi » de chacune de vos réunions régulièrement programmées

Les réunions sont l’un des « maux nécessaires » de la plupart des lieux de travail. Bien que les intentions de celui qui organise la réunion soient généralement bonnes (c’est-à-dire tenir tout le monde au courant). Les résultats ne sont pas toujours à la hauteur de l’effort, du temps et de l’énergie qu’elles absorbent.

En fait, selon la British Psychological Society, les réunions improductives représentent une perte énorme de 37 milliards de dollars pour les entreprises américaines chaque année. Heureusement, vous pouvez aider à résoudre le problème des réunions improductives en moins de 2 minutes.

Voici comment Michael Lopp, vice-président de l’ingénierie chez Slack, l’explique sur son blog. Tout d’abord, jetez un coup d’œil à votre calendrier et demandez :  » Quelle est la valeur créée par chaque réunion ? « 

En une seconde, vous devriez pouvoir répondre à cette question. Si vous ne pouvez pas, il y a de bonnes chances que cette réunion doive être annulée ou transformée en quelque chose d’autre (comme un e-mail ou un appel téléphonique).

Puis, pour chaque réunion, écrivez trois questions auxquelles vous aimeriez obtenir une réponse. Cela devrait prendre moins d’une minute et permet d’atteindre deux résultats importants. Comme l’explique Lopp :

« Premièrement, cela encadre mes objectifs pour cette réunion. Qu’est-ce qui me préoccupe le plus et que vais-je demander lorsque j’en aurai l’occasion ?

« Deuxièmement, si je n’arrive pas à trouver trois questions, je me demande pourquoi je vais à cette réunion. Les réunions sont un virus. Elles infectent et se multiplient. Plus elles existent, plus les humains risquent d’oublier pourquoi la réunion a été convoquée.

« Si cela prend plus de 30 secondes pour réfléchir à mes trois questions ou si je n’arrive pas à penser à une seule question que je veux poser, je décline la réunion avec une explication claire. »

Fixez des heures de bureau pour les interruptions, les courriels et les conversations

De même que vous pouvez utiliser la règle des 2 minutes pour accomplir de petites tâches et libérer votre temps et votre concentration, un changement rapide d’horaire peut faire la même chose pour les réunions, les interruptions et les distractions.

Lorsque nous avons interrogé des centaines d’utilisateurs de RescueTime sur les interruptions au travail, nous avons constaté que 98 % des gens ne peuvent pas passer la journée sans être interrompus au moins quelques fois (avec 52 % qui disent être interrompus fréquemment !)

Pourtant, seuls 13 % avaient même parlé de ce problème avec un patron ou un collègue.

Au lieu d’être à la merci d’interruptions inattendues ou de s’en plaindre sans solution, pourquoi ne pas prendre quelques minutes pour leur réserver un temps spécifique chaque jour ?

Pensez-y comme vos  » heures de bureau  » personnelles – des moments de la journée ou de la semaine où vous êtes disponible pour tout ce qui n’est pas votre travail principal. Lorsque quelqu’un vous rejoint au cours de la journée avec une demande ou veut  » discuter rapidement d’une idée « , envoyez-lui un lien vers vos heures de bureau.

Non seulement cela vous évitera de gérer les interruptions inattendues au cours de la journée, mais vous saurez exactement comment traiter toute demande qui arrive sans qu’elle déraille votre concentration.

Nettoyez votre bureau (et votre bureau)

Nous sommes incroyablement influencés par notre environnement. Et bien que peu de gens pensent à améliorer leur environnement de travail comme un hack de productivité viable, certains changements simples peuvent avoir un impact profond sur votre capacité à vous concentrer et à faire avancer les choses.

Premièrement, considérez votre emplacement physique. Selon des neuroscientifiques de l’Université de Princeton, le désordre physique dans votre environnement rivalise pour votre attention et peut entraîner une diminution des performances et une augmentation du stress.

Cela ne signifie pas seulement nettoyer votre bureau. Mais d’être attentif aux rappels que vous placez à votre vue directe chaque jour. Y a-t-il une pile de livres dont vous voulez vous occuper ? Ou des notes autocollantes pour vous rappeler des tâches ?

Comme l’écrit Michael Lopp, prendre quelques minutes pour « réparer les petites choses cassées » peut vous aider à long terme.

« Il y a cinq autres petites choses cassées sur mon bureau que – en moins de 10 minutes – je pourrais réparer. Ce sont de petites choses cassées que je regarde et qui me stressent depuis un mois, et en 10 minutes cette culpabilité composée est meilleure. Ces 10 minutes ont rendu la station debout à mon bureau plus joyeuse. »

Le même conseil de désencombrement s’applique également à nos appareils numériques :

• Combien d’onglets avez-vous actuellement ouverts dans votre navigateur ?
• Qu’en est-il des outils avec lesquels vous faites des allers-retours chaque jour ?
• Votre bureau et votre dossier de téléchargements sont-ils remplis à ras bord ?

Dépensez quelques minutes pour réduire votre encombrement numérique et concentrer votre environnement de travail. Si vous avez besoin d’aide, RescueTime peut vous donner une image précise des outils que vous utilisez chaque jour et de ce qui accapare votre attention.

Vous pouvez changer votre vie (et votre productivité) en 2 minutes

Il est facile de tomber dans le piège de penser que les petites choses n’ont pas d’importance. Mais tout changement majeur dans votre emploi du temps ou votre chemin quotidien ne doit pas nécessairement représenter un effort énorme. En fait, ce sont parfois les changements minuscules qui ont un effet considérable et profond sur notre façon de travailler et de vivre.

Donc, prenez quelques minutes et voyez où vous pouvez appliquer la règle des 2 minutes dans votre propre vie. Vous serez surpris de voir combien de temps et d’énergie mentale vous pouvez économiser en réparant continuellement les petites choses.