Frais de retard et intérêts évalués sur les factures en retard

Une facture est un document utilisé pour facturer les clients. Une fois reçue, la facture oblige une personne ou une entreprise à payer les biens ou les services rendus. Mais que se passe-t-il si une personne refuse de payer une facture ? Après avoir envoyé une notification écrite à l’entreprise ou au particulier, l’organisme qui a émis la facture peut facturer des frais de retard ou des intérêts de retard. Notamment, cependant, les règles et les lois locales ont un impact sur les frais de retard et les intérêts évalués sur les factures en retard.

Calculer les frais de retard et les intérêts.

Que sont les frais de retard ?

Les entreprises ont la liberté de prélever une charge ou des frais supplémentaires lorsqu’une facture reste impayée pendant une période prolongée. En plus de ces frais, les entreprises peuvent facturer un taux d’intérêt supplémentaire sur le montant impayé.

Pourquoi facturer des frais de retard ?

Les frais de retard incitent les clients à payer les services reçus et à payer dans un délai raisonnable. Sinon, les entreprises qui fournissent ces services connaîtront des interruptions et éventuellement des complications dans leur trésorerie. En fin de compte, cela peut entraîner des complications financières, en particulier pour les petites entreprises.

Qu’est-ce qui crée des frais de retard ?

Les frais de retard et les intérêts évalués sur les factures en retard dépendent du délai qu’une entreprise a donné à un client ou à un abonné pour payer une facture. La date d’échéance standard d’une facture est de 30 jours après la réception de la facture, mais peut être toute date déterminée par une entreprise.

S’il y a une facture impayée après le délai imparti, les entreprises peuvent facturer des montants de frais de retard pour les entreprises et les particuliers. Généralement, la clause de délai de paiement contractuel d’une entreprise contient une clause sur la structure de paiement et les éventuelles pénalités de retard. Cela peut inclure un taux d’intérêt de pénalité quotidienne ou certains autres frais de retard standard.

Les frais de retard standard ne sont pas réglementés par les États ou le gouvernement fédéral. Cependant, il existe des plafonds d’État sur les intérêts. Les taux d’intérêt sont généralement indiqués en pourcentage annuel, mais peuvent être calculés annuellement, mensuellement, quotidiennement, ou vraiment n’importe quelle période de temps.

Les lois locales affectent les intérêts facturés sur les factures en retard

Certains États ont un pourcentage pour les contrats avec des accords écrits préexistants contenant des taux d’intérêt explicites et un autre pourcentage pour les accords qui sont muets sur les frais de retard. Par exemple, l’Alabama a un taux d’intérêt maximum légal de 8% par an pour les accords écrits et un taux maximum de 6% par an pour les accords ne contenant pas de clause spécifique.

Voici quelques exemples de taux légaux des États:

• La Californie limite le taux du contrat à 12%.
• Le Massachusetts à 6%, sauf s’il y a un contrat.
• Le Colorado à 8% s’il n’y a pas d’accord et un maximum de 45%, l’une des limites d’intérêt les plus élevées du pays.
• Le Nevada n’a pas de limite pour les taux d’intérêt contractuels, sinon, il y a un taux préférentiel à la plus grande banque du Nevada plus 2%.

Il est laissé à la discrétion d’une entreprise de facturer à ses clients des frais fixes ou un pourcentage du montant impayé en retard. Les frais de retard et les intérêts sur les frais de retard ne sont exécutoires que si le contrat original, ou l’accord, créé entre les parties contient une clause explicite et claire sur les frais de retard ou les intérêts.

Un exemple de clause claire peut être « Les comptes non payés dans les délais sont soumis à une charge financière mensuelle de %. » Cette clause doit être affichée en caractères gras et lisibles sur le contrat, près de la ligne de signature, afin d’éviter tout conflit.

Détermination des frais de retard

Une entreprise peut déterminer les frais de retard et joindre une mise en demeure à la prochaine facture avec le nouveau montant dû. Pour déterminer une pénalité de retard, il existe une calculatrice en ligne qui nécessite d’entrer le nombre de jours (ou de mois) de retard du paiement, le montant de la facture initiale est, et le taux d’intérêt que votre contrat spécifie.

Pour calculer les pénalités de retard avec l’ajout du taux d’intérêt, divisez le taux annuel par 12 pour tenir compte des 12 mois de l’année. Si un état autorise un taux de 12% par an, cela équivaut à 1% par mois. Si vous avez une facture qui s’élève à 1 000 $, les intérêts pour ce mois sont de 10 $.

Quand appliquer des frais de retard

La meilleure pratique consiste à envoyer un rappel de paiement tardif à un client avant de facturer les frais de retard ou les frais de taux d’intérêt. Cela permet d’offrir une période de grâce aux clients, surtout lorsqu’on ne sait pas pourquoi le client est en retard avec un paiement ou que ce n’est pas caractéristique du client d’être en retard avec un paiement.

Il est important de peser le pour et le contre de la mise en œuvre d’une pénalité de retard à un client. Il y a souvent des raisons circonstancielles pour lesquelles les clients sont en retard dans leurs paiements. La première obligation d’une entreprise devrait être de mener des affaires justes et vraies et d’entretenir des relations d’affaires amicales, auquel cas, appliquer des frais de retard dès qu’un paiement est en retard ou manqué ne fera que provoquer des turbulences et pourrait coûter au client.

Quand les frais de retard sont-ils facturés ?

Des frais de retard peuvent être facturés à tout moment après l’échéance d’un paiement (c’est-à-dire après la période de facturation de 30 jours). Toutefois, une entreprise qui accorde de l’importance à ses relations avec ses clients offrira un délai de grâce entre le moment où le paiement est dû et celui où elle facture les frais de retard évalués.

Intérêts sur les factures en retard

La facturation d’intérêts sur les factures impayées est une pratique courante dans la plupart des industries. Les entreprises ont légalement le droit de facturer un taux d’intérêt. Mais ce type d’intérêt n’est applicable que s’il existe un accord existant sur les frais de retard entre l’entreprise et le client sur les conditions de paiement et les conditions des intérêts sur les factures impayées. S’il n’y a pas d’accord existant, le client n’est pas obligé de payer des intérêts sur les factures impayées.

Bien que les taux d’intérêt ne soient pas directement réglementés, certains États limitent le montant qu’une entreprise peut facturer en frais de retard et plafonnent le pourcentage du taux d’intérêt. En général, les entreprises ne devraient pas facturer plus de 10% par an sur les frais de retard et les factures. Cependant, les organisations devraient vérifier les réglementations de l’État approprié pour confirmer le taux de pourcentage autorisé dans leur juridiction.

Comment éviter les frais de retard et les taux d’intérêt

Cela peut être une perte de temps et de ressources de rechercher les clients pour les factures, et surtout pour les factures impayées. Pour éviter d’avoir à évaluer les frais de retard et les taux d’intérêt sur les factures, les entreprises devraient fournir une incitation financière pour payer les factures à temps. Les organisations peuvent envisager de proposer une remise en cas de paiement intégral en avance ou dans le délai de paiement de la facture. Il s’agit d’une tactique efficace pour éviter d’avoir à gérer des frais de retard ou des taux d’intérêt contre les clients et de risquer une relation d’affaires.

Pour s’assurer qu’elles ne laissent pas involontairement des factures impayées, les entreprises devraient investir dans de bons systèmes comptables. Envisagez de créer des rappels et des avis électroniques pour vous aider à rester organisé et à effectuer les paiements à temps. La mise en place de paiements ou de transferts électroniques peut également faciliter la rédaction de traites directement de votre compte professionnel à l’entreprise ou au prestataire de services.

Bien entendu, aucune de ces informations ne doit être considérée comme un conseil juridique ou financier, ni vous dissuader de demander l’aide d’un avocat, d’un comptable ou d’un professionnel des services financiers agréé. Mais si vous voulez vous assurer que les politiques de votre entreprise concernant les frais de retard ou les intérêts évalués sur les factures en souffrance sont conformes aux meilleures pratiques, c’est un excellent point de départ !

Calculatrice d’intérêts mensuels et quotidiens pour calculer les intérêts sur les factures impayées.