Elon University

1.0 Objectif

L’objectif de cette politique est de s’assurer que les services de courrier électronique (courriel) d’Elon restent disponibles et fiables pour la communauté universitaire et sont utilisés à des fins appropriées à la mission de l’Université.

2.0 Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les membres de la communauté d’Elon qui utilisent le système de courrier électronique.

3.0 Politique

3.1 Utilisation des adresses et des comptes de courrier électronique de l’Université d’Elon

Le courrier électronique d’Elon est un moyen de communication officiel pour les personnes qui sont membres de la communauté d’Elon. En tant que tels, les mécanismes de communication officiels de l’Université (y compris, mais sans s’y limiter, les courriels en vrac officiels et les courriels de cours) doivent être lus régulièrement car ils peuvent affecter les activités et les responsabilités quotidiennes. Les listes de distribution de courriels en vrac à tous les étudiants, à tous les professeurs et/ou à tout le personnel sont gérées par les Technologies de l’enseignement et du campus (I&CT) sur la base des listes des professeurs et du personnel actuels fournies par les Ressources humaines et des étudiants actuels fournies par le Bureau du registraire. Il n’y a pas de clause d’exclusion pour ces listes.

Le courrier électronique est un privilège, et certaines responsabilités sont attachées à son utilisation. Tous les utilisateurs sont censés respecter les limites de la décence, de la loi, de l’éthique, du bon sens et du bon goût dans les communications par courriel. Un utilisateur du courrier électronique d’Elon doit préserver son compte en ne conservant pas de gros fichiers ou de grandes quantités de courrier électronique. Pour garantir la disponibilité de l’espace disque, les messages électroniques ne doivent pas être conservés sur le système pendant plus de 90 jours. S’il est nécessaire de conserver un message plus de 90 jours, l’utilisateur doit le télécharger sur son ordinateur.

Pour assurer la sûreté et la sécurité des comptes de courrier électronique, tous les mots de passe doivent être changés une fois par an, mais chacun est encouragé à changer de mot de passe tous les 120 jours. Un mot de passe doit être complexe et difficile à deviner – voir la politique de l’Université d’Elon en matière de mots de passe. L’utilisateur doit sauvegarder tous les messages et fichiers importants afin d’éviter la perte d’informations et doit immédiatement signaler tout problème de sécurité au Campus Technology Support au 278-5200.

3.2 Protection des services de communications électroniques

Les systèmes de l’Université d’Elon analysent les courriels entrants et sortants à la recherche de contenu pouvant être qualifié de spam. Lorsque des caractères de spam sont trouvés, le message peut être marqué ou mis en quarantaine. Elon scanne aussi systématiquement tous les courriels à la recherche de virus. Le balayage des virus peut également entraîner une modification des en-têtes du courriel, ou d’autres conséquences, comme expliqué ci-dessous.

En raison de la nature potentiellement dangereuse du contenu de nombreux messages ou pièces jointes, Instructional & Campus Technologies actuellement:

• Ne délivre pas les messages contenant des pièces jointes qui ont été identifiées comme des vers par notre système antivirus actuel.
• Supprime les pièces jointes identifiées comme contenant des virus par notre antivirus actuel et les remplace par un fichier appelé « deleted.txt »
• Bloque les messages des expéditeurs externes qui ne fournissent pas l’identification appropriée par DNS (Certains spammeurs font usage de serveurs SMTP mal configurés dans une tentative de masquer leur véritable identité).

L’Université d’Élon se réserve le droit de bloquer d’autres courriels entrants qui présentent des caractéristiques de pourriels, de virus, de chevaux de Troie ou de toute autre chose qui pourrait menacer l’infrastructure ou les services du réseau du campus.

Les services de courriel d’Élon limitent également la taille des messages entrants à 15 Mo (y compris les pièces jointes).

L’Université d’Élon est propriétaire du système de courriel et se réserve le droit d’examiner tout courriel ou fichier. Les administrateurs du système s’abstiendront d’examiner les courriels et les fichiers et les traiteront de manière confidentielle, à moins que le président, le doyen, le vice-président pour les affaires, les finances et la technologie ou le vice-président adjoint pour la technologie/CIO ne le demande.

Courriel sortant

– Tous les courriels sortants doivent être acheminés par les services de relais de courriel de l’Université.
– Les messages d’une taille maximale de 15 Mo (y compris les pièces jointes) peuvent être envoyés par les services de courriel d’Elon.

3.3 Confidentialité

Les renseignements personnels ne doivent pas être transmis électroniquement par le système de courriel de l’Université d’Elon. Les renseignements personnels sont définis comme le prénom et le nom de famille d’un individu reliés à l’un des éléments suivants :

• Numéro de sécurité sociale
• Numéro de permis de conduire
• Numéro de compte financier
• Numéro de carte de crédit ou de débit
• Tout code de sécurité ou mot de passe qui pourrait donner accès au compte financier d’un individu

Les utilisateurs doivent faire preuve d’une extrême prudence lorsqu’ils utilisent le courrier électronique pour communiquer des questions confidentielles ou sensibles et ne doivent pas supposer que le courrier électronique est privé et confidentiel. Il est particulièrement important que les utilisateurs prennent soin d’envoyer des messages uniquement au(x) destinataire(s) prévu(s). Il convient d’être particulièrement prudent lors de l’utilisation des commandes « répondre » ou « répondre à tous » pendant la correspondance par courrier électronique.

3.4 Mauvaise utilisation du courrier électronique

Les services de courrier électronique de l’Université d’Elon ne peuvent pas être utilisés pour envoyer des messages commerciaux ou des messages en vrac non sollicités. Ils ne peuvent pas être utilisés pour envoyer des messages (tels que des volumes importants de messages électroniques ou des messages électroniques individuels extrêmement volumineux) dans l’intention de perturber un serveur ou le compte d’un individu sur un serveur.

Pour protéger la disponibilité des services de courrier électronique à Elon, les utilisateurs doivent s’abstenir d’envoyer des chaînes de lettres, des cartes de vacances ou des articles similaires à plus de quelques personnes. Les messages non autorisés envoyés à de grands groupes peuvent avoir un impact négatif sur les services de messagerie. Si un utilisateur a des questions sur l’envoi ou non d’un message à une grande distribution, cette personne doit vérifier avec un superviseur ou contacter le vice-président adjoint pour la technologie.

La liste suivante est une liste non exhaustive d’exemples d’abus de courrier électronique :

• Utilisation personnelle excessive
• Interférence avec l’utilisation du courriel par d’autres personnes
• Accès intentionnel non autorisé au courriel d’autres personnes
• Envoi de « spams », de lettres en chaîne, lettres piégées ou tout autre type de distribution généralisée de courriels non sollicités
• Forger des courriels
• Donner l’impression de représenter l’Université sans y être autorisé
• Utiliser le courriel pour des activités commerciales
• Envoyer des messages offensants ou abusifs
• Mener des activités illégales
• Spoofing, falsification, modification ou suppression d’en-têtes de courrier électronique est également interdit
• Ne pas utiliser le compte d’un autre utilisateur

Rapport immédiat de tout problème avec le courrier électronique au Campus Technology Support à [email protected] ou au (336) 278-5200. Les violations doivent être signalées à l’administrateur du système à [email protected] ou au vice-président adjoint pour la technologie/CIO.

La violation de cette politique ou de toute autre politique de l’Université d’Elon peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’à la suspension ou le licenciement.