Electronic Data Interchange (EDI)

EDI (Electronic Data Interchange) est le transfert de données d’un système informatique à un autre par le biais d’un formatage de message standardisé, sans intervention humaine. L’EDI permet à plusieurs entreprises — éventuellement dans différents pays — d’échanger des documents par voie électronique. Les données peuvent être échangées par des liaisons série et des réseaux poste à poste, bien que la plupart des échanges reposent actuellement sur l’Internet pour la connectivité.

Un message EDI contient une chaîne d’éléments de données, dont chacun représente un fait singulier, comme un prix, un numéro de modèle de produit, et ainsi de suite, séparés par un délimiteur. La chaîne entière est appelée un segment de données. Un ou plusieurs segments de données encadrés par un en-tête et une fin forment un ensemble de transactions, qui est l’unité de transmission EDI (équivalent d’un message). Un ensemble de transactions se compose souvent de ce qui serait habituellement contenu dans un document ou un formulaire commercial typique.

Lorsqu’ils envoient un document EDI, les deux parties ou partenaires commerciaux doivent adhérer au même ensemble de règles. Ces normes définissent où et comment les informations du document seront trouvées. Le logiciel de traduction traite les informations différemment pour les messages envoyés et reçus et effectue une vérification complète de chaque étape pour s’assurer que les informations sont envoyées ou reçues au format EDI. Lorsque le traducteur de l’ordinateur récepteur lit un document, il sait où trouver le nom de la société de l’acheteur, le numéro de commande, les articles achetés et le prix, par exemple. Ces informations sont ensuite envoyées au système de saisie des commandes du récepteur sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement les commandes.

EDI s’applique à des documents tels que les bons de commande, les factures, les avis d’expédition et les rapports de vente à la commission, ainsi qu’à d’autres informations importantes ou classifiées. Par exemple, une compagnie d’assurance peut vérifier qu’un demandeur possède un permis de conduire grâce à un échange EDI.

EDI est principalement utilisé par les grandes entreprises pour disposer d’un système de traitement uniforme, permettant l’efficacité. Le coût, la vitesse, la précision et l’efficacité sont les principaux avantages de l’EDI. Le système est coûteux à mettre en œuvre et nécessite généralement l’aide d’un consultant spécialisé dans le domaine.

EDI est en concurrence avec XML, qui s’appuie sur des balises pour organiser les données. Il peut également concurrencer les interfaces de programmation d’applications — code qui permet à deux logiciels de communiquer. Bien qu’elle soit similaire à l’EDI, l’API manque d’une norme pour les utilisateurs, ce qui rend difficile pour différentes entreprises de partager des informations via les API.

L’utilisation des systèmes EDI élimine le besoin — et donc le coût — d’imprimer, de classer, de stocker, de poster et de récupérer des documents papier. L’objectif est de se débarrasser du papier et de faire en sorte que tout le monde travaille avec la même facture afin que l’information soit traitée et lue facilement.

Certains utilisateurs, comme les médecins qui transmettent des informations sur les soins de santé, peuvent trouver l’EDI plus contraignant que le papier, mais la normalisation et la conversion électronique rapportent des dividendes à long terme.

L’automatisation des tâches sur papier améliore la qualité des données, et les transactions sont échangées en quelques secondes ou minutes au lieu de jours ou de semaines. L’EDI libère le temps du personnel qui peut ainsi se consacrer à des tâches plus importantes. Les données critiques pour l’entreprise sont envoyées à temps et suivies en temps réel en automatisant le transfert de données entre les applications à travers une chaîne d’approvisionnement.

Différentes normes EDI répondent aux besoins d’industries ou de régions spécifiques ou à d’autres spécifications. La norme ANSI ASC X12 (X12) est couramment utilisée aux États-Unis, et la norme EDIFACT (échange de données informatisées pour l’administration, le commerce et le transport) est utilisée en dehors des États-Unis. En outre, de nombreuses autres normes se rapportent à des industries spécifiques, comme la norme VDA pour l’industrie automobile allemande.

La Data Interchange Standards Association (DISA), une société qui développe et prolifère les normes d’échange d’affaires électroniques dans de multiples industries, soutient la norme ASC X12. X12. Trois fois par an, les membres de X12 travaillent ensemble à travers diverses verticales industrielles telles que la finance et les soins de santé pour développer de nouvelles versions de la norme.

Systèmes EDI

Différents types d’EDI sont mis en œuvre pour répondre aux besoins, aux capacités et au budget de l’entreprise — aider plusieurs partenaires commerciaux cohérents, soutenir des partenaires dans le monde entier ou dans d’autres situations. Les méthodes comprennent l’EDI direct (point à point) ; l’EDI via RVA ou fournisseur de services de réseau EDI ; l’EDI via E S2 ; l’EDI via FTP/VPN, SFTP ou FTPS ; l’EDI Web et mobile ; et l’externalisation de l’EDI.

L’EDI direct : Avec l’EDI direct, une seule connexion est créée entre deux partenaires commerciaux. Les grandes entreprises pourraient choisir cette méthode si elles ont de nombreuses transactions avec le même partenaire par jour.

EDI via RVA (réseau à valeur ajoutée), fournisseur de services de réseau EDI : Ce modèle protège les entreprises des complications liées à la prise en charge des nombreux protocoles de communication qui sont nécessaires lorsqu’on traite avec plusieurs partenaires commerciaux. C’est un réseau sécurisé où les documents sont transmis entre les partenaires commerciaux.

EDI via la déclaration d’applicabilité version 2 (AS2) : Ce protocole de communication permet d’échanger des données de manière sécurisée sur Internet. Deux ordinateurs (un client et un serveur) se connectent en mode point à point via Internet. L’AS2 est envoyé de manière sécurisée dans une enveloppe qui utilise des certificats numériques et le cryptage.

EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS : le protocole de transfert de fichiers (FTP) sur réseau privé virtuel (VPN), le protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP) ou le protocole de transfert de fichiers sécurisé (FTPS) permettent d’échanger des documents via Internet, en connectant directement les partenaires commerciaux. Ces protocoles codent les données pendant la transmission d’une entreprise à l’autre, afin de protéger les informations sensibles. Les données sont décryptées à l’arrivée.

Web EDI : L’EDI est dirigé via un navigateur Internet, dupliquant les documents sur papier dans des formulaires Web qui contiennent des champs où les utilisateurs entrent des informations. Il est ensuite automatiquement converti en un message EDI et envoyé via des protocoles Internet sécurisés.

EDI mobile : Cette méthode permet la transmission de documents via des appareils mobiles.

Services gérés : Les systèmes de services gérés externalisent le contrôle des documents EDI à un fournisseur tiers.

Les besoins et les processus de l’entreprise déterminent le système EDI à mettre en œuvre. Avant de passer à l’EDI dans votre organisation, établissez une structure de gestion. Les membres de l’équipe doivent avoir une expérience de l’EDI et de la direction. Ensuite, établissez des priorités pour l’adoption, puis analysez les secteurs de l’entreprise qui bénéficieront le plus de l’EDI. Choisissez un fournisseur de réseau EDI qui se concentre sur les besoins de votre entreprise. Ensuite, assimilez l’EDI et les données dans l’entreprise.

Pour souligner comment les données de la transaction EDI sont corrélées aux données du système interne, créez une carte qui déterminera où va chaque champ entrant et si les données doivent être reformatées. Testez le système avant de le mettre en œuvre en direct.