Conseils des professionnels : Démarrage ou expansion d’une pension

Vous avez des années de connaissances et d’expérience dans les soins, l’entraînement et l’équitation des chevaux. Dernièrement, vous avez remarqué qu’il n’y a pas assez de stalles ou d’installations d’entraînement disponibles pour servir les propriétaires de chevaux de votre région. Vous avez donc décidé qu’il était temps de capitaliser sur cette opportunité.

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Que vos objectifs soient d’établir une nouvelle écurie ou d’agrandir votre installation actuelle pour accroître une clientèle existante, il y a beaucoup de choses à considérer avant de faire de la publicité pour les clients.

Le travail de base

« Commencez par créer un plan d’affaires », a déclaré Jill Paxton, ancienne directrice des études équestres et de la gestion équine à l’Université de Findlay dans l’Ohio.

Un plan d’affaires vous permet d’identifier des objectifs à court et à long terme et vous oblige à élaborer une stratégie pour atteindre ces objectifs.

Un plan d’affaires bien élaboré tiendra compte de tous les coûts associés à l’exploitation d’une grange et, en fin de compte, de sa rentabilité.

« Un plan d’affaires indique qu’une exploitation a un but lucratif, ce qui est important pour l’IRS et il est essentiel pour obtenir un financement. Les prêteurs voudront en voir un avec tout type de demande de prêt commercial », a déclaré Amy E. Sherrick-von Schiller, professeur associé de gestion des affaires équines au Cazenovia College de New York.

Pendant le processus d’élaboration d’un plan d’affaires, recherchez quels types d’assurances sont nécessaires pour les services que vous prévoyez d’offrir.

« Généralement, une certaine forme de police de responsabilité générale commerciale est requise, ainsi qu’une police de soins, de garde et de contrôle, puisque l’installation aura les chevaux d’autres personnes sous sa garde », a noté Sherrickvon Schiller.

Si vous exploitez déjà une écurie, mais que vous prévoyez offrir de nouveaux services comme des cliniques ou des spectacles, une assurance supplémentaire pourrait être requise en plus de la police que vous avez déjà. Le fait d’inviter des personnes extérieures ou des instructeurs à utiliser l’installation pourrait également nécessiter une couverture d’assurance supplémentaire ou différente.

Les taux des polices varient selon la discipline et selon le niveau de risque associé à la discipline. Selon le transporteur d’assurance, une clôture de périmètre pour empêcher un cheval en liberté de sortir de la propriété pourrait également être exigée.

Les polices d’assurance protégeront dans une certaine mesure, mais protégez davantage vos investissements avec des formulaires de décharge de responsabilité. Demandez à chaque client de signer des formulaires de décharge de responsabilité.

« Faites en sorte que les clients signent un formulaire de décharge standard pour monter leur propre cheval ou celui d’un autre sur la propriété », a déclaré Paxton. « Une décharge devrait également aborder ce qui se passe si le cheval est blessé ».

Établissez des contrats détaillés pour tous vos services et exigez que les clients signent un contrat avant que tout service ne soit fourni.

« Des contrats peuvent être nécessaires pour l’accord de pension, l’accord de formation, l’expédition, les ventes ou tout ce que la ferme peut offrir », a déclaré Sherrick-von Schiller. « Demandez à votre avocat de rédiger ou de réviser les contrats pour qu’ils soient efficaces et respectent les lois de l’État applicables. »

Le jeu des chiffres

La réalité est que les pensions de famille fonctionnent avec des marges bénéficiaires minces.

« Au moment où l’on prend en compte les coûts pour le foin, le grain, la litière, la main d’œuvre pour l’alimentation, le nettoyage des stalles, la réalisation du turnout, etc, les frais de pension ne laissent généralement pas beaucoup de reste », a déclaré Sherrick-von Schiller.

Maximisez les profits en calculant les dépenses prévues. La nourriture, le foin et la litière sont des dépenses substantielles ; cependant, selon la taille de l’installation, il peut y avoir des possibilités de négocier des économies basées sur l’achat de litière ou de céréales en vrac, ce qui peut augmenter les marges bénéficiaires globales.

Les coûts de main-d’œuvre sont également importants. « Une petite écurie avec quelques chevaux peut ne pas avoir besoin de main-d’œuvre supplémentaire », a déclaré Paxton. Lorsqu’une installation atteint 10 ou 20 pensionnaires, la question se pose : Combien de main-d’œuvre devrez-vous embaucher pour faire le travail ?

« Il y a un nombre magique de chevaux (qui varie, mais se situe souvent autour de 10 chevaux) qu’une installation peut gérer avec un niveau minimum de personnel », a ajouté Paxton. « Souvent, les gens pensent que l’ajout de deux ou trois stalles augmentera les profits, alors qu’en réalité, cela augmente le besoin de main-d’œuvre et peut ne pas être rentabilisé. »

Les dépenses d’entretien sont souvent négligées. Considérez les coûts associés à la tonte/au fauchage, à l’entretien de l’arène, aux services publics et au stockage/à l’enlèvement du fumier.

En grande partie, vos tarifs dépendront des commodités offertes. Une écurie de pension qui fournit de bons soins, mais des installations limitées, ne peut pas facturer autant que les écuries voisines avec des arènes, des sauts, des lumières, des sentiers, etc.

Les installations qui offrent des commodités telles que des cabines de lavage chauffées, des salles de bain, des aires d’observation chauffées, des arènes intérieures, etc. sont en mesure d’exiger des tarifs plus élevés. Non seulement les tarifs plus élevés couvrent les dépenses associées à ces luxes, mais les frais supplémentaires créent une opportunité d’augmenter les marges bénéficiaires.

Selon votre emplacement géographique et votre marché cible, les clients sont prêts à payer beaucoup plus pour avoir accès à ces conforts.

Le nombre de chevaux que votre installation peut accueillir dépendra en grande partie du terrain pour les aires de retournement et de la façon dont vous choisissez d’utiliser les paddocks disponibles. A

Prévoyez-vous de soutenir les chevaux sur le plan nutritionnel au moment de la mise à l’herbe, ou les paddocks seront-ils principalement utilisés pour l’exercice ?

Votre réponse à ces questions contribuera à vos dépenses et au tarif que vous définissez. Le turnout pourrait être une commodité pour laquelle les clients sont prêts à payer, surtout dans les régions où le prix des terrains est élevé.

« Tous ces éléments peuvent être inclus ou facturés comme des frais supplémentaires », a déclaré Paxton. « Faites une étude de marché et voyez ce que les granges autour de vous facturent afin que vous ne soyez pas en dehors de la fourchette. »

Si la pension « rugueuse » (sortie 24/7) est une option pour les clients, y aura-t-il des moments, par temps extrême, où les chevaux devront rentrer à l’abri des éléments ?

« Expliquez tout à l’avance, pour que les propriétaires sachent que les chevaux seront rentrés pour leur propre protection et que cela coûtera plus cher », a-t-elle souligné.

Frais de service

Recherchez des opportunités pour développer votre installation par des frais pour des services supplémentaires. Les leçons, la formation, les ventes, le remorquage et/ou l’accueil d’événements offrent des possibilités de croissance.

Avant de faire la publicité de nouveaux services, décidez de ce que vous attendez de vos clients et de ce que vous inclurez dans les services de pension réguliers.

Vous exigerez que tous les clients suivent le même régime de vermifugation ? Si oui, le coût des médicaments et votre temps pour administrer le vermifuge sont calculés dans les frais de pension mensuels. Toutefois, si un programme de vermifugation régimentaire n’est pas obligatoire, proposez d’administrer les médicaments pour un prix symbolique.

Les frais pour les services s’additionnent. « Garder les chevaux des clients pour le vétérinaire ou le maréchal-ferrant, les médicaments, le toilettage, etc. s’additionnent et font une grande différence dans votre revenu », ajoute Sherrick-von Schiller.

Avant de vous lancer et d’élargir votre liste d’offres, demandez aux propriétaires de chevaux quels services ils seraient prêts à payer si ces services étaient offerts dans leur établissement. Selon l’approche que vous adoptez, le coût des services supplémentaires peut être inclus dans la pension mensuelle ou peut être décrit sur une grille tarifaire distincte.

Ces services comprennent, sans s’y limiter :

• changer les couvertures
• envelopper/désenvelopper les pattes
• poulter
• soin des blessures
• trempage des pattes/coeurs
• enregistrement vidéo d’un cheval de vente
• administration de médicaments
• accommodation des demandes spéciales de sortie… et plus encore.

Prenez des questions

Bien que les services offerts dans votre établissement soient en grande partie déterminés par votre expertise et le personnel disponible, découvrez les services que les clients veulent, mais qu’ils ne trouvent pas.

Explorez des granges similaires et découvrez quels services sont offerts dans ces installations. Décidez quel groupe de propriétaires de chevaux vous pouvez le mieux servir. Les cavaliers récréatifs exigeront probablement moins d’extras que les compétiteurs de haut niveau, mais les cavaliers hautement compétitifs et ceux qui gardent leurs chevaux dans un entraînement régulier sont également prêts à payer pour plus de services.

Une fois que vous avez déterminé les services que vous pouvez offrir, explorez ce qu’est le « taux courant » dans votre région. Le « tarif en vigueur » n’est qu’une partie de l’équation. Les clients sont prêts à payer pour des installations dont ils sont satisfaits, alors n’ayez pas peur de demander une prime pour des installations et des services haut de gamme.

« Demandez autour de vous et voyez pourquoi les pensionnaires locaux sont heureux là où ils sont, ou pourquoi ils ne le sont pas », suggère Sherrick-von Schiller. Parlez aux propriétaires de selleries, aux maréchaux-ferrants et aux autres personnes qui traitent régulièrement avec les propriétaires de chevaux pour voir ce qui est nécessaire dans une région.

Elle a poursuivi en disant que bien souvent, « les gens (propriétaires d’écuries) ne font pas leurs devoirs pour déterminer ce qu’il leur en coûtera pour construire/exploiter une pension avant de plonger dedans. Une mauvaise gestion peut entraîner des propriétaires de chevaux mécontents qui partiront, et un taux de roulement plus élevé avec des employés mécontents – ni l’un ni l’autre ne sont bons pour les affaires. »

Le temps de l’expansion

Si votre écurie est pleine, que vous avez une liste d’attente ou que vous avez simplement le désir de vous agrandir, c’est possible. Il peut y avoir des coûts importants associés à l’expansion, alors discutez d’abord de vos plans avec votre conseiller financier ou votre CPA.

Votre motivation pour l’expansion pourrait inclure un désir de diversification pour inclure d’autres disciplines ou en réponse aux demandes des clients pour des services supplémentaires. Vous avez peut-être remarqué que la communauté équestre de votre région se développe en raison de conditions de marché externes.

Dans tous ces scénarios, n’oubliez pas de prendre en compte l’impact de chaque cheval supplémentaire sur l’installation dans son ensemble. « Votre fournisseur d’aliments et de foin sera-t-il en mesure de fournir cette augmentation ? ». s’interroge M. Paxton. Un deuxième fournisseur pourrait être nécessaire pour tenir compte d’un plus grand nombre de chevaux.

En outre, aurez-vous besoin de plus de paddocks ou d’arènes pour accueillir plus de cavaliers et de chevaux ? Si les plans ne prévoient pas la construction de nouveaux espaces, les heures d’ouverture pourraient devoir être étendues et/ou un horaire pourrait être nécessaire pour s’assurer que les cavaliers reçoivent suffisamment de temps dans les arènes ou les enclos couverts.

Vraisemblablement, vous aurez besoin de personnel supplémentaire. Ajouter trop de responsabilités supplémentaires au personnel existant de l’écurie peut conduire à des employés surmenés et à un épuisement professionnel, ainsi qu’à un moral bas, ce qui est mauvais pour les affaires, a ajouté Sherrick-von Schiller.

Enfin, ne négligez pas l’impact de l’ajout de chevaux sur les coûts d’assurance et d’entretien.

Les plans d’expansion peuvent sembler bons sur le papier, mais assurez-vous que vos clients actuels sont satisfaits des services fournis et qu’ils défendent votre entreprise.

« Le réseautage et le bouche à oreille sont les moyens les plus efficaces pour faire circuler l’information dans l’industrie du cheval », a souligné Sherrick von- Schiller. « Si les pensionnaires actuels ont une expérience positive, ils la partageront. Si les pensionnaires actuels sont mécontents, ils le feront certainement savoir aussi. Donc, avant de commencer l’expansion, assurez-vous que vos pensionnaires sortants sont heureux. »

Bonnes affaires

L’exploitation d’une pension réussie est un équilibre délicat entre une expertise équine et des compétences commerciales aiguisées. Cultiver une expertise dans les deux domaines peut être un défi ; cependant, c’est nécessaire pour une durabilité à long terme.

Définissez clairement les règles de l’écurie associées à l’utilisation de l’anneau, aux sorties, à l’entretien et à tout service pouvant entraîner des frais supplémentaires.  » Plus vous êtes précis à l’avance, plus tout le monde sera heureux car il connaît les attentes « , a déclaré Paxton. « Lorsque vous êtes vague ou que les règles ne sont pas définies, les gens supposent les choses de leur propre point de vue et peuvent devenir mécontents. »

Communiquez clairement avec vos clients. « Au premier janvier de chaque année, envoyez une liste des frais pour l’année – et cela devrait rester cohérent pendant 12 mois », dit-elle. Incluez toute augmentation en milieu d’année des coûts de carburant ou d’alimentation que vous prévoyez pour éviter d’augmenter les prix en cours de saison.

« Les clients établiront leur budget en fonction de ces coûts », a-t-elle ajouté. Partagez vos plans d’expansion avec les pensionnaires actuels. Informez-les des changements d’affluence ou de la nécessité de déplacer leur équipement. Permettez-leur de faire partie des changements ; ne vous contentez pas de déplacer leurs effets personnels et de les laisser découvrir quand ils se présenteront pour leur prochaine balade.

Par-dessus tout, « assurez-vous que les pensionnaires actuels ne « perdent » rien de ce pour quoi ils paient et qu’ils sont heureux avec les nouveaux pensionnaires lorsqu’ils arrivent », a conclu Sherrick-von Schiller.

Message à retenir

Lancer ou développer une pension peut être une entreprise agréable, épanouissante et rentable. Cependant, si elle n’est pas gérée comme une entreprise, elle peut entraîner l’insatisfaction des pensionnaires et des employés, et une possible ruine financière pour le propriétaire. Ne prenez pas ces étapes à la légère ; demandez des conseils professionnels et incluez votre expert-comptable, votre agent d’assurance et votre avocat dans toutes vos discussions pour créer ou développer une pension équine.