Comment préparer un budget de trésorerie

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A son niveau le plus élémentaire, un budget est un plan pour les propriétaires et les gestionnaires pour atteindre leurs objectifs pour l’entreprise au cours d’une période de temps spécifique. Apprenez les concepts fondamentaux des budgets de trésorerie et à évaluer votre budget sur une base mensuelle.

QU’ATTENDRE

Ce Business Builder vous présentera les concepts fondamentaux des budgets de trésorerie et exposera les étapes nécessaires à la préparation d’un budget de trésorerie pour votre entreprise. Il vous montrera également comment évaluer votre budget sur une base mensuelle. Ce Business Builder suppose qu’un compte de résultat et un bilan ont été préparés pour votre entreprise. Les informations de ces états financiers font partie intégrante de la création d’un budget. Sans ces informations, ce Business Builder peut ne pas être aussi utile qu’il pourrait l’être.

Ce que vous devez savoir avant de commencer

A son niveau le plus élémentaire, un budget est un plan. C’est un plan permettant aux propriétaires et aux gestionnaires d’atteindre leurs objectifs pour l’entreprise au cours d’une période spécifique.

La préparation d’un budget de trésorerie est une tâche de gestion importante. Bien que certaines petites entreprises puissent survivre pendant un certain temps sans établir de budget, les propriétaires d’entreprises avisés se rendront compte de son importance. Un budget de trésorerie peut protéger une entreprise de ne pas être préparée aux fluctuations saisonnières des flux de trésorerie ou préparer une entreprise à profiter de rabais de quantité inattendus de la part des fournisseurs.

Bien qu’il existe d’autres types de budgets qui peuvent être préparés, tels que les états financiers projetés ou pro forma, un budget de trésorerie est un plan de gestion pour le facteur le plus important de la viabilité d’une entreprise – sa position de trésorerie. La position de trésorerie d’une entreprise détermine comment les fournisseurs seront payés, comment un banquier répondra à une demande de prêt, à quelle vitesse une entreprise peut se développer, tout en influençant directement les dividendes, l’augmentation des capitaux propres des propriétaires et la rentabilité.

De nombreuses petites entreprises trouvent utile de préparer des budgets de trésorerie mensuels et d’analyser mensuellement les écarts entre les montants budgétés et les montants réels. Cela permet aux propriétaires et aux gestionnaires de petites entreprises de rester à l’affût de toute utilisation inattendue de la trésorerie.

Attention…La création d’un budget de trésorerie exige que vous fassiez des estimations (ou les meilleures suppositions) sur de nombreux aspects différents de votre entreprise et de l’environnement dans lequel elle opère. Les ventes futures dépendront de nombreux facteurs, notamment de la concurrence, du climat économique local et de vos propres opérations et capacités internes. En outre, une fois les ventes estimées, les coûts potentiels doivent également être calculés. Ce qu’il faut garder à l’esprit en arrivant à ces chiffres, c’est que l’expérience passée est importante, mais aussi l’intuition. Les estimations que vous devrez élaborer doivent être fondées sur la réalité tout en contenant une dose de créativité et, si cela est justifié, d’optimisme.

Il existe des budgets, autres que le budget de trésorerie, qui sont importants pour votre entreprise. Cependant, le budget de trésorerie est une bonne première étape si vous êtes novice en matière de budgétisation.

Un budget de trésorerie ne peut être créé dans le vide. Avant et pendant le processus budgétaire, les propriétaires d’entreprise doivent consulter les responsables hiérarchiques, les fournisseurs et le personnel clé afin de deviner au mieux la relation entre les objectifs de la période et leur effet sur les recettes et les dépenses de trésorerie.

Pourquoi préparer un budget de trésorerie ?

Un budget de trésorerie est important pour diverses raisons. D’abord, il vous permet de prendre des décisions de gestion concernant votre position de trésorerie (ou réserve de trésorerie). Sans le type de suivi imposé par le processus budgétaire, vous pouvez ignorer le cycle de l’argent liquide dans votre entreprise. À la fin d’une année ou d’un cycle économique, une série de budgets de trésorerie mensuels vous montrera le montant des liquidités qui entrent dans votre entreprise et la manière dont elles sont utilisées. Les fluctuations saisonnières apparaîtront clairement.

Un budget de trésorerie vous permet également d’évaluer et de planifier vos besoins en capitaux. Le budget de trésorerie vous aidera à évaluer s’il y a des périodes dans votre cycle d’exploitation où vous pourriez avoir besoin d’emprunts à court terme. Il vous aidera également à évaluer tout besoin d’emprunt à long terme. Fondamentalement, un budget de trésorerie est un outil de planification pour les décisions de gestion.

Comment créer un budget de trésorerie

Il y a trois composants principaux nécessaires pour créer un budget de trésorerie. Ce sont :

• Période de temps
• Situation de trésorerie souhaitée
• Ventes et dépenses estimées

Période de temps

La première décision à prendre lors de la préparation d’un budget de trésorerie est de décider de la période de temps pour laquelle votre budget s’appliquera. C’est-à-dire, préparez-vous un budget pour les trois prochains mois, six mois, douze mois ou une autre période ? Dans ce Business Builder, nous allons préparer un budget pour trois mois. Cependant, les instructions données sont applicables à n’importe quelle période que vous pourriez choisir.

Position de trésorerie

Le montant de trésorerie que vous souhaitez garder en main dépendra de la nature de votre entreprise, de la prévisibilité des comptes clients et de la probabilité d’opportunités à survenue rapide (ou d’événements malheureux) qui peuvent vous obliger à avoir une réserve de trésorerie importante.

Vous pouvez considérer votre réserve de trésorerie en termes d’un certain nombre de jours de ventes. Votre processus de budgétisation vous aidera à déterminer si, à la fin de la période, vous disposez d’une réserve de trésorerie adéquate.

Ventes et dépenses estimées

Le concept fondamental d’un budget de trésorerie consiste à estimer toutes les recettes et dépenses en espèces futures qui auront lieu pendant la période. L’estimation la plus importante que vous ferez, cependant, est une estimation des ventes. Une fois que cela est décidé, le reste du budget de trésorerie peut se mettre en place.

Si une augmentation des ventes de, par exemple, 10 pour cent, est souhaitée et attendue, divers autres comptes doivent être ajustés dans votre budget. Les matières premières, les stocks et les coûts des marchandises vendues doivent être révisés pour refléter l’augmentation des ventes. En outre, vous devez vous demander si des ajouts doivent être apportés aux frais de vente ou aux frais généraux et administratifs, ou si l’augmentation des ventes peut être gérée par la capacité excédentaire actuelle ? De plus, comment l’augmentation des ventes affectera-t-elle les dépenses en salaires et en heures supplémentaires ?

Au lieu d’augmenter chaque poste de dépenses de 10 %, il faut sérieusement envisager certaines économies d’échelle qui pourraient se développer. En d’autres termes, peut-être qu’un fournisseur offre un rabais si vous augmentez les quantités dans lesquelles vous achetez un certain article ou, peut-être, l’augmentation des ventes peut être facilement accommodée par la force de vente actuelle ; tous ces types de considérations doivent être pris en compte avant de commencer à budgétiser. Chaque type de dépense (tel qu’indiqué sur votre compte de résultat) doit être évalué en fonction de son potentiel d’augmentation ou de diminution. Vos estimations doivent être basées sur votre expérience de la gestion de votre entreprise et sur vos objectifs pour votre entreprise au cours de la période pour laquelle le budget est créé. Au minimum, les catégories suivantes de rentrées et de sorties d’argent prévues doivent être prises en compte :

• Solde de trésorerie :
• Recettes d’argent prévues
• Ventes d’argent
• Recettes de comptes débiteurs
• Autres revenus
• Dépenses d’argent prévues :
• Matière première (inventaire)
• Paie
• Autres dépenses directes :
• Publicité
• Dépenses de vente
• Dépenses d’administration
• Dépenses d’installation et d’équipement
• Autres paiements

Voici une description de chaque poste :

Solde de caisse. Le solde de trésorerie correspond à vos liquidités en main. Cela comprend ce qui se trouve dans vos comptes chèques, vos comptes d’épargne, votre petite caisse et tout autre compte en espèces que vous pourriez avoir.

Ventes en espèces. Après être arrivé à un chiffre de base des ventes au comptant, il faut l’ajuster pour tout escompte commercial ou autre et pour les retours possibles. Comme indiqué précédemment, le niveau de base des ventes (et des comptes débiteurs) sera déterminé par les projections, les objectifs et l’expérience passée de l’entreprise.

Collecte des comptes débiteurs. Après qu’un niveau de base des comptes débiteurs soit établi (sur la base des projections de ventes), il doit être ajusté pour refléter le montant qui sera effectivement payé au cours de la période. Les ajustements typiques pour une petite entreprise peuvent consister à supposer que 90 % des créances seront recouvrées au cours du trimestre où les ventes ont lieu, que 9 % seront recouvrées au cours du trimestre suivant et que 1 % resteront irrécouvrables. Bien entendu, l’expérience passée sera l’indicateur le plus fiable pour effectuer ces ajustements.

Autres revenus. Votre position de trésorerie peut être affectée positivement par des revenus autres que ceux reçus des ventes. Peut-être y a-t-il des investissements, des dividendes ou un emprunt prévu qui introduiront des liquidités à l’entreprise pendant la période considérée. Ces types de sources de trésorerie sont appelés « autres revenus ».

Dépenses de trésorerie prévues :

• Matières premières (inventaire).

Pour les détaillants et les fabricants des petites entreprises, la plus grande dépense de trésorerie est généralement le montant dépensé pour l’inventaire ou les matières premières. Encore une fois, l’expérience passée sera votre meilleur indicateur des futures dépenses de trésorerie. Mais n’oubliez pas de tenir compte de toute augmentation nécessaire pour suivre les ventes prévues. Vous pouvez également consulter vos fournisseurs pour savoir si des changements de prix sont prévus.

• Les salaires.

Les salaires sont généralement le deuxième poste de dépenses le plus important au cours d’une période comptable. N’oubliez pas d’inclure des estimations pour toutes les taxes locales, étatiques et fédérales appropriées.

• Autres dépenses directes.

Utilisez ce poste pour toute dépense supplémentaire qui ne rentre pas commodément dans les autres rubriques. Si vous effectuez des paiements sur un prêt, incluez-le ici.

• Publicité.

Le rôle de la publicité varie selon le type d’entreprise. Si vous prévoyez une augmentation des ventes, y a-t-il une campagne de marketing ou de publicité d’accompagnement ? Ces coûts doivent être budgétisés. Incluez toutes les dépenses pour les imprimés (brochures, publipostage et annonces dans les journaux), la radio ou d’autres services de publicité.

• Les frais de vente.

Les frais de vente typiques comprennent les salaires et les commissions du personnel de vente et les frais de bureau de vente. Cependant, ce poste peut également inclure toute dépense de voyage ou autre dépense liée à la vente non couverte ailleurs.

• Frais administratifs.

Les frais généraux de bureau sont inclus ici. Cela comprendra vos services publics, le téléphone, les photocopies et les dépenses de bureau quotidiennes. À moins que de grands changements ne soient en cours, l’expérience passée vous guidera dans l’évaluation des dépenses administratives futures.

• Installations et équipements.

Les paiements en espèces pour les prêts d’équipement, les hypothèques, les réparations ou autres entretiens doivent être inclus ici. L’expérience passée sera, encore une fois, votre guide.

• Autres paiements.

S’il y a des paiements en espèces que vous prévoyez faire et qui ne sont pas couverts par la liste ci-dessus, incluez-les ici. (S’ils sont répétitifs, vous pouvez envisager d’ajouter un poste distinct.) Cependant, généralement, les paiements d’intérêts et les taxes tombent ici.

Voici un exemple de budget de trésorerie pour une petite entreprise:

BUDGET DE TRÉSORERIE D’UNE PETITE ENTREPRISE
Pour les trois mois se terminant le 31 mars 200x

PosteJanFebMarsSolde de trésorerie de départ15 000-13 50020 000 Rentrées de fonds prévues : Ventes au comptant 20,00025,00030,000Collecte des comptes à recevoir45,00055,00070,000Autres revenus005,000Total des encaissements80,00066,500125,000 Paiements au comptant prévus : Matières premières (ou inventaire)50,00011,0005,000Rémunération10,40010,40010,400Autres dépenses directes2,0002,0002,000Publicité10,00000Frais de vente6,0008,0006,000Frais d’administration4,5004,5004,500Dépenses d’usine et d’équipement10,00010,00010,000Autres paiements600600600Total des dépenses en espèces93,50046,50038,500Excédent (ou déficit) de trésorerie -13,500*20,000*86,500

* Le solde de trésorerie de fin devient le solde de trésorerie de début pour la période suivante.

Etape 1 : Créez un budget de trésorerie pour votre entreprise pour une période de trois mois.

Comment analyser un budget de trésorerie

La préparation d’un budget de trésorerie n’est que la première étape vers une bonne gestion financière. L’étape suivante consiste à analyser pour voir si l’entreprise se rapproche des attentes. Des sorties de fonds inattendues ont-elles eu lieu ? Si c’est le cas, la situation financière de l’entreprise est-elle sérieusement affectée ?

Une méthode simple pour surveiller le budget de trésorerie est de préparer un rapport budget-contre-réel des dépenses réelles et budgétées chaque mois. Ce type de rapport se compose de trois colonnes. La première colonne montre les montants budgétés, la deuxième colonne montre les performances réelles de l’entreprise, et la troisième colonne montre la différence en termes de pourcentage.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport budgétaire de fin de mois pour la société fictive Turtle.

Rapport budget versus réel
Pour mai 200x

PosteBudgetRéelVarianceSolde de trésorerie 5,0005,0000% Recettes de trésorerie : Ventes au comptant20,00022,000110%Collecte des comptes à recevoir15,00013,50090%Autres revenus00 Total de la trésorerie40,00040,500101% Paiements en espèces : Matières premières (ou inventaire)15,00015,000100%Rémunération7,2009,400130%Autres dépenses directes500500100%Publicité5001,000200%Dépenses de vente1,5001,40093%Dépenses administratives500500100%Dépenses d’usine et d’équipement5,0007,500150%Autres paiements00 Total des dépenses en espèces30 20035 300116%Excédent (ou déficit) de trésorerie9 8005 20053%

Comme vous pouvez le constater, les dépenses en espèces pour les salaires, la publicité et les installations et équipements ont dépassé les montants prévus au budget pour la société Turtle. Mais comme l’entreprise analyse ces chiffres chaque mois, des changements peuvent être apportés avant que l’augmentation des dépenses ne devienne ingérable. L’utilisation d’un rapport budgétaire par rapport aux chiffres réels permet aux propriétaires de repérer comment les entrées et sorties de fonds réelles varient par rapport aux attentes et de faire des ajustements.

Étape 2 : Si les données sont disponibles, construisez un rapport budgétaire par rapport aux chiffres réels pour votre entreprise.

CONCLUSION

Ce Business Builder se concentre sur la création d’un budget de trésorerie pour votre entreprise. Bien qu’il existe plusieurs autres types de budgets qui peuvent être préparés, les propriétaires de petites entreprises devraient porter une attention particulière à leur situation de trésorerie et créer un budget de trésorerie pour leur entreprise. La préparation d’un rapport mensuel budget/réel donnera aux propriétaires de petites entreprises les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions importantes sur la situation de trésorerie de leur entreprise.

CHECKLIST

___ Lors de la préparation de votre budget de trésorerie, avez-vous pensé à faire du solde de trésorerie de fin le solde de trésorerie de début pour la période suivante ?

___ Lors de l’estimation des dépenses en espèces, avez-vous pensé à prendre en compte toute dépense supplémentaire de matériel, de main-d’œuvre ou autre pour les ventes prévues ?

___ Votre objectif de vente pour la période est-il réaliste ?

___ Avez-vous pensé à ajuster les comptes débiteurs pour les éventuels montants irrécouvrables ?

___ Les dépenses pour les salaires incluent-elles les taxes ?

RESOURCES

Livres

Décisions financières : A CPA/Attorney’s Perspective par David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11th ed. par James C. Van Horne et John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Handbook of Budgeting, 4th ed. by Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, Revised ed. par Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Écrivain : E. Bond