Comment créer un plan de recrutement

Un plan de recrutement réussi est plus que de simples chiffres. Les postes vacants et les budgets de recrutement constituent la base des plans de recrutement, mais l’emploi de bonnes pratiques d’embauche peut les élever.

Comment créer un plan de recrutement :

Révisez vos descriptions de poste

Les fonctions des postes peuvent changer au fil du temps. Parlez aux chefs d’équipe et demandez-leur comment leurs rôles, et ceux des membres de leur équipe, ont changé. Si votre équipe de vente s’occupe maintenant de la gestion des comptes, mettez à jour leurs descriptions de poste.

Si vous n’avez pas encore de descriptions de poste formelles, envisagez de mener une analyse de poste – un processus visant à déterminer les tâches et les exigences d’un poste. Organisez des entretiens avec le personnel pour discuter de leurs rôles et responsabilités. Vous pouvez également utiliser des modèles de description de poste, une alternative pratique à la réalisation d’une analyse de poste.

Réaliser une analyse des écarts de compétences

Réaliser une analyse des écarts de compétences est un moyen systématique d’analyser le niveau de compétences actuel de votre personnel et d’identifier les compétences que vous souhaitez à l’avenir.

Pour mener une analyse des écarts de compétences :

1. Identifiez les compétences dont vous aurez besoin à l’avenir.
2. Évaluez les compétences que votre entreprise possède déjà.
3. Comparer les compétences actuelles avec les compétences souhaitées et planifier de combler les écarts.

Identifiez les besoins futurs en matière de recrutement en discutant avec la haute direction et les chefs d’équipe pour comprendre les niveaux de compétences existants. Découvrez comment ils prévoient d’atteindre les objectifs de l’année prochaine. Complétez leurs idées avec des évaluations de performance récentes ou des enquêtes auprès des employés. Évaluez chaque compétence recherchée sur une échelle (le plus souvent une échelle de trois ou cinq points.)

Priorisez les lacunes de compétences que vous découvrez. Vous pouvez également combler les lacunes en créant des plans de formation pour vos employés. Lorsque les lacunes en matière de compétences sont trop importantes, envisagez d’embaucher de nouvelles personnes pour les combler.

Visualisez votre activité d’embauche

Une analyse des lacunes en matière de compétences vous donnera une idée générale du nombre de nouvelles embauches dont vous aurez besoin pour couvrir les lacunes, mais il existe d’autres moyens de prédire les besoins d’embauche. Vous pouvez utiliser des méthodes quantitatives pour prévoir les futures embauches dans votre plan de recrutement. Par exemple, les entreprises peuvent fixer des objectifs de vente quotidiens pour atteindre leurs objectifs de revenus. Elles peuvent utiliser des mesures de productivité pour savoir si le nombre actuel d’employés peut atteindre ces objectifs. Si ce n’est pas le cas, elles peuvent calculer combien de personnes supplémentaires elles doivent embaucher.

Les informations fournies par les responsables du recrutement peuvent également vous donner une bonne estimation du nombre de personnes que vous devez embaucher. Planifiez des réunions avec les gestionnaires d’embauche pour discuter de votre plan d’embauche et de leurs besoins en personnel. Utilisez ces informations pour créer une feuille de calcul du plan d’embauche avec le nombre de nouvelles embauches prévues par trimestre ou par mois. Voici un exemple:

Embauchez bien avant les initiatives majeures de l’équipe ou du service, afin que vos nouveaux employés aient suffisamment de temps pour apprendre leur travail et compléter leur période d’intégration. Par exemple, si votre équipe de marketing prévoit de lancer une nouvelle campagne en juin, répondez à vos besoins de recrutement bien avant, idéalement au cours du premier trimestre. Gardez à l’esprit vos délais moyens de recrutement et d’embauche. Un système de suivi des candidats (ATS) peut vous donner ces informations automatiquement.

Revoyez votre processus d’embauche :

Regardez vos plans de recrutement et vos habitudes d’embauche passés et demandez-vous :

• Les équipes d’embauche ont-elles bien communiqué ?
• Les processus d’embauche répondaient-ils aux exigences des gestionnaires d’embauche ?
• Comment les nouveaux employés se sont-ils comportés pendant leur période d’essai ?
• Quel était le taux de roulement des nouveaux employés (nouveaux employés qui ont quitté au cours de leurs trois premiers mois) ?
• Les processus d’embauche ou les expériences des candidats ont-ils posé des problèmes juridiques ? (par exemple, considérez les questions d’entretien illégales et leurs alternatives légales)
• Des changements sont-ils nécessaires dans votre politique de recrutement ou d’embauche ?

Les réponses à ces questions informeront la façon dont vous embauchez et combien vous dépenserez pour le faire efficacement. Par exemple, si vous constatez que vos équipes d’embauche avaient des problèmes de communication par courriel, vous pourriez opter pour un outil d’embauche plus convivial. Si les responsables constatent que les nouvelles recrues n’ont pas certaines des compétences qu’ils attendent, envisagez d’investir dans des tests de pré-embauche.

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Créer un budget d’embauche

Si vous avez déjà planifié votre activité d’embauche, calculez votre coût par embauche et votre ratio de rendement du recrutement. Additionnez tous les coûts de recrutement internes (par exemple, les primes des programmes de recommandation et les salaires des recruteurs) et externes (par exemple, les frais d’agence, d’affichage des postes et de vérification des antécédents) et divisez la somme par le nombre de nouvelles embauches. Dans le cadre de votre processus de budgétisation du personnel, prévoyez le montant que vous verserez à vos futurs employés en frais de personnel (salaires, avantages sociaux et coûts entièrement chargés.)

Penser en termes d’équipes d’embauche

Votre processus d’embauche ne doit pas seulement être efficace pour chaque embauche individuelle. Il doit permettre de construire une culture d’équipe efficace et durable. Voici comment vous pouvez attirer – et retenir – de meilleures équipes :

• Fixez des objectifs de diversité. Les équipes diversifiées sont plus performantes que leurs homologues homogènes. Intégrez des objectifs de diversité dans votre processus d’embauche et explorez les partenariats avec des organisations comme la Society of Women Engineers et Ascend, une organisation panasiatique pour les professionnels des affaires en Amérique du Nord.

• Formez les intervieweurs. Même les intervieweurs expérimentés peuvent avoir des préjugés. Une formation sur l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO) peut aider les intervieweurs à suivre les directives légales. Des fournisseurs comme Interview EDGE et The Lou Adler Group peuvent aider les intervieweurs à développer leurs compétences. Les RH peuvent également organiser des sessions de formation en interne.

• Utiliser des processus qui réduisent les préjugés. Les préjugés sont souvent inconscients. Il n’est pas facile de les éliminer, mais en peaufinant vos processus, vous pouvez les réduire. Envisagez d’utiliser des techniques d’embauche à l’aveugle et d’entretien structuré pour réduire les préjugés à l’embauche.

Créer un plan d’embauche est l’occasion de dynamiser votre recrutement et de repenser la façon dont vous embauchez. Si vous cherchez à embaucher de manière plus objective et à réduire les préjugés, vous constituerez des équipes plus productives et favoriserez une culture d’entreprise plus inclusive.

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