Comment équilibrer votre tiroir-caisse comme un patron

Équilibrer votre tiroir-caisse est une partie essentielle de la routine quotidienne de votre entreprise. Tout comme vous brosser les dents, vous devriez également équilibrer votre tiroir-caisse quotidiennement.

Si vous avez du mal à équilibrer votre tiroir-caisse, vous n’êtes pas seul. Lisez ce qui suit pour apprendre comment équilibrer votre tiroir-caisse ainsi que des conseils et des astuces pour garder votre tiroir en bon état.

Qu’est-ce qu’un tiroir-caisse?

Avant de vous plonger dans la façon d’équilibrer un tiroir-caisse, vous devez apprendre quelques informations de base à son sujet.

Votre tiroir-caisse, également appelé registre ou caisse, stocke les espèces, les pièces de monnaie, les chèques et d’autres articles de valeur (ex, coupons) au point de vente (PDV).

À la fin de chaque journée, quart de travail ou période, vous devez équilibrer votre tiroir-caisse pour tenir compte de toutes les transactions entrantes. Les transactions comprennent non seulement les espèces et les chèques, mais aussi les paiements par carte de crédit et les pourboires (le cas échéant).

Il est préférable que vous chargiez des employés ou des gestionnaires désignés d’équilibrer le tiroir-caisse. De cette façon, vous avez des employés de confiance qui travaillent avec vos entrées d’argent plutôt que plusieurs personnes.

Les entreprises qui sont généralement responsables de l’équilibrage d’un tiroir-caisse comprennent :

• Magasins de vêtements
• Supermarchés
• Restaurants
• Boulangeries
• Autres magasins de détail

À quelle fréquence devez-vous équilibrer un tiroir-caisse ?

Pour que vos livres soient aussi précis que possible, vous devriez équilibrer votre caisse chaque jour ou après chaque quart de travail. De cette façon, vous pouvez rapidement (et facilement) faire des corrections si quelque chose ne s’additionne pas.

Corriger quelque chose d’il y a quelques jours, une semaine ou même des semaines peut prendre du temps et être complexe parce que vous devez revenir en arrière et vérifier chaque jour individuellement pour les erreurs. L’équilibrage sur une base quotidienne aide à réduire la douleur de la traque des écarts de tiroir-caisse.

Étapes pour équilibrer le tiroir-caisse

Lorsqu’il s’agit d’équilibrer votre tiroir-caisse, vos étapes peuvent différer de celles d’une autre entreprise. Par exemple, une plus grande entreprise peut avoir besoin d’effectuer plusieurs dépôts au cours de la journée. Ou encore, une plus petite entreprise pourrait n’avoir qu’un seul tiroir-caisse à compter.

Qu’importe la taille de votre entreprise, voici quatre étapes pour vous mettre sur la bonne voie lorsqu’il s’agit d’équilibrer votre tiroir-caisse.

Ayez le rapport de PDV

Avant de commencer à équilibrer votre tiroir-caisse et à comptabiliser tout flux de trésorerie entrant, vous devez imprimer ou accéder à un rapport de PDV qui détaille le montant que vous devriez avoir dans votre caisse.

Un rapport de PDV répartira les totaux par catégorie, comme l’argent comptant, les chèques et les transactions par carte de crédit.

Compter l’argent comptant

Une fois que vous avez votre rapport de PDV à portée de main, il est temps de compter votre argent comptant.

Vous devriez garder un montant constant d’argent dans votre caisse au début de chaque journée ou quart de travail, comme 100 $. Cela vous assure d’avoir suffisamment d’argent pour rendre la monnaie à vos clients.

Lorsque vous comptez votre caisse à la fin de chaque quart de travail ou de chaque journée, comptez votre argent et faites le total de vos chèques, de vos reçus de carte de crédit et des autres transactions.

Pour rendre le processus moins fastidieux, envisagez d’investir dans une machine à compter. Avec une machine à compter, vous n’avez pas à vous soucier de compter manuellement l’argent ou la monnaie à la main.

Veuillez également déduire votre solde de départ de votre solde actuel (par exemple, soustraire 100 $).

Enregistrez le montant de la caisse en espèces, chèques, coupons, crédit, etc. Voici un exemple de la façon dont vous pourriez tenir compte de vos totaux :

.

Après avoir totalisé vos reçus de carte de crédit, chèques et espèces, comparez les totaux à votre rapport de caisse. Est-ce qu’ils correspondent ? Si oui, vous êtes prêt à partir ! Sinon, vous devez creuser un peu.

Régler les écarts

Vous avez un écart dans le tiroir-caisse ? Ne vous inquiétez pas ! Cela arrive tout le temps aux propriétaires de petites entreprises.

La plupart des écarts sont causés par une erreur humaine, comme rendre la mauvaise monnaie à un client ou égarer un reçu de carte de crédit.

Lorsque vous équilibrez votre tiroir-caisse, faites attention aux excédents et aux manques. Un excédent, c’est lorsque votre tiroir est supérieur au montant que votre rapport de caisse indique que vous devriez avoir. Un manque est lorsque le total de votre caisse est insuffisant.

Les manques peuvent signifier que l’argent a été soit perdu, soit volé, soit compté incorrectement. Un excédent signifie généralement que vos clients ont été lésés.

Lorsque vous essayez de résoudre les écarts, effectuez les étapes suivantes :

1. Recomptez votre argent liquide, vos chèques, vos coupons, vos reçus de carte de crédit, etc.
2. Vérifiez dans et autour de votre tiroir et de votre caisse enregistreuse s’il manque des informations (ex, reçus)
3. Vérifiez les transactions au point de vente pour y trouver des informations, comme les transactions par carte de crédit (le cas échéant)

Veillez à ce que quelqu’un enregistre les écarts de caisse sur le compte de résultat de votre petite entreprise (P&L). Ajoutez une ligne à vos états P&L pour tenir compte des écarts de caisse.

Enregistrez les transactions du tiroir-caisse

Après avoir compté votre tiroir-caisse et vérifié les écarts, enregistrez vos transactions de tiroir-caisse dans vos livres.

Lorsque vous enregistrez les totaux de votre caisse enregistreuse, assurez-vous de tenir compte de votre solde de départ (par exemple 100 $). Inscrivez dans vos livres tout argent comptant, crédit, crédit de magasin (le cas échéant), chèques, coupons et autres ventes.

S’il y a des écarts que vous n’avez pas pu résoudre, comptabilisez les excédents ou les manques dans une colonne distincte.

Regardez un exemple de caisse enregistreuse équilibrée ci-dessous :

Donc, à quoi cela ressemble-t-il si votre rapport de PDV et vos comptes ne correspondent pas ? Jetez un coup d’œil à un tiroir avec quelques divergences.

Comme vous pouvez le constater, il manque au tiroir ci-dessus 17,78 $ en espèces et 2,50 $ de coupons.

La caisse comporte également 12,78 $ supplémentaires en chèques non enregistrés dans les ventes. Lorsque les ventes de chèques sont inférieures au total des chèques collectés, cela peut être dû au fait qu’un employé a enregistré une transaction sous un mode de paiement incorrect.

Conseils pour équilibrer les tiroirs

Equilibrer les tiroirs-caisses ne doit pas être compliqué. Utilisez les conseils ci-dessous pour vous aider à garder votre tiroir en pleine forme.

Ayez une personne par tiroir

En ce qui concerne votre tiroir-caisse, moins il y a de personnes qui y accèdent, mieux c’est. Envisagez de limiter le nombre de personnes qui utilisent chaque tiroir. Les limitations vous permettent d’éviter les écarts de tiroir-caisse et peuvent vous aider à éviter le vol sur le lieu de travail.

La même idée devrait s’appliquer à votre gestionnaire de tiroir-caisse. Limitez le nombre de personnes qui équilibrent les caisses et s’occupent de la comptabilité des tiroirs-caisses dans votre entreprise.

Attribuez des tâches

Pour des raisons de responsabilité, désignez un ou deux employés de confiance pour équilibrer votre ou vos tiroirs-caisses. Vous pouvez charger une personne de compter le tiroir pendant qu’un autre employé prépare le dépôt bancaire. Demandez aux employés qui gèrent les tiroirs-caisses de signer un rapport indiquant qu’ils ont équilibré le tiroir.

Au début du jour suivant ou de l’équipe suivante, recomptez les espèces dans chaque tiroir pour vérifier que le solde de départ est exact. Si votre entreprise utilise plusieurs tiroirs, attribuez cette tâche à chaque caissier et demandez-lui de compter son tiroir individuel.

Utiliser les rapports de vente

Si vous avez un système de point de vente, n’ayez pas peur d’utiliser les rapports de vente à votre avantage. Vous pouvez utiliser les rapports pour voir les soldes de début, de courant et de fin de journée d’un tiroir. Les rapports de ventes peuvent vous aider à :

• Éviter d’avoir trop d’argent liquide dans un tiroir
• Vérifier si un client a été lésé
• Pointer le vol des employés

Les rapports de ventes peuvent également vous donner un aperçu de votre flux de trésorerie pour la journée. Si vous voulez voir comment vont les ventes, tirez un rapport de ventes.

Dépôt d’argent pendant la journée

Pour garder votre tiroir-caisse bien rangé, pensez à le nettoyer pendant la journée. Alors, comment faire ? Dépôts.

Si vous trouvez que votre tiroir-caisse déborde au cours de la journée, effectuez de multiples petits dépôts dans votre coffre-fort ou votre banque afin de maintenir le nombre d’espèces de votre caisse à un niveau bas. Sinon, vous risquez d’avoir affaire à un tiroir désorganisé et à de l’argent égaré ou volé.

Faites des dépôts aux moments les plus calmes de la journée. De cette façon, vous ne vous démenez pas pour retirer et compter l’argent.

Selon la taille de votre entreprise et vos entrées d’argent, vous pourriez avoir besoin de faire plusieurs dépôts au cours de la journée. Si votre entreprise est plus petite, vous pouvez probablement sauter complètement cette étape.

Regardez les divergences constantes

Si vous commencez à remarquer des divergences dans le tiroir-caisse à maintes reprises, quelque chose pourrait se passer. Vous pourriez avoir affaire à des fonds volés si l’argent liquide ne correspond pas systématiquement à vos rapports de point de vente.

Surveillez les modèles, tels que les manques de routine. Par exemple, si vous remarquez qu’il manque constamment 20 $ dans le tiroir d’un employé, vous devrez peut-être creuser et observer davantage.

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