Comment écrire des courriels de suivi qui garantissent pratiquement une réponse (avec des modèles !) – Mindmaven.com

Comment écrire des courriels de suivi qui garantissent pratiquement une réponse (avec des modèles !)

Vous avez déjà passé ce qui semblait être des âges à rédiger le courriel « parfait », pour ne rien obtenir d’autre que le silence radio en retour ? Si vous êtes comme la plupart des gens, c’est probablement le cas.

Après tout, une étude récente a révélé que la personne moyenne reçoit environ 141 courriels par jour, mais n’en envoie que 40.

Il n’est pas nécessaire d’être mathématicien pour comprendre que cela signifie que les 3/4 des courriels que quelqu’un reçoit ne reçoivent jamais de réponse. La question est de savoir comment empiler le jeu en votre faveur pour augmenter les chances de faire partie de ce 1/4e convoité ?

Sûr : la façon dont vous rédigez votre courriel initial joue un rôle important à cet égard, et nous avons déjà parlé assez longuement de la façon de rédiger des courriels qui obtiennent des réponses.

Mais en fin de compte, votre courriel initial n’est que la moitié de la bataille. Même si vous faites tout bien, vous pouvez ne pas obtenir de réponse. Et quand cela arrive, la fortune est dans le suivi.

Le problème est que beaucoup de gens ne savent pas comment ou quand envoyer des e-mails de suivi. Cette incertitude les met mal à l’aise et, par conséquent, ils finissent souvent par ne rien envoyer (ou ils envoient quelque chose qui est au mieux inefficace).

Aujourd’hui, nous allons parler de trois modèles d’e-mails de suivi éprouvés que vous pouvez utiliser pour pratiquement garantir une réponse de votre destinataire.

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Première chose à faire : Dépassez-vous – Ce n’est pas personnel

Mais avant d’y arriver, il y a quelque chose d’important que je veux souligner. Si vous envoyez un courriel qui ne reçoit pas de réponse, ne le prenez pas personnellement.

Une absence de réponse ne signifie pas nécessairement que quelque chose n’allait pas avec votre courriel, ni que l’autre personne vous ignore intentionnellement.

D’après mon expérience, c’est rarement le cas.

La vérité est que le destinataire a probablement vu votre courriel et avait la ferme intention de répondre. Juste, plus tard. Quand les choses se sont ralenties. Le problème est que – malgré leurs meilleures intentions – au moment où les choses ont finalement ralenti des heures (ou même des jours) plus tard, ils ont tout simplement oublié.

Je sais que j’ai fait cela, et vous pouvez être coupable de cela aussi.

Donc gardez cela à l’esprit : Tant que votre courriel original vient d’un endroit où vous apportez une valeur authentique à l’autre personne, vous n’avez rien à craindre.

Ils ne vous ignorent pas, et vous ne les harcelez pas en envoyant un courriel de suivi (si vous le faites bien). En fait, si vous êtes vraiment confiant dans la valeur que vous pensez pouvoir fournir à cette personne, vous lui rendriez un mauvais service en ne faisant pas de suivi.

Poussez donc à travers cet inconfort initial, et je pense que vous trouverez que beaucoup de gens apprécient réellement le rappel.

Le plan de jeu des emails de suivi sur 4 semaines

Et ceci étant dit, entrons dans le plan de jeu du suivi.

Ci-après, vous trouverez trois emails de suivi distincts. Notez que ces emails ne sont pas censés être interchangeables-ils constituent une séquence qui devrait avoir lieu sur une période de 4 semaines (ne vous inquiétez pas, je vous donnerai des recommandations de timing).

Une note rapide : ces modèles ont été éprouvés maintes et maintes fois à la fois dans mon expérience, et les expériences de beaucoup de mes clients. Donc, bien que vous souhaitiez certainement personnaliser le contenu pour donner l’impression qu’il vient de vous, je vous recommande de ne pas trop vous éloigner du message original.

Email de suivi #1 : Le Re-Ping rapide

Ce premier message de suivi doit être envoyé 5 jours après votre e-mail initial, et il sert un seul objectif : ramener votre nom en haut de leur boîte de réception.

Il doit être court, sans pression et sans culpabilité. Du point de vue du contenu, tout ce que vous faites est de résumer le contenu de votre courriel initial en une ou deux phrases.

C’est aussi une bonne idée d’inclure votre message original au bas de ce courriel de suivi afin que votre destinataire n’ait pas à fouiller dans sa boîte de réception pour le trouver. Par exemple :

Sujet : Touching Base

Hey John,

Just wanted to follow up on the email I sent awhile back about meeting up for a quick interview. Vous trouverez l’email original sous ma signature. Est-ce quelque chose qui vous intéresse ?

Cheers,

Anne

Dans la plupart des cas, je pense que vous trouverez qu’un seul message de suivi comme celui ci-dessus sera tout ce qu’il faut pour obtenir la réponse que vous recherchez. Mais si ce n’est pas le cas…

Email de suivi n°2 : le check-in amical

Le deuxième email de suivi devrait arriver 7 jours après le message de suivi de Re-Ping amical.

Comme le premier, votre objectif ici n’est pas de culpabiliser ou de blâmer l’autre personne. En fait, ce courriel devrait faire exactement le contraire. Donnez à votre destinataire le bénéfice du doute et supposez que vos messages sont simplement perdus quelque part. Par exemple :

Sujet : Mon courriel a-t-il été reçu ?

Hi John,

Je voulais envoyer un message rapide pour faire le suivi de mon courriel concernant la connexion pour une courte entrevue.

Puisque je n’ai pas encore eu de réponse, je me demande si vous avez reçu les emails en premier lieu et je voulais m’assurer qu’ils ne sont pas passés entre les mailles du filet (je sais que j’ai certainement manqué quelques emails qui ont été accidentellement triés dans les spams). Ce serait formidable si vous pouviez m’envoyer un petit ping pour me dire que vous l’avez reçu. J’ai inclus l’email original ci-dessous.

Cheers,

Anne

Encore, je recommande de garder cet email dans le même fil de discussion que votre message de suivi original afin qu’ils aient tout le contexte et les informations dont ils ont besoin pour répondre directement à cet email.

Email de suivi #3 : La dernière chance

Le dernier email de suivi doit être envoyé 14 jours après le Friendly Check-In. À ce stade, cela fait presque 30 jours ; il est donc temps de changer un peu l’approche.

Avec ce message, vous cherchez à créer un sentiment d’urgence en retirant votre offre de la table. Laissez-moi d’abord vous donner un exemple, puis je le décomposerai en ses éléments essentiels :

Sujet : Checking in one more time

Hi John,

Puisque je n’ai pas eu beaucoup de chance de te joindre par courriel, j’ai pensé essayer un autre canal. Je viens de vous laisser un message vocal faisant suite au courriel sur le projet de recherche d’il y a quelques semaines.

Si je n’ai pas de réponse de votre part, je supposerai que ce n’est pas le meilleur moment pour le moment et j’arrêterai de suivre cette affaire. Si j’ai mal interprété la situation et que vous êtes intéressé, envoyez-moi un ping rapide. J’ai inclus le courriel original ci-dessous pour votre commodité.

Cheers,

Anne

Comme vous pouvez le voir, ce courriel a deux composantes principales :

• Premièrement, il suppose que vous avez essayé un autre moyen de rejoindre le destinataire. Peut-être que l’email n’est tout simplement pas leur méthode de communication préférée, que leurs filtres anti-spam sont un peu trop élevés, ou que leur boîte de réception est tout simplement trop encombrée. Vous pouvez surmonter ce problème potentiel simplement en essayant une nouvelle méthode de sensibilisation, comme un appel téléphonique, des textes ou des médias sociaux.
• Deuxièmement, il crée un sentiment d’urgence et de rareté avec la ligne « Si je n’ai pas de réponse de votre part, je vais supposer que ce n’est pas le meilleur moment en ce moment et arrêter de suivre cette question. » Si le destinataire a un quelconque intérêt pour ce que vous offrez ou demandez, une ligne comme celle-ci est presque garantie d’obtenir une réponse.

Attendez : et si je n’obtiens toujours pas de réponse après ces e-mails ?

Le fait est que – même avec le bon message initial et le plan de jeu des courriels de suivi ci-dessus – vous n’allez toujours pas obtenir une réponse à chaque courriel que vous envoyez (surtout quand nous parlons de courriels froids).

Si vous n’avez pas reçu de réponse après avoir envoyé ces trois courriels, il est généralement sûr de supposer que ce n’est pas le bon moment pour eux. Je recommande de mettre de côté vos tentatives d’approche pendant 3 à 6 mois – en fonction de la relation et du contexte – puis de réessayer.

Après tout : Jusqu’à ce que vous obteniez un « non » clair, vous pouvez toujours supposer qu’ils sont toujours intéressés.

La fortune est dans le suivi, mais …

N’oubliez pas que les trois courriels ci-dessus sont construits sur la supposition que vous avez écrit un courriel initial qui vaut la peine de répondre en premier lieu.

Si vous êtes un peu comme moi et beaucoup de mes clients, l’email est une partie fondamentale de faire des affaires – il est donc important de s’assurer que vous obtenez autant de valeur de ce médium que possible.

À cette fin, mon équipe et moi avons récemment lancé notre plus récent programme en ligne, le cours sur la réponse aux emails et la génération d’opportunités.

Dans celui-ci, je plonge plus profondément dans les trois conseils ci-dessus, et vous présente une foule d’autres informations précieuses. Vous apprendrez …

• Les 3 facteurs qui déterminent la probabilité d’obtenir une réponse par courriel, et comment les influencer pour obtenir des taux de réponse plus élevés.
• L’importance d’aligner votre « demande » sur votre destinataire, et comment identifier votre « demande ultime » pour obtenir des taux de réponse percutants.
• Comment presque garantir les réponses aux emails avec un plan de jeu de suivi modélisé et actionnable (ok, nous l’avons déjà fait ici … Mais c’est pourquoi vous obtenez ceci à un rabais !)

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Dans tous les cas, j’espère que cela a été utile pour vous. Bon courriel!