Carte routière de projet : Qu’est-ce que c’est et comment en créer une pour gérer les attentes des parties prenantes ?

Dans cet article, vous apprendrez comment créer une feuille de route de projet pour gérer les attentes des parties prenantes et garder votre équipe sur la bonne voie pour respecter les délais.

Nous examinerons également :

• Qu’est-ce qu’une feuille de route de projet ?
• Comment est-elle différente d’un plan de projet ?
• Raisons pour lesquelles vous devriez créer une feuille de route
• Modèles de feuille de route de projet
• Comment créer un calendrier de feuille de route ?
• Comment garder les parties prenantes à jour avec les feuilles de route ?

En tant que gestionnaire de projet, votre travail consiste à garder les parties prenantes à jour sans vous concentrer sur les détails quotidiens. En même temps, vous voulez que votre équipe reste concentrée sur les tâches quotidiennes.

À la fin de cet article, vous apprendrez à maintenir cet équilibre en utilisant une feuille de route pour votre projet.

Commençons.

Qu’est-ce qu’une feuille de route de projet?

Une feuille de route de projet est une vue d’ensemble visuelle de haut niveau d’un projet. Généralement représentée sur une ligne de temps, une feuille de route se compose de :

• Portée du projet : La portée du projet représente la vision globale de ce que vous souhaitez réaliser à la fin du projet.
• Livrables : Les produits livrables sont la production ou les résultats finaux des activités d’un projet. Les livrables peuvent être n’importe quoi – un document, un logiciel, ou même un produit physique fini.
• Calendrier de projet de haut niveau : Le calendrier décrit l’ordre chronologique dans lequel les activités du projet sont réalisées et les jalons atteints.
• Jalons du projet : Les jalons sont des événements sur la ligne de temps du projet qui indiquent un changement dans la phase du projet.
• Risques : Les risques sont des défis avec les activités du projet, les membres de l’équipe, les ressources ou les facteurs externes qui peuvent faire dévier le projet de son calendrier ou de son budget.

Pourquoi avez-vous besoin d’une feuille de route de projet ?

Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez envisager de créer une feuille de route :

Démarrer un projet

Les premiers jours d’un projet sont souvent remplis d’incertitude.

C’est parce que trop peu de détails sont disponibles. Aucun plan de projet concret ne peut être créé et aucune ressource ne peut être affectée. Par conséquent, les membres de l’équipe peuvent se sentir perdus ou les parties prenantes peuvent perdre leur intérêt.

Une feuille de route de projet se situe à un niveau suffisamment élevé pour gérer l’incertitude. En même temps, elle aide à identifier suffisamment de tâches pour que le projet démarre.

Rester sur les objectifs du projet

Selon une enquête de KPMG sur la gestion de projet, seulement 33 % des organisations livrent des projets susceptibles d’atteindre les buts initiaux ou les objectifs commerciaux.

Souvent, les parties prenantes attendent des équipes qu’elles s’adaptent à de petits changements pendant l’exécution d’un projet. Mais, souvent, ces petits changements s’additionnent et font dérailler le projet de ses objectifs initiaux. Par conséquent, les projets n’atteignent pas les objectifs commerciaux.

Les feuilles de route de projet aident à gérer ces situations. Par conséquent, toutes les parties prenantes du projet restent concentrées sur les objectifs du projet.

Répondre aux attentes des parties prenantes

La même enquête de KPMG a également révélé que seule une organisation sur 3 réalise des projets susceptibles de satisfaire les parties prenantes.

Les feuilles de route des projets permettent de tenir les parties prenantes au courant des objectifs, des progrès et des obstacles du projet. De cette façon, les parties prenantes peuvent prendre des décisions au bon moment pour maintenir un projet sur la bonne voie.

Insoler les membres de l’équipe des parties prenantes

Certaines parties prenantes aiment une approche pratique de la gestion des projets.

Bien que la participation des parties prenantes soit cruciale, la microgestion des parties prenantes peut mettre l’équipe mal à l’aise.

Une telle situation peut également entraîner une confusion avec les membres de l’équipe qui rendent des comptes et reçoivent des instructions de plusieurs gestionnaires.

Les feuilles de route de haut niveau aident à garder l’équipe à l’abri de l’interférence des parties prenantes. Dans le même temps, les parties prenantes restent concentrées sur la feuille de route sans se soucier des activités quotidiennes du projet.

Créer les bases du plan de projet

Un plan de projet n’est rien d’autre qu’un plan granulaire, au niveau des tâches, pour atteindre un jalon défini dans la feuille de route. Une fois que toutes les parties prenantes approuvent la feuille de route, l’expansion de la feuille de route en un plan est facile.

La croissance d’un plan de projet à partir d’une feuille de route maintient les parties prenantes et l’équipe sur la même page. Cela signifie que les livraisons du projet sont plus alignées sur les attentes des parties prenantes.

Plan de projet vs feuille de route de projet : Quelle est la différence ?

Maintenant que vous connaissez l’objectif d’une feuille de route, examinons ce qui différencie une feuille de route d’un plan de projet.

Un plan de projet est un document détaillé qui communique :

• Quelles tâches doivent être effectuées ?
• Pour quand ?
• Et par qui ?

Principalement interne, il aide les chefs de projet à communiquer les tâches aux membres de l’équipe et à suivre l’avancement des jalons.

Les plans de projet peuvent être créés et gérés à l’aide de listes de tâches, de tableaux Kanban ou de calendriers.

Une feuille de route, quant à elle, donne un aperçu du projet sans entrer dans les détails. Elle est utile aux gestionnaires de projet pour tenir les parties prenantes à jour.

En résumé, la feuille de route fournit une perspective macro du projet. Alors que le plan de projet fournit une vue plus micro.

Les deux sont des artefacts importants de la gestion de projet, où le plan de projet se développe à partir d’une feuille de route.

Modèles de feuille de route de projet : Pour & Contre

Un modèle de feuille de route de projet est une feuille de calcul ou un document de présentation prêt à l’emploi. Vous pouvez modifier un modèle et créer votre propre feuille de route.

Il existe des tonnes de modèles disponibles en ligne que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement.

Mais, ces modèles ne sont pas sans inconvénients :

• Les modèles deviennent de plus en plus difficiles à gérer au fur et à mesure que vous ajoutez des détails au projet.
• Réaliser des modifications rapides sur un modèle n’est pas facile ou intuitif.
• Travailler en collaboration sur des modèles est presque impossible sans beaucoup de va-et-vient.

Envisagez plutôt d’utiliser des outils de planification de projet

Au lieu de modèles inflexibles, vous pouvez utiliser un outil de planification de projet simple comme Toggl Plan. Toggl Plan est la solution parfaite pour tous vos besoins en matière de feuille de route de projet.

• Il est livré avec une chronologie de diagramme de Gantt pour un processus de road-mapping de projet détaillé mais simple.
• Vous pouvez facilement poser le cadre du projet, le partager et travailler en collaboration avec tous les membres de votre équipe.
• Vous pouvez cliquer et ajouter des détails à des tâches spécifiques, utiliser un code couleur pour une meilleure représentation visuelle, et décomposer un projet long et compliqué à l’aide de jalons.
• Et une fois que vous avez établi la feuille de route, vous pouvez l’étendre en un plan de projet détaillé. Et gérez l’exécution de votre projet en suivant l’avancement des tâches à l’aide de tableaux Kanban.

Ressources de modèles de feuilles de route

Si vous avez encore besoin d’un modèle de feuille de route de projet pour vous inspirer ou pour les utiliser dans vos outils bureautiques, voici trois ressources pour vous aider à démarrer :

• Modèles de ligne de temps pour MS office
• Modèles de feuille de route de projet open-source
• Modèles de diagramme de Gantt pour Google Sheets

Comment créer une feuille de route de projet ?

Jusqu’à présent, nous avons vu ce qu’est une feuille de route et son objectif. Voyons maintenant comment créer une feuille de route.

Voici les étapes :

1. Tenir une réunion de lancement du projet.
2. Collecter les informations nécessaires sur le projet.
3. Créer un calendrier de feuille de route.

Tenir une réunion de lancement du projet

La réunion de lancement est le coup de feu au départ d’une course. En d’autres termes, le but de la réunion est de :

• Introduire les parties prenantes et faire connaissance avec l’équipe.
• Comprendre les attentes des parties prenantes.
• Clarifier les questions ou les premières lacunes du projet.

Collecter les informations nécessaires au projet

Vous devrez collecter toutes les informations qui peuvent affecter un projet avant de vous lancer dans la création d’une feuille de route. Cela comprend les objectifs du projet, les livrables, les jalons, les personnes impliquées, les ressources nécessaires, les risques, les dépendances, etc.

• Portée du projet et livrables pour aider à prioriser la livraison.
• Jalons convenus pour aider l’équipe à rester sur la bonne voie pour respecter les délais.
• Membres de l’équipe et ressources pour le projet et leur disponibilité pendant le calendrier du projet.
• Risques qui peuvent faire dévier le projet du calendrier ou du budget.

Créer la feuille de route du projet

Vous pouvez toujours créer une feuille de route en utilisant une feuille de calcul ou un modèle. Cependant, la création d’une feuille de route devient vraiment facile en utilisant un outil de planification de projet visuel comme Toggl Plan.

Voici à quoi ressemble une feuille de route de projet de conception de site Web simple sur la ligne de temps de Toggl Plan.

Pour créer une feuille de route :

• Priorisez les livrables du projet en fonction des dépendances et des objectifs commerciaux.
• Estimez l’effort et le temps nécessaires pour chaque livrable. N’oubliez pas de tenir compte de la disponibilité des ressources et de l’équipe, ainsi que des risques susceptibles de retarder le projet.
• Ajouter des jalons pour chaque livrable.
• Mettre en page les tâches de haut niveau qui mèneront au jalon sur le calendrier.

Voici une vidéo rapide qui montre comment créer une feuille de route en utilisant Toggl Plan.

Répondre aux attentes des parties prenantes

Maintenant que vous avez une feuille de route de projet prête, comprenons comment vous pouvez garder les parties prenantes heureuses. Voici comment :

• Impliquez les parties prenantes pour créer une feuille de route en collaboration. Cela garantit que les parties prenantes sont au courant de ce qui se passe quand, même avant le début du projet.
• Mettre à jour la feuille de route fréquemment. Les calendriers de projet changent avec les nouvelles percées ou les nouveaux risques. Par conséquent, tout changement doit être mis à jour sur la feuille de route immédiatement et partagé avec les parties prenantes.
• Communiquer les risques du projet tôt. En tant que chef de projet, vous êtes constamment en train de combattre et d’atténuer les risques. Garder les parties prenantes dans la boucle évite les surprises et les désagréments de dernière minute.

Avec Toggl Plan, il y a deux façons de tenir les parties prenantes à jour.

Premièrement, vous pouvez ajouter des parties prenantes dans votre équipe. De cette façon, ils peuvent travailler en collaboration avec vous lors de la création de la feuille de route. Ils peuvent également être notifiés par e-mail lorsque quelque chose change.

La ligne de temps dans Toggl Plan est facile à utiliser et intuitive. Même les parties prenantes moins férues de technologie trouveront que c’est un jeu d’enfant à utiliser.

Deuxièmement, vous pouvez partager une vue en lecture seule de la timeline avec les parties prenantes. De cette façon, ils peuvent se tenir au courant de ce qui se passe dans le projet sans être dérangés par les détails minutieux.

Résumé

Une feuille de route de projet aide à lancer un projet et à gérer les attentes des parties prenantes. Elle permet également de garder votre équipe motivée pour respecter les délais.

La création d’une feuille de route comporte trois étapes :

• La tenue d’une réunion de lancement.
• Recueillir les informations sur le projet (objectifs, portée, livrables, jalons, risques, etc.).
• Créer le calendrier de la feuille de route.

Vous pouvez faire une feuille de route pour un projet avec n’importe quel outil logiciel de bureautique. Mais, l’utilisation d’un outil de chronologie visuelle comme Toggl Plan rend super-simple la création et la mise à jour d’une feuille de route.

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