Bonnes pratiques pour la tenue des dossiers des petites entreprises

Je ne pense pas que la maven d’organisation Marie Kondo parlait ici des dossiers professionnels, mais cela s’applique certainement : « Mettre de l’ordre dans les choses, c’est aussi mettre de l’ordre dans son passé. »

Les documents commerciaux prouvent les transactions et les activités commerciales. La croissance d’une entreprise prospère nécessite une organisation à tous les niveaux, y compris vos dossiers commerciaux.

Un système efficace de gestion des dossiers ne prend pas beaucoup de temps à maintenir et simplifie la tenue de livres, la préparation des impôts et les vérifications financières.

Suivez ces conseils pour créer un système de tenue de dossiers qui maintient votre pression artérielle basse pendant la saison des déclarations de revenus.

Mettre en place un système de gestion des documents

Toutes les transactions commerciales devraient être documentées, que ce soit sur papier ou électroniquement. À mesure que votre entreprise se développe, la pile de papier et de fichiers que votre entreprise doit stocker augmente également.

D’abord, passez au zéro papier pour que tous vos documents soient facilement accessibles. Ensuite, mettez en place un système de gestion des documents numériques qui organise les documents de votre entreprise. Ajoutez ensuite un système de contrôle des documents qui indique la fréquence de révision et de mise à jour des documents.

Vérifiez les mandats de conservation des documents

La conservation des documents ne sert pas seulement à mettre un sourire sur le visage de votre préparateur fiscal. Il s’agit aussi de se conformer aux mandats de conservation des documents.

Les mandats de conservation des documents de l’IRS et du Department of Labor (DOL) varient entre deux et six ans, selon le document. Quoi qu’il en soit, conservez tous les documents commerciaux pendant au moins sept ans.

Certains documents commerciaux, comme les certificats d’exonération fiscale d’un organisme à but non lucratif ou un numéro d’identification fiscale d’une entreprise, ne perdent jamais leur pertinence, alors gardez-les toujours à portée de main.

Les règles de conservation des documents de l’IRS s’appliquent aux documents qui vous ont aidé à calculer ou à justifier le revenu commercial, les déductions fiscales ou les crédits d’impôt. Le DOL exige que vous conserviez tous les documents qui vous aident à effectuer la paie.

L’IRS peut vérifier les dossiers financiers de votre entreprise jusqu’à sept ans dans le passé et même plus loin lorsque vous ne déposez pas de déclaration de revenus ou que vous êtes soupçonné de fraude. La plupart des CPA vous disent de conserver tous les documents commerciaux pendant au moins sept ans après qu’ils ne soient plus pertinents.

Les documents commerciaux les plus courants comprennent :

• Noms, adresses et coordonnées des employés
• Fiches de temps des employés
• Billets de paie des employés
• Tous les formulaires fiscaux soumis à l’IRS
• Relevés bancaires
• Documents d’assurance
• Contrats, y compris les prêts et les hypothèques
• Recettes d’achat
• Factures de clients
• Déclarations fiscales
• États financiers
• Tableaux d’amortissement
• Documents d’enregistrement d’entreprise
• Minutes des réunions du conseil d’administration
• Dossiers juridiques
• Courriers électroniques

Les États peuvent préciser davantage les règles de conservation des documents, alors consultez le site Web du département du Trésor de votre État pour obtenir des informations plus détaillées.

Choisissez des logiciels de comptabilité et de paie qui génèrent des enregistrements

Laissez le logiciel diriger la création des enregistrements comptables de la petite entreprise, comme les factures des clients et les formulaires de taxe sur les salaires.

La plupart des logiciels de comptabilité peuvent générer des factures de clients. Le logiciel devrait également vous aider automatiquement avec les bases de la comptabilité, comme l’enregistrement des comptes clients lorsque vous facturez un client.

La plupart des logiciels de comptabilité peuvent générer des factures clients. Source : Xero.

Votre logiciel de paie devrait s’occuper de créer des enregistrements de taxe sur les salaires, comme :

• Formulaires W-2
• Formulaires W-3
• Formulaires 1099-MISC
• Formulaires 1099-NEC, nouveau en 2020
• Formulaires 941

Le logiciel de paie génère et dépose ces formulaires auprès de l’autorité compétente, qu’il s’agisse de l’IRS, de la Social Security Administration (SSA), ou des deux. Vous pouvez facilement rechercher ces formulaires dans votre logiciel de paie chaque fois que vous en avez besoin.

Faire correspondre les enregistrements aux transactions lors des rapprochements bancaires

La comptabilité 101 nous enseigne à avoir de la documentation pour toutes les transactions commerciales. Maîtrisez les bases de la comptabilité en faisant de la tenue de registres une partie de la comptabilité de votre petite entreprise.

Les rapprochements bancaires aident les petites entreprises à détecter les erreurs et à comprendre leur situation financière. C’est aussi le moment idéal pour vous assurer que vous avez des enregistrements pour toutes les transactions commerciales.

Lors de votre rapprochement bancaire mensuel, faites correspondre chaque transaction de votre logiciel de comptabilité à un enregistrement. Lorsque vous passez au peigne fin vos transactions commerciales, assurez-vous d’avoir une facture, un reçu ou un contrat correspondant.

Si votre logiciel le permet, stockez vos enregistrements commerciaux dans votre logiciel de comptabilité. Intuit QuickBooks Online permet aux utilisateurs de joindre des documents à chaque transaction, de sorte que toute personne qui ouvre vos livres peut voir l’enregistrement associé.

Joindre des enregistrements directement aux transactions commerciales dans votre logiciel de comptabilité. Source : Intuit.

Sauvegardez et sécurisez vos enregistrements

Nous vivons à une époque où les violations de données et les catastrophes naturelles sont monnaie courante. Prenez le temps de sauvegarder et de sécuriser vos dossiers pour éviter toute catastrophe.

Les dossiers stockés sur papier ou sur un disque dur doivent être sauvegardés à au moins un autre endroit. Numérisez tous les documents pour préserver les informations qui pourraient être perdues, volées ou détruites.

Le stockage des dossiers sur un logiciel basé sur le cloud réduit le risque de les perdre, mais augmente le risque de vol. Vos dossiers commerciaux comprennent des informations sensibles, comme les numéros de sécurité sociale (SSN) des employés.

Lorsque vous stockez des dossiers commerciaux en ligne, sécurisez votre compte avec un mot de passe unique et fort, et activez l’authentification à deux facteurs.