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Bonne écriture

On septembre 28, 2021 by

4.3 Bonne écriture

Objectifs d’apprentissage

  1. Identifier six qualités fondamentales qui caractérisent une bonne écriture commerciale.
  2. Identifier et expliquer les éléments rhétoriques et les stratégies cognitives qui contribuent à une bonne écriture.

Une préoccupation commune est de répondre simplement à la question : qu’est-ce qu’une bonne écriture ? Au fur et à mesure que nous progressons dans notre étude de la communication commerciale écrite, nous tenterons d’y répondre. Mais reconnaissez que si la question est simple, la réponse est complexe. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Écrire et parler. New York, NY : McGraw-Hill. propose plusieurs points clés à retenir.

La bonne écriture commerciale

  • suit les règles,
  • est facile à lire, et
  • attracte le lecteur.

Examinons ces qualités plus en profondeur.

Le premier point de Bailey suscite pas mal de débats. Quelles sont les règles ? Les « règles » dépendent-elles des attentes du public ou des normes de l’industrie, de ce que votre professeur d’anglais vous a appris, ou se reflètent-elles dans l’écriture étonnante d’auteurs que vous pourriez citer en exemple positif ? La réponse est « tout cela à la fois », avec une précision. Il se peut que vous deviez trouver un équilibre entre les attentes du public et les normes de l’industrie pour un document, et que vous deviez trouver un équilibre ou un compromis. BaileyBailey, E. (2008). Writing and speaking. New York, NY : McGraw-Hill. indique que le bon sens est l’un des critères de base d’une bonne écriture, mais le bon sens est un produit de l’expérience. Dans la recherche de l’équilibre, la compréhension du lecteur est le facteur décisif. L’utilisation correcte d’un point-virgule n’est peut-être pas ce qu’il faut pour qu’une phrase fonctionne. Votre public de lecteurs doit porter une attention particulière à tout ce que vous écrivez car, sans lui, vous n’aurez plus beaucoup de devoirs d’écriture.

Lorsque nous disons qu’une bonne écriture suit les règles, nous ne voulons pas dire qu’un écrivain ne peut pas être créatif. Tout comme un étudiant en art doit savoir comment dessiner une scène dans une perspective correcte avant de pouvoir « briser les règles » en « détournant » la perspective, un écrivain doit connaître les règles du langage. Savoir utiliser correctement les mots, former des phrases avec une grammaire adéquate et construire des paragraphes logiques sont des compétences que le rédacteur peut utiliser quelle que soit la tâche à accomplir. Même si certains contextes professionnels exigent une écriture conservatrice, il existe d’autres domaines où la créativité est non seulement autorisée, mais aussi obligatoire. Imaginez que vous travaillez pour une agence de publicité ou une société de développement de logiciels ; dans de telles situations, le succès vient de l’expression d’idées nouvelles, non testées. En respectant les règles de la langue et de l’écriture correcte, un rédacteur peut exprimer ces idées créatives sous une forme qui ressort clairement et favorise la compréhension.

De même, une écriture facile à lire n’est pas synonyme d’écriture « abrutissante » ou simpliste. Qu’est-ce qui est facile à lire ? Pour un jeune public, vous pouvez avoir besoin d’utiliser des termes directs et simples, mais ignorer leur utilisation de la langue revient à créer une barrière artificielle et inutile. Un exemple faisant référence à Miley Cyrus peut fonctionner avec un public de lecteurs et tomber à plat avec un autre. Les termes spécifiques à une profession peuvent être utiles lorsque nous écrivons sur des concepts précis. Tout le monde ne comprendra pas tous les termes d’une profession, mais si votre public est largement alphabétisé dans les termes du domaine, l’utilisation des termes de l’industrie vous aidera à établir une relation avec vos lecteurs.

Le véritable excellent écrivain est celui qui peut expliquer des idées complexes d’une manière que le lecteur peut comprendre. Parfois, la facilité de lecture peut venir du choix par l’écrivain d’un exemple illustratif brillant pour faire passer un point. Dans d’autres situations, il peut s’agir de l’incorporation de définitions dans le texte afin que le sens des mots inconnus soit clair. Il peut aussi s’agir de choisir des verbes dynamiques et spécifiques qui font comprendre ce qui se passe et qui réalise l’action.

Le troisième point de Bailey concerne l’intérêt du lecteur. Auront-ils envie de le lire ? Cette question devrait guider une grande partie de ce que vous écrivez. Nous obtenons de plus en plus d’informations de notre environnement par le biais de canaux visuels, auditifs et multimédias, de YouTube à la diffusion audio en continu, en passant par l’observation des nouvelles en ligne. Certains prétendent que cela a entraîné une diminution de la durée d’attention pour la lecture, ce qui signifie que les écrivains doivent attirer les lecteurs avec des phrases courtes, percutantes et accrocheuses. Cependant, il y a encore beaucoup de gens qui aiment se plonger dans la lecture d’un article, d’une proposition ou d’un document marketing intéressant.

Peut-être que la stratégie la plus universellement utile pour capter l’attention de votre lecteur est d’indiquer comment votre écrit peut répondre aux besoins du lecteur. Si votre document fournit des informations pour répondre à une question, résoudre un problème ou expliquer comment augmenter les profits ou réduire les coûts, vous pouvez l’indiquer dès le début. En commençant par une stratégie du type « qu’est-ce que j’y gagne », vous donnez à votre public une raison de s’intéresser à ce que vous avez écrit.

Plus de qualités d’une bonne écriture

A la liste ci-dessus de Bailey, ajoutons quelques qualités supplémentaires qui définissent une bonne écriture. Une bonne écriture

  • répond aux attentes du lecteur,
  • est claire et concise,
  • est efficiente et efficace.

Pour répondre aux attentes du lecteur, l’écrivain doit comprendre qui est le lecteur visé. Dans certaines situations professionnelles, vous n’écrivez qu’à une seule personne : votre patron, un collègue d’un autre service, ou un client ou un fournisseur individuel. Si vous connaissez bien cette personne, il peut être aussi facile pour vous de lui écrire que d’écrire une note à vos parents ou à votre colocataire. Si vous ne connaissez pas la personne, vous pouvez au moins faire des hypothèses raisonnables sur ses attentes, en fonction du poste qu’elle occupe et de sa relation avec votre travail.

Dans d’autres situations, vous pouvez rédiger un document qui sera lu par un groupe ou une équipe, un département entier, voire un grand nombre de parfaits inconnus. Comment pouvez-vous anticiper leurs attentes et adapter votre rédaction en conséquence ? Naturellement, vous souhaitez en apprendre le plus possible sur votre public probable. La quantité et le type d’information que vous pouvez apprendre varient selon la situation. Si vous rédigez le contenu d’un site Web, par exemple, vous ne rencontrerez peut-être jamais les personnes qui visiteront le site, mais vous pouvez prévoir pourquoi elles seront attirées par le site et ce qu’elles s’attendront à y lire. Au-delà de l’apprentissage de votre public, votre compréhension claire de la tâche d’écriture et de son objectif vous aidera à répondre aux attentes des lecteurs.

Notre ajout du cinquième point concernant la rédaction claire et concise reflète la tendance croissante de la rédaction commerciale à éliminer les erreurs. Les erreurs peuvent inclure celles associées à la production, de la rédaction à l’édition, et à la réponse du lecteur. Vos deux objectifs de rédaction claire et concise renvoient à un objectif central de la communication : la fidélité. Ce concept implique notre objectif de communiquer avec précision toutes les informations voulues, avec un minimum de rupture ou de mauvaise interprétation du signal ou du message. La conception de vos documents, y compris l’écriture et la présentation, pour réduire la rupture du message est une partie importante de la communication d’affaires efficace.

Ceci mène notre discussion à l’efficacité. Il n’y a que vingt-quatre heures dans une journée et on nous demande de plus en plus de faire plus avec moins, avec des délais plus courts presque garantis. En tant que rédacteur, comment répondre à des attentes toujours plus grandes ? Chaque mission de rédaction exige une compréhension claire des objectifs et des résultats souhaités, et lorsque l’un de ces deux aspects n’est pas clair, l’efficacité de votre rédaction peut être compromise. Les réécritures demandent du temps que vous n’avez peut-être pas, mais que vous devrez faire si le devoir n’a pas été fait correctement la première fois.

Comme nous l’avons vu précédemment, prendre l’habitude de lire des documents similaires avant de commencer votre processus d’écriture peut aider à établir un modèle mental de votre produit souhaité. Si vous pouvez voir dans votre esprit ce que vous voulez écrire, et avoir la perspective de documents similaires combinée aux besoins du public, vous pouvez écrire plus efficacement. Vos documents écrits sont des produits et seront requis selon un calendrier qui aura un impact sur vos collègues et votre entreprise. Votre capacité à produire efficacement des documents est un ensemble de compétences qui contribuera à votre succès.

Notre sixième point renforce cette idée en mettant l’accent sur l’efficacité. Qu’est-ce qu’une écriture efficace ? C’est un écrit qui réussit à atteindre son objectif. Comprendre le but, les objectifs et les résultats souhaités de votre travail d’écriture vous aidera à atteindre ce succès. Votre employeur souhaite peut-être qu’une lettre d’introduction à la vente se traduise par une augmentation des pistes de vente ou des contacts potentiels pour un suivi menant à des ventes. Votre public ne verra peut-être pas le document sous cet angle, mais le lira plutôt avec l’état d’esprit suivant : « Comment cela peut-il m’aider à résoudre X problème ? » Si vous atteignez les deux objectifs, votre rédaction s’approche de l’efficacité. Ici, l’efficacité est qualifiée par le mot « approchant » pour souligner que l’écriture est à la fois un processus et un produit, et que votre écriture nécessitera continuellement des efforts et une attention à la révision et à l’amélioration.

Éléments rhétoriques et stratégies cognitives

Une autre approche pour définir une bonne écriture est d’examiner comment elle remplit les objectifs de deux systèmes bien connus en communication. L’un de ces systèmes comprend les trois éléments classiques de la rhétoriqueL’art de présenter un argument. ou l’art de présenter un argument. Ces éléments sont le logos (logique), l’ethos (éthique et crédibilité) et le pathos (appel émotionnel), proposés pour la première fois par le professeur de la Grèce antique Aristote. Bien que la rhétorique soit souvent appliquée à la communication orale, en particulier à l’art oratoire, elle est également fondamentale pour une bonne écriture.

Un deuxième ensemble d’objectifs implique ce que l’on appelle les stratégies cognitivesMoyens de cadrer, d’exprimer et de représenter un message à un public. ou moyens de promouvoir la compréhension,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Designing visual language : Stratégies pour les communicateurs professionnels (p. 14). Needham Heights, MA : Allyn & Bacon. développé au cours des dernières décennies par Charles Kostelnick et David Rogers. Comme les éléments rhétoriques, les stratégies cognitives peuvent être appliquées à la prise de parole en public, mais elles sont également utiles pour développer une bonne écriture. Le tableau 4.2 « Éléments rhétoriques et stratégies cognées » décrit ces objectifs, leurs buts et des exemples de la façon dont ils peuvent être réalisés dans l’écriture commerciale.

Tableau 4.2 Éléments rhétoriques et stratégies cognitives

Éléments rhétoriques d’Aristote Stratégies cognitives Focus Exemple dans… Rédaction commerciale
Logos Clarté Compréhension claire Une annonce sera faite à l’entreprise plus tard dans la semaine, mais je voulais vous dire personnellement qu’à partir du premier du mois prochain, je quitterai mon poste pour accepter une mission de trois ans dans notre bureau de Singapour. Dès que de plus amples détails sur la gestion de votre compte seront disponibles, je les partagerai avec vous.
Concision Points clés Dans la conférence téléphonique de demain, Sean veut présenter les nouveaux membres de l’équipe, exposer le calendrier et le budget du projet, et clarifier les responsabilités de chacun pour atteindre nos objectifs.
Arrangement Ordre, hiérarchie, placement Notre département a une structure matricielle. Nous avons trois groupes de développement de produits, un pour chaque catégorie de produits. Nous avons également un groupe de fabrication, un groupe de finances et un groupe de ventes ; différents membres du groupe sont affectés à chacune des trois catégories de produits. Au sein de la matrice, notre structure est plate, ce qui signifie que nous n’avons pas de chefs de groupe. Tout le monde relève de Beth, le directeur du département.
Ethos Crédibilité Caractère, confiance Ayant connu et travaillé avec Jesse pendant plus de cinq ans, je peux fortement le recommander pour prendre ma place en tant que votre conseiller. En plus d’avoir de superbes qualifications, Jesse est connu pour son dévouement, son honnêteté et son attitude attentionnée. Il fera toujours un effort supplémentaire pour ses clients.
Attente Normes et résultats anticipés Comme il est typique dans notre industrie, nous expédions toutes les marchandises FOB notre entrepôt. Les prix sont exclusifs de toutes les taxes fédérales, étatiques ou locales. Les conditions de paiement sont nettes 30 jours à compter de la date de facturation.
Référence Sources et cadres de référence Selon un article de Business Week daté du 15 octobre 2009, Doosan est l’un des plus grands conglomérats commerciaux de Corée du Sud.
Pathos Tonalité Expression Je n’ai vraiment pas de mots pour exprimer à quel point je suis reconnaissant pour tout le soutien que vous avez apporté à moi et à ma famille dans cette heure de besoin. Vous êtes les meilleurs.
Emphasis Pertinence Il était inadmissible qu’un membre de notre organisation crie une interruption pendant que le président parlait. Ce qui doit se produire maintenant – et laissez-moi être clair à ce sujet – ce sont des excuses immédiates.
Engagement Relationnel Les soldats fidèles s’engagent à ne jamais laisser un camarade tombé sur le champ de bataille.

Key Takeaway

La bonne écriture se caractérise par la correction, la facilité de lecture et l’attrait ; elle répond également aux attentes du lecteur et est claire, concise, efficiente et efficace. Les éléments rhétoriques (logos, ethos et pathos) et les stratégies cognitives (clarté, concision, disposition, crédibilité, attente, référence, ton, emphase et engagement) sont des objectifs qui sont atteints dans une bonne écriture commerciale.

Exercices

  1. Choisissez un écrit commercial qui attire votre intérêt. Qu’est-ce qui vous a donné envie de le lire ? Partagez vos réflexions avec vos camarades de classe.
  2. Choisissez un écrit commercial et évaluez-le en fonction des qualités d’un bon écrit présentées dans cette section. Pensez-vous que cet écrit peut être qualifié de « bon » ? Pourquoi ou pourquoi pas ? Discutez de votre opinion avec vos camarades de classe.
  3. Identifiez l’ethos, le pathos et le logos dans un document. Partagez et comparez avec vos camarades de classe.

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