Avis au propriétaire de la Floride : comment envoyer un NTO

L’avis au propriétaire (NTO) est l’un des avis de pré-lien les plus importants en Floride. Comme la plupart des avis de pré-lien, ce document sécurise et protège votre droit de déposer un privilège mécanique si un problème de paiement survient sur un projet de construction.

Ce guide étape par étape vous guidera tout au long du processus pour signifier correctement votre avis au propriétaire vous-même ou en ligne, de la recherche des informations requises à l’évitement des erreurs les plus courantes que les entrepreneurs et les fournisseurs font en remplissant l’exigence NTO.

Qu’est-ce que l’avis au propriétaire de la Floride ?

L’avis au propriétaire est un avis préliminaire obligatoire en Floride, ce qui signifie que c’est un document qui doit être envoyé au début du projet.

Le but de servir l’avis au propriétaire est d’informer les propriétaires et les autres parties concernées de votre participation au projet. L’avis au propriétaire leur fait également savoir que vous êtes prêt à exercer vos droits de privilège si vous n’êtes pas payé pour vos services.

Pensez à l’avis au propriétaire comme un moyen proactif de préserver vos droits de privilège, qui est également une bonne occasion d’ouvrir des lignes de communication avec les parties prenantes en amont de la chaîne contractuelle.

Est-il obligatoire de déposer un avis au propriétaire en Floride ?

Tous les participants à la construction qui ne sont pas en contact direct avec le propriétaire doivent signifier un avis au propriétaire. Si vous êtes un entrepreneur, un sous-traitant ou un fournisseur de matériaux travaillant sous les ordres d’un entrepreneur général, vous devez soumettre un Notice to Owner.

Si vous êtes un sous-traitant, ou un fournisseur de matériaux travaillant sous les ordres d’un entrepreneur général, vous devez soumettre un Notice to Owner. Il en va de même si vous êtes un sous-sous-traitant ou un fournisseur de matériaux travaillant sous l’autorité d’un sous-traitant.

Les entrepreneurs généraux – parties ayant une relation contractuelle directe avec un propriétaire – ne sont pas tenus de signifier un avis au propriétaire ; cependant, il existe d’autres exigences de notification qui pourraient s’appliquer à eux.

Notez que les propriétaires en Floride sont autorisés à demander à leurs entrepreneurs généraux une liste complète des sous-traitants et des fournisseurs de matériaux dans un projet. Si vous êtes un entrepreneur principal et que vous recevez une telle demande d’un propriétaire, vous avez 10 jours dès réception pour lui signifier une liste complète des sous-traitants et des fournisseurs de matériaux sous votre aile.

Y a-t-il des parties exemptées du dépôt d’un avis au propriétaire en Floride ?

Oui. Ces parties ne sont PAS tenues par la loi d’envoyer un avis au propriétaire :

• Entrepreneurs généraux qui ont un contact direct avec le propriétaire

Notez que si les entrepreneurs généraux ne sont pas tenus de signifier un avis au propriétaire en Floride, ils pourraient quand même devoir signifier un autre avis qui énumère tous leurs sous-traitants ou fournisseurs. En Floride, un propriétaire doit demander aux entrepreneurs généraux de leur fournir une telle liste, et les entrepreneurs généraux doivent la signifier dans les 10 jours suivant la réception de la demande formelle du propriétaire.

• Les ouvriers individuels et les professionnels de la conception

Les ouvriers sont les individus qui fournissent uniquement la main-d’œuvre pour le projet et ne doivent pas être responsables de la fourniture des matériaux. Les professionnels de la conception, quant à eux, comprennent les architectes, les ingénieurs, les designers d’intérieur, etc.

• Participants au projet d' »améliorations de lotissement »

Comme le définit la section 713 des lois de Floride.04 des Statuts de la Floride, les travaux d’amélioration des lotissements comprennent ce qui suit : le nivellement, la mise à niveau, l’excavation et le remplissage des terres, y compris la fourniture de terre de remblai ; le nivellement et le pavage des rues, des bordures et des trottoirs ; la construction de fossés et d’autres installations de drainage de la zone ; la pose de tuyaux et de conduits pour l’eau, le gaz, l’électricité, les eaux usées et le drainage ; et la construction de canaux, et comprend également la modification, la réparation et la remise en état de toutes ces choses.

Envoyer un avis au propriétaire

Comment signifier correctement un avis au propriétaire en Floride

Si vous faites partie des participants à la construction qui doivent envoyer un avis au propriétaire, vous devez suivre ces trois étapes fondamentales :

1. Recueillir les informations requises
2. Préparer le document Notice to Owner
3. Servir l’avis au propriétaire

Recueillir les informations requises

Un avis au propriétaire en Floride doit contenir des informations spécifiques pour qu’il soit considéré comme valide. Voici les éléments d’information que vous devez inclure dans votre avis au propriétaire :

• Nom et adresse du propriétaire

Cela concerne le nom et l’adresse du propriétaire de la propriété. S’il y a plusieurs propriétaires, il est préférable d’envoyer un avis au propriétaire à chacun d’eux.

• Description générale des services ou des matériaux

Il s’agit d’une déclaration générale du type de service que vous fournissez au projet.

• Description de la propriété suffisante pour l’identification

Il s’agit d’une description de la propriété, que vous devriez pouvoir trouver dans l’avis de commencement affiché sur le chantier ou dans le permis de construire.

• Nom et adresse du bailleur

C’est votre nom et votre adresse.

• Nom de l’entrepreneur général et de la partie qui vous a embauché

Ce sont les noms des parties de niveau supérieur qui ne sont pas le propriétaire du bien. Si vous avez été embauché par un sous-traitant, écrivez les détails de l’entrepreneur général et de la partie qui vous a embauché.

Où trouver les informations nécessaires au dépôt d’un NTO en Floride ?

La meilleure façon de trouver toutes les informations pertinentes telles que le(s) nom(s) du(des) propriétaire(s) est de chercher l’avis de commencement ou le permis de construire.

Les propriétaires sont tenus de déposer un avis de commencement en Floride. Vous pouvez en trouver une copie soit dans un endroit bien visible sur le site de votre projet, soit au bureau du greffier du comté où se trouve le projet.

Vous pouvez également écrire au propriétaire ou à l’entrepreneur général pour demander une copie de l’avis de commencement en Floride. Si vous n’arrivez toujours pas à mettre la main sur cet avis, vous pouvez consulter le permis de construire à la place.

Que faire si vous ne trouvez pas toutes les informations dont vous avez besoin ?

Vous pouvez quand même signifier un avis au propriétaire en Floride s’il manque une ou deux informations. Vous pouvez laisser certains éléments en blanc, et vous pouvez demander à la partie destinataire de remplir les informations pour vous.

C’est une meilleure pratique, cependant, de vous assurer que vous pouvez prouver que vous avez essayé de trouver tous les détails requis. Vous pouvez le faire en écrivant toutes les informations que vous avez trouvées sur l’avis de commencement, et aussi prendre note des éléments d’information qui manquent.

Notez que vous n’êtes pas responsable si les éléments d’information écrits sur l’avis de commencement sont faux et inexacts. Le propriétaire est censé faire preuve de diligence raisonnable en déposant son avis de commencement, et les participants à la construction sont également généralement censés utiliser cet avis comme référence pour leurs documents liés au privilège.

Une autre bonne pratique consiste à inclure une note dans votre avis au propriétaire de Floride demandant au destinataire de fournir les informations correctes ou manquantes si l’un des détails de votre NTO est inexact.

Vous pouvez également faire du « cold calling ». Contactez vos clients par téléphone pour leur demander les informations dont vous avez besoin. Cependant, gardez à l’esprit que cela ne doit être fait qu’en dernier recours. Si vous avez reçu des informations erronées par téléphone, il n’y a pas de trace écrite pour prouver que la personne au téléphone a fait une erreur. Il est encore préférable de demander des informations par écrit.

Dans tous les cas, ne laissez pas les informations manquantes vous empêcher de signifier l’avis au propriétaire de Floride à temps. Les statuts de la Floride disent que les « erreurs ou omissions » n’empêchent pas une partie de la construction de faire valoir une réclamation, tant qu’elle a substantiellement respecté les règles, spécifiquement celles concernant les délais requis, le langage d’avertissement requis sur le formulaire d’avis au propriétaire, et les destinataires requis de l’avis.

Préparation du document d’avis au propriétaire

Une fois que vous avez toutes les informations prêtes, vous devez maintenant préparer le document lui-même. Notez que les lois de Floride recommandent que l’avis au propriétaire soit substantiellement similaire à un format spécifique et contienne des paragraphes spécifiques.

Comment préparer le formulaire d’avis au propriétaire de Floride

Vous trouverez ci-dessous le formulaire d’avis au propriétaire selon la section 713.06(c) des lois de l’État de Floride. Notez que la loi exige que l’avis au propriétaire contienne un message d’avertissement spécifique :

L’avis au propriétaire en Floride doit de préférence être sous la forme ci-dessus, bien que ce ne soit pas une exigence absolue. Vous pouvez ajouter plus de détails et peaufiner le formatage, mais le message d’avertissement doit être inclus. En aucun cas vous ne devez omettre d’inclure l’avertissement.

Dois-je préparer différents avis pour un projet qui s’étend sur plusieurs lots ?

La réponse à cette question dépend du nombre de contrats et de propriétaires concernés. En général, si vous travaillez sur un projet qui couvre plusieurs lots et des parcelles de terrain distinctes, vous pouvez signifier un seul avis au propriétaire si a) il n’y a qu’un seul contrat en vertu duquel vous fournissez le service, et b) il n’y a qu’un seul propriétaire de la propriété.

Les développements de propriétés immobilières, par exemple, impliquent généralement plusieurs lots de terrain. Tant que votre service à ces lots sont tous sous le même contrat et tant que ces lots appartiennent tous au même propriétaire, vous n’avez qu’à préparer un seul avis au propriétaire.

Si la propriété de plusieurs terrains est divisée entre plusieurs propriétaires, la façon la plus sûre de procéder est de préparer des avis au propriétaire séparés et de les signifier à chaque propriétaire en conséquence.

L’idée est que vous devriez signifier un avis au propriétaire pour chaque propriété contre laquelle vous pouvez déposer un privilège mécanique. Si différents propriétaires sont liés à plusieurs propriétés, même si vous travaillez dans le cadre d’un seul contrat, il y a des chances que vous deviez déposer plusieurs privilèges de mécanicien.

Cela implique qu’en Floride, on attend de vous que vous protégiez votre droit de déposer un privilège de mécanicien contre chaque lot qui appartient à différentes parties.

Servir l’avis au propriétaire

Une fois que vous avez l’avis au propriétaire prêt, vous devez ensuite l’envoyer aux parties appropriées.

Florida Notice to Owner Common Questions

À qui dois-je envoyer l’avis au propriétaire ?

Le formulaire suggéré (illustré ci-dessus) recommande également de préciser les parties auxquelles vous signifiez l’avis au propriétaire. L’article 713.06(2) stipule essentiellement que :

• Un sous-sous-traitant ou un préposé aux matériaux d’un sous-traitant doit signifier une copie de l’avis à l’entrepreneur
• Un préposé aux matériaux d’un sous-sous-traitant doit signifier une copie de l’avis au propriétaire à l’entrepreneur
• Un préposé aux matériaux d’un sous…sous-traitant doit signifier l’avis au propriétaire au sous-traitant si le préposé aux matériaux connaît le nom et l’adresse du sous-traitant
• Un participant à la construction tenu de présenter un avis au propriétaire doit également en signifier une copie au représentant désigné du propriétaire qui est nommé dans l’avis de commencement, le cas échéant

En règle générale, la meilleure pratique consiste à l’envoyer au(x) propriétaire(s), à l’entrepreneur général, au prêteur (le cas échéant) et à toutes les autres parties situées au-dessus de vous dans la chaîne contractuelle.
N’oubliez pas que si le propriétaire a spécifié une personne désignée sur l’avis de commencement, il est vital que vous envoyiez également votre avis de commencement à sa personne désignée.

Quand l’avis au propriétaire doit-il être signifié ?

L’avis au propriétaire peut être envoyé avant que vous ne commenciez à travailler sur un projet ou dans les 45 jours après que vous ayez commencé à fournir de la main-d’œuvre ou des matériaux au projet.

Notez que si vous êtes un fabricant de matériaux, votre premier jour de travail commence le jour de la fabrication. Les matériaux n’ont pas besoin d’être incorporés au projet pour que votre délai de 45 jours commence à faire tic-tac.

Notez également que la signification de l’avis au propriétaire est effective au moment de l’envoi seulement si le document est envoyé dans les 40 jours après que vous ayez commencé à fournir des services au projet (de la section 713.18 des lois de la Floride). Sinon, l’avis au propriétaire sera considéré comme signifié au moment de la réception.

Il est considéré comme la meilleure pratique commerciale de signifier l’avis au propriétaire le plus tôt possible. Si cela est possible, vous devez signifier l’avis au propriétaire avant même de commencer à travailler sur un projet. Préparer l’Avis au propriétaire juste avant la date limite peut causer des problèmes de conformité, ce qui peut être fatal à vos droits de privilège.

Comment l’Avis au propriétaire doit-il être signifié ?

L’Avis au propriétaire peut être signifié par livraison personnelle ou par courrier recommandé, Global Express Garanti, ou certifié, avec affranchissement prépayé. Assurez-vous de conserver une documentation ou une preuve que vous avez posté votre avis et qu’il a été reçu.

N’oubliez pas d’envoyer un avis au propriétaire à chaque propriétaire d’un projet, surtout si le projet couvre plusieurs parcelles et lots qui appartiennent à différentes parties. Gardez à l’esprit que vous envoyez un avis au propriétaire pour protéger vos droits de privilège, vous devez donc envoyer un avis à chaque propriétaire qui pourrait potentiellement recevoir votre réclamation de privilège de mécanicien.

Que se passe-t-il si la propriété d’une propriété est transférée à une société associée ? Devrais-je signifier au(x) nouveau(x) propriétaire(s) un autre avis au propriétaire ?

L’affaire Marble Unlimited, Inc. v. Weston Real Estate Investment Corporation en Floride aborde cette question. La cour d’appel du district a statué que le transfert de la propriété d’un bien à une société associée ne doit pas déclencher l’obligation d’un nouveau préavis au propriétaire. La cour a également expliqué que, si cela est autorisé, les sociétés propriétaires peuvent en profiter et changer de propriétaire afin de frustrer les demandeurs de privilèges valides.

Cela signifie que si la propriété d’une propriété est transférée à une société associée, vous n’êtes pas censé signifier un autre avis au propriétaire. Cependant, il n’y a pas encore de décision dans les cas où les nouveaux propriétaires ne sont absolument pas associés aux propriétaires existants.

Bonnes pratiques lors de la préparation et de la signification de l’avis au propriétaire de Floride

Servez l’avis au propriétaire le plus tôt possible

Sachez que le fait de manquer la date limite de l’avis au propriétaire est fatal à votre demande de privilège. Vous devez garder cela à l’esprit et intégrer dans vos processus de projet l’envoi d’un avis au propriétaire de Floride le plus tôt possible. Si vous n’êtes pas sûr de devoir signifier un avis au propriétaire ou non, il est préférable de pécher par excès de prudence et de signifier l’avis de toute façon afin de protéger vos droits de privilège.

N’oubliez pas de signifier l’avis au propriétaire à toutes les parties en amont de la chaîne contractuelle

Lorsque vous signifiez un avis au propriétaire, assurez-vous de les livrer à toutes les parties en amont de la chaîne contractuelle. Cela concerne toutes les parties qui vous séparent du propriétaire. Si vous êtes un sous-sous-traitant, par exemple, vous devez signifier l’avis au propriétaire de Floride non seulement à votre sous-traitant, mais aussi à l’entrepreneur général et au propriétaire de la propriété.

Conservez un document prouvant que vous avez dûment signifié l’avis au propriétaire

La Floride est très stricte dans l’imposition de l’exigence d’avis au propriétaire, alors assurez-vous toujours d’avoir une preuve de livraison chaque fois que vous signifiez un avis au propriétaire. Conservez et suivez tous les reçus d’envoi. Si vous signifiez l’avis au propriétaire par livraison personnelle, demandez au destinataire de l’avis de signer un formulaire d’accusé de réception.

3 erreurs courantes lors de la préparation et de la signification de l’avis au propriétaire en Floride

Mortir la date limite

C’est l’erreur la plus dangereuse que quiconque puisse faire concernant l’avis au propriétaire en Floride. L’État ne tolère pas la signification tardive de l’avis au propriétaire, ce qui signifie que vous ne devez pas attendre la dernière minute pour signifier cet avis.

N’oubliez pas que l’avis au propriétaire peut être soumis avant même de commencer à travailler sur un projet. La meilleure pratique consiste à envoyer l’avis au propriétaire le plus tôt possible.

Ne pas inclure l’avertissement requis dans le document

Le message d’avertissement doit apparaître dans votre avis au propriétaire. Vous pouvez être libéral dans le formatage et inclure plus d’informations que nécessaire, mais ne laissez tomber aucune des informations que les lois de l’État vous obligent à fournir.

Informations requises dans l’avis au propriétaire de Floride :

• Nom et adresse du propriétaire
• Description générale des services ou des matériaux
• Description de la propriété suffisante pour l’identification
• Nom et adresse
• Message d’avertissement

Manquement de signification aux parties appropriées

Bien que cette erreur ne soit pas nécessairement fatale à vos droits de privilège mécanique, la commettre peut vous conduire à passer par des problèmes que vous pourriez autrement éviter.

L’avis au propriétaire est un bon moyen de vous garder dans la boucle parmi les parties de premier rang dans la chaîne contractuelle. Parfois, les propriétaires et les prêteurs sont proactifs pour s’assurer que toutes les parties sont payées, de sorte que l’avis au propriétaire pourrait vous faire payer sans avoir à passer par un privilège mécanique.

N’oubliez pas, cependant, que l’avis au propriétaire n’est pas équivalent à un privilège mécanique. Ce document ne grevera pas une propriété puisqu’il ne s’agit pas d’un document que vous déposez ou enregistrez au bureau d’un greffier de comté. Le dépôt du privilège des mécaniciens restera votre meilleur outil en cas de litiges de paiement.

Lectures complémentaires

• Comment déposer un privilège des mécaniciens en Floride
• Avis préliminaire et avis d’intention de privilège : comment sécuriser vos droits de privilège
• Guide de l’avis de commencement : Pourquoi, quand et comment le déposer

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