10 Tricks to Fix Slow Excel Spreadsheets (Speed-up Excel)

S’il y a une chose qui nous unit tous, ce doit être la frustration de suivre un tableur excel lent.

Alors que l’impact sur les performances peut être négligeable lorsqu’il y a moins de données, il devient plus profond lorsque vous ajoutez de plus en plus de données/calculs au classeur.

9 fois sur 10, un utilisateur d’Excel se plaindrait de la lenteur des feuilles de calcul Excel. Et il n’y a pratiquement rien que vous puissiez faire à ce sujet.

Eh bien, ce n’est PAS complètement vrai.

De la façon dont Excel a été fait, il devient effectivement lent avec de grands ensembles de données. Cependant, il existe de nombreuses astuces d’accélération que vous pouvez utiliser pour améliorer les performances d’une feuille de calcul Excel lente.

10 astuces pour gérer les feuilles de calcul Excel lentes

Voici 10 astuces pour donner à votre feuille de calcul Excel lente un petit coup de pouce de vitesse, et vous faire gagner du temps et de la frustration (cliquez pour passer à cette section spécifique).

1. Évitez les fonctions volatiles (vous devez).
2. Utilisez les colonnes d’aide.
3. Évitez les formules de tableau (si vous le pouvez).
4. Utiliser la mise en forme conditionnelle avec prudence.
5. Utiliser les tableaux Excel et les plages nommées.
6. Convertir les formules non utilisées en valeurs.
7. Garder toutes les données référencées dans une seule feuille.
8. Évitez d’utiliser toute la ligne/colonne dans les références.
9. Utilisez le mode de calcul manuel.
10. Utilisez des techniques de formules plus rapides.

Évitez les formules volatiles

Les formules volatiles sont appelées ainsi pour une raison. Les fonctions telles que NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. recalculent chaque fois qu’il y a un changement dans le classeur.

Par exemple, si vous utilisez la fonction NOW dans une cellule, chaque fois qu’il y a un changement dans la feuille de calcul, la formule serait recalculée et la valeur de la cellule serait mise à jour.

Cela prend une vitesse de traitement supplémentaire et vous vous retrouvez avec un classeur excel lent.

En règle générale, évitez les formules volatiles. Et si vous ne pouvez pas, essayez de minimiser son utilisation.

Utiliser les colonnes d’aide

Les colonnes d’aide sont l’une des constructions de conception les plus sous-estimées dans Excel. J’ai vu beaucoup de gens hésiter à créer des colonnes d’aide.

Ne faites pas ça.

Le plus grand avantage de l’utilisation des ‘colonnes d’aide’ est qu’elles peuvent vous aider à éviter les formules de tableau.

Mais ne vous méprenez pas. Je ne suis pas contre les formules de tableau. Au contraire, je crois que celles-ci pourraient être impressionnantes dans certaines situations. Mais quand vous essayez de tout faire avec une seule longue formule, cela a un impact sur la performance de votre classeur Excel. Un couple de formules de tableau ici et là ne devrait pas faire de mal, mais dans le cas où vous avez besoin de l’utiliser dans de nombreux endroits, envisager d’utiliser des colonnes d’aide.

Voici quelques exemples où les colonnes d’aide sont utilisées:

• Trier automatiquement les données dans l’ordre alphabétique en utilisant une formule.
• Filtre Excel dynamique – Extraire les données comme vous le tapez.
• Créer des listes déroulantes multiples dans Excel sans répétition.

Éviter les formules de tableau

Les formules de tableau ont leurs propres mérites – mais la vitesse n’en fait pas partie.

Comme expliqué ci-dessus, les formules de tableau peuvent prendre beaucoup de données (références de cellules), les analyser et vous donner le résultat. Mais faire cela prend du temps.

S’il existe un moyen d’éviter les formules de tableau (comme l’utilisation d’une colonne d’aide), prenez toujours cette route.

Utilisez le formatage conditionnel avec prudence

J’aime absolument le formatage conditionnel. Il rend les données fades si belles. Au lieu de faire la comparaison vous-même, maintenant vous pouvez simplement regarder la couleur ou l’icône d’une cellule et vous sauriez comment elle se compare aux autres.

Mais… voici le problème.

Peu d’utilisateurs d’Excel savent que le formatage conditionnel d’Excel est volatile. Bien que vous puissiez ne pas remarquer la différence avec de petits ensembles de données, cela peut entraîner une feuille de calcul Excel lente si elle est appliquée sur de grands ensembles de données, ou si elle est appliquée plusieurs fois.

Mot de conseil – Utilisez-la avec prudence.

Utilisez les tableaux Excel et les plages nommées

Les tableaux Excel et les plages nommées sont deux fonctionnalités étonnantes qui contiennent vos données et rendent les références super faciles. Cela peut prendre un certain temps pour s’y habituer, mais lorsque vous commencez à les utiliser, la vie devient facile et rapide.

Pour créer des tableaux de bord basés sur des données, c’est presque toujours une bonne idée de convertir vos données dans un tableau Excel.

Cela a aussi l’avantage de rendre vos formules plus compréhensibles.

Par exemple, qu’est-ce qui est plus facile à comprendre ?

=Prix de vente-Prix de revient OU =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

Convertir les formules inutilisées en valeurs statiques

C’est une évidence. Lorsque vous n’en avez pas besoin, ne le gardez pas.

Les nombreuses formules entraîneraient un classeur Excel lent. Et si vous avez des formules qui ne sont même pas utilisées – vous savez qui blâmer. En règle générale, si vous n’avez pas besoin de formules, il est préférable de les convertir en une valeur statique (en les collant en tant que valeurs).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Gardez toutes les données référencées dans une seule feuille

Ce n’est pas toujours possible, mais si vous pouvez le faire, je vous garantis que votre feuille Excel deviendrait plus rapide.

La logique est simple – les formules dans votre feuille de calcul n’ont pas à aller loin pour obtenir les données quand elles sont juste à côté dans la même feuille.

Éviter d’utiliser la ligne/colonne entière comme référence (A:A)

La seule raison pour laquelle j’ai celle-ci sur la liste est que je vois beaucoup de gens utiliser la référence de la ligne/colonne entière dans les formules. C’est une mauvaise pratique qui doit être évitée.

Bien que vous puissiez penser que la ligne/colonne ne comporte que quelques cellules avec des données, Excel ne pense pas de cette façon. Lorsque vous référencez une ligne/colonne entière, Excel le considère comme un bon serviteur et le vérifie quand même. Cela prend plus de temps pour les calculs.

9. Utilisez le mode de calcul manuel

Je ne fais que répéter ce que des millions de personnes ont déjà dit dans divers forums et blogs. L’utilisation du mode de calcul manuel vous donne la flexibilité de dire à Excel quand calculer, plutôt qu’Excel prenne ses propres décisions. Ce n’est pas quelque chose qui accélère votre classeur Excel, mais si vous avez une feuille de calcul Excel lente, cela permet certainement de gagner du temps en ne faisant pas recalculer Excel encore et encore.

• Pour passer en mode manuel, allez dans l’onglet Formule -> Options de calcul -> Manuel (appuyez sur la touche F9 pour recalculer)

Utiliser des techniques de formules plus rapides

Excel vous donne beaucoup de formules et de combinaisons de formules pour faire la même chose. Il est préférable d’identifier et d’utiliser les plus rapides.

Voici quelques exemples :

• Utiliser IFERROR au lieu de la combinaison IF et ISERROR (à moins que vous n’utilisiez Excel 2003 ou avant, qui n’a pas IFERROR).
• Utiliser MAX(A1,0) au lieu de IF(A1>0,A1,0) – C’est une astuce cool que j’ai apprise de M. Excel alias Bill Jelen. Ses recherches montrent que l’option MAX est 40% plus rapide que l’option IF (et je suis prêt à prendre cette stat sur sa valeur nominale).
• Utiliser le combo INDEX/MATCH, au lieu de VLOOKUP – Cela peut soulever beaucoup de sourcils, mais la vérité est, il n’y a aucune façon VLOOKUP peut être plus rapide si vous avez 100’s de colonnes de données. Le monde se déplace vers INDEX/MATCH, et vous devriez faire le changement aussi.
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• Utiliser – (doubles négations) pour convertir les VRAIS et les FAUX en 1 et 0 (au lieu de le multiplier par 1 ou d’y ajouter 0). L’amélioration de la vitesse est perceptible dans les grands ensembles de données.

C’est une liste exhaustive ? Absolument PAS. Ce sont quelques bonnes qui, selon moi, méritent d’être partagées comme point de départ. Si vous cherchez à maîtriser les techniques d’Excel-Speed-Up, il y a du bon travail fait par beaucoup d’experts d’Excel.

Voici quelques sources que vous pouvez trouver utiles:

• 75 Conseils de Speed-up par Chandoo (intelligemment fait par crowdsourcing).
• Site Web des modèles de décision.
• Mr. Excel Message Board (explorez-le et vous trouverez des tonnes de conseils).

Je suis sûr que vous avez également de nombreux conseils qui peuvent aider à lutter contre les feuilles de calcul excel lentes. Partagez-les avec nous ici dans la section des commentaires.

J’ai également une demande. La douleur de travailler avec une feuille de calcul excel lente est quelque chose que beaucoup d’entre nous vivent au quotidien. Si vous trouvez ces techniques utiles, partagez-les avec les autres. Soulagez leur douleur, et gagnez un peu de bienveillance 🙂

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