10 idées pour mettre en œuvre avec succès les systèmes d’information de gestion EHS

Alors que nous nous préparons pour notre prochain forum annuel des leaders d’opinion sur les systèmes d’information de gestion de l’environnement, de la santé et de la sécurité, nous réfléchissons aux idées du programme de l’année dernière. Les meilleurs esprits et les principales entreprises utilisant les SIG EHS se sont réunis pour partager les meilleures pratiques, explorer les défis communs et aborder les leçons apprises. Il était clair que ces aperçus se concentraient principalement sur les personnes et les processus, plutôt que sur les logiciels, pour mettre en œuvre avec succès des systèmes d’information de gestion et faire passer leur organisation au niveau supérieur de performance axée sur l’information.

Nous aimerions partager nos 10 principaux enseignements tirés du forum 2017 pour quiconque planifie ou dirige des programmes de SIG d’entreprise dans les domaines de l’ESS, de la durabilité, de la qualité ou des risques.

Principaux enseignements tirés

1. Considérez la situation dans son ensemble.

Demandez-vous où votre organisation sera dans dix ans, et permettez à ces réponses d’aider à diriger votre programme. Les systèmes sont déployés pour la seule raison d’atteindre les objectifs de l’entreprise. La clarté sur ces objectifs conduira le processus. Restez en contact avec les unités commerciales et les divisions pour assurer l’alignement avec ces objectifs.

2. Étendez votre réseau.

Parlez à d’autres personnes de votre secteur ou de votre groupe de pairs des produits, des solutions et des fournisseurs qui ont fonctionné pour eux – et de ceux qui n’ont pas fonctionné. Cependant, il est important de se rappeler que ce n’est pas parce qu’un produit, un système ou un fournisseur a bien ou mal fonctionné pour l’un de vos pairs que cela signifie que la même chose se produira pour votre mise en œuvre. Comprenez la racine des luttes de vos pairs dans leur parcours, car toutes les mises en œuvre sont différentes.

3. Visez l’amélioration avant le remplacement.

Les leçons apprises et les notations internes peuvent être utiles pour envisager les options de solutions. Réduisez le champ des solutions avant de poursuivre les dialogues en utilisant une approche axée sur les données. Commencez par une « liste de souhaits » de l’entreprise concernant les améliorations et les changements à apporter au système existant avant d’envisager un remplacement complet – cela réduit l’anxiété et améliore la gestion du changement. Ce processus de création d’une liste de souhaits est souvent appelé analyse des lacunes. Envisagez plusieurs solutions plutôt qu’une grande solution complexe qui pourrait laisser certains problèmes derrière elle.

4. Documentez votre voyage.

Le maintien d’une bonne documentation – idéalement créée par les propriétaires de processus et les experts en la matière – tout au long du processus de mise en œuvre fournit un historique et un contexte pour plus tard. Ces notes permettent la transparence entre tous les groupes de parties prenantes, l’amélioration continue tout au long du processus et après, et le développement des leçons apprises et des stratégies de gestion du changement.

5. Menez avec audace.

Les leaders forts doivent lever les barrières et prendre les décisions difficiles mais nécessaires. Les leaders jouent un rôle essentiel dans le façonnement de la culture par des mots prononcés et non prononcés. L’absence d’un leadership fort est le prédicteur numéro un des échecs des programmes de systèmes.

6. Soyez agile.

L’utilisation d’une méthode de type agile – tenir des revues de configuration tôt et souvent pour identifier les domaines nécessitant une configuration et une personnalisation du client – permet d’économiser du temps et des efforts du début à la fin. La plupart des entreprises ont des besoins similaires de leur logiciel de SIG EHS, et la plupart des options commerciales prêtes à l’emploi répondent aux besoins de base  » out of the box « , ce qui permet une personnalisation facile du client comme une extension de la fonctionnalité standard.

7. Faire usage des histoires d’utilisateurs.

Dans le cadre d’un processus de type  » agile  » de mise en place d’un système EHS, l’acquisition d’histoires d’utilisateurs – plutôt que des exigences techniques du système – permet à l’équipe de projet d’identifier les besoins et les lignes de base. Une fois les user stories développées, l’équipe doit les classer par priorité, en se demandant : « Quelles sont les histoires les plus critiques ? Quelles histoires sont satisfaites et non satisfaites par les systèmes actuels ? Comment les processus actuels peuvent-ils être rationalisés avec le nouveau système ? »

8. Porter un regard neuf sur vos processus et vos données.

Visez des données flexibles pour aligner votre système sur vos processus existants. Envisagez des moyens de rationaliser les processus et de réduire les entrées en évaluant les sorties requises – si les données n’apparaissent pas dans les rapports, pourquoi sont-elles saisies ? Beaucoup de temps et d’argent sont consacrés à la collecte, à la gestion et à l’intégration de données qui ne sont jamais utilisées.

9. Mettre en place une gouvernance de programme solide.

Une gouvernance de programme forte définit les rôles et les responsabilités qui sont cruciaux dans les équipes inter-organisationnelles. L’objectif d’un programme de gouvernance est de décrire les rôles et les responsabilités spécifiques de la gestion du programme et de ses parties prenantes, en se concentrant principalement sur le niveau d’autorité et les structures de prise de décision. Il comprend souvent :

• Surveiller les résultats du programme et s’assurer que les bonnes pratiques acceptées sont suivies.
• Mesures de surveillance qui se concentrent sur l’alignement stratégique ; l’évaluation des investissements ; la surveillance et le contrôle des opportunités de risques et des menaces acceptables pour l’organisation ; et s’assurer que les avantages attendus sont conformes au plan d’affaires initial.

Identifier les super utilisateurs fonctionnels aide le processus de gestion du changement en ayant des « évangélistes » locaux, internes et de confiance du nouveau système. Cette habilitation est essentielle pour l’adoption par les utilisateurs.

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