The 2020 Guide to Online Invitations – Reviews, Pricing, & More

Yleinen ajatus verkkokutsujen takana on pysynyt muuttumattomana alusta asti – anna ihmisille tietoa, jota he tarvitsevat päätöksensä tekemiseksi, ja (toivottavasti) tapa lähettää RSVP, jos he aikovat tulla!

Mutta kaikki verkkovastaukset eivät ole samanlaisia. Jotkut ovat ilmaisia, jotkut maksullisia, ja jotkut sopivat paremmin tiettyihin tapahtumatyyppeihin kuin toisiin. Tässä on muutama kysymys, joita kannattaa pohtia ennen kuin päätät, mitä verkkokutsujen laatijaa haluat käyttää:

• Minkä tyyppistä tapahtumaa suunnittelet?
• Onko kyseessä pieni, vain kutsuvierastilaisuus? Vai suuri, avoin kutsuvierasjuhla?
• Miten tärkeää on, että saat tarkan henkilömäärän etukäteen?
• Maksetaanko vieraille osallistumismaksu (eli myydäänkö lippuja)?
• Mitä yksityiskohtia vieraasi tarvitsevat? Mutta myös, mitä muuta he saattavat haluta?

Tässä on luettelo kaikista tässä raportissa mainituista online RSVP-sivustoista. Klikkaa mitä tahansa näistä selataksesi tämän sivun alaosassa olevaan verkkokutsujen vertailuosioon, joka sisältää kuvakaappauksia, hintatietoja ja niiden merkittäviä ominaisuuksia.

• Evite
• Eventbrite
• Facebook Events
• Guestboard
• Greenvelope
• Hobnob
• Paperless Post
• Punchbowl
• RSVPify

Verkkokutsun valitseminen tapahtumatyypin perusteella

”Just Show Up” -tapahtumat

Suurin osa tapahtumista, joihin lähetät kutsun, on sellaisia, jotka luokittelemme ”just show up” -tapahtumiksi, jotka eivät vaadi vierailtasi paljonkaan panostusta. Heidän on ehkä tuotava ruoka-annos tai lahja, mutta yleensä heidän on vain tultava paikalle ja pidettävä hauskaa. Esimerkkejä voisivat olla mm:

• Syntymäpäiväjuhlat
• Vauvajuhlat
• Kastejuhlat
• Brunssit/illallisjuhlat
• Loppiaisjuhlat
• Peruskoulun päättäjäiset
• Pyhäpäiväjuhlat (uudenvuodenjuhlat, 4. heinäkuun juhlat, kiitospäivän juhlat yms. jne. jne.)
• Urheilu/Superbowl-juhlat

Kutsuvaihtoehdot:

Punchbowl, Evite ja Greenvelope ovat huippuvaihtoehtoja tässä (ja kaikki melko samankaltaisia tyyliltään ja toiminnallisuudeltaan), jos etsit ilmaisia online-kutsuja. Voit valita sadoista kauniista, ”hauskoista” malleista, ladata vieraslistasi ja olet valmis.

Paperless Post tarjoaa tyylikkäämmän käyttökokemuksen ja ”nykyaikaisemman” tapahtuman aloitussivun, joka voi sisältää kartan, paremmat RSVP-ominaisuudet ja paljon muuta. Kauneudella on kuitenkin hintansa – joskus se maksaa lähes 0,80 dollaria per kutsu. Mutta jos tarvitset vain nopean RSVP:n, tutustu heidän Flyer-tuotteeseensa, jotka ovat silmäänpistäviä ja hauskoja.

Viimeiseksi, jos haluat tehdä kaiken mieluummin puhelimesi välityksellä, tutustu Hobnobiin, jossa voit lähettää kutsuja ja kerätä vastauksia tekstiviestien avulla. Hobnobilla on valittavana animoituja, hyvin suunniteltuja (ja mobiililaitteille optimoituja) kutsutaustoja, ja se sopii erinomaisesti sosiaalisiin tapaamisiin.

Tapahtumat, jotka vaativat… hieman enemmän

Tietyt tapahtumat vaativat hieman enemmän ryhmäviestintää- etenkin jos ne ulottuvat useammalle päivälle tai sisältävät paljon liikkuvia osia, esim:

• Poikajuhlat
• Poikajuhlat
• Telttailumatkat
• Ryhmämatkat
• Retriitit (yritys-, hyvinvointi-, jooga, jne)
• Tapaamiset
• Seminaarit & Huippukokoukset
• Pienemmät konferenssit/festivaalit
• Häät & lisää

Huomaat heti, että nämä tapahtumat ovat monimutkaisempia sekä järjestäjän että vieraiden kannalta. Ja jos käytät ”tule vain paikalle” -verkkotapahtumakutsua, joudut kommunikoimaan vieraslistasi kanssa edestakaisin muilla tavoin – kuten pitkällä massasähköpostilla tai erillisellä tapahtumasivustolla. Miten lähetät matkasuunnitelman? Entä pakkauslistat? Tietoa lennoista/hotelleista/matkoista? Entä jos ihmisillä on kysyttävää?

Kutsuvaihtoehdot:

Katso Guestboardia (hei, se olemme me!) suurten ryhmien kutsujen hallintaan ja kaiken viestinnän keskittämiseen. Voit ottaa käyttöön minkä tahansa määrän käteviä työkaluja (widgettejä), kuten ilmoitustaulun organisoituja keskusteluketjuja varten, yhteistoiminnallisen tarkistuslistan, täydellisen aikataulun/matkaohjelman ja paikan, johon voit lähettää yhteisiä resursseja tai tärkeitä linkkejä. Guestboardissa on myös kirjasto valokuvapohjaisia RSVP-kutsuja, jotka vaikuttavat hieman modernimmilta/ammattimaisemmilta kuin Eviten tai Punchbowlin kutsumallit. Voit tietenkin myös ladata oman kuvasi (tai gif-kuvan!).

Tapahtumat, joihin osallistuminen edellyttää lipun ostamista:

Tapahtuma-alusta lippujen myymistä varten on kokonainen maailma itsessään, ja vaihtoehtoja sekä tapahtumasivun isännöintiin että maksun keräämiseen ennen sisäänpääsyä on kirjaimellisesti kymmeniä. Esimerkkien luetteloa voisi jatkaa loputtomiin, mutta muutama ilmeinen esimerkki voisi olla esim:

• Hyötyillalliset/varainkeruutapahtumat
• Konsertit
• Konferenssit &Messut
• Ruokafestivaalit

Kutsuvaihtoehdot:

Mahdollisuudet:

Jos suunnittelet tilaisuutta, johon on maksettava sisäänpääsymaksu, käytössäsi on todennäköisimmin useampia markkinointikanavia, joiden kautta voit mainostaa linkkiä tilaisuuteesi. Mutta jos sinulla on jo olemassa oleva vieraslista, johon haluat kutsua, Eventbrite on johtava nimi tapahtumien lipunmyynnissä. Voit lähettää kutsut verkossa, luoda selkeän ja julkisen tapahtumasivun muutamassa minuutissa ja sisällyttää siihen pitkän kuvauksen siitä, mitä osallistujan on tiedettävä.

Eventbrite ei kuitenkaan tarjoa loistavaa tapaa vuorovaikutukseen, joten se soveltuu parhaiten tapahtuman mainostamiseen, lipunmyynnin edistämiseen ja tärkeimpien tunnuslukujen seurantaan.

Mielenkiintoinen vaihtoehto Eventbrite-verkkopalvelulle on RSVPify, jossa on helppo luoda ilmaisia RSVP-kutsuja, +1-ominaisuuksia ja myös lipunmyyntiä, jos tarvitset sitä. Jos olet tapahtumasuunnittelija tai pikkutarkka hääguru, saatat pitää heidän istumajärjestystyökalustaan!

Mitä vieraat tarvitsevat ja mitä he haluavat

On helppo hukkua kaikkiin velvollisuuksiin, joita sinulla on tapahtumajärjestäjänä (JOKAINEN kokoinen tapahtuma vaatii enemmän vaivaa kuin luullaan). Mutta ajattelemalla vieraiden näkökulmasta jo varhaisessa vaiheessa voit säästää itsesi valtavalta päänsäryltä myöhemmin.

Ajattele, mitä mielessäsi liikkuu uuteen tapahtumaan kutsuttuna vieraana. Jos kyseessä on matkustaminen, missä he yöpyvät? Mitä heidän pitäisi tuoda mukanaan/valmistella? Mihin aikaan kaikki päättyy? Ja lopuksi, jos olisit vieras, käyttäisitkö realistisesti aikaa lukea 8 kappaleen tapahtumakuvauksen? Todennäköisesti et. Pidä siis asiat tapahtumakutsuissa informatiivisina, mutta lyhyinä.

Lisätietoja, joita voit halutessasi lisätä kutsuun:

• Vastauksia mahdollisesti yleisiin kysymyksiin – pysäköintitilanne, pukukoodi jne.
• Näkyvä vieraslista – jotta vieraat voivat koordinoida muiden mahdollisesti tuntemiensa henkilöiden kanssa
• Linkit hyödyllisiin resursseihin – tapahtumapaikan tiedot, aikataulu, kartat jne.

Online-kutsujen yleiskatsaus (w/hinnoittelu)

On tärkeää huomioida, että jokainen näistä tapahtumakutsusivustoista on täynnä toimintoja – vierasluettelon hallinnoinnista edistyneisiin sähköpostitietoihin. Huomioimme joitakin määritteleviä ominaisuuksia, mutta emme kaikkia, joita ne tarjoavat!

• Hinta
• Sopii parhaiten:

	Hinta	Sopii parhaiten:
Kutsu	Vapaa (mainosten kanssa), 14.99 – $79.99 per tapahtuma Premium	Vapaat verkkokutsut. BBQ:t, perhejuhlat, nuorten syntymäpäivät.
Eventbrite	Alkaen 2 % lipunmyyntimaksu + $0.79 / kpl, mutta tämä maksu voidaan siirtää ostajalle	Myydä lippuja tapahtumaan tai levittää tietoisuutta ilmaisesta tapahtumasta
Facebook-tapahtumat	Vapaa Facebook-tilillä	Valvoa julkista, paikallista tapahtumaa elävän musiikin esityksiä, mielenosoituksia jne.
Vierailijalauta	Maksutta enintään 30 hyväksyttyä vierasta, alennuksena 0,30 / vieras yli 30 osallistujan tapahtumissa.	Tapahtumat, jotka kaipaavat mutkatonta kutsua + muuta. Ryhmäviestintä & organisoitu suunnittelu Lomat, konferenssit, ryhmämatkat, häät, monipäiväiset tapahtumat jne.
Greenvelope	$39 enintään 40 vieraalle, $124 150 vieraalle	Värimaailmaan sopivien digitaalisten kutsujen lähettäminen & Itsenäisten graafisten suunnittelijoiden tukeminen
Hobnob	Myyntihinta alkaen $3.99 /Mo, jopa $47.99 /Mo	Kutsujen lähettäminen suoraan puhelimestasi tekstiviestillä tai linkillä Pirskeet ystävien kanssa, iloiset tunnit, grillijuhlat
Paperittomat postit	$10 25 kolikosta, $50 400 kolikosta.	Tyylikkäät kutsut ja päivämäärät, jotka näyttävät aidoilta
Punchbowl	Joskus ilmaiseksi 50 vieraaseen asti, 5,99$/mo 100 vieraaseen asti, 7,99$/mo 500 vieraaseen asti.	Lapsille juhlat, syntymäpäiväjuhlat, vauvajuhlat.
RSVPify	Vapaa 100 vieraaseen asti (peruspaketti), $29+ useammille vieraille/lisäominaisuuksiin, $189+ ammattilaistapahtumiin	Vastausten kerääminen, +1:t, istumajärjestyskaaviot, vieraiden hallinta

.