Rivien ja kappaleiden numerointi Wordissa

Rivien ja kappaleiden numerointi Wordissa.

Kun keskustelet puheesta tai muusta ”käynnissä olevasta” asiakirjasta, saatat haluta numeroida rivit tai kappaleet, jotta niihin olisi helppo viitata ”Vaihda kappaleet 6, 7, 21 ja 27”. Toki nykyään käytetään paljon linkittämistä ja verkkoyhteistyötä, mutta myös kasvokkain tapahtuvalle yhteistyölle paperiluonnosten kanssa on paikkansa.

Rivinumerointi antaa vasemmanpuoleisen rivinumeroinnin esimerkiksi näin:

Se on yksinkertainen asia – rivien tai kappaleiden numerointi – mutta kuten Microsoft Officen kohdalla on tapana, siihen liittyy komplikaatioita ja yllättäviä sudenkuoppia. Office-Watch.com ei anna vain yksinkertaista ”Microsoftin hyväksymää” vastausta, vaan kaivautuu syvemmälle.

Rivien numerointi

Rivien numerointi on yksinkertaista Wordissa. Siirry Sivun asettelu -välilehdelle napsauttamalla Sivun asetukset -osion oikeassa alakulmassa olevaa pientä nuolta pääset Sivun asetukset -valintaikkunaan ja sitten Asettelu | Rivinumerot. Tämä valintaikkuna ja vaihtoehto ei ole muuttunut moneen Word-versioon.

Word 2007:ssä, Word 2010:ssä ja Word 2013:ssa Page Layout -välilehdellä on Rivinumerot -vetovalikoima, kuten alla olevasta kuvasta näkyy.

Kokonaisuudessaan Rivinumerointi-valintaikkunassa on vaihtoehdot jatkuville rivinumeroille tai numeroinnille jokaiselle sivulle tai osiolle, myös aloitusnumerolle ja asteittain. ’From text’ (Tekstistä) ohjaa numeroinnin ja asiakirjan tekstin välistä etäisyyttä.

Rivinumerointia voidaan soveltaa kohdekohtaisesti valittuihin kohtiin tai koko asiakirjaan. (Tarkalleen ottaen rivinumerointi voidaan tehdä yhdelle riville, mutta tuloksista ei ole hyötyä – kokeile itse).

Rivinumerointi voidaan pysäyttää milloin tahansa tai keskeyttää valittujen kappaleiden osalta valitsemalla Rivinumerointi | Tukahduta nykyinen kappale tai Kappale-valintaikkuna | Rivi- ja sivuvaihdot | Muotoilupoikkeukset | Tukahduta rivinumerot.

Fontin muuttaminen

Voit muuttaa pelkkien rivinumeroiden ulkoasua ’Rivinumero’-tyylillä.

Rivinumero on yksi niistä ärsyttävistä piilotetuista Word-tyyleistä. Se ei näy ’Käytössä’ tai ’Nykyisessä asiakirjassa’ -tyyliluetteloissa, vaikka sitä käytetäänkin asiakirjassa. Sinun on valittava ’Kaikki tyylit’ nähdäksesi Rivinumero-tyylin ja muokataksesi sitä.

Kummallista kyllä, rivinumerointi itsessään ei ole muotoiluvaihtoehto Kappale-tyyleissä. Ainakaan me emme löydä sitä.

Voit käyttää tyyliä rivinumeroinnin tukahduttamiseen kohdassa Muotoile kappale | Rivi- ja sivuvaihdot | Muotoilupoikkeukset | Tukahduta rivinumerot.

Tyylit eivät kuitenkaan voi ottaa rivinumerointia käyttöön alun alkaenkaan. Tämä on outo puute, sillä Microsoftin kehittäjien pitäisi itse olla tietoisia rivinumeroinnin yhdestä yleisestä käyttötarkoituksesta – tietokonekoodin näytteissä. Nämä näytteet on yleensä muotoiltu erityisellä tyylillä (kiinteä välilyönti, sisennys ja erikoisväri), johon automaattinen rivinumerointi olisi erittäin hyödyllinen.

Kappaleiden numerointi

Mikäli Wordissa on rivinumerointi, odottaisi, että sieltä löytyisi myös kappaleiden numerointimahdollisuus. On tavallista löytää asiakirjaluonnoksia, joissa kappaleet on numeroitu, jotta ihmiset voivat viitata kuhunkin kappaleeseen kyseisellä numerolla (”Mainitsemme viranomaisvalvonnan kappaleissa 6, 7, 9 ja 12”).

Wordissa ei ole suoraa vaihtoehtoa kappaleiden numeroinnille, joka toimisi samalla tavalla kuin rivinumerointitoiminto.

Työskentelytapa on käyttää sen sijaan numeroituja luetteloita. Se ei ole hyvä kiertotie, mutta sen Microsoft jättää meille.

Valitse kappaleet ja valitse sitten Numerointi tehdäksesi numeroidun luettelon.

Valitettavasti myös tämän oletusasetukset sotkevat asiakirjan muotoilun.

Jos asiakirjassa on jo numeroita tai luetteloita, tämän valinnan tekeminen kumoaa tämän muotoilun (sanoimme, että tämä on kiertotie).

Voidaksesi korjata muotoilun, muuta numeroiden sijaintia niin, että ne tulevat marginaaliin roikkuvana sisennyksenä. Voit tehdä sen vetämällä viivamerkkejä vasemmalle.

Tai Muotoile kappale -valintaikkunassa Ennen tekstin sisennystä plus riippuva sisennys, joilla molemmilla on sama arvo.

Voit luoda tai muokata tyylin tätä varten ja ottaa sen nopeasti käyttöön tai pois käytöstä.

Toivelista

Kuten tavallista, Wordin numerointimahdollisuuksista puuttuu ominaisuuksia, joita näin pitkäikäisessä tuotteessa todella pitäisi olla. Mainitsemme nämä, jotta sinun ei tarvitsisi etsiä vaihtoehtoja, jotka Microsoft on jättänyt pois.

Olemme jo maininneet, ettei ole todellista kappaleiden numerointivaihtoehtoa, joka numeroi kappaleet muuttamatta asiakirjan muotoilua. Pelkästään tämä poisjättäminen saa meidät ihmettelemään Microsoftin asiakastutkimusta ja päätöksentekoprosessia.

Joskus rivien/kappaleiden numerointi pitäisi olla sivun oikeassa reunassa. Oikealla puolella se on vähemmän häiritsevää ja sopisi paremmin ”oikealta vasemmalle” -kielille.

Pitkissä asiakirjoissa voisi olla hyödyllistä näyttää rivien/kappaleiden numerointialue otsikossa/alkusivulla, esimerkiksi ” Sivu 7, kohdat 23-28 ” .