Rekrytointisuunnitelman laatiminen

Erinomainen rekrytointisuunnitelma on muutakin kuin numeroita. Avoimet työpaikat ja rekrytointibudjetit muodostavat rekrytointisuunnitelmien perustan, mutta hyvien rekrytointikäytäntöjen käyttäminen voi kohottaa niitä.

Miten laadit rekrytointisuunnitelman:

Työtehtävien kuvausten tarkistaminen

Työtehtävät voivat muuttua ajan mittaan. Keskustele tiiminvetäjien kanssa ja kysy heiltä, miten heidän roolinsa ja heidän tiiminjäsentensä roolit ovat muuttuneet. Jos myyntitiimisi harjoittaa nykyään asiakashallintaa, päivitä heidän toimenkuvansa.

Jos sinulla ei vielä ole virallisia toimenkuvia, harkitse työpaikka-analyysin tekemistä – prosessia, jossa määritetään työn tehtävät ja vaatimukset. Järjestä haastattelut henkilöstön kanssa keskustellaksesi heidän tehtävistään ja vastuualueistaan. Voit myös käyttää työnkuvausmalleja, mikä on kätevä vaihtoehto työpaikka-analyysin suorittamiselle.

Toteuta osaamisvajeanalyysi

Taitovajeanalyysin suorittaminen on systemaattinen tapa analysoida henkilökuntasi tämänhetkistä osaamistasoa ja yksilöidä taitoja, joita haluat tulevaisuudessa.

Taitovajeanalyysin tekeminen:

1. Tunnista tulevaisuudessa tarvitsemasi taidot.
2. Arvioi, millaisia taitoja yritykselläsi jo on.
3. Vertaile nykyisiä ja haluttuja taitoja ja suunnittele, miten puutteet täytetään.

Tunnista tulevia rekrytointitarpeita käymällä keskusteluja ylimmän johtoryhmän jäsenten ja tiimipäällikköjen kanssa, jotta ymmärrät olemassa olevan osaamisen tason. Selvitä, miten he aikovat saavuttaa ensi vuoden tavoitteet. Täydennä heidän näkemyksiään viimeaikaisilla suoritusarvioinneilla tai työntekijäkyselyillä. Arvioi kutakin etsimääsi taitoa asteikolla (tavallisimmin kolmen tai viiden pisteen asteikolla.)

Priorisoi havaitsemasi osaamisvajeet. Voit puuttua puutteisiin myös laatimalla koulutussuunnitelmia työntekijöitäsi varten. Kun osaamisvajeet ovat liian suuria, harkitse uusien työntekijöiden palkkaamista täyttämään ne.

Visualisoi rekrytointitoimintasi

Taitovajeanalyysi antaa yleiskäsityksen siitä, kuinka monta uutta työntekijää tarvitset täyttämään puutteet, mutta on muitakin tapoja ennakoida rekrytointitarpeita. Voit käyttää kvantitatiivisia menetelmiä tulevien rekrytointien ennustamiseen rekrytointisuunnitelmassasi. Yritykset voivat esimerkiksi asettaa päivittäisiä myyntitavoitteita saavuttaakseen tulotavoitteensa. Ne voivat käyttää tuottavuusmittareita selvittääkseen, pystyykö niiden nykyinen työntekijämäärä saavuttamaan nämä tavoitteet. Jos näin ei tapahdu, ne voivat laskea, kuinka monta työntekijää niiden on palkattava lisää.

Valintapäälliköiltä saadut tiedot voivat myös antaa hyvän arvion siitä, kuinka monta työntekijää sinun on palkattava. Järjestä tapaamisia palkkaavien johtajien kanssa keskustellaksesi palkkaussuunnitelmastasi ja heidän henkilöstötarpeistaan. Luo tietojen perusteella palkkaussuunnitelmataulukko, johon merkitään odotettavissa olevien uusien työntekijöiden määrä neljännesvuosittain tai kuukausittain. Tässä on esimerkki:

Varaa työntekijät hyvissä ajoin ennen suuria tiimi- tai osastoaloitteita, jotta uusilla työntekijöilläsi on riittävästi aikaa perehtyä työtehtäviinsä ja suorittaa perehdyttämisjakso. Jos esimerkiksi markkinointitiimisi aikoo käynnistää uuden kampanjan kesäkuussa, täytä rekrytointitarpeesi hyvissä ajoin ennen sitä – mieluiten ensimmäisellä vuosineljänneksellä. Pidä mielessäsi keskimääräinen time-to-fill ja time-to-hire. Hakijaseurantajärjestelmä (Applicant Tracking System, ATS) voi antaa nämä tiedot automaattisesti.

Tarkista rekrytointiprosessisi uudelleen:

Katsele aiempia rekrytointisuunnitelmiasi ja rekrytointitapojasi ja kysy itseltäsi:

• Kommunikoivatko rekrytointitiimit hyvin?
• Tottelivatko rekrytointiprosessit rekrytointipäälliköiden vaatimuksia?
• Miten uudet työntekijät suoriutuivat koeajastaan?
• Millainen oli uusien työntekijöiden vaihtuvuusaste (uudet työntekijät, jotka poistuivat ensimmäisten kolmen kuukauden aikana)?
• Oliko rekrytointiprosesseihin tai hakijakokemuksiin liittyviä oikeudellisia ongelmia? (esim. pohdi laittomia haastattelukysymyksiä ja niiden laillisia vaihtoehtoja)
• Tarvitaanko rekrytointi- tai palkkauskäytäntöihisi muutoksia?

Vastaukset näihin kysymyksiin antavat tietoa tavasta, jolla palkkaat työntekijöitä, ja siitä, kuinka paljon rahaa käytät palkkauksen tehokkaaseen toteuttamiseen. Jos esimerkiksi huomaat, että rekrytointiryhmillänne oli ongelmia kommunikoida sähköpostin välityksellä, voitte valita käyttäjäystävällisemmän rekrytointityökalun. Jos johtajat huomaavat, että uusilta työntekijöiltä puuttuu joitakin heidän odottamiaan taitoja, kannattaa harkita investoimista työhönottoa edeltävään testaukseen.

Parempi rekrytointiprosessi alkaa tehokkaalla hankinnalla. Lataa täydellinen hankintaoppaamme ilmaiseksi.

Luo rekrytointibudjetti

Jos olet jo suunnitellut rekrytointitoimintasi, laske palkkauskohtaiset kustannukset ja rekrytoinnin tuottosuhde. Laske yhteen kaikki sisäiset (esimerkiksi suositteluohjelman kannustimet ja rekrytoijan palkat) ja ulkoiset rekrytointikustannukset (esimerkiksi välitys-, työpaikkailmoitus- ja taustatarkastusmaksut) ja ja jaa summa uusien työntekijöiden määrällä. Osana henkilöstöbudjetointiprosessia ennusta tuleville työntekijöillesi henkilöstökustannuksina (palkat, etuudet ja täysin rasitetut kustannukset.)

Ajattele rekrytointitiimien näkökulmasta

Rekrytointiprosessisi ei pitäisi olla tehokas vain jokaisen yksittäisen rekrytoidun työntekijän osalta. Sen pitäisi rakentaa tehokas tiimikulttuuri, joka kestää. Näin voit houkutella – ja pitää – parempia tiimejä:

• Aseta monimuotoisuustavoitteet. Monimuotoiset tiimit suoriutuvat paremmin kuin homogeeniset kollegansa. Sisällytä monimuotoisuustavoitteet rekrytointiprosessiisi ja tutki kumppanuuksia järjestöjen, kuten Society of Women Engineersin ja Ascendin, Pohjois-Amerikan liike-elämän ammattilaisille suunnatun pan-aasialaisen järjestön, kanssa.

• Kouluta haastattelijoita. Jopa kokeneet haastattelijat voivat olla puolueellisia. Equal Employment Opportunity (EEO) -koulutus voi auttaa haastattelijoita noudattamaan oikeudellisia ohjeita. Myyjät, kuten Interview EDGE ja The Lou Adler Group, voivat auttaa haastattelijoita kehittämään taitojaan. Henkilöstöhallinto voi myös järjestää sisäisiä koulutustilaisuuksia.

• Käytä prosesseja, jotka vähentävät ennakkoluuloja. Ennakkoluulot ovat usein tiedostamattomia. Niiden poistaminen ei ole helppoa, mutta prosesseja säätämällä voit vähentää niitä. Harkitse sokkona palkkaamista ja strukturoituja haastattelumenetelmiä, jotta voit vähentää ennakkoluuloja rekrytoinnissa.

Rekrytointisuunnitelman luominen on tilaisuus tehostaa rekrytointiasi ja miettiä uudelleen tapaa, jolla palkkaat. Jos pyrit palkkaamaan objektiivisemmin ja vähentämään ennakkoluuloja, rakennat tuottavampia tiimejä ja edistät osallistavampaa yrityskulttuuria.

Lue, miten voit tehostaa rekrytointisuunnitelmaasi Workablen avulla!