Rakennushallinnon sulkemismenettelyt ja -prosessit

Olipa kyseessä sitten juuri valmistunut 25 000 neliömetrin suuruinen räätälöity koti Beverly Hillsissä tai merkittävä kaupallinen rakennus, rakennushallinnon sulkemismenettelyt ovat ratkaisevan tärkeitä tehokkaan luovutuksen kannalta. Valmis ja perusteellinen projektin päättäminen osoittaa, että projekti on toteutettu sopimusasiakirjojen mukaisesti, kaikki kustannukset on laskutettu ja maksettu, rakennus on kaikkien asianmukaisten lakien ja määräysten mukainen ja omistaja voi laillisesti käyttää kiinteistöä ilman pelkoa rasitteista. Se varmistaa myös, että asiakkaalla on tarvittavat tiedot ja resurssit uuden tai kunnostetun rakennuksen ylläpitoon ja käyttöön.
Rakennushallinnon parhaisiin käytäntöihin kuuluu pakollisen projektinhallinnan päättämisprosessin toteuttaminen vakiotoimintamenettelynä jokaisessa hankkeessa. Varmista, että tiimisi aloittaa prosessin, jossa säilytetään kopiot asiaankuuluvista asiakirjoista jo hankkeen alkuvaiheessa. Keskeiset sulkemisasiakirjat, kuten takuut ja järjestelmien koulutuskäsikirjat, tulevat eri muodoissa eri lähteistä sitä mukaa, kun työ valmistuu, ei vasta projektin lopussa. Esimerkiksi kun laite toimitetaan, se voi sisältää takuutietoja, jotka on luovutettava omistajalle, usein useita kuukausia ennen hankkeen päättymistä. Jos tiimisi keskittyy jatkuvasti loppuasiakirjojen laatimiseen, vältytään siltä, että viime hetkellä joudutaan etsimään asiakirjoja lähteistä, jotka eivät ehkä ole enää helposti saatavilla.
Projektin päättäminen. Projektin päättämisprosessin tulisi sisältää yhdistelmä paikan päällä suoritettavia ja hallinnollisia tehtäviä. Työmaan sulkemista koordinoi tavallisesti pääurakoitsija.
Projektin päättämisen tarkistuslistan tulisi sisältää seuraavat tehtävät:

• Käsittele kaikki puutelistan kohteet. Useimmissa hankkeissa on aivan liian tyypillistä, että pääurakoitsijan on painostettava aliurakoitsijoita viimeistelemään työnsä kentällä. Yleensä projektin arkkitehti tarkastaa, että puutelistalla olevat asiat on saatu valmiiksi.
• Kuljetetaan kaikki urakoitsijoiden varastot/perävaunut, tilapäiset tilat ja laitteet, mukaan lukien tilapäiset sähköpylväät ja käymälät, pois työmaalta.
• Toimitetaan, järjestetään ja varastoidaan ullakkovarastot (sopimuksessa vaaditut ylijäämämateriaalit), kuten kattopäällysteet, laatat, LVI-suodattimet, kattolaatat jne.
• Varmista, että pysyvät yleishyödylliset palvelut on asennettu, testattu ja toiminnassa ja että kaikki hankkeeseen liittyvät palvelut ja sopimukset eli puhelin-, vesi-, sähkö-, kaasu- ja internetpalvelut on irtisanottu.
• Varmista, että työmaa on täysin puhdas ja käyttövalmis.
• Varmista, että kaikki järjestelmien omistajakoulutus on suoritettu.

Rakennuksen käyttöönotto. Useimmissa suurissa hankkeissa on erityisiä sopimusvaatimuksia järjestelmien käyttöönottoa varten. Wikin mukaan rakennuksen käyttöönotto (Building Commissioning, Cx) on prosessi, jossa uudisrakentamisessa tarkistetaan mekaanisten (HVAC), LVI-, sähkö-, palo-/elämänturvallisuus-, rakennuksen vaippa-, valvonta-, rakennuksen turvallisuus- ja muiden järjestelmien osajärjestelmät siten, että ne täyttävät rakennuksen arkkitehdin ja insinöörien suunnittelemat omistajan projektin vaatimukset. Käyttöönoton laajuus vaihtelee järjestelmien monimutkaisuuden ja omistajan laadunvalvonta- ja todentamistarpeen mukaan. Suurissa hankkeissa on vakiintumassa tavaksi nimittää käyttöönottoviranomainen tai -asiamies, joka on usein ulkopuolinen insinööri, joka valvoo ja vahvistaa, että järjestelmät on kalibroitu, tasapainotettu ja testattu asianmukaisesti, että niiden suorituskyky vastaa suunnitteluperusteita ja että omistaja tai hänen edustajansa on koulutettu niiden asianmukaiseen käyttöön. Käyttöönotto, siinä määrin kuin se on tarpeen, on näin ollen merkittävä osa hankkeen päättämistä kaupallisissa tai suurissa asuinrakennushankkeissa.

Hankkeen valmistuminen. Saatuaan GC:ltä pyynnön vahvistaa olennainen valmistuminen, arkkitehdin ja omistajan tulisi suorittaa läpikäyntitarkastus lopullisen valmistumisen edellyttämän puutelistan määrittämiseksi. Tyypillisesti olennainen valmistuminen saavutetaan, kun rakennus on käyttökelpoinen aiottuun tarkoitukseensa, kaikki kunnallistekniikka toimii, hankkeelle on saatu käyttö- tai käyttöönottohyväksyntä ja työ on yli 97,5-prosenttisesti valmis. Tyypillisten AIA-sopimusten mukaan olennainen valmistuminen on virstanpylväs, joka käynnistää takuuaikojen alkamisen. Rakennustyönjohtaja tai arkkitehti määrittää tämän virstanpylvään yleensä antamalla todistuksen osittaisesta valmistumisesta (Certificate of Substantial Completion).
Lopullinen valmistuminen tarkoittaa, että rakentaminen on saatettu loppuun sopimusasiakirjojen mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että puutelistat on suoritettu loppuun, ja yleensä projektiarkkitehti varmentaa sen. Lisäksi kaikki työmaalla suoritettavat tehtävät on saatettu loppuun, ja hallinnolliset asiakirjat, kalifornialaiset takuuvapautukset, loppuasiakirjat, käsikirjat, as-builts jne. on luovutettu omistajalle ja niiden täydellisyys on tarkastettu. Klikkaa linkkiä, jos ihmettelet, mitä lien waiver on rakentamisessa.
Useimmilla lainkäyttöalueilla toimivaltainen viranomainen antaa Certificate of Occupancy -todistuksen, joka todistaa, että rakennuslupa on allekirjoitettu ja että kaikki tarkastukset ovat valmiit, ja osoittaa, että rakennus on valmis aiottua käyttöä tai käyttöönottoa varten. Omistajan suorittama ennakkomaksu urakoitsijalle on määritelty sopimuksessa, ja se on sidottu lopulliseen valmistumiseen, merkittävään valmistumiseen tai joskus käyttöönottotodistukseen.

Hallinnollisten sulkemismenettelyjen ja hankkeen sopimushallinnan tavoitteena on varmistaa, että kaikki sopimusehdot on täytetty, sulkemisasiakirjat toimitettu ja urakoitsija on suorittanut maksut kaikille aliurakoitsijoille ja materiaalitoimittajille. Vaikka toimitukset vaihtelevat kunkin omistajan erityistarpeiden mukaan, tavoitteena on tarjota läpinäkyvä ja järjestetty projektin luovutus omistajalle, mukaan lukien kaikki tiedot ja asiakirjat, joita hän saattaa tarvita tulevaisuudessa viitteeksi.
Seuraavassa on tarkistuslista hallinnollisista tehtävistä ja asiakirjoista, jotka on otettava huomioon projektin päättämisen aikana:

• Katso läpi kaikki sopimusvaatimukset ja varmista, että kaikki ehdot on täytetty.
• Katso läpi kaikki muutostilaukset varmistaaksesi, että kaikki on selvitetty ja joko mitätöity, hylätty tai täydennetty.
• Huolehdi kaikista jäljellä olevista vakuutuksista ja kunnossapitotakuista sopimuksessa vaaditussa laajuudessa.
• Varmistu, että sinulla on lopulliset lupakortit (Final Permit Cards), jotka ovat omistajan omaisuutta, sekä rakennuslupapiirustukset (Building Permit Plans) ja muut asiakirjat viranomaisilta, joilla on toimivalta.
• Katsele ja varmista, että as-built-piirustukset ovat täydelliset.
• Varmista, että urakoitsija on toimittanut omistajalle kaikki Operations & Maintenance Manuals (käyttö- ja huoltokäsikirjat), että omistaja on koulutettu ja että hän tietää, kenelle & milloin soittaa.
• Katso läpi kaikki takuut, mukaan lukien täydelliset tiedot takuun tilasta, ehdoista ja yhteystiedoista.
• Hanki aliurakoitsijoilta ja tavarantoimittajilta ehdoittaiset lopulliset panttioikeudesta luopumisilmoitukset – jos ne ovat laillisesti tehneet ennakkoilmoituksen. Kaikki muut panttioikeuksista vapauttamiset olisi jo pitänyt sisällyttää kuukausittaiseen kirjanpitoon.
• Varmista, että kaikki maksamattomat talletukset, oikeudelliset käteistakaukset, suoritus- ja maksusitoumukset jne. ovat maksamatta, vapautetaan tai korvataan tarvittaessa.
• Tehdään valmistumisilmoitus asianomaiselle lainkäyttövaltaan kuuluvalle viranomaiselle osavaltion lainsäädännön edellyttämässä aikataulussa.
• Suoritetaan loppukirjanpito, jotta saadaan täydelliset tiedot kaikista projektin kuluista kulukirjanpidon täydentämiseksi ja kiinteistön kustannusperustan määrittämiseksi.

Menestyksekäs loppuunsaattamisprosessi ei ole valmis, ennen kuin lopulliset ja täydelliset maksut on suoritettu, viimeiset pidätykset vapautettu, luvat on päätetty ja kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä. Myöhästymiset ovat yleisiä viime hetken sulkemisprosessin aikana, kun elintärkeitä tietoja on jäljitettävä tai kun vireillä olevat tai epätäydelliset muutostilaukset aiheuttavat sekaannusta. Hyvin kehitetty rakentamisen muutostilausprosessi voi vähentää tätä sekaannusta.
Dokumenttien toimittaminen. Joko pääurakoitsija tai rakennuspäällikkö järjestää kaikki sulkemisasiakirjat hankkeen vaatimusten mukaisesti. Useimmat asiakkaat suosivat useimpien asiakirjojen sähköistä jakelua, vaikka painettu projektikäsikirja, jossa on takuu- ja yhteystiedot, on yleensä erittäin hyödyllinen.
Rakennuttajapäällikön rooli sulkemisvaiheessa. Suurissa hankkeissa, erityisesti niissä, jotka edellyttävät käyttöönottoa, rakennuspäällikön tulisi valvoa prosessia. On tärkeää, että hän käy huolellisesti läpi koko sulkemispaketin ja varmistaa, että hankkeessa käytetyt laitteet ja järjestelmät ovat täydellisiä ja että omistaja on tietoinen takuusta ja jatkuvasta huoltotarpeesta takuiden säilyttämiseksi. Kiinnitämme heidän huomionsa yhteystietoluetteloon ja varmistamme, että omistaja tietää, kenelle soittaa milloin. Suurten hankkeiden sulkemiseen liittyy paljon työtä – varmista, että tiimilläsi on mestari, joka hallinnoi tätä prosessia ja koko rakennusprosessia.
Hankeasiakirjojen säilyttäminen. Kaliforniassa vaateiden esittämiselle on 10 vuoden vanhentumisaika, joten on tärkeää säilyttää kaikki asiakirjat tämän ajanjakson aikana olennaisen valmistumisen jälkeen. Arkkitehdit säilyttävät hankeasiakirjat yleensä pidempään. Kannattaa muistaa, että jos piilevä vika havaitaan hankkeen päättymisen jälkeen ja omistaja esittää korvausvaatimuksen tai siviilioikeudellisen kanteen, kaikki asiakirjat, jotka osoittavat, että osapuoli on täyttänyt sopimusvelvoitteensa asianmukaista huolellisuutta noudattaen, auttavat häntä puolustautumisessa.
Huolellisen projektin päättämisen edut. Perusteellinen dokumentointi suojaa mahdollisilta riskeiltä, jotka aiheutuvat laajuutta, sopimuksia, takuita tai odotuksia koskevista tulevista kiistoista. Se varmistaa, että kaikki projektin vaatimukset on täytetty, ja määrittää tulevan vastuun kunnossapidosta ja takuista. Täydellinen ja hyvin järjestetty dokumentointi korostaa projektiryhmän uskottavuutta. Toteuttamalla kattava, vaiheittainen lähestymistapa rakennushallinnon sulkemismenettelyihin varmistetaan, että valmis hanke luovutetaan luottavaisin mielin.