Projektinhallinnan oppimissarja: Fast Tracking Versus Crashing [Updated] Project Management Learning Series:

Työssäkäyvinä ammattilaisina kamppailemme päivittäin useiden suurten ja pienten projektien kanssa. Silti monet niistä jäävät kesken, koska emme ole varautuneet mihinkään ennakoimattomiin tilanteisiin. Mikä pahempaa, projektien aikataulutustekniikoiden puute voi vaikuttaa myös yksityiselämäämme – täyttämättä jääneet sitoumukset ja keskeneräiset tehtävät rasittavat ihmissuhteita ja vaikuttavat tuottavuuteen.

Mitä on aikataulun tiivistäminen?

Aikataulun tiivistäminen tarjoaa kaksi tärkeää tekniikkaa, joiden avulla voidaan ajoittaa aikaa niin, että projektit toteutetaan aikataulun mukaisesti. Näiden tekniikoiden ymmärtäminen ja niiden soveltaminen aikataulujen tiivistämisessä voi olla erittäin hyödyllistä, olipa kyse sitten ammatillisista tai henkilökohtaisista asioista.

Aikataulun tiivistämisellä tarkoitetaan tekniikoita, joita käytetään, kun projektipäällikkö haluaa lyhentää projektin kestoa muuttamatta projektin laajuutta. Sitä voidaan käyttää, kun hanke jää jälkeen aikataulusta ja sitä on kurottava kiinni tai hanke on saatava valmiiksi alkuperäistä aikataulua nopeammin.

Kaksi tekniikkaa, joita voit käyttää projektin keston lyhentämiseen projektin laajuutta säilyttäen, ovat pikaseuranta ja kaatuminen.

Oletko ammattilainen, joka pyrkii projektipäälliköksi? Kokeile vastata näihin ilmaisiin PMP®-harjoituskysymyksiin ja arvioi itseäsi.

Mitä on pikaseuranta?

Pikaseuranta on tekniikka, jossa toiminnot, jotka olisi suoritettu peräkkäin alkuperäisen aikataulun mukaan, suoritetaan rinnakkain. Toisin sanoen projektin pikaseuranta tarkoittaa, että toimintoja työstetään samanaikaisesti sen sijaan, että odotettaisiin kunkin osan valmistumista erikseen. Fast tracking -menetelmää voidaan kuitenkin soveltaa vain, jos kyseiset toiminnot voidaan todella ajoittaa päällekkäin.

Kun aikataulua pitää tiivistää, kannattaa tätä tekniikkaa harkita ensimmäisenä, koska pikaseurantaan ei yleensä liity kustannuksia. Tällä tekniikalla vain järjestetään alkuperäisen aikataulun aktiviteetit uudelleen.

Vaikka pikaseuranta ei välttämättä johda kustannusten kasvuun, se johtaa riskin kasvuun, koska nyt rinnakkain suoritettavat aktiviteetit voivat johtaa siihen, että projektia joudutaan työstämään uudelleen tai järjestämään uudelleen. Ja projektin uudelleen työstäminen voi johtaa siihen, että projekti menettää vielä enemmän aikaa.

Projektipäällikkönä sinun on punnittava pikaseurannan hyviä ja huonoja puolia, jotta ymmärrät, kannattaako lisääntynyt riski ottaa kannettavaksesi.

Oletko innokas tekemään jälkeä projektinhallinnan alalla? Jos kyllä, ilmoittaudu projektinhallinnan perusohjelmaan nyt ja pääset askeleen lähemmäs uratavoitettasi!

Mitä on Crashing?

Crashing on tekniikka, jota käytetään silloin, kun fast tracking ei ole säästänyt riittävästi aikaa projektin aikataulussa. Tällä tekniikalla projektiin lisätään resursseja mahdollisimman pienin kustannuksin. Kustannusten ja aikataulun välisiä kompromisseja analysoidaan sen määrittämiseksi, miten saadaan suurin mahdollinen tiivistäminen pienimmillä lisäkustannuksilla. Ja tiivistäminen on kallista, koska projektiin lisätään lisää resursseja.

Crashing analysoi ja luokittelee aktiviteetit pienimpien aikayksikkökohtaisten törmäyskustannusten perusteella, jolloin projektia työstävä tiimi voi tunnistaa aktiviteetit, jotka pystyvät tuottamaan eniten arvoa pienimmillä lisäkustannuksilla. Törmäysanalyysin tulokset esitetään yleensä törmäyskäyrässä, jossa toimintoja, joiden kaltevuus on tasaisin, tarkastellaan ensimmäisenä – ne johtavat yhtä suureen aikasäästöön, mutta niiden kustannusten kasvu on pienempi. Crashing-analyysi toimii vain, jos lisäresurssien avulla projekti saadaan tosiasiassa valmiiksi nopeammin.

Clashing-lähestymistapaa käytettäessä projektin kiirehtimiseen liittyviä lisäkustannuksia tarkastellaan suhteessa mahdollisiin hyötyihin, joita saadaan projektin valmistumisesta lyhyemmässä ajassa. Lisäksi on syytä ottaa huomioon muita seikkoja, kun crash-analyysiä tehdään, muun muassa resurssien lisääminen projektiin, ylimääräisen ylityön salliminen ja lisämaksujen maksaminen, jotta kriittiset komponentit saadaan toimitettua nopeammin.

Miksi kiirehtiä vai crashata?

Projektinhallinnan realiteetti on se, että toisinaan projektin aikataulua on pakko tiivistää ja projektin tuote, palvelu tai tulos on toimitettava nopeammin kuin alun perin suunniteltiin. Aikataulut muuttuvat jatkuvasti; useimmissa tapauksissa aikataulut pikemminkin pitenevät kuin lyhenevät, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti alkuperäiseen aikatauluun, koska projektiryhmä ei pysty saamaan sitä valmiiksi käytettävissä olevassa ajassa.

Ei ole mitään syytä nopeuttaa tai kaataa mitään toimintoja, jotka eivät ole kriittisellä polulla – et voita mitään aikaa kokonaisaikataulussasi, jos et pysty lyhentämään kriittistä polkua.

Johtopäätös

Yhteenvetona voidaan todeta, että pikaseurannan ja kaatumisen erot ovat seuraavat:

• Pikaseurantaan liittyy toimintojen suorittaminen rinnakkain, kun taas kaatumiseen liittyy resurssien lisääminen projektiin.
• Pikaseurannassa riski kasvaa, kun taas kaatumisessa kustannukset kasvavat.

Nyt kun tiedät enemmän aikataulun tiivistämistekniikoista, joita ovat fast tracking ja crashing, näiden kahden tekniikan eroista, niiden hyödyistä ja haittapuolista sekä tilanteista, joissa voit soveltaa näitä kahta tekniikkaa, alat varmasti pian nähdä tuloksia.

Jos työskentelet kohti PMP®-sertifiointia – tai harkitset sitä, Simplilearnilla on yli tusina projektinhallintakurssia, mukaan lukien PMP-sertifiointikoulutus, joka on suunniteltu auttamaan sinua läpäisemään PMP®-tutkinnon ensimmäisellä yrittämällä. Saat projektinhallintakoulutusta verkossa opettajilta, joilla on vähintään 10 vuoden kokemus alalta.

PMP® ja PMI® ovat Project Management Institute, Inc:n rekisteröityjä tavaramerkkejä.

Katso videomme Johdatus PMP®-sertifiointikoulutukseen.