Projektin etenemissuunnitelma: What Is It & How To Create One To Manage Stakeholder Expectations?

Tässä artikkelissa opit luomaan projektin etenemissuunnitelman, jonka avulla voit hallita sidosryhmien odotuksia ja pitää tiimisi aikataulussa.

Katsomme myös:

• Mikä on projektin etenemissuunnitelma?
• Miten se eroaa projektisuunnitelmasta?
• syitä, miksi sinun pitäisi luoda etenemissuunnitelma
• Projektin etenemissuunnitelmamallit
• Miten luot etenemissuunnitelman aikajanan?
• Miten pidät sidosryhmät ajan tasalla etenemissuunnitelmista?

Projektipäällikkönä tehtävänäsi on pitää sidosryhmät ajan tasalla ilman, että sinun on keskityttävä päivittäisiin yksityiskohtiin. Samalla haluat pitää tiimisi keskittyneenä päivittäisiin tehtäviin.

Tämän artikkelin lopussa opit, miten voit ylläpitää tätä tasapainoa käyttämällä projektin etenemissuunnitelmaa.

Aloitetaan.

Mikä on projektin etenemissuunnitelma?

Projektin etenemissuunnitelma on korkean tason visuaalinen yleiskatsaus projektista. Tyypillisesti aikajanalla esitetty etenemissuunnitelma koostuu:

• Projektin laajuus: Projektin laajuus edustaa kokonaisnäkemystä siitä, mitä haluat saavuttaa projektin lopussa.
• Tuotokset: Tuotokset ovat projektin toiminnan tuotos tai lopputulos. Tuotokset voivat olla mitä tahansa – asiakirja, ohjelmisto tai jopa valmis fyysinen tuote.
• Korkean tason projektiaikataulu: Aikataulu kuvaa kronologisen järjestyksen, jossa projektin toiminnot tehdään ja välitavoitteet saavutetaan.
• Projektin välitavoitteet: Välitavoitteet ovat projektin aikataulussa tapahtumia, jotka osoittavat muutoksen projektin vaiheessa.
• Riskit: Riskit ovat projektin toimintoihin, tiimin jäseniin, resursseihin tai ulkoisiin tekijöihin liittyviä haasteita, jotka voivat aiheuttaa projektin poikkeamisen aikataulusta tai budjetista.

Mihin tarvitset projektin etenemissuunnitelman?

Tässä on viisi syytä, miksi sinun kannattaa harkita etenemissuunnitelman laatimista:

Projektin käynnistäminen

Projektin alkuvaiheet ovat usein täynnä epävarmuutta.

Se johtuu siitä, että käytettävissä ei ole tarpeeksi yksityiskohtia. Konkreettisia projektisuunnitelmia ei voida laatia eikä resursseja voida osoittaa. Tämän seurauksena tiimin jäsenet voivat tuntea itsensä eksyneiksi tai sidosryhmät voivat menettää kiinnostuksensa.

Projektin etenemissuunnitelma on riittävän korkealla tasolla epävarmuuden hallitsemiseksi. Samalla se auttaa tunnistamaan riittävästi tehtäviä, jotta projekti saadaan käyntiin.

Pysy projektin tavoitteissa

KPMG:n tekemän projektinhallintatutkimuksen mukaan vain 33 prosenttia organisaatioista tuottaa projekteja, jotka todennäköisesti täyttävät alkuperäiset päämäärät tai liiketoiminnan tavoitteet.

Sidosryhmät odottavat usein, että tiimit sopeutuvat pieniin muutoksiin projektin toteutuksen aikana. Usein tällaiset pienet muutokset kuitenkin kasaantuvat ja suistavat projektin pois sen alkuperäisistä tavoitteista. Näin ollen projektit eivät saavuta liiketoiminnan tavoitteita.

Projektin etenemissuunnitelmat auttavat hallitsemaan näitä tilanteita. Näin kaikki projektin sidosryhmät pysyvät keskittyneinä projektin tavoitteisiin.

Sidosryhmien odotusten täyttäminen

Samaisesta KPMG:n tutkimuksesta kävi myös ilmi, että vain yksi kolmesta organisaatiosta toteuttaa projekteja, jotka todennäköisesti saavuttavat sidosryhmien tyytyväisyyden.

Projektin etenemissuunnitelmat pitävät sidosryhmät ajan tasalla projektin tavoitteista, edistymisestä ja esteistä. Näin sidosryhmät voivat tehdä päätöksiä oikeaan aikaan, jotta projekti pysyy aikataulussa.

Sidosryhmien jäsenten eristäminen sidosryhmistä

Jotkut sidosryhmät pitävät käytännönläheisestä lähestymistavasta projektien johtamisessa.

Vaikka sidosryhmien osallistuminen on ratkaisevan tärkeää, sidosryhmien mikromanagerointi voi tehdä tiimistä epämukavan.

Tällainen tilanne voi myös johtaa sekaannukseen, kun tiimin jäsenet raportoivat ja ottavat ohjeita vastaan useilta eri johtajilta.

Korkean tason etenemissuunnitelmat auttavat pitämään tiimin turvassa sidosryhmien puuttumiselta. Samalla sidosryhmät pysyvät keskittyneinä etenemissuunnitelmaan murehtimatta päivittäisistä projektitoiminnoista.

Luo perusteet projektisuunnitelmalle

Projektisuunnitelma ei ole mitään muuta kuin rakeinen, tehtävätason suunnitelma etenemissuunnitelmassa määritellyn välitavoitteen saavuttamiseksi. Kun kaikki sidosryhmät ovat hyväksyneet etenemissuunnitelman, etenemissuunnitelman laajentaminen suunnitelmaksi on helppoa.

Projektisuunnitelman kasvattaminen etenemissuunnitelmasta pitää sidosryhmät ja tiimin samalla sivulla. Näin projektitoimitukset vastaavat paremmin sidosryhmien odotuksia.

Projektisuunnitelma vs. projektin etenemissuunnitelma: Mitä eroa on?

Nyt kun tiedät etenemissuunnitelman tarkoituksen, katsotaanpa, mikä erottaa etenemissuunnitelman projektisuunnitelmasta.

Projektisuunnitelma on yksityiskohtainen asiakirja, joka viestii:

• Mitä tehtäviä on tehtävä?
• Mihin mennessä?
• Ja kenen toimesta?

Se auttaa projektipäälliköitä lähinnä sisäisesti viestimään tehtävistä tiimin jäsenille ja seuraamaan virstanpylväiden etenemistä.

Projektisuunnitelmat voidaan luoda ja niitä voidaan hallinnoida tehtäväluetteloiden, Kanban-taulujen tai aikajanojen avulla.

Tiekartta sen sijaan antaa yleiskuvan projektista menemättä yksityiskohtiin. Se on hyödyllinen projektipäälliköille, jotta he voivat pitää sidosryhmät ajan tasalla.

Yhteenvetona voidaan todeta, että etenemissuunnitelma tarjoaa makronäkemyksen hankkeesta. Kun taas projektisuunnitelma tarjoaa enemmän mikrotason näkymän.

Kumpikin on tärkeä projektinhallinnan artefakti, jossa projektisuunnitelma kehittyy tiekartasta.

Projektin tiekarttamallit: Plussat & Miinukset

Projektin etenemissuunnitelmamalli on valmis taulukkolaskenta tai esitysdokumentti. Voit muokata mallia ja luoda oman tiekartan.

Verkossa on saatavilla valtavasti malleja, joita voit alkaa käyttää heti.

Mutta nämä mallit eivät ole vailla haittoja:

• Malleja on yhä vaikeampi hallita, kun lisäät lisää projektin yksityiskohtia.
• Pikamuutosten tekeminen malliin ei ole helppoa tai intuitiivista.
• Työskentely yhteistyössä mallien parissa on lähes mahdotonta ilman paljon edestakaista pähkäilyä.

Harkitse projektisuunnittelutyökalujen käyttöä sen sijaan

Jäykkien mallien sijaan voit käyttää yksinkertaista projektisuunnittelutyökalua, kuten Toggl Plania. Toggl Plan on täydellinen ratkaisu kaikkiin projektin etenemissuunnittelutarpeisiisi.

• Se sisältää Gantt-kaavion aikajanan yksityiskohtaista mutta yksinkertaista projektin tiekartoitusprosessia varten.
• Voit helposti laatia projektin puitteet, jakaa ne ja työskennellä yhteistyössä kaikkien tiimisi jäsenten kanssa.
• Voit napsauttaa ja lisätä yksityiskohtia tiettyihin tehtäviin, värikoodata parempaa visuaalista esitystä varten ja pilkkoa pitkän ja monimutkaisen projektin virstanpylväiden avulla.
• Ja kun olet laatinut etenemissuunnitelman, voit laajentaa sen yksityiskohtaiseksi projektisuunnitelmaksi. Ja hallita projektin toteutusta seuraamalla tehtävien edistymistä Kanban-taulujen avulla.

Tiekarttamallin resurssit

Jos tarvitset vielä projektin tiekarttamallin inspiraatioksi tai käyttääksesi niitä toimistotyökaluissasi, tässä on kolme resurssia, jotka auttavat sinua alkuun:

• Timeline-mallit MS Officeen
• Open-source-projektin etenemissuunnitelmamallit
• Gantt-kaavio-mallit Google Sheetsiin

Miten luoda projektin etenemissuunnitelma?

Nyt olemme nähneet, mikä tiekartta on ja mikä sen tarkoitus on. Katsotaan nyt, miten tiekartta luodaan.

Tässä ovat vaiheet:

1. Pidä projektin aloituskokous.
2. Kerää tarvittavat projektitiedot.
3. Luo tiekartan aikajanan.

Pidä projektin aloituskokous

Ohjepalaveri on lähtölaukaus kilvanajon aluksi. Toisin sanoen kokouksen tarkoituksena on:

• Sidosryhmien esittely ja tiimiin tutustuminen.
• Sidosryhmien odotusten ymmärtäminen.
• Projektin mahdollisten kysymysten tai varhaisten puutteiden selvittäminen.

Kerää tarvittavat projektitiedot

Kerää kaikki tiedot, jotka voivat vaikuttaa projektiin, ennen kuin voit ryhtyä luomaan etenemissuunnitelmaa. Näihin kuuluvat projektin tavoitteet, suoritteet, välitavoitteet, osallistuvat henkilöt, tarvittavat resurssit, riskit, riippuvuudet jne.

• Projektin laajuus ja suoritteet, jotka auttavat priorisoimaan toimituksen.
• Sovitut välitavoitteet, jotka auttavat tiimiä pysymään aikataulussa, jotta se voi noudattaa määräaikoja.
• Projektin tiimin jäsenet ja resurssit sekä niiden saatavuus projektin aikataulun aikana.
• Riskit, jotka voivat aiheuttaa projektin poikkeamisen aikataulusta tai budjetista.

Projektin etenemissuunnitelman luominen

Voit aina luoda etenemissuunnitelman laskentataulukon tai mallin avulla. Etenemissuunnitelman luomisesta tulee kuitenkin todella helppoa käyttämällä visuaalista projektisuunnittelutyökalua, kuten Toggl Plania.

Tältä näyttää yksinkertainen verkkosuunnitteluprojektin etenemissuunnitelma Toggl Planin aikajanalla.

Etenemissuunnitelman luominen:

• Aseta projektin suoritteet tärkeysjärjestykseen riippuvuussuhteiden ja liiketoiminnallisten tavoitteiden perusteella.
• Arvioi kunkin suoritteen vaatima työpanos ja aika. Muista ottaa huomioon resurssien ja tiimin saatavuus sekä kaikki riskit, jotka voivat viivästyttää projektia.
• Lisää välitavoitteet kullekin suoritteelle.
• Asettele aikatauluun korkean tason tehtävät, jotka johtavat välitavoitteeseen.

Tässä on nopea video, jossa näytetään, miten etenemissuunnitelma luodaan Toggl Planin avulla.

Sidosryhmien odotusten täyttäminen

Nyt kun sinulla on projektin etenemissuunnitelma valmiina, ymmärretään, miten voit pitää sidosryhmät tyytyväisinä. Näin:

• Ota sidosryhmät mukaan luomaan etenemissuunnitelma yhteistyössä. Näin varmistetaan, että sidosryhmät ovat tietoisia siitä, mitä milloin tapahtuu, jo ennen kuin projekti alkaa.
• Päivitä etenemissuunnitelmaa usein. Hankkeen aikataulut muuttuvat uusien läpimurtojen tai riskien myötä. Siksi kaikki muutokset on päivitettävä etenemissuunnitelmaan välittömästi ja jaettava sidosryhmille.
• Kommunikoi projektin riskeistä varhaisessa vaiheessa. Projektipäällikkönä taistelet jatkuvasti riskejä vastaan ja lievennät niitä. Pitämällä sidosryhmät ajan tasalla vältytään viime hetken yllätyksiltä ja ikävyyksiltä.

Toggl Planin avulla voit pitää sidosryhmät ajan tasalla kahdella tavalla.

Ensiksi voit lisätä sidosryhmiä tiimiisi. Näin he voivat työskennellä yhteistyössä kanssasi etenemissuunnitelmaa luodessasi. He voivat myös saada sähköpostitse ilmoituksen, kun jokin asia muuttuu.

Toggl Planin aikajana on helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Jopa vähemmän tekniikkaan perehtyneet sidosryhmät pitävät sitä helppokäyttöisenä.

Toiseksi voit jakaa aikajanan vain lukunäkymän sidosryhmien kanssa. Näin he voivat pysyä ajan tasalla siitä, mitä projektissa tapahtuu ilman, että heitä häiritsevät pikkutarkat yksityiskohdat.

Yhteenveto

Projektin etenemissuunnitelma auttaa käynnistämään projektin ja hallitsemaan sidosryhmien odotuksia. Se auttaa myös pitämään tiimisi motivoituneena pitämään kiinni määräajoista.

Etenemissuunnitelman luominen sisältää kolme vaihetta:

• Aloituskokouksen pitäminen.
• Projektitietojen kerääminen (tavoitteet, laajuus, suoritteet, välitavoitteet, riskit jne.).
• Etenemissuunnitelman aikajanan luominen.

Etenemissuunnitelman voi tehdä projektille millä tahansa toimisto-ohjelmiston työkalulla. Mutta Toggl Planin kaltaisen visuaalisen aikajanatyökalun käyttäminen tekee etenemissuunnitelman luomisesta ja päivittämisestä superhelppoa.

Tilaa ilmainen Toggl Plan -tili

.