Projektin aikataulun verkkokaavio: Määritelmä | Käyttötarkoitukset | Esimerkki

Kun sinun täytyy aikatauluttaa projektin aktiviteetit, voit harkita projektin aikatauluverkostokaavion käyttöä. Tämä on hyväksi havaittu tekniikka toimintojen järjestyksen määrittämiseksi ja dokumentoimiseksi ottaen huomioon niiden väliset riippuvuudet. Sitä suositellaan myös Project Management Instituten viitekehyksessä (PMBOK®, 6. painos, luku 6.3.3.1).

Mikä on projektin aikataulutusverkostokaavio?

Projektin aikataulutusverkostokaavio on tulostyyppi prosessista ”toimintojen järjestys” PMI:n Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®, 6. painos, luku 6.3.3.3.3.1) mukaan, kts. 6.3.3).

Projektin aikataulun verkostokaaviot osoittavat järjestyksen, jossa toiminnot tulisi aikatauluttaa, jotta voidaan ottaa huomioon näiden toimintojen väliset loogiset suhteet.

Tyypillisesti kaaviossa on solmuja, jotka kuvaavat toimintoja, ja nuolia, jotka kuvaavat toimintojen keskinäistä järjestystä ja niiden välistä riippuvuutta. Tätä esitystapaa kutsutaan myös ’activities on nodes’ (AON) -kaavioinniksi.Se on luultavasti yleisin projektiaikataulun verkostokaavion tyyppi.

Vaihtoehtoinen esitystapa on ’activities on arrows’ (AOA) -menetelmä, jossa, kuten nimestä käy ilmi, aktiviteetit esitetään nuolina, kun taas solmut edustavat loogisia suhteita.

Tekniikka projektiaikataulun verkostokaavioiden luomiseksi on etusijajärjestyskaaviointimenetelmä, jonka selitämme tässä artikkelissa (sis. esimerkin).

Loogiset suhteet

Kaavio perustuu aktiviteettien välisten loogisten suhteiden tyyppiin, ja sitä on usein myös täydennetty. Nämä4 riippuvuussuhdetyyppiä ovat

• Finish to finish (FF),
• Finish to start (FS),
• Start to start (SS) ja
• Start to finish (SF).

Termien alkuosa ilmaisee tilan, joka edeltäjän aktiviteetin on saavutettava, ennen kuin seuraajan aktiviteetti voi saada jälkimmäisessä osassa tarkoitetun tilan. Esimerkiksi viimeistelystä alkuun -riippuvuudessa edeltäjän on oltava valmis, jotta seuraaja voi aloittaa. Lue lisää, mm. esimerkkejä, tästä johdannosta edeltäjä-kaaviointimenetelmään.

Riippuvuuksien lisäksi projektin aikataulukaaviossa voidaan esittää myös etumerkkejä ja viivästyksiä. Nämä ovat toimintojen ajoituksen ja aikataulutuksen ominaisuuksia, joista kerromme tarkemmin tässä artikkelissa.

Mihin projektin verkostokaaviota käytetään?

Projektin verkostokaaviota käytetään toimintojen järjestyksen kehittämiseen ja dokumentointiin. Se kuuluu ’projektin aikataulunhallinnan’ osaamisalueeseen, jossa sitä käytetään syötteenä muille aikataulutustekniikoille, kuten aikataulun verkostoanalyysille tai kriittisen polun menetelmälle (PMBOK®, kpl.6.5.2.1).

Projektissa voit käyttää tämäntyyppistä kaaviota myös järjestyksistä ja riippuvuuksista keskustelemiseen sekä sidosryhmien viestintään. Laajemmissa projekteissa se on kuitenkin usein melko yksityiskohtainen ja monimutkainen työasiakirja, joka yhdistää kaikkien toimintojen riippuvuudet ja sekvenssit koko projektin aikatauluun ja kestoon. Projektiaikataulun viestinnässä muut esitystavat (kuten Gantt-kaaviot) ja aggregoidumpi näkymä ovat monissa organisaatioissa yleensä yleisempiä kuin aikatauluverkostodokumentit.

Aikatauluverkostokaavioita käytetään myös dokumentoimaan aktiviteettien slackit ja floatit sekä leadit ja lagsit. Niiden perusteella tunnistetaan kriittinen polku eli toimintojen ketju, jonka kesto on pisin.

Miten aikataulun verkostokaavio luodaan?

Aikataulun verkostokaavion olennaisia syötteitä ovat luettelo määritellyistä toiminnoista, näiden toimintojen arvioidut kestot ja niiden väliset loogiset suhteet (joita kutsutaan myös riippuvuuksiksi).

Aikataulun verkkokaavion piirtämiseksi (AON-menetelmän mukaisesti) sinun on

1. Piirrettävä aloituspiste,
2. Sisällytettävä kaavion (tuleviin) solmukohtiin aktiviteetteja, mukaan lukien yksityiskohdat ja lisätiedot (ks. selitys jäljempänä),
3. Kytke aktiviteetit toisiinsa nuolilla, jotka edustavat loogisten suhteiden tyyppiä (kuten selitetään artikkelissamme precedenssikaaviointimenetelmästä),
4. Lisää yksityiskohtia kuhunkin suhteeseen, kuten riippuvuuden tyyppi (esim.esim. SS, FS), onko se välttämätön vai harkinnanvarainen, etu- ja jälkijohdot sekä muut aikataulutuksen kannalta olennaiset tiedot, ja
5. Luo kaavion päätepiste.

Löydät esimerkin seuraavasta osiosta.

Tietoja, joita usein lisätään aktiviteetteihin, ovat muun muassa varhaisin alku- ja myöhäisin päättymispäivämäärä, aktiviteetin kriittisyys sekä viittaukset työkokonaisuuksiin tai työn jaottelurakenteeseen. Aktiviteettien odotusaika, jota kutsutaan nimellä slack tai float, voidaan myös sisällyttää.

Jos käytät mieluummin activities-on-arrows(AOA)-menetelmää aikataulujen verkostokaavion laatimisessa, piirrät aktiviteetit nuolina ja riippuvuudet solmuina.

Hankkeissa, joissa käytetään projektinhallintaa tukevia aikataulutusohjelmistoja, tällaiset kaaviot luodaan tavallisesti ohjelmiston avulla. Syöttötietovaatimukset, eli luettelo aktiviteeteista, loogiset suhteet sekä etu- ja takaisinkytkennät, ovat kuitenkin samat, ja käyttäjän on annettava ne. Ohjelmisto pystyy sitten piirtämään kaavion ja määrittelemään toimintojen optimaalisen järjestyksen.

Jos sinulla ei ole käsilläsi sopivaa ohjelmistoa tai jos työskentelet pienemmissä, vähemmän monimutkaisissa projekteissa, voit myös käyttää standarditoimisto-ohjelmia, kuten Visio- tai PowerPoint-ohjelmaa (jota olemme käyttäneet alla olevan esimerkkikaavion luomiseen) kaavion luomiseen manuaalisesti.

Esimerkki aikataulun verkostokaaviosta

Tässä osiossa esittelemme (yksinkertaistetun) joukon toimintoja, jotka on järjestettävä ja dokumentoitava projektin aikataulun verkostokaaviossa. Osaa tästä tapaustutkimuksesta käytetään myös esimerkissämme precedenssikaaviointimenetelmästä. Löydät sen PDM-artikkelistamme yhdessä tarkempien yksityiskohtien kanssa siitä, miten olemme tunnistaneet ja luokitelleet näiden toimintojen väliset loogiset suhteet.

Tämä esimerkki koskee IT-kehitys- ja toteutusprojektia. Aikatauluverkkokaavion luominen ja käyttö ovat kuitenkin samanlaisia kaikenlaisissa projekteissa niiden aihepiiristä riippumatta.

Toiminnot ja loogiset suhteet

Projekti koostuu vaiheista

• suunnittelu,
• kehittäminen,
• toteuttaminen,
• testaaminen ja
• ohjelmiston käyttöönotto.

Toiminnot ovat seuraavat:

1. moduulin A tekninen suunnittelu (kesto: 10 päivää),
2. moduulin B tekninen suunnittelu (kesto: 5 päivää),
3. moduulin A kehittäminen (kesto: 15 päivää),
4. moduulin B kehittäminen (kesto: 20 päivää),
5. moduulin B ominaisuuden F kehittäminen (kesto: 1 päivä),
6. moduulin A toteutus (kesto: 5 päivää),
7. moduulin B toteutus (kesto: 7 päivää),
8. moduulin A testaus (kesto: 6 päivää),
9. moduulin B testaus (kesto: 10 päivää),
10. integrointitestauksen testaus (kesto: 5 päivää),
11. käyttöönotto (kesto: 1 päivä).

Viiden ensimmäisen aktiviteetin loogiset suhteet ovat FF, FS, SS ja SF. Tutustu tähän esimerkkiin PDM-artikkelissamme saadaksesi tietää, miten olemme tunnistaneet nämä riippuvuustyypit.

Näiden loogisten suhteiden lisäksi tässä aktiviteettijärjestyksessä on etumatkaa ja viivettä:

• Moduulin A testaaminen voi alkaa 4 päivää sen jälkeen, kun kyseisen moduulin toteutus on alkanut, joten se on SS-riippuvuus, jolla on 4 päivän viive.
• Integraatiotestaus on periaatteessa ajoitettu alkamaan moduulien testauksen jälkeen (FS-suhde). Tämä ei kuitenkaan ole kovaa logiikkaa: integraatiotestit voivat alkaa jo silloin, kun moduuliB:n testaus on saatu 80-prosenttisesti päätökseen. Seuraajalla on siis 2 päivän etumatka.

Jos tämä tekniikka ei ole vielä tuttu, lue tämä viiveiden ja etumerkkien esittely, jossa on myös kuvitettu esimerkki.

Projektiaikataulun verkostokaavion luominen ja ymmärtäminen

Tämän siirtäminen projektiaikataulun verkostokaavioon johtaa seuraavaan tulokseen:

Luodaksesi tällaisen kaaviota, ensimmäisenä askeleena onidentifioida toimintojen loogiset suhteet. Nämäsuhdetyypit määrittelevät toimintojen järjestyksen, ja ne esitetään tässä kaaviossa nuolilla. Paremman ymmärrettävyyden vuoksi ei ole epätavallista kirjoittaa nuolten viereen vastaava riippuvuustyyppi.

Yksinkertaisimmassa riippuvuussuhteessa, eli viimeistely-käynnistymissuhteessa, edeltävän aktiviteetin on ensin lopetettava ennen kuin seuraaja voi aloittaa. Tämä esitetään kaaviossa piirtämällänuoli edeltäjästä seuraajan aktiviteettiin. Esimerkissämme tämä on tehty esimerkiksi moduulin A teknisen suunnittelun ja kehittämisen osalta edellä olevassa kaaviossa.

Toiminnon ”moduulin A testaus” viive (viiveaika 4 päivää) on esitetty positiivisena lukuna, koska se pidentää kyseisen toimintopolun kokonaiskestoa.

Toiminnon ”integraatiotestaus” etumatka on esitetty negatiivisena numerona päinvastaisesta syystä.

Implikaatioita projektin aikataulun hallintaan

Voit seurata nuolia pitkin jokaista toimintojaksoa ja laskea yhteen kestot sekä etumatka- ja viivästysajat määritelläksesi polun keston. Moduulin A polku sen suunnittelusta sen käyttöönottoon koostuu seuraavista toiminnoista:

• moduulin A tekninen suunnittelu (kesto: 10 päivää),
• moduulin A kehittäminen (kesto: 15 päivää),
• moduulin A toteutus (kesto: 5 päivää),
• moduulin A testaus (kesto: 6 päivää),
• integrointitestaus (kesto: 5 päivää),
• käyttöönotto (kesto: 1 päivä).

Tämän polun kokonaiskesto, jos se olisi oma projektinsa, olisi 44 päivää (10 + 15 + 5 + 4 + 4 + 5 + 1).

Mutta tämä ei ole esimerkkiprojektimme oikea kesto!

Moduulin B polku vie pidemmän ajan saavuttaakseen pisteen ”moduulin B testaaminen 80-prosenttisesti suoritettu” (45 päivää), joka on edellytys integraatiotestauksen aloittamiselle. Koska moduulin A polulta kestää vain vähintään 34 päivää saada päätökseen integrointitestin edeltävä toiminto (eli moduulin A testaus), tämän polun on ”odotettava”, että moduulin A polku saa moduulin testauksen päätökseen. Tätä ”odotusaikaa” kutsutaan myös löysäksi tai kelluvaksi ajaksi.

Johtopäätökset

Aikataulun verkkokaavio on hyödyllinenvisualisointi projektin toimintojen järjestyksestä ja loogisista suhteista. Jos seuraat nuolia ja otat huomioon suhteiden tyypit sekä etu- ja viiveet, voit määrittää polun keston ja lopulta tunnistaa projektin kriittisen polun.

Vaikka aktiviteettien sekvensointi tehdään nykyään usein projektinhallintaohjelmistoilla, on ratkaisevan tärkeää ymmärtää aktiviteettien väliset riippuvuussuhteet ja niiden vaikutus sekvensointiin ja projektiaikatauluun. Tämä on tärkeää PMP-tutkinnossa, koska siinä on yleensä muutama aikataulutusta koskeva kysymys, sekä projektiaikataulujen kehittämisessä käytännössä.

Lue lisää aikataulutustekniikoista omasta osiostamme.